房地产档案管理的问题及对策
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房地产档案管理 的问题及对策
张淼
（ 长春 市房产档案馆
吉林 长春
１０ ０ ） ３ ０ ０
——丽
爵 ■莪
一 艮 ＿ 迅猛 房产档案的存储数量也在不断增加 ， 大的档案库和 庞
日的管理模 式已不 能适应档 案等对 策。 【 关键词 】房 地 产 档 案 管 理 【 中图分类号 】Ｇ ７ ［ ２１ 文献标 识码 】Ａ ［ 文章编号】１０ —５ ４ （０ ） １ ９ ３９ ２ １ ０ ０ ２—０ ６ —０ ０９ ２
一
房 地 产 档 案 管 理 是 房 地 局 等 房 屋 管 理 部 门 对 房 地 产 的 建 设 、使 用 、管 理 等 工 作 中形 成 的具 有 保 存 价 值 的文 字 、 图 表 、声 像 等 不 同 形 式 的 历 史 记 录 。是 一 个城 市 的 房 地 产 管 理 部 门 的平 时 工作 的 总 结 和 真 实 的写 照 。房 地 产 档 案 的 特 点 是 专 业 性 、动 态 性 和广 泛 性 ，是 房 地 产 管 理 部 门在 平 时 的工 作 中直接形 成 的，具 有校对 存 档利用 价值 的用 图表 、文 字 、 数据保存 的档案材料 。现在 ，这种档案材料 已经成为城市 规 划 、小 区建 设、财产 清查、查找房屋 、解 决纠纷 、化解争议 的 重 要 法 律 依 据 。房 地产 档 案 是 房 地 产 管理 部 门 形 成 的一 种 专 业 档 案 。 合 理 地 利 用 房 屋 档 案 才 能 更 高 的 发 挥 他 们 的 作 用 ，不要 重保 护 ，而疏 忽于利 用 ，避免 造成 资源 浪 费。 因 此 ，如 何 正 确 认 识这 个 问 题 ， 如 何 加 强 和 规 范 档 案 的 管 理 制 度 ，对 房 地 产 档 案 的 作 用 与 发 展 具有 很 重 要 的 意义 。 随 着 社 会 的 不 断 发 展 和 进 步 ，房 地 产 档 案 的 规 范 和 管 理 制 度 也 有 所 不 同 ， 因此 ， 对 档 案 管 理 人 员 的 素质 和 专 业 性 的 要 求 也 各 不 相 同 。 由 于对 房 地 产 档 案 的认 识 上 的 不 同 ，造 成 了在 房 地 产 档 案 管 理 的 工 作 中 ，存 在 着 很 多 问题 。 １房 地 产 档 案 是 各个 时 代 的 工 作 人 员 收 集 总 结 的 ，因 此 ． 房 地 产 档 案 里 的 内容 和 质 量 各 不 相 同 。 随着 社 会 的 不 断 发 展 和 进 步 ，人 们 对 于 房 地 产 档 案 的 认 识 也 有 了变 化 。 由于 各 个 时 期 的 档 案 管 理 人 员 的素 质 和 专 业 水 平 各 不 相 同 ，对 于 房 地 产 档 案 里 错 误 的 、有 问题 的 、 不 完 全 的 材 料 部 能及 时 发 现 和 校 正 ， 还 有 对 于 一 些 不 规 范 的 文 字 或 图 片 没 有 把 好 关 ， 一 同 放 进 房 地 产 档 案 中 ，妨 碍 了 以 后 的 查 阅 和 利 用 ， 也有 可 能 因 此给 利用 资料 的人 造 成 很 大 的麻 烦 甚 至 是 巨大 的损 失 。 ２ 关 于 房 地 产 档 案 的抗 风 险 能 力 有 待 于 加 强 。房 地 产 档 ． 案 是 一 个 城 市 非 常 宝 贵 的文 件 材 料 ， 因 此 加 强 房 地 产 档 案 的 抗 风 险 能 力 是 有 必 要 的 。 由于 档 案 管 理 员 的 认 识 和 观 念 的 问 题 ， 使得 房 地 产 档 案 的抗 风 险 能 力 很低 。虽 然 在 房 地 产 档 案 的保 存 过 程 中 加 强 了火 灾 、水 灾 、 虫 灾 等 管 理 措 施 ，但 是 一 旦遇 上地 震 、 洪 水 等 自然 因素 的不 可抗 力 时 ，房 地 产 档 案 的 抗 风 险 能 力 差 的 事 实 就 自然 而 然 地 会 显 露 出 来 。一 旦 灾 事 来 临 ，将 带 来 巨大 的 损 失 。 ３ 房 地 产 档 案 的 形 式 单 一 。房 地 产 档 案 的 内容 除 了文 字 ． 就 是 图表 ，很 少会 有 照 片 、录 音 、 重要 数据 的 底 版 和 其 他 影 像 资 料 。不 能满 足 人 们 更 大 的 需 求 。而 在 房 地 产 档 案 中有 相 关 特 殊 载 体 的 ，对 于 档 案 的 保 存 就 更 加 重要 了， 因 为 这 些 特 殊 的载 体 易损 坏 ， 而 且 成 本 要 比纸 张 高 得 多 。 因 此 ，特 殊 的 档 案 载 体 要 有 特 殊 的 人 员 管 理 ，还 要 有 特 定 的 管 理 制 度 。但 是 在 这 方 面 有 管理 经验 的 人 员 甚 少 ，所 以我 们 要 大 量 培 养 这 样 的 人 才 ， 以便 于 顺应 今 后 的 房 地产 档案 的 数 字 化 发 展 。 ４ 对 于房 地产 档 案 中 的 不 合 格 材 料 要 及 时 纠 正 或 删 除 。 ． 《 市 房 地 产 权 属 档 案 管 理 办 法 》 中规 定 ： “ 地 产 权 属 档 城 房 案管理机构应 当按照档 案管理的规定对 归档 的各种房地产权
属档 案材料进行验 收，不符合要求 的，不予归档 。”但事 实 上 ， 由 于 档 案 管 理 工 作 的 最 后 一 个 环 节 就 是 资 料 的 整 理 归 档 ， 当 档 案 里 的材 料 进 行 归 档 的时 候 ，所 有 的 审 批 过 程 都 已 经 完 毕 ， 手 续 和 证 件 的 发 放 也 已经 分 发 出 去 。即 便 档 案 管 理 人 员 在 归 档 时 发 现 了有 的 档 案 不 合 格 或 有 材 料 有 错 误 ，不 准 确 或 不 规 范 之 处 ，退 还 给 当 初 的登 记 人 员 或 具 体 的收 集 人 员 要 求 其 更 正 也 是 非 常 困 难 的 。 另 外 ，房 地 产 档 案 中 的各 种 资 料和 资料 之间都是有联 系的，数据和信 息都有着关联性 ，是 环 扣一环的 ，如果有 某一个地方 出现错误 ，紧接着与其相 联 系 的 各 个 环 节 都 会 发 生 错 误 ，要 更 正 或 想 要 查 找 其 源 头 是 非 常 困难 的，就 算找 到 了再将 这些 材料 退还 到具 体分 管 的 管 理 员手 中 ， 由经 办 人 员 按 规 定 程 序 作 相 应 更 改 ，其 程 序 繁 琐 ，工 作 量 大 ，具 体 操 作 起 来 也 很 困难 。 随着 房 地 产 业 的迅 猛 发 展 ，房 产 档 案 的 存 储 数 量 也 在 不 断 增 加 ， 房 产 档 案 的利 用 率 和 存 储 量 也 在 大 幅提 高 ， 以往 的 以人 工 处 理 为 主 的 房 产 档 案 管 理 方 式 随 之 出现 工 作 效 率 低 、 错 误 量 大 、信 息 共 享 困难 、 时 间 和 空 间利 用 效 果 差 等 问题 。 庞 大 的档 案库 和 旧 的管 理 模 式 已不 能 适 应 当 前档 案 管 理 工 作 发展 的需 要，所 以为更好地 管理房产档案 ，应 该建立完善 的 房产档案数字化管理规 范。 １建 立 房 产 档 案 数 字 化 必 须 统 筹 规 划 。房 产 档 案 数 字 化 ． 给 工 作 带 来 的 方 便 、快 捷 显 而 易 见 ，为 了方 便 检 索 ， 提 高 馆 藏 的 利 用 率 。 第 一 ，档 案 馆 应 该 投 入 人 力 、物 力 、 财 力 ， 努 力 加 强 档 案 数 字 化 建 设 ，房 产 局 应 将 计 算 机 技 术 运 用 到 档 案 管 理 之 中 ，使 其 能 基 本 完 成 产 权 登 记 、 抵 押 查 封 登 记 、 档 案 查询与缮证工作。 ２ 可 以通 过 与 电脑 公 司合 作 ， 开 发 出一 个 包 括 房 产 档 案 ． 管 理 在 内 的产 权 产 籍 管 理 信 息 系 统 。 在 运 行 中不 断进 行 修 改 完 善 ，使 其 能 够 容 纳 包 括 产 权 档 案接 受 、 抵 押 档 案 接 受 、 档 案整 理 、 档 案 入库 及 统 计 报 表 等 工 作 流 程 。 ３ 为 了适 用 这 个 管 理 信 息 系 统 ， 要 对 档 案 管 理 人 员进 行 ． 业 务培训 ，培训 内容包括库房纸质档 案的整合和规范 ，制 定 完善 和科学 的档案 入库 、保管方法和 制度，使管理规 范化和 条理化 。 ４ 从 建 立 集 成 信 息 管 理 系 统 入 手 ， 实 行 联 网 办 公 。从 登 ． 记 、 收件 、 审 批 、缮 证 、 归 档 ，建 立 一 套 符 合 房 屋 产 权 管 理
张淼
（ 长春 市房产档案馆
吉林 长春
１０ ０ ） ３ ０ ０
——丽
爵 ■莪
一 艮 ＿ 迅猛 房产档案的存储数量也在不断增加 ， 大的档案库和 庞
日的管理模 式已不 能适应档 案等对 策。 【 关键词 】房 地 产 档 案 管 理 【 中图分类号 】Ｇ ７ ［ ２１ 文献标 识码 】Ａ ［ 文章编号】１０ —５ ４ （０ ） １ ９ ３９ ２ １ ０ ０ ２—０ ６ —０ ０９ ２
一
房 地 产 档 案 管 理 是 房 地 局 等 房 屋 管 理 部 门 对 房 地 产 的 建 设 、使 用 、管 理 等 工 作 中形 成 的具 有 保 存 价 值 的文 字 、 图 表 、声 像 等 不 同 形 式 的 历 史 记 录 。是 一 个城 市 的 房 地 产 管 理 部 门 的平 时 工作 的 总 结 和 真 实 的写 照 。房 地 产 档 案 的 特 点 是 专 业 性 、动 态 性 和广 泛 性 ，是 房 地 产 管 理 部 门在 平 时 的工 作 中直接形 成 的，具 有校对 存 档利用 价值 的用 图表 、文 字 、 数据保存 的档案材料 。现在 ，这种档案材料 已经成为城市 规 划 、小 区建 设、财产 清查、查找房屋 、解 决纠纷 、化解争议 的 重 要 法 律 依 据 。房 地产 档 案 是 房 地 产 管理 部 门 形 成 的一 种 专 业 档 案 。 合 理 地 利 用 房 屋 档 案 才 能 更 高 的 发 挥 他 们 的 作 用 ，不要 重保 护 ，而疏 忽于利 用 ，避免 造成 资源 浪 费。 因 此 ，如 何 正 确 认 识这 个 问 题 ， 如 何 加 强 和 规 范 档 案 的 管 理 制 度 ，对 房 地 产 档 案 的 作 用 与 发 展 具有 很 重 要 的 意义 。 随 着 社 会 的 不 断 发 展 和 进 步 ，房 地 产 档 案 的 规 范 和 管 理 制 度 也 有 所 不 同 ， 因此 ， 对 档 案 管 理 人 员 的 素质 和 专 业 性 的 要 求 也 各 不 相 同 。 由 于对 房 地 产 档 案 的认 识 上 的 不 同 ，造 成 了在 房 地 产 档 案 管 理 的 工 作 中 ，存 在 着 很 多 问题 。 １房 地 产 档 案 是 各个 时 代 的 工 作 人 员 收 集 总 结 的 ，因 此 ． 房 地 产 档 案 里 的 内容 和 质 量 各 不 相 同 。 随着 社 会 的 不 断 发 展 和 进 步 ，人 们 对 于 房 地 产 档 案 的 认 识 也 有 了变 化 。 由于 各 个 时 期 的 档 案 管 理 人 员 的素 质 和 专 业 水 平 各 不 相 同 ，对 于 房 地 产 档 案 里 错 误 的 、有 问题 的 、 不 完 全 的 材 料 部 能及 时 发 现 和 校 正 ， 还 有 对 于 一 些 不 规 范 的 文 字 或 图 片 没 有 把 好 关 ， 一 同 放 进 房 地 产 档 案 中 ，妨 碍 了 以 后 的 查 阅 和 利 用 ， 也有 可 能 因 此给 利用 资料 的人 造 成 很 大 的麻 烦 甚 至 是 巨大 的损 失 。 ２ 关 于 房 地 产 档 案 的抗 风 险 能 力 有 待 于 加 强 。房 地 产 档 ． 案 是 一 个 城 市 非 常 宝 贵 的文 件 材 料 ， 因 此 加 强 房 地 产 档 案 的 抗 风 险 能 力 是 有 必 要 的 。 由于 档 案 管 理 员 的 认 识 和 观 念 的 问 题 ， 使得 房 地 产 档 案 的抗 风 险 能 力 很低 。虽 然 在 房 地 产 档 案 的保 存 过 程 中 加 强 了火 灾 、水 灾 、 虫 灾 等 管 理 措 施 ，但 是 一 旦遇 上地 震 、 洪 水 等 自然 因素 的不 可抗 力 时 ，房 地 产 档 案 的 抗 风 险 能 力 差 的 事 实 就 自然 而 然 地 会 显 露 出 来 。一 旦 灾 事 来 临 ，将 带 来 巨大 的 损 失 。 ３ 房 地 产 档 案 的 形 式 单 一 。房 地 产 档 案 的 内容 除 了文 字 ． 就 是 图表 ，很 少会 有 照 片 、录 音 、 重要 数据 的 底 版 和 其 他 影 像 资 料 。不 能满 足 人 们 更 大 的 需 求 。而 在 房 地 产 档 案 中有 相 关 特 殊 载 体 的 ，对 于 档 案 的 保 存 就 更 加 重要 了， 因 为 这 些 特 殊 的载 体 易损 坏 ， 而 且 成 本 要 比纸 张 高 得 多 。 因 此 ，特 殊 的 档 案 载 体 要 有 特 殊 的 人 员 管 理 ，还 要 有 特 定 的 管 理 制 度 。但 是 在 这 方 面 有 管理 经验 的 人 员 甚 少 ，所 以我 们 要 大 量 培 养 这 样 的 人 才 ， 以便 于 顺应 今 后 的 房 地产 档案 的 数 字 化 发 展 。 ４ 对 于房 地产 档 案 中 的 不 合 格 材 料 要 及 时 纠 正 或 删 除 。 ． 《 市 房 地 产 权 属 档 案 管 理 办 法 》 中规 定 ： “ 地 产 权 属 档 城 房 案管理机构应 当按照档 案管理的规定对 归档 的各种房地产权
属档 案材料进行验 收，不符合要求 的，不予归档 。”但事 实 上 ， 由 于 档 案 管 理 工 作 的 最 后 一 个 环 节 就 是 资 料 的 整 理 归 档 ， 当 档 案 里 的材 料 进 行 归 档 的时 候 ，所 有 的 审 批 过 程 都 已 经 完 毕 ， 手 续 和 证 件 的 发 放 也 已经 分 发 出 去 。即 便 档 案 管 理 人 员 在 归 档 时 发 现 了有 的 档 案 不 合 格 或 有 材 料 有 错 误 ，不 准 确 或 不 规 范 之 处 ，退 还 给 当 初 的登 记 人 员 或 具 体 的收 集 人 员 要 求 其 更 正 也 是 非 常 困 难 的 。 另 外 ，房 地 产 档 案 中 的各 种 资 料和 资料 之间都是有联 系的，数据和信 息都有着关联性 ，是 环 扣一环的 ，如果有 某一个地方 出现错误 ，紧接着与其相 联 系 的 各 个 环 节 都 会 发 生 错 误 ，要 更 正 或 想 要 查 找 其 源 头 是 非 常 困难 的，就 算找 到 了再将 这些 材料 退还 到具 体分 管 的 管 理 员手 中 ， 由经 办 人 员 按 规 定 程 序 作 相 应 更 改 ，其 程 序 繁 琐 ，工 作 量 大 ，具 体 操 作 起 来 也 很 困难 。 随着 房 地 产 业 的迅 猛 发 展 ，房 产 档 案 的 存 储 数 量 也 在 不 断 增 加 ， 房 产 档 案 的利 用 率 和 存 储 量 也 在 大 幅提 高 ， 以往 的 以人 工 处 理 为 主 的 房 产 档 案 管 理 方 式 随 之 出现 工 作 效 率 低 、 错 误 量 大 、信 息 共 享 困难 、 时 间 和 空 间利 用 效 果 差 等 问题 。 庞 大 的档 案库 和 旧 的管 理 模 式 已不 能 适 应 当 前档 案 管 理 工 作 发展 的需 要，所 以为更好地 管理房产档案 ，应 该建立完善 的 房产档案数字化管理规 范。 １建 立 房 产 档 案 数 字 化 必 须 统 筹 规 划 。房 产 档 案 数 字 化 ． 给 工 作 带 来 的 方 便 、快 捷 显 而 易 见 ，为 了方 便 检 索 ， 提 高 馆 藏 的 利 用 率 。 第 一 ，档 案 馆 应 该 投 入 人 力 、物 力 、 财 力 ， 努 力 加 强 档 案 数 字 化 建 设 ，房 产 局 应 将 计 算 机 技 术 运 用 到 档 案 管 理 之 中 ，使 其 能 基 本 完 成 产 权 登 记 、 抵 押 查 封 登 记 、 档 案 查询与缮证工作。 ２ 可 以通 过 与 电脑 公 司合 作 ， 开 发 出一 个 包 括 房 产 档 案 ． 管 理 在 内 的产 权 产 籍 管 理 信 息 系 统 。 在 运 行 中不 断进 行 修 改 完 善 ，使 其 能 够 容 纳 包 括 产 权 档 案接 受 、 抵 押 档 案 接 受 、 档 案整 理 、 档 案 入库 及 统 计 报 表 等 工 作 流 程 。 ３ 为 了适 用 这 个 管 理 信 息 系 统 ， 要 对 档 案 管 理 人 员进 行 ． 业 务培训 ，培训 内容包括库房纸质档 案的整合和规范 ，制 定 完善 和科学 的档案 入库 、保管方法和 制度，使管理规 范化和 条理化 。 ４ 从 建 立 集 成 信 息 管 理 系 统 入 手 ， 实 行 联 网 办 公 。从 登 ． 记 、 收件 、 审 批 、缮 证 、 归 档 ，建 立 一 套 符 合 房 屋 产 权 管 理
