印鉴管理制度
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JLL/ZY-XZRZ-01印鉴、证照、介绍信管理制度
第一章总则
第一条为规范公司印鉴、证照、介绍信的使用管理,特制定本制度。
第二条公司印鉴、证照、介绍信由行政人资部统一管理,财务章、法人章、公章和合同章由经董事会、股东会授权指定专人保管,其他证照和介绍信由行政人资部档案人员保管。
第三条本制度所指印鉴是在公司发行或管理文件、凭证、方书等与公司权利义务有关的文件上,因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印鉴。
第二章制定与改刻、废止
第四条公司印鉴的制定、改刻与废止均由公司总经理办公会议决定。
第五条公司印鉴如遇到遗失、损毁的情况时,各管理者应迅速向公司主管副总经理递交说明原因的报告。
第六条公司有关印鉴经研究决定废止并更换的,由主管副总经理将废止印章保存三年后,在征询原使用者的意见后再行处理。
第三章登记
第七条公司全部印鉴及签字样本要在行政人资部档案室进行登记,并应将每个印鉴登入印鉴登记台帐内,并将此台帐永久保存。
第八条印鉴在公司以外登记或申报时,应由需用印人将印章名称、申报时间以及用印相关信息以《用印审批单》形式汇报到主管副总经理处,主管副总经理签字同意后,由需用印人会同行政人资部人前往办理。
第四章用印手续
第十条使用公司或领导用印时应先填写《用印审批单》,写明申请事项。
经公司总经理审批后方可用印,印鉴负责人应把《用印审批单》留档并登记《印鉴使用登记表》。
第十一条使用公司各部门印鉴时,也应先填写《用印审批单》,经部门经理审批后方可使用,部门印鉴保管人员负责留档并登记。
第十二条印鉴管理和使用人必须严格审查用印范围和《用印审批单》上批准人的签字。
第十三条常规用印或需要再次用印的文件,如事先与印鉴保管人取得联系或有文字证明可省去填写申请单的手续。
此时,印鉴保管人应将文件名称及制发文件人姓名记入《印鉴使用登记表》,并完备经办签字手续
第五章照证管理
第十四条公司各种照证统一由行政人资部保存、管理、使用。
其中法人代码、营业执照副本、地税登记证由财务部门保管并按本制度规定进行管理。
第十五条行政人资部应留存公司各种证照复印件,因业务需要使用复印件的应由行政人资部主任批准,使用原件须书报总经理审批,保管人应建立《证照使用记录》。
第六章介绍信管理
第十六条凡用公司介绍信时,应由需用印人员向行政人资部负责人说明情况,由秘书主管视情况向行政人资部经理或总经理汇报同意后予以开具《介绍信》。
第十七条保管人员应将《介绍信存根》留档,由用信部门的部门经理或主管副总经理在签发人处签字。
第十八条开具公司介绍信时,应在存根中注明该部门名称、事由,并由使用人签字。
第七章其它
第十九条印鉴、证照、介绍信保管人,每半年将归档的各类申请审批单据和登记文件归档到档案室,留档期不得低于五年。