浅谈文书立卷归档
【摘要】：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种具有保存价值的文书，都需要按照其形成过程中的
相互联系和规律进行立卷归档。本文将对文书立卷归档做简要的分
析。
【关键词】：文书；立卷；归档
对于已经办毕的文件，需确认其价值、数量、状况，进行分门别类，最终决定其归宿。这个过程，就是文书的立卷与归档。文书立卷的含义就是对已办理完毕、并且具有保存价值的文书，按其形成过程中的相互联系和规律组成案卷。[1]
一、文书立卷的意义
文书立卷有很重大的意义，第一，有利于今后的查考和利用。文书立卷要对文书进行系统地收集整理，有规律地排列与组合，并且编制详细的检索目录，这就为今后的查考和利用提供了方便。第二，有利于文书的安全完整。立卷过程中，在收集齐全的基础上，按一定的方法，将一份一份文件组成案卷，加上封皮装订成册，这就保证了文书的系统性和完整性，又不易在查考利用中磨损和丢失，维护了文书的安全。第三，为档案管理奠定基础。立卷前的文书与立卷归档后的档案，是相互联系的。
因此，文书立卷直接关系到档案的管理。高质量的文书立卷，能为档案管理打下坚实的基础，是档案充分发挥历史凭证的作用，为将来的工作提供服务。
二、文书立卷的对象和范围
文书立卷的对象是指已经办理完毕、并且具有保存价值的文书。具体有以下几个方面：
第一，涉及本单位时间较长的规范性和行政指挥性文书，从发文机关来说，在文书发出后，就算办理完毕，便可将定稿和存本归卷；从收文单位来说，经过传阅、传达，并制定了本单位实行的具体措施、办法后，就算办理完毕，可以把来文归档。
第二，不及办理或答复的文书，，经有关负责人阅批和传阅后，便算办理完毕，可以归卷。
第三，相互来往的文书，如请示与批复、问函与复函，对于请示或询问单位来说，收到上级或对方的批复或复函并采取措施贯彻落实之后，才算办理完毕；
对于批复或答复单位来说，在批复件或复函发出后，就算办理完毕，可以归卷。
第四，涉及面较广的综合性文书，往往又产生许多具体工作的文件。只要其中某一项具体工作结束，相应产生的具体文件就算办理完毕。第五，信访案件、工程建设等专门性文件，一般在所涉及的案件或工作完结后，才算办理完毕。[2]
文书立卷的范围包括：第一，上级来文中针对本机关或本机关应当贯彻执行以及参照处理的文件。第二，本机关活动中产生的反应本机关主要工作职能活动的基本情况，以及今后工作需要查考的文书，包括这些文书的定稿、讨论稿、修订稿。第三，下级机关报送的有关方针政策性、请示性的，或反应下级机关重要活动及重要情况的文书。第四，平行机关与本机关业务有关方针政策性、请示性的，或反应下级机关重要活动及重要情况的文书。
文书立卷中，要反对两种倾向：一是该归不归，即文件材料残缺不齐，不能全面系统地反映机关活动的工作面貌；二是“有问必档”，即把没有保存价值的文书，如一般的参考资料、重复的文件等，也立卷归档，造成无效劳动，浪费人力、物力和财力。
三、文书立卷的要求
文书立卷，第一，必须要遵循文书形成的规律，保持文书之间的历史联系，反映一定社会组织活动的真实面貌。每个社会组织在其公务活动中产生的文件，不是孤立的，它是这一社会组织本身工作活动历史的记录。文件与文件之间的自然联系，反映了特定的社会组织活动内在的联系，同时也体现了特定的社会组织之间的工作联系。只有把一个社会组织在一定时期内产生的全部文件和收到的全部文件收集起来，在此基础上，根据文件自然形成的规律和文件之间的联系进行立卷，才能真实全面的反映这一社会组织工作活动的历史面貌以及它与其他社会组织的历史联系，才能为今后的查考利用提供完整的、系统的历史凭据和历史资料。
第二，正确鉴定文书的价值和保管期限。每一份具体的文书，反映社会组织工作活动面貌的作用是不同的。作用不同，其价值也不同。因此，文书立卷，要在收集齐全的基础上，先鉴定每份文书有无保存价值。对没有保存价值的文书，应予以剔除。然后对具有保存价值的文书，区别其保存价值的大小，同时确定其保存期限。确定文书保存价值和保存期限的原则是（1）凡是反映本组织主要职能和基本历史面貌，并且需要长远利用的文书，应当确定为永久保存。(2)凡是反映本组织主要职能活动和基本历史面貌，并且需要在相当长时期内查考利用的文书，应当确定为长期保存（16年至50年）。（3）凡是反映本组织一般职能活动和基本历史面貌，需要在短期内查考利用的文书，应当确定为短期保存（不超过15年）。[3]
第三，便于保管和利用。便于保管和利用，既是文书立卷的目的，也是文书立卷的要求。为此，应当做到：（1）采用适当的技术，按一定的要求，对立成的案卷进行加固，防止文书散落和直接磨损。（2）编制详细的目录，以便于查找。（3）限定卷内文书的数量，不至于太厚或太薄，一本案卷的厚度一般不超过200张。卷内文书太少时，可与其他性质相似、性质相同的文书综合立卷。其中，文
书立卷最根本的要求是保持文书的历史联系。当其他要求与此发生矛盾时，应当服从于这一根本要求。
四、文书立卷的方法
文书立卷的方法就是把需要立卷的文书，按照他们相互间的某些共同特征组合成案卷，这些特征通常称为“立卷特征”。大致有以下几种：
第一，按作者特征立卷，即将由同一作者（法定组织或代表）制发的文书组成案卷。按作者特征立卷，便于反映同一作者的活动和文件的来源、行文关系、文件的重要程度。一般用于对上级来问和本机关制发的文书进行立卷。
第二，按问题特征立卷，即将反映同一问题的文书组合成案卷。按问题特征立卷，能反映对某一方面或某一具体问题的处理情况。立卷时，应尽可能将问题确定得具体些，以便于今后的查找。但如果某一方面问题的文件不多时，可以与同类性质的问题合并立卷。会议文件不能按问题分开立卷。属于同一问题的文书，如果保存价值相差悬殊的话，应分开立卷。
第三，按名称特征立卷，即将同一文件名称的文书组成案卷。由于不同文件具有不同的适用范围和功能，因此，按名称特征立卷，能反映机关活动的不同方式，也便于区分文书的不同保存价值，有些文书名称虽相同，但反映问题的性质和功能不同，或保存价值不同，不宜按此法立卷。
第四，按时间特征立卷，即将内容针对同一时间或同一时间内形成的文书组成案卷。按时间特征立卷可以反映一个机关或单位在不同时期的工作特点。
第五，按地区特征立卷，即将来自同一地区或内容针对同一地区的文书组成案卷。按地区特征立卷便于反映一个地区的工作情况，或对一个地区问题的处理情况，一般适用于对下级报送的文书的立卷，采用地区特征立卷，不应与作者特征相混淆。
第六，按通讯者特征立卷，即将本单位与外单位就某一个或某几个问题的相互往来文书组成案卷。
第七，按人物特征立卷，即将围绕同一人物产生的文书组成案卷，通常适用于人事档案。第八，按会议名称或类型立卷，即将围绕同一会议上产生的文书组成一个案卷，适用于会议文书的立卷。
五、立卷归档的步骤
第一，编制案卷类目。案卷类目是在年初根据本单位文书形成的规律，对一年内可能产生和收到的文书，按立卷的要求和方法，预先编制的立卷方案。编制案卷类目是做好平时文书归卷工作的前提，也是文书立卷的重要基础。案卷类目
由类和条款组成。
第二，平时归卷。平时归卷是指平时将已经处理完毕的文书，有计划地收集，并依据案卷类目准确归卷。这样做，既有利于平时查阅文书，又可以及时发现文书收集中的问题，采取措施，加以解决。对具备立卷条件的文书，还可以提前立卷，以尽量减轻集中立卷时的工作压力。平时归卷的具体要求有以下几点：（1）准备好文书归卷的容具，如卷夹、卷盒、文件柜等，将拟好的条款名称和编号填入标签，粘贴于卷夹、卷盒和文件柜的正面，竖放的卷夹、卷盒还要在卷脊处贴上标签，以便文书“对号入座”。（2）根据文书立卷归档的范围，做好平时的收集工作，做到收集一份，归卷一份。（3）对已归卷的文书，要定期进行检查。发现归卷不正确的，要及时纠正；年初确定的案卷类和条款如与当年实际产生和收到的文书不相符合的，要及时调整、修改、补充。（4）对相关的工作已经全部结束并已收集齐全的文书，可以提前立卷。
第三，组合案卷。（1）调整案卷。经过平时归卷和整理的文书，在正式立卷之前，还要进行案卷调整。调整的任务是检查同一条款内的文书是否已经收集齐全，是否有多余或重复的文书，文书之间是否保持了内在的联系，文书组合是否体现了立卷的特征，保存价值是否一致，数量是否适当。（2）排列次序。案卷调整后，要根据文书之间的联系，确定卷内每份文书的先后次序。其方法有：时间排列法，重要程度排列法，问题—时间排列法，地区—作者排列法，作者—时间排列法，通讯者—时间排列法，问题—作者—时间或作者—问题—时间排列法，姓氏笔画排列法等方法来排列案卷次序。（3）拟写案卷标题。案卷标题是对卷内文书特征的概括，其作用是帮助档案利用者查找具体的文件，并为档案的整理编目、登记及编制档案检索工作提供依据，要求内容概括、确切，文字精练、准确，结构同一、完整。结构一般应当由作者+问题+名称三部分构成，还有其他的写法。案卷标题拟好以后，另纸书写，同案卷别在一起，待案卷装订后正式填写在案卷封面上。
第四，编目定卷。（1）编页号。（2）填写卷内目录。其项目包括：顺序号，问文号，责任者，题名，日期，页号，备注。（3）填写备考表。备考表用来注明卷内文书的缺损、修改、补充、移出、销毁等有关情况，并有立卷人填写，注明填写日期并签字。如无情况可填，则可放一张空白备考表，以供档案部门日后记述案卷情况。（4）案卷装订。永久和长期保存的案卷，一般需要装订。有些经常需要复制或实行计算机检索的案卷，可以不装订。装订前，应先清除文书上的金属物；对未留装订线或装订线以外有图文的，以及纸张过小的文书，要用白纸加边缘托裱；对尺寸过大的纸张，要折叠整齐；对破损的纸张要修裱。装订前，要在左侧装订线上打三个孔眼，孔间距离为7厘米，用线绳装订，结头打在背面。（5）填写案卷封面的卷脊。封面项目包括全宗名称，类目名称，案卷题名，时间，保管期限，件、页数，归档号，档号。卷脊项目包括全宗名称，目录号，年度，起止卷号。[4]
第五，案卷归档。凡属立卷范围的文书，立卷后一律移交档案部门保管。归档时间一般在次年的上半年。移交时应编制案卷目录，其项目包括：顺序号，案卷标题，起止日期，页数，保管期限，备注。案卷目录最后应附有案卷移交备考表，写明移交案卷总数和移交时间，在交接时又移交人和接收人双方签字。案卷目录要一式三份，一份经双方签字后留立卷部门存查，另两份由档案部门保存。
参考文献：
[1]向国敏.《现代秘书实务》[G]北京：首都经济贸易大学出版社，2008年：94页。
[2]向国敏.《现代秘书实务》[G]北京：首都经济贸易大学出版社，2008年：95页。
[3]向国敏.《现代秘书实务》[G]北京：首都经济贸易大学出版社，2008年：96页。
[4]周耀林，张煜明，任汉中.《文书学教程》[G]武汉：武汉大学出版社，2009年：189页。
文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 (三)归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条信访工作材料。 第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 (四)平时归卷 第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 第一章总则 第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。 第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。 第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。 本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。 第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责 第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。 第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法
人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。 第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。 项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。 第七条各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。 第三章公路建设项目文件材料的收集 第八条公路建设项目文件材料具体收集范围按照交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发…2010?65号）中附件2《公路工程项目文件归档范围》的规定执行。 已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档；在与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件归档提
第三章档案管理制度 一、文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法(试行)》的要求制定本制度。 一、归档范围:校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间:随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求: 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式;要注明保管期限;并逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录。 档案保管制度 一、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整与安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。
三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 一、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。 二、校安档案工作人员必须编制《案卷目录》著录或专题文件卡片等检索工具，为提供利用做好准备。 三、凡利用者都应办理利用手续，严格遵守保密制度。在规定地点查阅，未经同意不准带出，不准随意翻阅无关文件精神，不准拆散卷本或抽页，不准剪下。不得污损及在文件圈点、划线、添字、去字和删改、违者依法查处理。 四、档案材料一般不得借出，特殊情况确需借出者，应报请分管领导批准，办理借阅手续，限期归还。 五、查阅档案资料时，不得擅自摘抄、复制。如工作需要者，要将摘抄的材料校对无误，加盖印章，方可有效。对摘录、复制的档案资料，必须妥善保管，不得泄密，并有责任利用效果及时告知档案部门。
公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 交办发（2010）382 交通运输厅 第一章总则 第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。 第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。 第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。 本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。 第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同
时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。 第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。 第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。 项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。 第七条各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。
人民检察院诉讼档案管理办法 （2016年9月14日最高人民检察院 第十二届检察委员会第五十四次会议通过） 第一章总则 第一条为了加强人民检察院诉讼档案（以下简称“诉讼档案”）科学规范管理，根据《中华人民共和国刑事诉讼法》《中华人民共和国民事诉讼法》《中华人民共和国行政诉讼法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等有关规定，制定本办法。 第二条诉讼档案是指各级人民检察院在依法办理案件过程中形成的具有保存价值的各种形式和载体的诉讼文书材料。 第三条诉讼档案实行集中统一管理。任何单位和个人不得据为己有或者拒绝归档。 第四条诉讼档案工作实行统一领导，分级管理。最高人民检察院负责组织领导，地方各级人民检察院接受上级人民检察院和同级地方档案行政管理部门监督指导。 －1－
第二章管理机构与职责 第五条各级人民检察院应当成立档案工作领导小组，设立档案工作机构统一管理诉讼档案，并根据实际需要配备专职档案工作人员。 第六条各级人民检察院应当配备具有档案专业知识和法律知识的人员从事诉讼档案管理工作。省、自治区、直辖市人民检察院应当根据工作需要配备信息化技术人员。 各级人民检察院应当保持档案队伍相对稳定，加强业务培训，提高人员素质。档案工作人员离岗时，应当做好交接手续。 第七条各级人民检察院档案部门（以下简称“档案部门”）管理诉讼档案的主要职责是： (一）贯彻执行国家有关档案管理的法律、法规、技术规范和人民检察院诉讼档案管理相关规定； （二）制定和完善诉讼档案各项规章制度； （三）监督指导各部门诉讼档案的收集、整理； （四）开展诉讼档案保管与鉴定、开发与提供利用； （五）开展诉讼档案统计与研究工作； （六）负责诉讼档案信息化管理工作。 上级人民检察院档案部门负责对下级人民检察院诉讼档案工作进行指导、监督与检查。 －2－
文书立卷归档管理办法 总则 为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和学校管理等各项中工作的作用。根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》（原国家教委第6 条令）的 有关规定，结合我校档案工作的具体情况，制定本办法。 学校档案工作是维护学校历史真实面貌的重要工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。 凡是我校在党政管理、教学、科研和其它各项工作活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的文件材料，均属学校档案。学校档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 二、立卷单位 学校所属各职能部门、办公室（党政合署）、组织部、宣传部、工会、团委、纪检、人事处、保卫科、学生处、教务处（各系部）、成教处、中专部、培训处、学校、职研所、科研生产处、图书馆、卫生科、设备科、财务科、后勤管理处、基建、现代教育技术中心均属立卷单位。 学校各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工 作，并确定一名兼职档案人员具体承办，协同学校档案室认真做好档案的收集、整理、归档工作。 三、立卷要求
1、各门类档案立卷的原则是：遵循文件材料的形成规律，保持文件材料的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 2、卷内文件材料必须准确反映教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料质地优良，利于长期保存。 3、管理内容的卷内文件按问题、时间或重要程序排列，并注意密不可分的材料排列顺序；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前，附件在后；结论性材料在前，依据性材料在后，其它文件材料按时间顺序排列。 4、立卷应根据文件材料的多少而定，同一问题、内容的文件多时，可组成一至若干卷，每卷不超过150 页；文件少时，可立薄卷。 卷内文件材料的编号：装订的案卷无论单面或双面，只要有文字，均应依次在右下角编页号（用铅笔）；不装订的案卷不编页号。 每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加〔〕。对没有责任者（作者）、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要议题，组卷时要去掉卷内文件材料上的金属物（钉书钉），对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料以及与本卷文件材料不可在分割的照片、小字条等要进行加边、修桐嚥孵迹稍模糊的要复制与原放在-起。5、填写卷内文件目录 顺序号？以卷内文件排列先吊顺序来填写的序号。 文号：文件制发机关的发文字叧。
（档案管理）档案立卷归档 制度
档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法（试行）》的要求制定本制度。 壹、归档范围：校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、和校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间：随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求： 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式；要注明保管期限；且逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照壹定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，且编制案卷目录。
档案保管制度 壹、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整和安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。 三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，且作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 壹、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各
文书档案立卷归档制度 档案管理制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责： 1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 (三)归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
一是千万不要把材料搞丢，哪怕一个小纸片，问明白法官再做。 二是复写材料如发票、传真等要有复印件，有的还要有手写件，防止年久失真。三是千万不要把副卷材料订到正卷中去，比如合议庭材料，还有上访材料有的在副卷，要订到正卷，让当事人看到，可能就有人下台了啊。 民事案件案卷的整理与归档 档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一项重要内容。档案内容整理，主要包括对档案文件的内容的鉴别，对档案内容的确定。档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。 档案整理工作的原则： 1．整理档案必须保持文件之间有机的历史联系； 2．整理档案应当充分利用原有的整理基础； 3．整理后的档案必须便于保管和利用。 应对案卷整理与归档工作高度重视，注意积累。做到对庭审形成的材料调整定卷，即在平时积累的基础上，详细检查每一文件材料，进行适当的调整，并且最后确定组合案卷。 卷内文件排列和编号。卷内文件排列是指将每个案卷内的文件用一定的规律和顺序进行系统化排列，保持文件之间的有机联系和条理性，使每一份文件在案卷内都有一个固定的位置。卷内文件在系统排列以后，应给卷内文件编页号，以固定它们的排列顺序，这样就便于统计和保护文件。 拟写案卷标题，也称案卷题名，是对卷内全部文件内容的总概括。它是案卷封面上最重要的项目，也是以后编制档案工作的主要依据。 编目成卷工作，是指在组合案卷的基础上，对卷内文件进行编目、装订，以及案卷的排列、编号等一系列工作。这些工作的完成标志着整个立卷工作的基本完成。 案卷的编目，是指在卷内文件排列编号的基础上，填写卷内文件目录，备考表和案卷封皮等工作。它是进行手工检索的基本条件，也是实现档案计算机检索与储存的基础性工作。案卷的装订，是为了固定文件之间的排列顺序，保护文件不受损坏和散失，便于保管和利用。 案卷装订的要求是：整齐、牢固，不影响阅读。案卷排列与编号，是指案卷经过编目装订以后，将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号，以固定其顺序，使卷与卷之间保持一定的联系，系统地反映机关的工作话动。 审判业务部门，将处理完毕的文件整理立卷，根据归档的要求填写案卷目录、编制各种检索工具，并按照归档制度将案卷目录、检索工具同所有案卷定期移交给人民法院档案室集中保存，就是归档。文书案卷的归档，既能保证本机关的档案完整，便于查找利用，又可为党、国家和社会积累档案财富。至此，标志着整个案卷整理归档工作的完结，文书材料从现行处理阶段转入档案管理阶段。 一、人民法院案卷整理与归档 人民法院的诉讼文书，是国家的重要专业文书之一，它所形成的档案，是人民法院审判活动的真实记录，反映了人民法院贯彻执行党和国家的路线、方针、政策、法律、法令的情况和人民法院的基本职能，又是人民法院进行审判活动的依据和必要条件。各级人民法院必须严格按照诉讼文书立卷的要求，做好立卷归档工作。 （一）立卷 人民法院在收案以后，承办书记员应即开始收集有关本案的各种诉讼文书材料，着手立卷工作。在案件办结以后，要认真检查全案的文书材料是否收集齐全，发现法律手续不完备的，应及时补齐或补救，去掉与本案无关的材料，再行排列整理。
文书档案立卷归档制度 第一条、为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条、归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），办结后及时交档案人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第四条、凡本公司所印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。 第五条、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 第六条、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动，在返回公司后，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，如有贻误罚款50-500元。 第七条、以下材料属于公司文书立卷档案材料： 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 2、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 3、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 4、本公司的请示与上级机关的批复。 5、本公司反映主要职能活动的报告、总结。
6、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 7、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 8、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 9、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 10、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第八条、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交公司档案室文书归卷。 第九条、档案室管理人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。 第十条、案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 第十一条、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 第十二条、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，原文与传真应合一立卷；绝密文传单独立卷，少数普通传真如果与绝密文传有密切联系，也可随同绝密文传立卷。 第十三条、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
文书档案立卷归档 制度概述 文书档案立卷归档制度 （一）总则 第一条根据邮电部＜邮电文书立卷归档办法＞为加强本公司文书立卷工作, 特制定本制度。 第二条归档的档材料必须按年度立卷, 本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的档材料, 都要按照本制度的规定, 分
别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办档的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案後及时交专（兼）职文书人员归 档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚, 不得擅自带走或销毁。 （二）文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理档材料制度。各部门均应指定专 （兼） 职文书人员, 负责管理本部门的档材料, 并保持相对稳定。人员变 动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份列印的正件与附件、批复请示、转发档含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门叁与办理, 在工作活动中形成的档材料, 由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1. 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、叁加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时, 必须将会议的主要档资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可後财务部门才给予核报差旅费。 2. 本公司召开会议, 由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等
向档案室办理归档手续, 档案室签字认可後财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专（兼）职文书的职责: 1. 了解本部门的工作业务, 掌握本部门档材料的归档范围, 收集管理本部门的档材料。 2. 认真执行平时归档制度, 对本部门承办的档材料及时收集归卷, 每年的三月份前应将归档档材料归档完毕, 并向档案室办好交接签收手续。 3. 承办人员借用档材料时, 应积极地提供利用, 做好服务工作, 并办理临时借用档材料登记手续。 （三）归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料, 包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计画等档材料。 第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条本公司的各种工作计画、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条信访工作材料。 第壹拾伍条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第壹拾
文书档案立卷归档 制度
文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作, 特制定本制度。 第二条归档的档材料必须按年度立卷, 本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的档材料, 都要按照本制度的规定, 分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办档的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案後及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚, 不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理档材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员, 负责管理本部门的档材料, 并保持相对稳定。人员变
动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复请示、转发档含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门叁与办理, 在工作活动中形成的档材料, 由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、叁加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时, 必须将会议的主要档资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可後财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议, 由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续, 档案室签字认可後财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责: 1.了解本部门的工作业务, 掌握本部门档材料的归档范围, 收集管理本部门的档材料。 2.认真执行平时归档制度, 对本部门承办的档材料及时收集归卷, 每年的三月份前应将归档档材料归档完毕, 并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用档材料时, 应积极地提供利用, 做好服务工作, 并办理临时借用档材料登记手续。
蕉岭县环境保护局各类档案 立卷归档制度 为了加强我局档案的综合管理、完整系统地收集和保存日常管理和工作中形成的文书、基建、仪器设备、会计、专业档案等各种形式和载体的档案文件材料，特制定本制度。 一、归档范围 凡是本局在各种活动中形成的，反映我局环保工作和历史面貌的各种文字、图表、图纸、音像等不同形式和载体的，有查考利用价值的文件材料均应归档。 二、归档时间 1、文书档案，本局每年形成的办理完毕的党政工团的文件材料，由办公室兼职档案员收集齐全，于第二年三月底前交档案室统一立卷归档。 2、基建档案，在基建工程中建设文件材料的形成、积累、立卷归档由管理工程项目的部门承担指定兼职档案员或专人负责。在全部工程竣工验收后一个月归档。 3、仪器设备档案，档案人员参加5000元以上的设备仪器开箱验收工作。开箱后图纸资料由财会室立卷归档，5000元以下的设备仪器档案由使用部门管理。 4、会计档案，当年会计档案由会计部门于第二年上半年完成立卷工作，第三年六月份前移交档案室归档。 5、特殊载体档案，在音像制品、光盘形成后一个月内，交综合档案室统一立卷归档。实物档案于第二年三月份交档案室立卷归档。 6、已故人员档案，人事部门在干部、职工死亡后半年内，按规定整理，交档案室保存。 7、各部门专业档案由各部门兼职档案员于第二年三月底收集、整理、立卷归档立卷归档。 三、归档要求
（一）文书档案的归档要求 1、凡归档的文件材料都必须齐全完整。 2、凡是原来文件上有会生绣的金属物，归档时必须去掉，用不锈钢书订或细线将文件装订。 3、凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。 4、归档文件材料中，各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。文件处理单（表）与被处理文本合为一本。 5、同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；一般文件的请示与批复，批复在前请示在后。 6、不同年度的文件一般不得放在一起归档，跨年度的请示与批复，放在批复年度归档，没有复文的放在请示年归档，跨年度计划、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对年度归档，长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年。 （二）基建和设备仪器档案的归档要求 1、凡归档的文件材料，应收集齐全、完整、系统和准确。 2、文件材料应做到线条、字迹清楚，纸质优良、签署完备。去掉文件材料的金属物，以卷为单位，立卷归档。 3、图纸要按A4规格折叠，盖档案分类章，按顺序排列，填写立卷说明表。 4、每一项工程或仪器设备文件材料的排列都是先排文件材料，然后再排图纸。 (三)会计档案的归档要求 1、各种形式的会计档案要按综合档案室要求编目造册，向档案室清点移交。 2、各种形式会计档案要去掉金属品装订成册，整齐美观，每卷要求有封底封面，填写封面和卷脊使用炭素墨水或墨汁，用毛笔或钢笔填写工整、清晰。
文书档案立卷归档制度 （一）总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价隹的丈件材料，都娈按煦本制麼的规定，分别立卷II」档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准 抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 （二）文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理 本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含 被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归 卷」会议文件由会议主办部门收集U」卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人 员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财 务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手 续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专（兼）职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 （三）归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会仪简报、会讲记录等◎ 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 第十条木分才心，山H倉丈二仃黄押
十一文书档案立卷归档制度 （一）总则 第一条为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有储存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰，不得擅自带走或销毁。 （二）文件材料的收集治理 第四条坚持部门收集、治理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责治理本部门的文件材料，并保持相对稳固。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集治理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1．公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报旅费时，必须将会议的要紧文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报旅费。 2．本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。 第七条各部门专（兼）职文书的职责 1．了解本部门的工作业务，把握本部门文件材料的归档范畴，收集治理本部门的文件材料。 2．认真执行平常归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的3月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3．承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 （三）归档范畴 第八条重要的会议材料包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、打算等文件材料。 第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条本公司反映要紧职能活动的报告总结。 第十三条本公司的各种工作打算、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条信访工作材料。 第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
蒙文文书立卷和蒙文档案管理办法 内档（1985）4号 第一章总则 第一条为适应自治区社会主义现代化建设的需要，根据党和国家关于文书处理和档案工作条例、通则、办法的规定，结合我区实际情况和实践经验，特制定本办法。 第二条内蒙古自治区通行蒙汉两种文字。各经党政机关工作中产生大量蒙文文书，形成大量蒙文档案，这是我区档案的重要组成部分，做好蒙文文书立卷和蒙文档案的管理工作，对于执行《中华人民共和国宪法》和《民族区域自治法》，增强民族团结，加快自治区的社会主义现代化建设，维护自治区历史真实面貌，具有重要意义。 第三条各级机关对蒙文档案必须实行集中统一管理的基本原则。维护蒙文档案的完整与安全，积极提供利用，为社会主义现代化建设服务。 第二章蒙文文书立卷 第四条蒙文文书立卷的原则是：按照蒙文文书形成的规律和形式特点保持蒙文文件材料之间的历史联系，区分价值，便于保管和利用。 第五条立卷的方法是：依据立卷原则，灵活运用立卷特征。 根据蒙文文件的特点及其与相关汊文文件材料之间的联系程度； 一、蒙文文件材料（包括译文正本），能单独构成案卷者，应单独立卷； 二、在下列情况下可以与相互有密切联系的汉文文件材料一起立卷： 1、同一组织机构，同一年度、同一类别里蒙文文件材料太少不能单独立卷； 2、与相关汉文文件不能分开的，例如蒙文请示（问文），汉文批复（答复），或汉文 请示（问文），蒙文批复（答复）的； 3、理同一案件形成的蒙汉文记录； 4、一次会议形成的蒙汉文记录； 5、一项统计的蒙汉文报表和文字材料； 6、个或两个以上机关、单位关于同一问题或同一类问题的来往文书，包括合同、协 议，来往函件等。 7、他联系紧密，互不可分的蒙汉文文件材料。 三、有领导人重要批改意见、有科学、历史、艺术研究价值的以及其它有重要价值 的文件材料的译文底稿，立卷归档。一般性译文底稿，文书部门保管一定时间后，自行销毁。
文件材料立卷归档管理 规定修订版 IBMT standardization office【IBMT5AB-IBMT08-IBMT2C-ZZT18】
公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 交办发（2010）382 交通运输厅 第一章总则 第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 （DA/T28-2002）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。 第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。 第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。 本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。 第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。 第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收
集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。 第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。 项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。 第七条各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。 第三章公路建设项目文件材料的收集 第八条公路建设项目文件材料具体收集范围按照交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发〔2010〕65号）中附件2《公路工程项目文件归档范围》的规定执行。 已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档；在与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件归档提出明确要求；如无条件形成电子文件的，对利用率高的竣工文件，可采取图像扫描或缩微方式，进行档案复制。 第九条公路建设项目各阶段文件收集归档责任分工按照本办法附件1《公路建设项目文件材料收集归档单位》执行。