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档案局电子信息档案管理系统的构建及应用随着信息化技术的快速发展，各行各业都在不断推动数字化转型，档案局也不例外。
在过去，档案管理多依赖于纸质档案，管理和检索效率低下，易受损、易丢失，给档案管理带来了极大的困难。
为了提高档案管理的效率和安全性，许多档案局开始借助电子信息化技术进行档案管理，构建电子信息档案管理系统，从而在档案管理上迈进了一大步。
电子信息档案管理系统是指利用计算机、网络技术对档案信息进行数字化、网络化处理，并采用相应的软件、硬件及网络设备实现对电子档案的管理、检索、传输、保存的系统。
电子信息档案管理系统的构建和应用，对于有效提高档案管理工作效率、提高档案信息利用率、保障档案信息安全具有重要意义。
下面，就电子信息档案管理系统的构建及应用进行详细介绍。
1. 系统平台的选择电子信息档案管理系统的构建首先需要选择适合的系统平台。
在进行平台选择时，需要考虑系统的稳定性、安全性、易用性等因素。
通常情况下，采用服务器与客户端结构的系统平台是较为常见的选择。
在选择系统平台时，还需考虑到系统的扩展性和兼容性，以保证系统在未来的发展中能够满足不断增长的档案管理需求。
2. 数据库设计电子信息档案管理系统的数据设计非常重要，它直接关系到整个系统的稳定性和性能。
在数据库设计时，需要充分考虑到档案信息的分类、属性、关联等因素，以便于实现对多种类型档案的高效管理和检索。
需要对数据进行多层次、多维度的存储和索引，以实现对档案信息的快速查询和分析。
3. 系统功能设计在构建电子信息档案管理系统时，需要根据实际的档案管理需求进行功能设计，包括档案的录入、分类、整理、检索、借阅、传输等功能。
需要保证系统具有较为完善的权限管理和审查机制，以确保档案信息的安全性和保密性。
还需要考虑到系统的可扩展性，为未来档案管理工作的发展留下足够的空间。
在电子信息档案管理系统的构建过程中，系统安全设计至关重要。
通过采用合适的加密技术、访问控制技术、安全审计技术等手段，加强对档案信息的保护和监控，确保档案信息不受到非法访问和篡改。
建设工程电子档案的管理建设工程电子档案的管理随着信息化的不断发展，建筑工程的管理方式也在不断变化。
为了更好地管理建筑工程的资料和信息，建设工程电子档案的管理方式逐渐得到广泛应用。
建设工程电子档案的管理方式不仅可以提升工程管理的效率，还可以减少纸质档案的存储和管理成本。
本文将从建设工程电子档案的定义、电子档案管理系统的建立、电子档案的保密性和电子档案的应用等方面进行阐述。
一、建设工程电子档案的定义建设工程电子档案是指建设单位或施工单位在建设过程中，利用计算机技术，以电子化的形式对工程资料进行记录、保存和管理的档案。
建设工程电子档案的目的是为了方便对工程资料的查阅和管理，以及提高工程管理的效率。
二、电子档案管理系统的建立建立电子档案管理系统是实现建设工程电子档案管理的关键。
在建立电子档案管理系统之前，需要根据工程的性质和规模确定管理系统的具体内容和功能需求。
具体工作流程如下：1. 筹备阶段：该阶段的工作是确定电子档案管理系统的需求，并寻找合适的管理软件供应商。
在此阶段，需要考虑电子档案的数据流程、档案编码规则、电子档案的安全性等相关问题。
2. 设计阶段：在该阶段，需要建立电子档案管理系统的框架，并进行必要的设计工作。
同时，根据实际需要对电子档案管理系统进行调整和优化，确保其能够满足建设工程的管理要求。
3. 实施阶段：在该阶段，需要对电子档案管理系统进行系统安装和配置，并对系统进行调试和测试。
此外，还需要对管理人员进行培训和指导，确保对电子档案管理系统的操作和维护有足够的了解。
三、电子档案的保密性电子档案的保密性是电子档案管理系统建立时必须考虑的问题之一。
在确保电子档案的存储和管理安全的前提下，同时需要建立相应的保密制度和技术手段，确保电子档案的保密。
具体保密手段包括：建立系统登录密码、权限控制、数据加密等。
四、电子档案的应用建设工程电子档案的管理方式应用范围较广，可用于土建工程、机电工程、市政道路工程、园林绿化工程等领域。
档案电子化综合管理系统培训讲义第一部分：系统介绍1.1 系统背景档案电子化综合管理系统是一种利用信息技术手段对传统档案管理进行数字化处理的系统。
它将传统的纸质档案数字化，实现电子文件的管理与存档，提高档案管理效率和便捷性。
1.2 系统功能•档案录入与整理：通过系统对档案进行扫描、整理和归档。
•档案检索与查询：用户可以通过系统方便地查找需要的档案信息。
•档案共享与传递：系统支持对档案进行共享和传递，方便不同部门间的协作。
•安全权限管理：系统设有权限管理机制，保障档案信息的安全性。
第二部分：系统操作2.1 登录系统在系统登录界面输入用户名和密码，点击登录按钮即可进入系统。
2.2 档案录入1.点击“档案录入”按钮进入录入界面。
2.选择需要录入的档案文件夹。
3.将文件夹内的文件逐一扫描并上传至系统。
4.在系统中为每个文件添加相关信息和标签。
5.完成录入后点击保存按钮。
2.3 档案查询•在系统首页点击“档案查询”按钮。
•输入关键词或筛选条件进行查询。
•点击搜索按钮显示查询结果。
2.4 档案共享•选择需要共享的档案文件。
•点击“档案共享”按钮。
•输入共享对象的账号或部门名称。
•确认后即可完成档案共享。
2.5 安全权限管理•管理员账号可以设置不同用户的权限级别。
•在权限管理页面可以对用户的读写权限进行设置。
•保存设置后修改即可生效。
第三部分：系统维护与升级3.1 数据备份•定期对系统中的档案数据进行备份，确保数据安全。
•备份的数据可以保存在本地或云端。
3.2 系统维护•定期检查系统运行状态，保证系统正常运作。
•及时处理系统故障和bug，确保系统稳定性。
3.3 系统升级•定期检查系统版本信息，确保系统处于最新版本。
•及时对系统进行升级，以便享受新功能和性能提升。
结语档案电子化综合管理系统是一种有效的档案管理方式，可以提高档案管理的效率和便捷性。
通过本讲义的学习，希望能帮助您更好地掌握系统的操作和维护，提升档案管理工作的质量和效率。
电子档案保管系统建设方案概述电子档案保管系统是为了提高档案管理效率和安全性而建立的系统。
本方案旨在介绍电子档案保管系统的建设流程和关键要点。
目标本方案的目标是建立一个高效、安全、易用的电子档案保管系统，以替代传统纸质档案保管方式。
通过建设该系统，我们希望实现以下目标：1. 提高档案管理的效率和准确性；2. 增强档案信息的安全性和保密性；3. 降低档案保管和检索成本；4. 优化档案数据的存储和备份；5. 提供便捷的档案查询和共享功能。
建设步骤1. 系统需求分析在建设电子档案保管系统之前，我们需要进行详细的需求分析，包括用户需求、功能需求、安全需求等。
通过与各方沟通和调研，收集、整理和分析相关需求，为后续的系统设计和开发提供指导。
2. 系统设计和开发基于需求分析的结果，进行系统设计和开发。
设计阶段需要确定系统架构、数据库设计、用户界面设计等。
开发阶段则包括编码、测试和调试等工作。
为了确保系统质量和稳定性，建议采用模块化开发和迭代开发的方式。
3. 系统部署和测试在系统设计和开发完成后，进行系统部署和测试。
部署阶段需要考虑服务器选型、网络环境搭建等问题。
测试阶段则包括功能测试、性能测试、安全测试等。
通过充分的测试和调优，确保系统能够满足预期的需求和性能。
4. 系统推广和培训在系统部署和测试完成后，进行系统推广和培训工作。
通过宣传推广和培训活动，向用户介绍系统的功能和优势，并提供相应的培训和技术支持，以确保用户能够顺利使用和操作系统。
关键要点在建设电子档案保管系统过程中，需要重点关注以下要点：1. 系统的数据安全和备份策略：确保档案数据的完整性和可靠性，提供灾备和数据恢复的能力。
2. 系统的用户权限和访问控制：根据用户角色和权限，限制对档案的访问和操作。
3. 系统的查询和检索功能：提供简单、快捷的档案查询和检索方式，方便用户快速找到所需档案。
4. 系统的合规性和法律要求：遵循相关法律法规，确保档案的合规性和法律要求。
电子信息档案管理系统建设与应用1引言电子信息档案管理系统的建设与应用，能够给档案馆开展各项工作提供良好的保障条件。
系统建成之后电子档案信息的搜集、整理、存档、归档等各项工作将更高效，档案资料的分类、查询、调用在信息化的管理模式之下，数据信息资源的共享交流效果将逐渐增强，工作也更便捷。
探索档案馆未来工作基本模式，从远程查阅、用户认证、系统管理等几个方面，对档案实现模块化、系统化的管理，为档案部门各项实践工作提供有利支持条件，还需要档案工作者展开进一步的实践分析研究。
2电子信息档案管理系统构建所应遵循的基本原则（1）规范化。
任何工作要想保持一个稳定发展的状态，都需要将其安全性、秩序性保障起来。
电子信息档案管理系统的建设与一般的档案管理工作有着较大的差异，互联网信息技术的介入，使得系统很容易遭黑客攻击，一些数据信息被删减或修改。
所以基于电子信息档案管理系统应用的安全性、可靠性要求，需要在系统建设期间，分析可能会存在的安全隐患问题，确保每一个工作阶段都能够将规范化标准推广，管理质量提升能够给电子档案应用带来积极的推进作用。
（2）一体化。
一体化指电子信息档案统一管理阶段，做好集成化的管理模式应用，当各种数据信息资源能够协调性应用，那么电子档案的真实性、可靠性就有了良好保障。
电子信息档案管理系统应用期间会生成一个较为完成的生命周期，为了避免在管理阶段遇到一些突发性问题，在电子信息档案管理系统建设阶段，应探索管理周期设置要求，实现对电子档案的有效性管理与应用。
（3）自动化。
自动化在电子信息档案管理系统建设阶段的要求，就是针对电子档案的自动生成，档案管理员通过系统应用，对相应的电子档案数据信息进行搜集、整理，经过分类、整合之后能够对已有的电子档案信息资源进行深入的分析与研究，探索其本身的价值影响。
整合过程中，将文件自动合成处理，为后续的利用提供便捷条件。
3探索档案馆电子信息档案管理系统内部的非功能性设计环节电子信息档案相对于传统纸质档案具备明显的优势特点，需要从资料内容、实效性两个方面进行分析研究，要求档案管理员在实践工作阶段，做好对自身业务的拓展，需要将系统操作、系统模块设置工作全面开展，具体从以下几个方面展开分析：（1）系统架构层应用。
档案局电子信息档案管理系统的构建及应用一、系统构建1. 系统基本架构档案局电子信息档案管理系统的基本架构包括数据库管理、系统集成、应用服务、安全管理等模块。
数据库管理模块用来存储和管理档案信息数据，系统集成模块用来整合各种档案管理系统，提高系统的综合应用能力，应用服务模块为用户提供各种档案管理服务，安全管理模块则用来保障系统的安全性。
2. 功能模块档案局电子信息档案管理系统的功能主要包括档案录入、检索、浏览、借阅、归档、销毁等功能。
档案录入功能用来将纸质档案信息数字化存储，检索功能用来快速查找档案信息，浏览功能用来浏览档案信息，借阅功能用来对外提供档案借阅服务，归档功能用来对档案进行归档管理，销毁功能用来对无用档案进行销毁处理。
3. 技术支持为了保障系统的稳定运行和安全性，档案局电子信息档案管理系统采用了先进的技术支持，例如云计算、大数据、人工智能等技术。
这些技术可以提高系统的运行效率和数据处理能力，保障档案信息的安全性和完整性。
二、系统应用1. 档案录入档案局电子信息档案管理系统可以将纸质档案信息通过扫描、拍照等方式数字化录入系统，将档案信息转化为电子数据，大大提高了档案信息的保存和管理效率。
系统可以自动对录入的档案信息进行分类、归档、备份，并可通过网络实时传输到各个部门和单位。
2. 档案检索档案局电子信息档案管理系统可以通过关键词、检索条件等方式快速查找档案信息，用户可以根据自己的需求轻松找到所需的档案信息。
而且系统可以根据用户的查找习惯和需求进行智能化推荐，提高了档案检索的准确性和便利性。
3. 档案借阅档案局电子信息档案管理系统可以实现对外部门和单位的档案借阅服务，用户可以通过系统提交借阅申请，并在规定的时间内查看、复制或借阅档案信息。
系统可以对借阅行为进行记录和跟踪，提高了档案借阅的管理水平和安全性。
4. 档案管理档案局电子信息档案管理系统可以对档案信息进行全面的管理，包括归档、备份、迁移、销毁等操作。
电子档案管理系统建设一、电子文件与电子档案（一）定义1.电子文件：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构和背景组成。
2.电子档案：具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
（二）电子文件、电子档案探异中国：电子档案是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
西方：不分有归档价值的电子文件和电子档案，都叫Electronic Records。
（三）电子档案逻辑结构内容：以字符、图像、音频、视频等形式表示的电子档案的主题信息。
结构：电子档案的内容组织和存储方式。
包括逻辑结构和物理结构。
背景：包括行政、来源、业务流程、技术背景等。
（四）电子档案物理结构电子档案包括电子档案内容、内容元数据、结构元数据、技术属性元数据、办理过程元数据、档案属性元数据。
元数据是描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。
（五）电子文件（档案）的管理原则●真实性：职责、过程、时间合规；●可靠性：内容真实反映客观事实；●完整性：文件组件齐全；●可用性：文件可理解、关联关系可用。
二、电子档案管理系统概述（一）概念1.业务系统：形成或管理机构活动数据的计算机系统。
如：各单位电子办公系统、财务系统、业务系统等都属于业务系统。
2.电子文件管理系统（EDMS）：用于形成、处理和维护电子文件的计算机信息系统。
一般业务系统中都会设置相关的EDMS。
3.电子档案管理系统（ERMS）：对电子文件、电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机信息系统。
数字档案室应用系统就是一种典型的ERMS（本课件下面就把数字档案室应用系统简称为ERMS）。
4.数字档案长期保存系统（TDR）：以正确和可被独立理解的方式长期保存数字档案信息的计算机信息系统。
是“可信数字仓储”（trustworthy digital repository）在档案界的一般称谓。
如何建立一个有效的电子档案管理系统建立一个有效的电子档案管理系统是现代企业管理的必备工具，它可以帮助企业提高工作效率、降低成本、提升信息安全性。
本文将从建立电子档案管理系统的意义、步骤、实施方法等方面进行阐述，旨在为企业提供有益的指导。
建立电子档案管理系统的意义重大，它可以提高工作效率。
传统的纸质档案管理需要大量的人力和时间，而电子档案管理系统可以将繁琐的手工工作自动化，从而加快文件的检索和归档速度。
电子档案管理系统可以降低成本。
纸质档案需要大量的储存空间，而电子档案可以减少储存空间的占用，同时减少纸张、印刷、复印等成本。
电子档案还可以提升信息安全性，通过设置访问权限、备份和恢复功能等措施，保护重要信息的安全。
建立一个有效的电子档案管理系统需要经过一系列的步骤。
确定系统的需求和目标。
企业应该明确自己的档案管理需求，并根据企业的规模和特点来确定电子档案管理系统的目标。
设计管理流程和档案分类方案。
企业应该制定合理的管理流程和档案分类方案，方便文件的归档和检索。
选择合适的电子档案管理系统软件。
企业可以根据自身需求选择适合的电子档案管理系统软件，要考虑软件的功能、易用性、安全性等因素。
接下来，进行系统部署和实施。
企业应该确保系统的正常运行，并培训员工熟悉系统的使用方法。
进行系统的监控和维护。
企业应该定期对系统进行监控和维护，保证系统的稳定性和安全性。
实施一个有效的电子档案管理系统需要注意以下几点。
确保数据的完整性和准确性。
在建立电子档案管理系统之前，企业应该对现有的纸质档案进行整理和清理，确保数据的完整性和准确性。
设置合理的权限和访问控制。
不同的员工需要不同的权限，企业应该根据员工的职责设置合理的权限和访问控制，以保护信息的安全。
同时，定期对员工进行培训，提高他们对电子档案管理系统的认识和使用能力。
再次，建立有效的备份和恢复机制。
企业应该定期对数据进行备份，并建立有效的恢复机制，以防止数据丢失或损坏。
定期进行系统的优化和更新。
档案局电子信息档案管理系统的构建及应用1. 引言1.1 背景介绍随着信息技术的不断发展和普及，传统的档案管理方式已经不能完全满足日益增长的信息化需求。
传统的纸质档案管理系统存在着文件易丢失、难以检索、占用大量空间等问题，亟需进行信息化改造。
为了更好地管理和利用档案信息，档案局电子信息档案管理系统得以建立和应用。
档案局电子信息档案管理系统是一种基于互联网技术的档案管理和服务平台，通过对档案信息的数字化、网络化和智能化处理，将传统档案纸质化存储的数据信息转变为数字化的电子信息，实现档案的在线管理、检索和共享。
该系统具有高效、便捷、安全、节约空间等特点，能够提升档案管理效率，改善服务质量，符合信息化管理的潮流。
档案局电子信息档案管理系统的构建将为政府部门、企事业单位等提供便捷的档案管理与服务平台，加快信息化进程，助力实现数字化智能化档案管理的目标。
通过研究和应用此系统，可以进一步推动档案管理工作的现代化转型，更好地满足社会发展的需求，促进档案事业的发展和进步。
1.2 研究目的本研究旨在探讨档案局电子信息档案管理系统的构建及应用，通过系统的分析和设计，提高档案管理的效率和质量。
具体目的包括：1. 研究当前档案管理系统存在的问题和不足之处，为构建更高效的电子信息档案管理系统提供参考和借鉴。
2. 分析档案管理系统的需求和功能模块，明确系统设计的目标和方向。
3. 设计可靠稳定的系统架构，确保档案数据的安全性和完整性。
4. 提供系统应用案例，展示档案管理系统在实际工作中的应用效果和优势。
5. 分析系统的优势和特点，为用户选择和应用档案管理系统提供参考和推荐。
通过以上研究目的的实现，将全面提升档案管理工作的效率和水平，推动档案工作的现代化和智能化发展。
1.3 研究意义档案是组织和个人活动的记录和证据，对于保留历史记忆、监督行政机关、维护公共利益等都有重要意义。
而随着信息化和数字化的发展，传统的档案管理方式已经无法满足现代社会的需求。
电子档案管理系统建设一、电子文件与电子档案（一）定义1.电子文件：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构和背景组成。
2.电子档案：具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
（二）电子文件、电子档案探异中国：电子档案是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
西方：不分有归档价值的电子文件和电子档案，都叫Electronic Records。
（三）电子档案逻辑结构内容：以字符、图像、音频、视频等形式表示的电子档案的主题信息。
结构：电子档案的内容组织和存储方式。
包括逻辑结构和物理结构。
背景：包括行政、来源、业务流程、技术背景等。
（四）电子档案物理结构电子档案包括电子档案内容、内容元数据、结构元数据、技术属性元数据、办理过程元数据、档案属性元数据。
元数据是描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。
（五）电子文件（档案）的管理原则●真实性：职责、过程、时间合规；●可靠性：内容真实反映客观事实；●完整性：文件组件齐全；●可用性：文件可理解、关联关系可用。
二、电子档案管理系统概述（一）概念1.业务系统：形成或管理机构活动数据的计算机系统。
如：各单位电子办公系统、财务系统、业务系统等都属于业务系统。
2.电子文件管理系统（EDMS）：用于形成、处理和维护电子文件的计算机信息系统。
一般业务系统中都会设置相关的EDMS。
3.电子档案管理系统（ERMS）：对电子文件、电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机信息系统。
数字档案室应用系统就是一种典型的ERMS（本课件下面就把数字档案室应用系统简称为ERMS）。
4.数字档案长期保存系统（TDR）：以正确和可被独立理解的方式长期保存数字档案信息的计算机信息系统。
是“可信数字仓储”（trustworthy digital repository）在档案界的一般称谓。
数字档案馆应用系统就是TDR的典型表现形式。
（二）ERMS与传统档案管理系统1.管理对象不同传统档案管理系统的管理对象主要是目录信息以及纸质档案经扫描后形成的数字副本。
ERMS的管理对象主要是电子档案，当然也包括纸质档案，以及其它各种载体形态的档案。
2.管理阶段不同传统档案管理系统关注文件归档后的管理，主要在单位档案部门或档案馆使用。
ERMS不仅能管理归档后的档案，而且支持电子文件的生成前端的捕获、归档等操作，可以同时在单位业务部门及档案部门中使用。
3.主要功能不同传统档案管理系统是手工管理的辅助系统，以数据库技术为基础，能实现档案数据的录入、存储、检索和利用等功能，不负责维护实体档案的真实性、完整性。
ERMS功能更加全面和深入，支持自动捕获电子文件及其相关元数据，支持日志管理和审计追踪等，负责维护进入数字档案室应用系统电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。
（三）系统的实现方式根据ERMS系统与前端业务系统之间耦合关系的强弱，将ERMS的实现方式划分为独立式、嵌入式和整合式。
（四）系统功能架构（五）ERMS建设形式独立型：一般适用于一个单位建立自己的ERMS。
集中型：一个地区、一个系统建立一个统一的ERMS，提供类似于SaaS的服务。
数据存储在统一的存储设备中，使用统一的安全策略。
此方式方便一个地区或一个系统集中使用。
三、配置功能（一）分类方案、保管期限与处置表的配置与管理电子档案分类是依据电子档案的内容特征和形式特征对电子档案进行有序组织的活动，是电子档案管理的重要环节，是电子档案整理的基础。
保管期限与处置表是列举档案的内容和形式并指明其保管期限，在档案到达保管期限后，指导相关管理人员做出处置反应的指导性文件，是鉴定档案价值和确定档案保管期限的依据和标准。
分类方案、保管期限和处置表在系统中可以合一设置。
管理员负责建立分类方案、保管期限和处置表。
允许授权用户对类目进行增、删、改、合并、拆分操作，类目的增、删、改操作必须要通过预先设定的审批流程，分类方案建立、类目增、删、改操作要记入审计跟踪日志，类目代码一经设置，不可更改。
（二）元数据方案的配置与管理元数据是描述电子档案内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。
元数据的形成、捕获和管理活动，始终与电子档案管理活动并行，贯穿于电子档案的整个生命周期（全程管理）。
系统应严格按照元数据方案进行配置与实施。
不同门类电子档案在元数据描述上也存在差异。
因此，系统应支持为不同档案门类的文件创建相应的元数据方案。
电子档案的元数据元素数量不应有限制，可预留预定义元数据以备导入不同系统时，扩展之用。
系统应对元数据实施集中存储、管理和维护，并保持元数据与其相对应的电子档案之间的相互关联。
（三）档案门类的配置与管理档案门类是根据档案在保管要求、利用控制或者重要元数据属性上存在较多共性而设置的灵活的管理层次。
可对不同档案门类设置对应的元数据模板可以实施对该门类档案的灵活管理和控制。
支持管理员定义和维护不同的档案门类模板，根据档案门类设置相应的元数据模板。
在捕获归档电子文件的时候自动识别档案门类或使用缺省的档案门类，自动捕获元数据值，也可以让用户手工指定档案门类。
系统可以将档案门类绑定某些自动执行的规则，如自动检查电子文件内容和齐全完整，自动进行照片识别等。
四、业务功能（一）预归档。
电子文件在业务系统中形成后，通过归档范围判定、保管期限判定、分类、格式转换进入预归档库的过程。
（二）自动捕获：独立式、嵌入式、整合式。
（三）电子文件批量导入。
电子文件封装包包括说明文件、目录信息、电子文件夹，电子文件夹包括属性信息、过程信息和内容数据。
（四）电子文件检测。
ERMS必须对捕获的电子文件进行真实性、完整性、可用性、安全性等各个方面的检测，完成业务部门和档案部门之间的权属交接以及从电子文件到电子档案的转变。
（五）价值鉴定。
通过自动捕获进入ERMS的电子文件，相关的价值鉴定应在电子文件形成系统进行设置。
通过批量导入、手工捕获进入ERMS的电子文件，尚未进行必要的价值鉴定，需对这部分进入系统的电子文件进行价值鉴定。
（六）格式转换。
OA系统：实施OA预归档时，在预归档操作之前实施文件格式转换；档案系统：批量导入和手工录入的电子文件，在价值鉴定后实施格式转换。
（七）抽取内容元数据1.版式公文：题名、文件编号、主题词等2.数码照片：拍照日期、色彩空间、像素、高度、宽度，及标题，作者等3.音频文件：比特率，采样精度，采样率，声道数，时长等4.视频文件：编码标准，色彩空间，帧速率，比特率，帧大小，采样精度，画面长宽比，音频编码标准，音频比特率，音频采样率，声道数，时长等5.数字化文件：扫描分辨率、扫描色彩模式、图像压缩技术等（八）电子文件登记。
标志电子文件正式归档进入到电子档案管理系统中，这意味着档案人员和移交人员之间对电子文件管理的责权利的正式交接（九）编号。
电子档案以件为单位编号，电子档案内容文件中可以由系统自动形成类似实体档案的归档章。
档号编制规则包括：●全宗号—目录号—案卷号—件、页(张)号●全宗号—类别号—案卷号—件、页(张)号●类别号—项目号—案卷号—件、页(张)号●全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-机构（问题）代码-件号●全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-机构（问题）代码-件号•子件号（十）文件命名1.文书类电子档案：全宗号-档案门类代码•年度-机构或问题代码-保管期限代码-件号•子件号D###2.文书档案数字副本：全宗号-档案门类代码•年度-机构或问题代码-保管期限代码-件号•子件号N###全宗号-目录号-案卷号-件、起始页号N###（十一）电子档案存储。
电子档案内容存储在计算机硬盘或磁盘阵列中，电子文件元数据保存在档案管理系统数据库中。
1.内容存储：依据档号构成要素在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储电子档案内容及其组件，并在元数据中自动记录电子文件在线存储路径2.元数据一般使用关系型数据库（如Oracle、SQL Server、Access等）管理，根据管理特点不同需要区分几个数据表存储和管理。
（十二）电子档案处置。
按照处置表，到期档案应进行处置鉴定，处置包括移交、续存、销毁。
1.移交要求：●电子档案及其相关元数据一同移交●分类方案、保管期限与处置表等与电子档案一并移交●移交工作信息写入电子档案的元数据●移交活动记录在审计跟踪日志2.续存要求●修改电子档案应保管年限●将电子档案已保管年限改为0●续存工作信息写入电子档案的元数据●续存活动记录在审计跟踪日志3.销毁要求●处置鉴定决定销毁后，需要开展销毁审批流程●销毁工作信息写入电子档案的元数据●销毁活动记录在审计跟踪日志●销毁电子档案应保留相应的元数据和审计日志五、系统管理功能（一）身份认证身份认证是进行用户鉴别的重要途径，保证系统不被非授权用户使用或修改，同时保证系统不被授权用户恶意操作。
对用户身份的认证，可分为三个级别：（1）用户名和密码；（2）指纹识别、数字证书等用户个体特征；（3）主机地址审查等位置信息。
系统可通过提供校验码方式提高身份认证的安全性。
支持管理员为失败的登录尝试设置安全参数或限制。
系统应将身份认证结果（包括成功的和不成功的）写入审计跟踪日志。
（二）权限管理系统要有一套完整统一的安全访问机制，对用户的权限与电子档案实体访问进行强制访问控制级别安全管理。
用户权限分配应依据“最小权限”的原则。
尽量不给用户赋予过量的权限，管理员日常应用应使用一般权限用户。
系统应限定只有系统管理员具有定义和维护权限管理的权限，或者由授权用户控制特定功能的权限分配。
如有可能，可以把管理员的授权功能单独做成一个应用。
系统支持定义用户角色，并针对不同角色赋予不同的权限。
允许角色下的所有用户自动继承该角色的访问权限，并且一个用户允许拥有多个角色，所拥有权限也对应进行叠加。
（三）审计跟踪审计跟踪是对ERMS重要行为的记录，用于显示系统的事务处理信息，确保系统所有行为能够被识别和跟踪，是系统安全管理的重要内容，也是电子档案可信存储的重要依据。
系统所有自动、手动实施的操作都应被记入审计跟踪日志中，以证明这些行为是否遵循规定。
由于审计跟踪会产生大量的信息，因而在具体实施中管理员可以限定一些必须审计的对象或行为。
（四）电子签名电子档案涉及管理权转移的操作，原则上均应对相关电子档案进行电子签名。
用于签名的证书应能够通过合法的第三方验证机构验证。
系统应能够对电子签名的有效性进行验证，如果发现无效结果应向指定用户或者管理人员提交报告。
系统支持设置对应的电子签名元数据。
一般应包括：签名规则、签名时间、签名人、签名结果、证书、证书引证、签名算法标识等元数据。
系统在保存电子档案的同时，保存与其有关的电子签名结果、验证签名的数字证书和签名服务提供商等其他认证细节。
