档案管理操作手册

宁波光明码头有限公司

档案管理

操

作

手

册

目 录

一、岗位工作职责 ................................................... 1

二、岗位职责说明书 ................................................. 2

三、管理制度 ....................................................... 3

(一)档案管理制度……………………………………………………………………3

(二)文书档案立卷归档制度……………………………………………………… 14

(三)声像档案管理制度…………………………………………………………… 23

(四)电子公文管理制度…………………………………………………………… 27

(五)科技文件材料归档范围及保管期限表………………………………………..…….37

(六)档案保密制度………………………………………………………………… 43

(七)档案鉴定、销毁、移交制度………………………………………………… 45

(八)档案人员“三纳入，四参加”制度……………………………………………47

(九)档案管理职责和责任追究制度 ......................................... 49

(十)档案借阅管理规定 ..................................................... 53

(十一)图书借阅管理规定 .................................................. 54

(十二)档案库房管理规定 .................................................. 56

四、业务流程…………………………………………………………………………57

(一)档案收集流程………………………………………………………………… 57

(二)档案整理流程………………………………………………………………… 61

(三)档案鉴定流程………………………………………………………………… 62

(四)档案保管流程………………………………………………………………… 62

(六)档案检索流程………………………………………………………………… 63

(七)档案利用流程………………………………………………………………… 64

(八)档案销毁流程………………………………………………………………… 66

五、档案工作计划 .................................................. 68

一、岗位工作职责

项 目 工作职责及内容

思想政治

工作 1、贯彻执行党和国家的方针、政策，增强法制观念，以法治档，遵守职业道德。

2、积极参加各种政治活动，态度严肃认真。

3、认真开展政治学习，有事请假，不无故缺席。

遵章守纪 1、认真执行公司各项规章制度，无违章违纪现象。

2、树立高度的组织纪律性，服从组织。

3、、严格遵守保密制度，不擅自扩大档案利用范围，不泄露档案机密内容。

业务学习

及工作 1、根据公司方针目标，结合本部门实际情况，开展部门方针目标管理工作。

2、按时向市档案局报送档案统计报表。

3、依据上级有关规定，建立健全内部各项管理制度及考核办法。

4、积极组织参加各类文化、技术业务的学习，努力提高自身业务素质。

5、及时完成领导交办的临时性任务。

精神文明

建设 1、爱岗敬业，、忠于职守、办事公正、语言文明、团结友爱、相互协作。

2、开展职业道德教育，树立“四为”服务思想，提倡敬业奉献精神。

3、搞好环境卫生和个人卫生，创造整洁、优美的工作环境。

4、爱护公共财产，做好防盗工作。

档案基础

管理 1、宣传、贯彻《档案法》、《档案法实施办法》以及其他档案法律法规，依法治档。

2、负责接收本公司文书、科技、底图及其他专门档案的归档，严格把好档案质量关。对本公司档案实行集中统一管理。

3、认真做好档案收集、整理、鉴定、立卷、保管、统计、销毁等工作，每一环节都严格按照有关规定办理。

4、编制档案检索工具，撰写档案编研材料。

5、提供档案利用，承办档案及技术资料的复制工作,为公司生产、建设提供优质、快捷服务。

6、执行库房管理制度，保持库房整洁，保证档案安全，坚持做好档案“八防”，最大限度延长档案使用寿命。

7、负责公司科技图书的整理、编目、上架、保管、借阅工作。

8、建立公司档案活动网络，指导并协助各部门做好档案立卷、归档工作。

9、参加公司生产、建设有关会议，参加科研及工程项目的竣工验收会议以及设备开箱等活动，并严格把好这些档案的案卷质量。

二、岗位说明书

任职者签名： 部门领导签名： 公司领导签名：

日期： 日期： 日期： 岗位名称 档案管理 岗位编号 所属部门 办公室

直接上级 办公室主任 岗位性质 一般管理岗位 岗位等级 文员

定员数：1名

工作概要： 负责公司档案管理工作。

工

作

描

述 岗

位

职

责 1、 负责档案宏观世界的管理工作。

2、 负责管理公司的文书档案、科技档案及其他档案。

3、 负责收集公司分散的各个部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、立卷、归档保管工作。

4、 负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式，进行登记和统计。

5、 做好公司立卷档案的鉴定和保存期限。

6、 负责保管档案系统完整和安全。

7、 负责编集档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等。

8、 负责建立档案借阅管理制度。

9、 遵守国家和公司的保密规定及有关规程。

10、完成领导交办的临时任务。

岗位

关系

任

职

资

格 学历 大专以上的学历

性别

素质 政治思想(职业道德): 遵守国家法律法规和公司的各项制度，爱岗敬业，奋发进取，高效创优，服从指挥，团结协作，对企业忠诚。

岗位资格证书 具有档案助理馆员及以上专业技术职务任职资格，从事档案管理工作3年以上。

能力知识要求 能力要求：

理解能力：能准确理解公司有关政策和管理规章，能正确理解领导意图。

业务实施能力：能独立完成文书档案、科技档案、财务档案的日常管理工作；能指导文员档案管理工作；能正确分析档案管理存在的主要问题，并提出有效的解决办法。

组织协调能力：有较强的独立工作能力，能及时地调阅档案资料；能协调解决档案管理中的一般性问题。

语言文字表达能力：能准确地表述个人意见，汇报工作，辞能达意，能撰写档案管理工作总结等文稿，文字通顺，概念准确，条理清楚。

知识要求：

专业知识：通晓档案管理专业知识；熟悉档案管理工作的各项规章制度及法律法规。

其他相关知识：掌握港口发展、机构变更及文书处理的一般知识和计算机应用基本知识。

工作

特征 工作场所：办公室

工作环境：舒适

工作时间：正常工作时间、根据工作情况加班

危险性：基本无危险，无职业病危险 三、管理制度

（一）档案管理制度

1、 总 则

为了进一步加强公司档案管理，提高档案工作的标准化、规范化水平，更好地为公司生产建设服务，根据《档案法》、《档案法实施办法》，结合公司实际，制订本办法。

档案工作是企业工作的重要组成部分。全体职工要重视和支持档案工作，关注文件材料的收集、积累和归档。档案工作人员要认真负责地做好档案工作。

企业档案是指公司所属各部门、单位在工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同门类载体的历史记录。

企业档案包括文书档案、科技档案、照片、声像档案、电子档案和其它专门档案。

1.4.1 文书档案是记述和反映本企业在党政工团工作活动中形成的，具有保存价值并按照归档制度，作为企业历史记录集中保管起来的文件材料。

1.4.2 科技档案是记述和反映本企业在生产建设、基建工程建设、技术项目改造、项目招投标及大型设备购置（引进）等技术管理活动中形成的，具有保存价值的集中保管起来的文件材料。

1.4.3 照片、声像档案是指本企业在党政工团及生产建设等活动中以照片、声像的形式形成的，具有保存价值的历史真迹记录。

1.4.4 电子档案是指本企业在工作活动中运用计算机通过统一配置的电子公文传输系统处理后形成的，具有保存价值和规范格式的公文电子数据。电子公文归档后按有关规定移交档案部门，作为电子档案。 1.4.5 专门档案是指本企业经营管理、财务管理、监察审计、教育培训、计划生育等工作中形成的档案（含实物档案）。

1.4.6 按照《档案法》所规定的集中统一管理档案，确保档案的完整与安全，企业档案均由公司综合档案室统一集中管理，不得分散在各承办部门、单位或个人手中私自保存。

2、 机构和职责

公司办公室是公司档案管理的职能部门，下设综合档案室具体负责档案管理工作，并接受宁波市档案局等上级档案部门的业务指导、监督与检查。负责统筹、协调、组织、管理公司档案工作。

根据上级档案部门的工作要求，公司要加强对档案工作的领导，在企业工作计划中列入档案工作内容，制订年度工作计划、档案规章制度。对设备购置（引进）、基建工程建设、科研成果、产品鉴定等验收的同时，必须验收档案。

公司档案管理部门主要职责：

2.2.1 严格执行党和国家的保密制度，贯彻执行上级档案部门颁布的标准、规定，确保档案的完整与安全；

2.2.2 研究制定档案管理规章制度并组织实施；

制订年度档案工作计划；

负责本公司的档案工作，集中统一管理本公司的全部档案，做好档案的收集、整理、保管、统计和利用工作，为公司各项工作服务；

督促、指导公司兼职档案员做好文件材料的积累、整理和归档工作；

负责公司档案、资料的调阅和利用工作，利用档案信息资源编写各类编研材料、检索工具，编制专题目录、索引目录，为领导和企业生产建设提供服务；

负责档案的鉴定和销毁，按部门、专业成立鉴定小组，对已超