第二讲_账务处理系统初始化的主要操作步骤

在用友财务处理系统中，系统初次启用时，需要完成哪些最基本的初始化工作？请写出主要操作步骤。

在用友财务处理系统中，系统初次启用时，需要完成哪些最基本的初始化工作？请写出主要操作步骤。

用友集团财务操作流程设置（一）、基本信息：企业门户——设置——基本信息——（1）系统启用——（2）编码方案——（3）数据精度1、系统启用：本功能用于已安装系统（或模块）的启用，并记录启用日期和启用人。

要使用一个产品必须先启用这个产品。

【操作步骤】（1）打开【系统启用】菜单，列示所有产品；（2）选择要启用的系统，在方框内打勾，只有系统管理员和账套主管有系统启用权限；（3）在启用会计期间内输入启用的年、月数据；（4）用户按〖确认〗按钮后，保存此次的启用信息，并将当前操作员写入启用人。

2、编码方案：本功能主要用于设置有级次档案的分级方式和各级编码长度，可分级设置的内容有：科目编码、客户分类编码、部门编码、存货分类编码、地区分类编码、货位编码、供应商分类编码、收发类别编码和结算方式编码。

编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。

【操作说明】：修改编码方案点击要修改的编码方案中的级次和长度，可以直接按数字键定义级长。

但设置的编码方案级次不能超过最大级数；同时系统限制最大长度，只能在最大长度范围内，增加级数，改变级长。

置灰区域表示不可修改。

3、数据精度：由于各用户企业对数量、单价的核算精度要求不一致，为了适应各用户企业的不同需求，本系统提供了自定义数据精度的功能。

（主要适用于供应链用户）（二）、基础档案：本系统的主要内容就是设置基础档案、业务内容及会计科目。

(U821系统初始化设置)操作流程图：企业门户——设置——基础档案——（1）机构设置——（2）往来单位——（3）存货——（4）财务——（5）收付结算——（6）业务、对照表、其他1、机构设置——①部门档案——②职员档案2、往来单位——①客户分类——②客户档案——③供应商分类——④供应商档案客户与供应商区别：应收类的业务属客户，应付类的业务属供应商号3、存货——（适用于供应链用户）4、财务——①会计科目——②凭证类别——③外币设置——④项目目录5、收付结算——①结算方式——②付款条件——③开户银行6、业务、对照表、其他——（适用于供应链用户）总账主要功能：总账产品适用于各类企事业单位进行凭证管理、账簿处理、往来款管理、部门管理、项目核算和出纳管理等。

账务处理的基本步骤及操作方法一、系统初始化:确定记账方法、凭证分类、记账程序、会记期间、外币核算及记账汇率, 并设置会计科目, 登记期初余额等手工会计方式下叫建账电算化中叫系统初始化。

(一账套设置账套:保存账务资料的文件称为账套, 账套设置就是在系统为企业建立一套核算账套, 核算账套实际上是由相互关联的账务数据构成的一套数据库文件。

1建立新账套:系统登陆时:“用户名”选择管理员——单击“新建”系统登陆后:文件 /新建账套2建账向导:1账套名称:一般是指使用该账套的公司或单位名称,用以标识该账套所属的会计主体组织机构代码名称2所属行业:选择所属行业,系统以预设的会计科目和会计报表进行账务处理,输出证、账、表全套会计资料。

3记账本位币:指一个企业在进行会计核算时统一使用的记账货币4会计科目:会计科目级别是指会计科目可以分为多少级,即充许设置的底层科目级别或最明细的级别(科目级长是指每级科目的编码位数5会计期间:(1会计期间的界定方式(2会计年度开始日期(3账套启用期间(二会计科目设置1设置方式利用软件预置标准科目利用软件导入导出功能从其他账套导入科目手工录入科目2会计科目设置的内容1科目属性:指科目属于哪一类2现金科目:指明该科目是否现金或现金的等价物,主要为现流量表生成做准备3外币核算:指明该科目是否核算外币,若核算外币选择核算多种外币还是一种外币。

4数量核算:指明该科目所使用的计量单位、规格、型号、类型。

5辅助核算:指往来单位、部门、职员3操作方法:浏览、增加、修改、删除、打印、会计科目1浏览会计科目:资产 1、负债 2、权益 3、成本 4、损益 52增加会计科目(由上级至下逐级增加进行科目编码时要求按照所设定的各级科目长度来编制。

(1科目代码:是整个系统处理的核心内容(科目编码允许最多为 15个字符(2助记码:帮助记忆会计科目的编码(8个字符长(3科目名称:科目名称是该科目的文字标识(只需要命名本级科目名称 40个字符最长(4科目类别:科目类别用于对科目属性进行定义,按照会计科目的经济性质进行分类, 可以很方便地对科目进行管理。

会计账务处理系统操作流程概括
会计账务处理系统操作流程概括
由于账务处理系统要涉及整个会计核算系统中的记账、算账、报账过程，涉及会计业务处理中国家统一规定的凭证、账簿和报表格式，因此任何会计软件都必须符合现行会计制度的要求。

通常情况下，一个完整、通用的财务管理软件的账务处理系统是由系统初始化、日常处理、账簿管理、辅助核算、期末业务处理、会计数据的维护等功能模块组成的，因此小编认为账务处理系统的基本操作过程可概括如下：
①系统初始化。

包括设置和指定会计科目、设置凭证类别与结算方式、设置会计账簿、设置外汇汇率、自动转账定义和输入期初余额。

②日常处理。

包括填制凭证、修改和删除凭证、查询凭证、汇总审核、审核凭证和记账等业务和出纳管理。

③账簿管理。

包括总账查询与输出、明细账查询与输出、多栏账和日记账查询与输出。

系统提供了强大的综合查询和输出功能，可满足用户对凭证和账簿的查询和输出需要。

④辅助核算。

主要包括数量核算、项目核算、部门和个人往来核算、客户往来核算等。

⑤期末业务处理。

包括利用期末转账定义功能生成转账凭证和试算平衡、对账和结账。

⑥会计数据维护。

包括数据备份、数据恢复、删除往年数据和
远程数据传输等。

第二节账务处理系统初始设置企业在由手工会计系统向电算化会计系统转化的时候，为了保持不同会计期间会计数据的连续性，需要将手工会计下形成的会计数据输入到财务软件当中来，这个过程也就是初始化的过程。

账务处理系统的初始化包括系统参数的设置、会计科目设置、期初余额录入、外币及汇率设置、凭证类别、结算方式、编码档案、不同操作员数据权限及金额权限分配等内容。

除了系统参数、期初余额录入设置需要在总账系统内进行设置外，其他如会计科目设置、外币及汇率设置、凭证类别、结算方式、编码档案、数据权限设置、金额权限设置等内容既可以在总账系统内进行设置，也可以在“企业门户”的“基础信息”中进行设置。

一、总账系统启用用友ERP－U8财务软件包含多个子系统，在使用每一个子系统之前，都要首先启用该系统。

系统的启用既可以在新建账套时启用，也可以在企业门户中“基础信息/基本信息/系统启用”中启用。

示例3-1：启用北京宏远科技有限公司总账系统启用日期为2006年1月1日。

操作要点：以账套主管的身份注册进入企业门户，单击“基础信息”，选择“基本信息/系统启用”，进入“系统启用”界面。

在需要启用的总账系统前打“√”，系统弹出日历选择界面，选择2006年1月1日后单击〖确定〗按钮。

系统弹出提示信息：确实要启用当前系统吗？选择“是”，完成总账系统启用的操作。

如图3-3所示。

图3-3总账系统启用友情提示：1．如果企业在新建账套时就已经启用了总账系统，则可以略过此步操作。

但如果新建账套后需要对启用日期进行修改，则可以在企业门户中对系统启用的日期进行修改。

2．只有系统管理员（admin）和账套主管才有权限进行系统的启用。

系统管理员启用系统是指在新建账套时启用系统，账套主管启用系统是指在企业门户中启用系统。

3．已输入汇率后不能修改总账的启用日期；总账中已输入期初余额则不能修改总账系统的启用日期；第二年进入系统，不能修改总账的启用日期，系统自动沿用上一年会计期间的最后一天的次日为第二年总账的启用日期。

R9I账务处理系统操作流程一、新建帐套操作流程：新建数据库登陆数据库服务器进入新建数据库选项以系统管理员身份登录系统，系统管理员初始密码默认为1.然后进行初始化参数设置：初始化设置完成后以系统启用日期登录参数设置辅助类别设置单位信息科目模板设置新建单位帐套：【注意账套启用日期，账套属性，科目预设等信息的选择】账套新建完毕后返回单位信息菜单对账套进行初始化设置：选择启用子系统：这里主要设置该账套需要启用的系统模块，注意启用时间。

单击创建选项—设置帐套参数[编码方案/启用帐套模块]预设基础资料：自此新建帐操作套完成。

二、系统初始化：登陆帐务系统—选择帐套—选择业务日期—输入用户名/密码—确认[进入帐套]基础数据管理[会计科目/部门资料/项目资料/功能科目/经济科目/往来单位资料/现金流量/结算方式/银行资料/账户类型/账户信息等]三、日常业务操作流程：1、操作员管理（系统管理—操作员管理）2、期初余额装入（账务处理—初始数据—期初装入）3、凭证类别设置（基础数据—会计—凭证类型）4、编制凭证（账务处理—凭证管理—编制凭证）5、凭证处理（账务处理—凭证管理—凭证处理）[审核/签字/记帐]6、凭证汇总[查询/汇总]7、设置自动凭证（打开凭证—文件—保存到自动凭证）8、自动凭证调用（新单—编辑—自动凭证）保存为自动凭证：调用自动凭证：9、帐表查询及打印（账务处理—账表输出）[总帐余额表/科目总帐/科目明细帐/科目多栏帐/序时帐/日记帐/日报表]打印设置：选择套打：10、辅助核算（账务处理—账表输出—辅助核算）[辅助余额表/辅助总账/辅助明细账/辅助多栏账]四、期末处理：1、期末处理（财务处理—期末处理—期末处理向导—结账向导—准备结账—期末汇结—收入/支出结转—试算平衡—结帐—完成）结账向导：单位模块初始化”。

反结帐操作流程：反结帐操作流程：打开帮助——关于——按住Ctrl加鼠标单击帐务系统图标一下——关闭画面——打开功能组[期末处理——反结帐]——完成反记帐操作流程：打开帮助——关于——按住Ctrl加鼠标单击帐务系统图标一下——关闭画面——打开凭证处理[文件——反记帐]——完成反审核操作流程：直接进入凭证处理——打开任务组“文件”——反审核——完成五、账套备份与恢复：1、账套备份（后台数据管理工具[双击打开] —登陆数据库服务器—选择要备份的账套—备份与恢复—备份—选择备份路径—备份）2、账套恢复（后台数据管理工具[双击打开] —登陆数据库服务器—选择要恢复的账套—备份与恢复—恢复—选择要恢复的账套所在路径—恢复）。

账务处理的基本步骤及操作方法一、系统初始化：确定记账方法、凭证分类、记账程序、会记期间、外币核算及记账汇率，并设置会计科目，登记期初余额等手工会计方式下叫建账电算化中叫系统初始化。

（一）账套设置账套：保存账务资料的文件称为账套，账套设置就是在系统为企业建立一套核算账套，核算账套实际上是由相互关联的账务数据构成的一套数据库文件。

1建立新账套：系统登陆时：“用户名”选择管理员——单击“新建”系统登陆后：文件/新建账套2建账向导：1）账套名称：一般是指使用该账套的公司或单位名称，用以标识该账套所属的会计主体组织机构代码名称2）所属行业：选择所属行业，系统以预设的会计科目和会计报表进行账务处理，输出证、账、表全套会计资料。

3）记账本位币：指一个企业在进行会计核算时统一使用的记账货币4）会计科目：会计科目级别是指会计科目可以分为多少级，即充许设置的底层科目级别或最明细的级别（科目级长是指每级科目的编码位数）5）会计期间：（1）会计期间的界定方式（2）会计年度开始日期（3）账套启用期间（二）会计科目设置1设置方式利用软件预置标准科目利用软件导入导出功能从其他账套导入科目手工录入科目2会计科目设置的内容1）科目属性：指科目属于哪一类2）现金科目：指明该科目是否现金或现金的等价物，主要为现流量表生成做准备3）外币核算：指明该科目是否核算外币，若核算外币选择核算多种外币还是一种外币。

4）数量核算：指明该科目所使用的计量单位、规格、型号、类型。

5）辅助核算：指往来单位、部门、职员3操作方法：浏览、增加、修改、删除、打印、会计科目1）浏览会计科目：资产1、负债2、权益3、成本4、损益52）增加会计科目（由上级至下逐级增加）进行科目编码时要求按照所设定的各级科目长度来编制。

（1）科目代码：是整个系统处理的核心内容（科目编码允许最多为15个字符）（2）助记码：帮助记忆会计科目的编码（8个字符长）（3）科目名称：科目名称是该科目的文字标识（只需要命名本级科目名称40个字符最长）（4）科目类别：科目类别用于对科目属性进行定义，按照会计科目的经济性质进行分类，可以很方便地对科目进行管理。

4 账务初始化（1）设置总账启动模块总账→设置→选项，打开【选项对话框】；（2）录入基本科目期初余额。

总账→设置→期初余额，打开“期初余额录入”，根据所给资料，输入起初相应科目余额（注意，只要输入明细科目期初余额），如果科目为数量、外币核算，还应录入相应科目的数量及外币余额，如下图（3）对账并试算平衡第一、期初余额数全部录入完毕，在“期初余额录入”窗口中单击【试算】按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，单击【确认】按钮返回。

第二、在“期初余额录入”窗口中单击【对账】按钮，系统弹出“期初对账”窗口，如下图，单击【开始】按钮，如果没有错误，则系统给出对账成功信息，如果出现对账错误，系统会给出对账错误提示，且【显示对账错误】按钮将处于激活状态，单击【显示对账错误】按钮，可查看对账错误信息。

注：（1）如果期初余额不平衡，可以填制凭证，但不能记账。

（2）试算平衡是依据“资产=负债+所有者权益”原则进行平衡校验；而对账是由系统自动来检查总账和辅助账中的数据是否平等。

说明：在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。

若企业是在年初建账，或不反映启用日期以前的发生额，则期初余额就是年初数；若企业是年中建账，而又希望查询结果全面反映全年的业务情况，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚，作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中，系统将自动计算年初余额。

若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。

期初余额的录入分两部分：无辅助核算科目期初余额录入、有辅助核算科目期初余额录入。

（1）无辅助核算科目期初余额录入余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。

如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。

若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。

三、数据权限分配数据权限分配包括记录级权限分配和字段级权限分配两种。

用友ERP－U8财务软件中的权限管理分为功能级权限管理、数据级权限管理和金额级权限管理。

其中功能级权限管理在系统管理的“权限”中进行分配，而数据级权限管理及金额级权限管理既可以在企业门户的“基础信息/数据权限”中进行分配，也可以在总账系统中的“系统菜单/设置”中进行分配。

用友ERP－U8财务软件中权限管理的基本过程是：首先在系统管理中设置功能级权限、然后再在企业门户或总账系统中设置数据权限和金额级权限。

三种权限的关系可用说明：第一步，在系统管理“权限”中设置操作员何相红具有总账系统下“填制凭证”和“明细账查询”权限，也就是说明操作员何相红可以填制所有会计科目的凭证及查询所有明细会计科目的会计账簿资料；第二步，在数据权限设置中设定操作员何相红具有对“1001现金”科目下“100101人民币”和“100102美元户”明细科目的查询权限，也就是说明操作员何相红只可以查询“1001现金”科目下的两个明细账簿资料；第三步，在金额级权限设置中设定操作员何相红科目金额级别为800元，也就是说操作员何相红只能录入金额不超过800元的会计科目相关的单据。

数据级权限设置的作用是设置用户、用户所能操作的档案、单据的数据权限，用于控制后续业务处理允许编辑、查看的数据范围。

进行数据权限控制的前提是：在系统管理中已设置角色和用户，且已进行功能级权限分配。

（一）数据权限控制设置在进行数据权限分配之前，应确定针对哪些记录及哪些字段进行分配。

数据权限控制设置即设置在本账套中需要对哪些业务对象（包括记录及字段）进行数据权限控制。

示例3-3：设置北京宏远科技有限公司111账套需要控制的数据权限为软件内的所有记录级权限及所有字段级权限。

操作步骤：1.以账套主管的身份进入企业门户，单击“基础信息”，选择“数据权限/数据权限控制设置”，弹出“数据权限控制设置”界面.如图3-5所示。

四、期初余额录入为了保证新系统的数据能与原系统的数据相衔接，保持账簿数据的完整性，在应用总账进行日常业务处理之前，需要将一些基础数据输入到系统中。

首先将各账户的年初余额或启用月份的月初余额，以及年初到该月的累计发生额计算清楚，然后输入到总账系统中。

这个过程称为数据的初始化过程。

比如：如果总账系统的启用日期为2006年1月1日，则只需要将2006年年初的所有会计科目的期初余额录入到总账系统中；如果总账系统的启用日期为2006年9月1日，则需要将2006年年初的所有会计科目的期初余额以及2006年1-9月份所有会计科目的累计借方发生额和累计贷方发生额录入到总账系统中。

期初余额录入包括两个方面的内容：一是输入所有会计科目的年初余额或对年初余额进行调整（由上年度数据自动结转形成新年度年初数据时，可对年初数据进行调整）二是核对期初余额，并通过试算平衡来检验是否满足“所有会计科目的借方余额是否等于所有会计科目的贷方余额”以及“所有会计科目的借方发生额是否等于所有会计科目的贷方发生额”两个等式。

(一)录入期初余额期初余额录入界面有三种颜色显示的会计科目，分别为白色、深灰色和浅灰色，如图3-9所示。

白色显示的会计科目可直接输入金额；深灰色显示的科目为父级科目，其金额由所属的下级科目金额汇总而来，不可直接输入；浅灰色显示的科目为具有辅助核算的会计科目，其金额也不可直接输入，而需要进入相应的辅助核算输入界面才能录入金额。

有外币核算或数量核算的会计科目，需要同时输入外币金额或数量。

图3-9期初余额录入在录入期初余额时，发现会计科目的方向错误，需要进行修改时，可在期初余额录入界面，选中要修改余额方向的会计科目，如坏账准备科目，单击鼠标右键，在右键下拉菜单中选择“调整余额方向”即可，也可以单击上方〖方向〗按钮进行余额方向的调整，系统弹出对话框如图3-10所示。

图3-10调整余额方向如果某科目为数量、外币核算，可以输入相应的数量及外币余额，但要注意：输入外币核算会计科目的期初余额时，必须首先输入本位币余额，再输入外币余额。