印鉴使用管理办法
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河北庚安矿业有限公司
印章使用与管理办法
为规范公司印章管理与使用,防止有损公司利益事情的发生,特制定该办法。
一、公章、合同专用章、业务专用章由综合办公室专人负责保管,财务专用章、发票专用章、财务收讫章、法人章由财务部专人负责保管。
印鉴保管人必须妥善保管印鉴,发现异常或丢失,应保护现场、报告董事长或总经理、查明原因、及时处理。
二、使用印章一律由用章人填写《印章使用审批表》,报董事长签批后,由印章保管人员根据《印章使用审批表》中获批文件名称盖章,并将《印章使用审批表》存档备查。
各部室或所属煤矿非正式公文(红头文件)材料用章,用章人填写《印章使用审批表》,报总经理签批。
财务部涉及银行、税务业务盖章,直接由总会计师批准。
三、印章原则上不许带出公司,确因工作需要将印章带出使用的,一律由用章人填写《借用印章审批表》,报董事长签批后方可带出使用,印章保管人员负责与用章人交接,在《借用印章审批表》中详细注明印章借用与归还时间,并将《印章使用审批表》存档备查。
财务部涉及银行、税务业务外借,直接由总会计师批准。
四、法人章的使用原则上由法定代表人签字,或经授权后由指定人员签字。
五、以公司名义发文加盖印章时,印章保管人员依据逐级签发的
发文稿纸盖章,并将发文稿纸原件存档备查。
六、合同、协议等由部门负责人、分管副总经理、总经理逐级审核后,报董事长签批,印章保管人员依据董事长签字盖章。
七、需要加盖印章的介绍信、证明,必须填写《印章使用审批表》,经董事长签字方可开出。
不允许开具空白介绍信、证明;如因特殊情况确需开具时,必须经董事长签字方可开出。
持空白介绍信外出工作回来必须向董事长汇报其介绍信的用途并留复印件,未使用的必须交回。
需重新加盖印章的介绍信、证明或其他公文,印章保管人员需将原件如数收回后方可盖章。
八、任何员工必须严格依照规定程序使用印章,违反本规定擅自使用,给公司造成损失的,由公司视情节对违纪者予以行政处分,影响恶劣、造成严重后果的,将依法移送司法机关处理。
九、本办法自董事会批准之日起执行,由公司授权综合办公室负责解释。