第六章ExceI 2003数据处理

第六章Excel 2003数据处理（6学时）本章重点※ Excel 2003窗口组成※调整行高和列宽※单元格、区域、地址、工作表、工作簿等基本概念※数据、公式、函数的幕扒澜填充※数据及单元格的编辑操作※设置单元格格式※工作表的命名、插入、删除、移动、复制、保存以及页面设置和打印※数据的排序、筛选和分类汇总※图表的生成和修改※在Excel 2003中创建和发布Web页第一节Excel 2003概述本节重点Excel 2003窗口的组成Excel 2003的有关基本概念一、Excel 2003简介Excel 2003是微软公司Office 2003套装办公系列软件中的一员，其功能完整，技术先进，使用简便，深受广大用户的欢迎，是目前使用最广泛的电子表格软件。

Excel 2003是一个集快速制表、图表处理、数据管理分析、数据共享和发布等功能于一身的集成化软件，并具有强有力的数据库管理、丰富的宏命令和函数及决策支持分析等功能，被广泛应用于财务、行政、金融、统计、审计、管理等使用各种“表格”类数据的领域。

Excel 2003常用的基本功能有以下几个方面：1．表格制作用户利用Excel 2003提供的丰富的格式化命令，可以完成诸如数字的显示格式、文本的对齐方式、字体、框线、颜色设置等多种操作，快速而方便地制作出美观的报表。

2．运算功能用户在Excel 2003工作表中利用工具可以简便地创建并编辑公式，输入函数进行运算。

3．图形图表。

Excel 2003有100多种不同类型的二维或三维图表供用户选用，只要通过图表向导的一步步引导，就可以制作出满意的图表。

Excel 2003还可以在工作表和图表中绘制图形或插入图形、图片，加强视觉效果。

4．数据管理和分析Excel 2003提供了处理数据库的命令和函数，具备了组织和管理大量数据的能力；对建立好的数据表格，用户可以用筛选、排序、汇总、数据透视表等工具进行数据分析。

5．数据共享与发布。

Excel 2003的数据共享功能可以使多个用户同时使用同一个工作簿文件，最后合并进行数据处理；Excel 2003也可以与其他程序交换数据；Excel 2003还可将工作簿保存成web 文件，发布到网上供用户浏览。

相对于以前的Excel版本，Excel 2003对原有功能进行了增强与扩展，提供了经过改进的具有web特性的协作和信息共享功能和改进的分析工具，具有更高级的智能特性，并共享了0ffice 2003的许多特性，使用户更加易于管理和使用。

二、Excel2003 的启动和退出（一）、启动Excel 2003Excel 2003和Word2003差不多，启动Excel 2003的常用办法有以下几种：1．通过【开始】按纽。

2．通过“快捷方式”。

双击用户在桌面上建立的．Excel 2003快捷方式图标，启动Excel 200()。

建立快捷方式的方法见wirldows 98的有关操作。

3．通过“资源管理器”或“我的电脑”。

在【windc)WS资源管理器】或【我的电脑】中双击工作簿文件(扩展名为．XLS)，打开文件的同时就启动了Excel 2003。

（二）、退出Excel 2003退出Excel 2003有多种方法：1．打开Excel 2003窗口的【文件】菜单，单击【退出】选项。

2．单击Excel 2003窗口左上角的Excel图标，单击下拉菜单中【关闭】选项。

3．单击Excel 2003窗口右上角的关闭按钮。

三、Excel2003窗口的组成Excel 2003窗口是标准的Windows应用程序窗口，其界面由应用程序窗口、文档窗口、标题栏、菜单栏、工具栏、滚动条、状态栏以及Excel 2003特有的编辑栏和工作表标签组成。

（一）、窗口Excel 2003窗口是标准的Windows应用程序窗口，用户可以激活、关闭、移动它，也可调整其大小。

每打开或新建一个Excel文件，Excel 2003应用程序窗口中便出现一个相应的工作簿文档窗口，同时在桌面任务栏上出现一个最小化的Excel工作簿窗口图标，方便用户在不同的窗口之间切换。

（二）、标题栏标题栏在Excel 2003窗口的最上方，显示程序名和当前工作簿文件名。

如Excel 2003启动时，自动新建的工作簿文件默认名称为“Bookl”，标题栏显示：Microsoft Excel- Boo k1。

（三）、菜单栏Excel 2003菜单栏位于标题栏的下方，包含了几乎所有的Excel 2003命令。

这些操作命令按照一定的联系组成了九组下拉菜单，分别为：【文件】、【编辑】、【视图】、【插入】、【格式】、【工具】、【数据】、【窗口】和【帮助】，用户可以选择其中的菜单项完成相应的操作。

Excel 2003提供了“折叠式菜单”模式．菜单显示经常使用的命令，隐藏不用或很少使用的命令，选择在每个下拉菜单底部的一个扩展按钮．可以使菜单显示所有的命令选项。

即用时可以打开，平时“折叠”起来。

这样，大大简化了界面，留给用户最大的空间。

除了下拉菜单外，Excel 2003还提供了快捷菜单方式。

在Excel 2003窗口的某个位置单击鼠标右键，会弹出一个包含有与指定区域相关的一些命令的快捷菜单，用户可以方便快捷地选择相关命令进行操作。

（四）、工具栏菜单栏的下方是工具栏，这是Excel 2O03提供的操作最简便的工作方式。

工具栏由若干个图标按钮组成，每个按钮对应一个菜单命令。

按钮具有提示功能，当鼠标指向某个按钮达3/4秒时，将出现该按钮名称。

Excel 2003启动后，在工具栏区域通常只有【常用】和【格式】工具栏，其他十几种工具栏需在【视图】菜单中选择【工具栏】子菜单进行指定后才能出现。

（五）、编辑栏编辑栏在工具栏的下方，用来输入、编辑和显示活动单元格的数据和公式。

其中左边是名称框，显示当前活动单元格的地址或被定义的区域的名称；右边为编辑框，活动单元格中输入的数据或公式也同时显示在编辑框中供用户修改；中间三个按钮分别是：取消按钮(×)：删除当前单元格内容，确认按钮(√)确认当前单元格内容并退出编辑状态，编辑公式按钮(=)：帮助用户使用工作表函数建立公式。

（六）、状态栏窗口的最下方是状态栏，显示当前命令执行过程中的有关提示信息及一些系统信息。

如：按下【Caps Lock】键，会显示“CAPS”框；按下【F8】，会显示“EXT’’框；按下【Num Lock】键，会显示“NUM”框；输入或编辑数据时，左侧则显示“输入”或“编辑”。

（七）、工作簿窗口工作簿窗口位于编辑栏和状态栏之间，在Excel 2003程序窗口内可以通过控制按钮对其进行还原、最小化、最大化、关闭等操作以及改变大小和移动，默认情况下为最大化状态，和程序窗口共用标题栏，控制按钮位于程序窗口右上角控制按钮的下方。

工作簿窗口占据了Excel 2003窗口的大部分空间，由工作表区、滚动条、工作表标签及行号、列标组成。

1．工作表区、行号、列标画有网格线的区域称为工作表区，由行和列交叉形成一个个独立的单元格，是当前工作表的输入和编辑区域。

每一行有一行号，位于工作表区的左侧，用阿拉伯数字表示，从1到65 536；每一列有一列标，位于工作表区的顶端，用英文字母表示，从A到IV。

2．滚动条拖动Excel 2003工作表区右侧的垂直滚动条和底部右边的水平滚动条可以改变工作表在窗口中显示的区域。

将垂直滚动条上方的拆分块或水平滚动条右边的拆分块拖动到工作表中的任一行或列，就会将窗口拆分成上下或左右两部分，这样，可以在其中一部分不动的情况下，滚动浏览工作表的另一部分。

3．工作表标签在水平滚动条的左边，有若干个代表各个工作表的标签，当单击工作簿窗口左下角的四个滚动按钮时(带黑色三角图案)，可使其中隐藏的部分标签显示出来。

单击其中某个标签，可使其对应的工作表成为当前工作表，标签变成白色。

四、Excel 2003的基本概念（一）、工作簿与工作表Excel 2003中存储、处理数据的文件称为工作簿，一个工作簿可以由一个或多个工作表组成，这与日常办公使用的可放活页的文件夹有些类似。

Excel 2003的新工作簿文件默认包含了三张工作表，用户可以根据需要增加或减少工作表，但至少要含有一张工作表。

用户可以同时打开多个工作簿，但在同一时间只能对一个工作簿进行操作，正处于操作状态的工作簿称为当前工作簿。

在Excel 2003工作簿窗口内由水平方向的行和垂直方向的列构成的表格称为工作表，又称电子表格，用来存储、处理数据。

每张工作表包括65 536行和256列。

用户在同一时间只量对一个工作表进行操作，正处于操作状态的工作表称为当前工作表。

（二）、单元格与区域每个行列交叉形成的小格称为单元格，它是Excel 2003工作表的基本元素，可以在单元格中输入数字、文字、日期、公式等任何数据，也可对其中的数据进行格式化操作。

单元格共有256×65536约l677万个。

正在用于输入或编辑数据的单元格称为活动单元格。

要想在单元格中输入或修改数据，尉必须将该单元格选定为活动单元格才能进行操作。

活动单元格由粗边框包围，在右下角有个小方块，称为填充柄，可以使用它对某个单元格区域进行填充操作。

在Excel 2003中许多操作并不是对一个单元格而是对某个区域进行的。

所谓区域，是指多个相邻或不相邻的单元格组成的单元格范围。

实际上，单元格可以被看作最小的区域。

（三）、地址、引用、命名单元格在工作表中的位置称为单元格地址，一般用列标和行号的组合标识，称为A1样式，如A1代表第一列(A列)、第一行的单元格；另外还可以用行数和列数的组合来标识，称为R1C1样式，行数和列数分别以字母R(row)和C(column)开头，如R3C5代表第3行、第五列（E列）的单元格。

前一种为默认样式，本书仅采用该样式。

Exce]2003使用三种地址：相对地址、绝对地址、混合地址。

相对地址指出的是一个相对的位置，用列标和行号表示，如B6，G9等；绝对地址指出的是一个确定的位置。

用列标和行号加货币符号$表示，如$C5$2，$D$14等。

两者的差异主要在公式或函数的使用上：在公式中使用相对地址时，当将公式复制到其他单元格后，复制后产生的新公式中引用的地址根据当前单元格地址的变化而自动修改，公式与参数之间的相对位置保持不变，例如，在E5中输入公式“=C5+D5”，将E5的内容复制到E7后，E7单元格中内容为“=C7+D7”；在公式中使用绝对地址时，当将公式复制到其他单元格后，复制后产生的新公式中引用的地址不变，例如，若在E5中输入公式“=$C$5+$D$5”，将E5的内容复制到E7后，E7单元格中内容仍为”一$C$5+S D$5”。

由于相对地址太灵活，绝对地址太死板，Excel 200()还允许使用混合地址，即在对单元格引用时将列或者行固定，在需固定的列号或行标前加$，如$ A5，B$8。