文件和资料控制程序

德信诚培训网文件和资料控制程序龟形图过程识别：过程 区分顾客导向过程管理过程支持过程过程关联图使用什么方式？ （材料/设备/装置） 资料室、档案柜、电脑、打印机、 纸张 资料员由谁进行？ （能力/技能/知识/培训）输入 要求是什么？ 待管理的文件 文件控制过程 过程名称输出 （要交付的是什么？） 文件、文件和资料登记 帐 、更改单、借阅登记 台账 、发放记录表；资 料销毁登记表如何做？ （方法/程序/技术） 文件和资料控制程序使用的关键准则是什么？ （测量/评估） 外来文件评审及时率更多免费资料下载请进：好好学习社区德信诚培训网文件和资料控制程序1 目的 确保公司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，使 公司所有与质量管理体系有关的文件、图样与技术资料的流通、应用、处理等得 到有效控制， 以控制与本质量管理体系要求有关的所有文件与资料，使所有持有 文件、 图样与技术资料的相关部门、 生产场所能及时获得有效的最新版本的文件、 图样与技术资料。

2 范围 本程序适用于本公司质量管理体系所涉及到的有关产品和原/辅材料的采 购、制造（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等） 、检验和试验及校 准、仓储、包装到交付各层段作业的所有文件、图样与技术资料和顾客、供应商 提供的相关文件、图样与技术资料及与国际/国家政府、安全和环保法规有关的 相关外部文件与资料的控制。

3 引用文件 QP-4.2-02 QP-7.1-01 4 术语和定义 体系管理文件：一层文件、二层文件、三层文件和四层文件为操作说明书、 检验标准/检验规程、操作标准/操作规程等。

一层文件：质量手册； 二层文件：程序文件； 三层文件：作业指导书（包括：操作说明书、检验标准/检验规程、操作标 准/操作规程、在过程中所需使用的工艺文件、工序卡片、图样与技术资料等） ； 技术文件： 指本公司内部编制的工程规范、 工程标准、 工作规范、 作业标准、 检查基准、图样、包装标准、工艺技术文件/顾客提供的图样、工程规范、工程 标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准、电脑数据软 盘/软件、样品等和/或本公司与供应商签订的协议等。

1.目的对与质量体系有关的文件及资料的编制、审核、批准、接收、分发、更改、处理的控制，确保各相关场所使用有效版本的文件，并从分发和使用场所及时收回失效的文件以防误用。

2.范围适用于本公司质量体系有关的文件(一、二、三、四级文件)和资料（包括外来文件）的控制（不包括技术文件）。

3.职责3.1 质量部负责文件的审核、编号、发放、更改、废止及保存的管理;确保各部门使用的文件都得到审核与核准；确保各部门目前使用的文件均为最新版的文件；确保所有过期失效文件都及时销毁。

3.2 总经理负责批准一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）及各部门特殊之三级文件。

3.3管理者代表负责审核一、二级文件以及批准各部门之三级文件，各部门技术性文件以及图纸的管理由设计部、制造中心负责人根据《技术文件和资料控制程序》批准发布。

3.4各职能部门是文件和资料控制的配合实施部门，负责各自工作范围内的专用文件和资料收集、编制、使用和保管本部门的文件和资料。

4.名词解释4.1质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。

4.2 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法，描述程序的文件称为程序文件。

4.3作业指导书：为求产品制造标准化，制定其内容作为制造(管理)之依据，定名为作业标准或作业规范，以作为工作人员作业时之依据。

4.4表单：用于记录生产、管理、服务等方面工作的资料格式。

4.5 受控文件：已纳入公司文件系统并盖有“受控文件”红色印章的文件为受控文件。

4.6非受控文件：质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。

分发以及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。

4.7 外来文件：取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图片、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。

1.0目的:确保质量体系所使用之文件及资料处理迅速、正确发行，使应用程序得以控制，确保各相关部门能及时获得有效之最新版本文件。

2.0范围:适用于质量管理体系有关之质量手册、程序文件、作业标准、质量记录、其它相关文件及有关外来文件之控制。

3.0定义：文件类别区分：3.1质量手册：对质量体系全面的概略的描述。

3.2程序文件: 具体、详细地说明各项质量活动（如文件控制、内部审核、管理评审等）进行的方法、步骤的管理文件。

3.3作业标准：指导各项具体作业的作业指导书，工艺操作规程、检验规程、技术图纸等技术文件及其他制度、规定等。

3.4质量记录:生产记录、校验记录、检验记录（报告）、运行保养记录等。

3.5外来文件:客户提供之图样、标准，以及本公司程序文件或作业标准所依据并引用之有关国家或行业标准。

4.0 职责:4.1人事行政部文件管理人员负责文件之编号、分发、回收、销毁等综合管理。

4.2各单位负责相关文件之撰写、会审、使用和保管及增修申请。

5.0程序细则:5.1文件编号:5.1.1编号原则：各类文件顺序号：从01起依序编列文件类别代号：详见5.1.2公司代号5.1.2文件代号：5.1.2.1.质量手册：015.1.2.2.程序文件：025.1.2.3.作业标准：035.1.2.4.记录表单：04，(各种表单编号、版次及保存期限由文控统一确定）5.1.2.5外来文件:Ｗ-□□□序号，从001开始5.2版本/版次:5.2.1第一次制订之原版以A/0表示,A版第一次修订以A/1表示,第二次修订以 A/2表示，依此类推。

5.2.2为避免版次修订次数太多,影响文件之真实内容,凡版次经5次修订后, 原制订单位应变更版本,发行第B版、C版……5.3文件制订、修订、废止作业:5.3.1文件之制订作业：5.3.1.1制定部门指定专人完成提案后视需要召集相关单位会审,无异议后，送人事行政部文件管理人员依文件编号规则予以编号印刷,并依4.3之规定送相关主管审批发行。

文件与资料控制程序心得文件与资料控制程序心得一、前言在现代企业中，文件与资料的管理是非常重要的一项工作。

良好的文件与资料控制程序可以有效地提高企业的生产效率和管理水平，减少不必要的损失和浪费。

本文将从以下几个方面对文件与资料控制程序进行探讨。

二、文件与资料控制程序的定义文件与资料控制程序是指为了确保企业内部各种文件和资料能够被及时、正确地处理和使用而采取的一系列管理活动。

三、文件与资料控制程序的重要性1. 提高工作效率：良好的文件与资料控制程序可以帮助员工及时获取所需信息，从而提高工作效率。

2. 降低成本：通过合理安排存储空间和建立合适的档案系统，可以避免因为过多或过少储存空间而造成不必要的成本支出。

3. 保护机密信息：合理使用密码保护等技术手段可以有效地保护机密信息不被泄露。

4. 遵守法律法规：良好的文件与资料控制程序可以确保企业在遵守相关法律法规方面不出现问题。

四、建立文件与资料控制程序的步骤1. 制定文件与资料控制政策：企业应该根据自身情况制定适合自己的文件与资料控制政策，明确管理目标和管理要求。

2. 设立档案室：档案室是文件与资料控制程序的重要组成部分，应该根据实际需要设立合适大小的档案室。

3. 建立档案系统：建立合适的档案系统可以帮助员工快速准确地找到所需文件和资料。

4. 建立安全保障机制：采取密码保护、备份等技术手段可以有效地保护机密信息不被泄露或丢失。

5. 建立使用规范：建立使用规范可以规范员工对于文件和资料的使用，避免不必要的损失和浪费。

五、文件与资料控制程序的实施1. 文件分类归档：按照一定标准将各种文件进行分类，并且在归档时进行编号、标识等操作，以便于后续查找和管理。

2. 文件检索服务：提供针对各类文献资源的检索服务，让用户能够快速获取所需信息。

3. 文件传输服务：为用户提供文件传输服务，让用户能够在不同的终端设备上进行文件传输和使用。

4. 文件备份服务：对于重要的机密信息，需要进行定期的备份操作，以便于防止信息丢失或泄露。

文件和资料控制程序1 目的对本公司质量管理体系文件和资料的形成、发放、保存进行有效控制，明确管理职责，确保体系运行过程中所使用文件的正确性、统一性和有效性。

2 范围适用于本公司质量管理体系中所有的内/外部文件和资料，包括系统文件、技术文件、表单记录、相关资料的管理和控制。

本程序规定的文件类型不包括公司制定的行政管理类文件（如规章制度、管理规定等），但这些文件可以参考本程序的要求进行管理和控制。

3 职责3.1技术科：对公司内所有受控文件发放、回收、销毁及原稿保存等事项负总责；3.2质检科：对公司内所有表单记录的收集、分类归档、销毁和保存等事项负总责；3.3各部门：负责各部门内部相关文件的编制、使用和管理，详见表1。

4 定义4.1 按管理方式按文件管理方式，可分为“受控文件”和“非受控文件”。

4.1.1受控文件：文件的编制、发放使用、修改、作废等都受到控制的文件，文件的持有者会随时收到该文件的更改信息。

受控文件应有名称、版本号、修改状态、受控标志等。

如：手册、程序文件、管理办法、制度、法规、标准、规范、作业指导书、图纸、流程图、工艺加工卡等。

4.1.2非受控文件：文件发放后不控制其使用、修改、作废、处置的文件，文件的持有者不会收到该文件的更改信息, 非受控文件应有名称、编号等标志。

如：一般的计划、通知、日常记录表单（╳╳登记表、╳╳记录表等）、清单、宣传资料等。

4.2 按类型(内容或来源)按类型可分为“外来文件”、“系统文件”、“技术文件”、“表单记录”、“资料”等，见下表1。

表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理系统文件 方针、目标 总经理 高层管理 总经理质检科质检科 手册文件 质检科 高层管理 总经理程序文件 责任部门责任部门负责人总经理相关文件 责任部门责任部门负责人总经理技术文件 产品设计文件 技术科技术/质量负责人总经理技术科技术科 产品工艺文件 技术科技术/质量负责人总经理作业指导书 技术科生产/质量负责人总经理产品规范 技术科 技术负责人 总经理检验标准、规范 技术科生产/质量负责人总经理品质标准文件 质检科（采用）质检科负责人 / / 技术科表1 文件和资料类型与职责部门文件类别 制定、变更、废止审核 批准发行编号标准化归档管理外来文件 客户提供设计文件技术科（采用）技术科负责人 / 供应商提供资料 供应科（采用）供应科负责人 / 法律/法规资料劳资财务科（采用）劳资财务科负责人/相关记录表单 责任部门 责任部门负责人/质检科质检科资料 责任部门 责任部门负责人/责任部门4.2.1外来文件：指取自外部的法规、规范或标准等，被本公司需要用来在质量管理体系运行中引用的文件。

文件和资料控制程序1.目的对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用的文件均为有效版本。

2.适用范围适用于质量体系有关的文件和资料的控制，包括公司文件资料和部门文件资料的控制活动。

3.职责3.1质量手册和程序文件由总经理组织有关部门进行编写；3.2质量体系的支持性文件（规范）由相关部门编制，部门经理审核，总经理批准。

3.3质量记录模版和技术文件由各职能部门组织编制，各部门经理审核、批准。

3.4办公室负责质量体系文件发放、更改、回收和管理。

3.5办公室负责除顾客提供的技术文件之外的外来文件的收集、保存和借阅。

3.6各职能部门负责顾客提供的技术文件的管理，负责本部门质量记录和技术文件的发放、更改、回收和管理。

4.工作程序4.1受控文件的分类4.1.1本公司受控文件包括：（1）质量体系文件：质量手册、程序文件、规范和其它质量文件；（2）技术文件：项目实施过程中产生的技术性文件；（3）外来技术文件：项目实施过程中所依据的资料。

4.1.2办公室负责质量体系文件的管理；各职能部门负责技术文件的管理；受控质量体系文件必须由办公室在其封面或首页加盖“受控”印章；其他受控文件用【受控文件清单】的形式进行控制。

4.1.3受控文件的编号受控文件的编号参见《文件编号规则》。

4.2文件的编写4.2.1质量手册、程序文件由总经理组织本公司各部门编写；质量体系的支持性文件（规范）由相关部门编写。

4.2.2各职能部门负责组织编写本公司产品所使用的技术文件。

4.3文件的审批4.3.1质量手册由总经理审核、批准；程序文件及支持性文件（规范）由相关部门编制，部门经理审核（如文件编制人为部门经理，则由管理者代表审核），总经理批准。

4.3.2技术文件拟定者对技术文件的准确性、可靠性、安全性、完整性、经济性等方面负责。

4.3.3技术文件由各职能部门经理审核批准并对技术文件的正确性、技术要求的合理性、完整性、齐套性、协调性、形式格式以及贯彻标准法定计量单位使用的正确性等负责；并对技术文件完整性、齐套性、协调性以及形式格式负责。

外来文件和资料控制程序一、目的为了确保公司能够有效地识别、获取、登记、分发、使用、保存和处置与公司业务相关的外来文件和资料，保证其适用性、有效性和完整性，特制定本控制程序。

二、适用范围本程序适用于公司所有部门和场所，包括但不限于办公室、车间、仓库、实验室等，涉及的外来文件和资料包括法律法规、标准规范、客户提供的文件和资料、供应商提供的文件和资料等。

三、职责分工1、综合管理部门负责制定和修订外来文件和资料控制程序，并监督其执行情况。

负责收集、识别和登记国家和地方发布的法律法规、政策文件等外来文件。

负责与相关部门沟通协调，确保外来文件的及时更新和有效传递。

2、技术部门负责收集、识别和登记与产品技术、工艺、质量等相关的标准规范、技术文件等外来文件。

负责对技术类外来文件的适用性进行评估和审核，确保其符合公司的技术要求和生产实际。

3、市场营销部门负责收集、识别和登记客户提供的订单、合同、技术要求、图纸等外来文件和资料。

负责与客户沟通协调，确保客户提供的文件和资料的完整性和准确性，并及时传递给相关部门。

4、采购部门负责收集、识别和登记供应商提供的产品说明书、质量证明文件、检验报告等外来文件和资料。

负责与供应商沟通协调，确保供应商提供的文件和资料的真实性和有效性，并及时传递给相关部门。

5、其他部门负责收集、识别和登记与本部门工作相关的外来文件和资料，并按照规定的程序进行处理和传递。

四、外来文件和资料的分类1、法律法规类国家和地方颁布的与公司业务相关的法律、法规、条例、规章等。

2、标准规范类国际标准、国家标准、行业标准、地方标准等。

与产品技术、工艺、质量、安全、环保等相关的规范、规程、指南等。

3、客户提供类客户订单、合同、技术要求、图纸、样品等。

4、供应商提供类供应商产品说明书、质量证明文件、检验报告、资质证书等。

5、其他类行业协会发布的通知、公告、调研报告等。

专业机构发布的技术报告、研究成果等。

五、外来文件和资料的获取1、各部门应通过以下途径获取外来文件和资料：政府部门网站、行业协会网站、标准发布机构网站等官方渠道。

文件与资料控制程序编号：ZB-QESP-011、目的对管理体系所要求的文件予以控制，确保在使用处可获得适用文件的有关版本，防止使用失效或作废的文件。

2、适用范围适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关文件的控制。

3、职责3.1人力行政部为本程序主管部门，负责公司行政文件管理、管理手册、程序文件修改、发放的管理控制。

负责归档文件的管理。

3.2工程部负责技术文件，包括适用标准规范的管理。

3.3工程部负责环境和职业健康安全相关文件，包括适用法律法规和其他要求的管理3.4 各部门负责相关文件的编制、及本部门使用文件的保管。

4、内容与要求4.1文件的分类（1）按文件类别分：见《管理手册》3.3.3；（2）按文件来源分：内部文件、外来文件；（3）按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。

4.2文件编号4.2.1文件的编码（1）管理手册的编号ZB-QESM-1XX-XXXXXXXXXXXXXXX有限公司的缩写QESM—质量环境职业健康安全管理手册的英文缩写；1.0—版本号，1.0版。

（2）程序文件的编号例：ZB-ZB-QESP-02ZB-ZB-QESP-02—第二个程序文件；1.0—版本号，1.0版。

（3）三层次文件（国家/行业/地方标准延用原有编号）：ZB-WI—XXWI—三层次文件名称中的关键词的拼音缩写。

XX－按顺序编号4.3 文件编制和审批（1）《管理手册》由管理者代表组织有关部门或人员编制并审核，总经理批准；（2）作业指导性文件，由各职能部门组织编制，部门负责人审核，管理者代表批准；（3）行政管理性文件，由各职能部门按管理职责编制，主管领导和人力行政部负责人审核，总经理批准。

4.4 文件发放及控制（1）管理体系文件（手册、程序文件），由人力行政部发放。

发放时标注分发号、受控状态；（2）作业指导文件、各部门编制的专业管理性文件由各部门发放，发放时标注分发号、受控状态；行政管理文件由人力行政部发放；（3）文件发放部门填写“文件发放记录”。