浅谈档案数字化

浅谈档案数字化管理

科技档案是国家档案的一个重要门类，科技档案信息资源是一种对经济和社会发展具有重要作用的信息资源。企业科技档案则是保存备查的直接记述和反映企业科技、生产活动的科技文件材料。它作为企业重要的信息资源，在现代化企业制度的条件下，其原始依据性、真实可靠性、现代实用性、成套专业性的性质和特征更加突出和明显，具有不可替代的作用。现代企业的社会化大生产也逐步由过去的劳动密集型走向自动化、程序化。计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面。

一、实现数字化档案管理的利与弊

实现数字化管理的优点：一是信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。二是资源管理虚拟化。通过网络互联来建设虚拟资源，从而达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以使利用者进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。查询速度快：一次查询只需几秒钟；保存时间长：100年以上；保真性高：而一般的纸介质只能保存10年左右；内容全面完整：不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容；真正实施在线：授权使用者可以随时访问自己所需要的档案资料。

但是以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体积小、信息量大、检索迅捷的优势，其局限性也很明显，如不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大；其影像记录的稳定期限不长。

二、数字化管理模式下对电子文件的归档管理

目前，对于电子文件的管理，有些企业将原电子文件保存在形成部门，没有归档。也有一些企业将归档的纸制文件和电子文件分别归口到档案部门和信息技术部门。这两种做法都有缺陷。形成部门看中电子文件在处理现行事务中的作用，由其自行管理往往出现短期行为，而且管理不规范，造成企业对这些电子文件的失控。由信息技术部门统一管理，常常把电子文件视同于一般的电子信息，主要着眼于技术管理，不能全面把握电子文件的价值和联系性，对其真实性、完整性、长期可读性的保障措施不够得力，无法确保其行政有效性和法律凭证性的管理要求。电子文件与纸制文件分口管理可能造成因管理方法的不一致，给日后的查找利用带来困难。根据《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）中都明确规定机构内部的电子文件应由档案部门归口管理。档案部门通过建立统一的管理系统，制定和推行统一管理制度等措施，对本企业电子文件进行统一管理。这对于保证电子文件的完整安全和有效利用有明显的优越性。

浅谈我国文物档案数字化建设的现状及对策　同江市文物管理所刘桂梅　学术论坛　

文物档案是对历史考究与了解的一种相对直观的资料形式，　中国历史漫长而又丰富，这从不断出土的文物或古籍上所记载的　资料我们都可以看出．对文物建立档案在过去许多年就已经进行　过这项工作，但在２ｌ世纪的今天，数字化建设是对档案管理的必　然趋势。　，　一、数字化建设的现状　在经济繁荣，文化活跃的背景之下，社会各界对历史文献的需　求开始增大，认知程度不断提高，其中文物档案所具有原生性特　点，以及无可替代的凭证和情报可信度，为社会各界所青睐。但是，　目前很多文物档案形成年代久远，并且保管条件不尽如人意，所以　其状态令人堪忧。在社会利用率普遍提高的形势下，怎样保管好文　物档案，正确恰当的利用，是档案工作需要面对的重大问题之一。　在进入２１世纪以后．以计算机为代表的信息技术，色速发展成为　时代背景，在此背景下的文物档案Ｔ作方向变革，形式上的进步，　成为了必须考虑的问题，日前各级各类的档案机构纷纷将馆藏文　物档案的数字化进程加快．在这一进程中．与之紧密相连的文物档　案管理系统的建设与应用始终都是文物档案数字化工作的核心问　题之一。近些年来，文物档案管理系统的假设取得了显著的进步，　其原因一方面来自于信息技术部门的鼎力支持．技术型人才的不　断引进，另一方面则来自于　案部门在工作中的实际运用能力。但　是，文物档案管理系统虽然在整体上得到了较大的发展与完善，但　一些问题始终存在，其中的现状与不足之处还需要我们进行分析。　发展与建设任何专门系统的开发活动，都不会在短期内就得到卓　越的成就，这需要经历一个从整体开发环境落后．技术方案模糊到　逐步优化的演变过程。在这一过程当中，档案管理系统的标准化，　规范体系逐步确定，系统功能模块渐渐深化和完善．技术方案更加　优越，安全问题也要得到比较妥善的处理。标准是系统开发的基　础，标准化的实行，对于促进文物档案管理系统的开发和应用有着　至关重要的作用。一直以来，与文物档案数字化紧密关联的管理系　统开发活动，由于缺乏统一的规范标准．几乎成为了系统开发人员　的障碍，另一方面，开发出来的各式文物档案管理系统，在操作方　式上看似初具规模，但实际应用中存在软件的接口不统一，数据定　义混乱等一些问题　＇　二、数字化建设提高的对策与方向　文物档案作为～种信息交流和获取的方式．越来越凸显出它　的重要性。长久以来，传统文档的管理一直存在着保管困难，查阅　不便利，资源无法共享等一些问题。数字化管理成为文档管理的发　展趋势，接下来我们将对文物　案数字化管理建设的阻碍．进行分　析并寻找对策。　数字化建设是一个循序渐进的过程，在这个过程中，对每一个　环节进行深入分析研究，无论在什么时候都是十分必要的。只有在　拥有了清楚认识的基础上，才能够规划和完善档案的数字化之路．　为今后的文物档案数字化建设打好一个坚实的基础。在近些年来，　各部门对数字化建设方面进行ｌ『非常积极的探索，并取得了一定　收获，在实际工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的便利。　我们之所以强调数字化建设，是冈为它可以改善档寰　僖理　。０　为档案的查找和阅览提供一个简便高效地环境．档寓觜字化是鹄　各类纸质、照片、音像、胶片等一些传统介质的档案尊皂　潺通计篱　机技术转换成为数字化的信息．以此完成档案信息叱的基础建谩。　数字化管理的好处在于，搜索起来方便快捷，容易　理同步备份　而且存储空间小，维护方便，在安全上：也能够起　饭　的提高作　用。文物档案实现数字化，将可以突破档警制川的诸多局限　使档　案管理部门由封闭逐渐走向开放．相信文物档察强≯　建设最终　将会达到预期的效果：１．档案信息数字化，网络化　２档案信息从接　收到传递，最后再到存储和提供利用的一体化　挡霉信息妄我离　度共享，４．将引发各类档案的管理模式变革　由此　未熏　胯　文物档案，不必再亲自去档案馆等同定场所＿杏阉卷　，而足可以通　过互联网来浏览档案，不受时间、地点和文件数量的限制，可以在　随时随地任意浏览档案全文。　文物档案数字化的建设．要考虑的应是整个系统，组成系统的　纵向以及横向的各个节点都应该达到一定水平，　涵过网络婉以　互动，这样才能够发挥出整体优势，提高系统的综合能力。部分节　点或是一个相对重要节点的障碍，都可能导致整个系统的梗阻　当　然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进谛不观实　不可　能施行统一战略。鼓励和支持先进单位提高水平　在一些单　逊行　较高水平的试点，以取得丰富的经验，对整个茅坑是有利的　但　基本出发点是为了提高系统的整体水平。最后．想要实现文物档案　信息数字化，管理人员要有较高的知识水平和突出的技术层次　不　能仅仅熟悉一般的电脑操作。目前　看，许多档案部门包括文物档　案在内，缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就　更加缺乏，有～部分档案人员现代技术水平不够，这是需要得到重　视的问题，尽管引进了现代化的设备，但不能充分发挥它的作用。　档案工作人员为了适应数字化时代对数字化档案管理的需要．必　须不断地努力学习和掌握数字技术、计算机网络技术以及相关学　科知识等，努力提高自身的综合素质　适应现代化管理的需要，虽　然距离理想的数字化目标尚有一段距离，但文物档案数字化的整　体成就还是不容忽视的，保持现有的进步，程度逐渐提高，才是文　物档案数字化应该迈进的方向　参考文献：　［１】何国贤，王健．档案数字化建设问题的几点思考『Ｊ１．沧州师范　专科学校学报．２ｏｏ９；０１：０３　【２］李静．档案数字化建设的探索与思考『Ｊ１．山东省档案学会　２００８年学术年会会刊．２００８　【３】黄小忠．历史档案数字化过程中的管理系统问题研究ｍ．档　案学通讯．２００８；０３　（责任编辑：唐钰辉）　．．ＩＩＩ阿

浅谈人事档案数字化工作应注意的问题

随着信息化和数字化的发展，人事档案数字化工作逐渐成为人力资源管理领域的重要工作之一。人事档案数字化工作的开展，既方便了企业的信息管理，也提升了人力资源管理的效率和质量。在人事档案数字化工作中，仍然存在一些需要引起注意的问题，本文将从几个方面展开浅谈。

人事档案数字化工作应注意的问题之一是数据安全问题。人事档案中包含了大量的员工个人信息，包括身份证号码、家庭住址、联系方式等私人信息，一旦泄露，可能会导致严重的后果。在进行数字化工作时，必须严格控制数据的权限，并保证数据的安全性。在数据传输、存储和备份过程中，要使用安全的加密技术和防火墙等安全设备，以防止数据被不法分子窃取或破坏。

人事档案数字化工作还需要关注数据完整性和准确性。在进行数字化工作时，往往需要对人事档案进行扫描、录入和整理，这就需要对档案中的信息进行准确的校对和审核。一旦数据被错误录入或者丢失，将对企业和员工造成不必要的损失和困扰。在数字化工作中，要严格按照标准流程进行操作，确保数据的准确性和完整性。

人事档案数字化工作还需要考虑数据的便捷性和易访问性。数字化档案的一个重要目的是为了方便人事管理人员进行查阅和管理，因此在进行数字化的过程中，要考虑数据的便捷性和易访问性。可以采用数据库、云存储等技术，使得人事档案可以随时随地被授权人员进行访问和管理，提高了工作效率和效果。

人事档案数字化工作还需要注重系统的稳定性和灵活性。一旦企业实施了人事档案数字化工作，就需要建立一个稳定的信息管理系统，保证人事档案的长期保存和使用。人事档案数字化工作还需要具备一定的灵活性，可以根据不同的需求进行定制和调整，适应企业人事管理的不断变化和发展。

人事档案数字化工作还需要考虑合规性和合法性的问题。在进行数字化工作时，必须严格遵守相关的法律法规和政策要求，保护员工的合法权益，确保数字化工作的合规性和合法性。特别是在涉及员工个人隐私信息的处理和管理时，需要遵守相关的法律规定，确保员工个人信息不被非法使用或泄露。

图书与档案　

Ｃｈｉｎａ　ｓｃｉｅｎｃｅ　ａｎｄ　Ｔｅｅｈｎｏｌｏｇｙ　Ｒｅｖｉｅｗ　

浅谈档案工作数字化建设的意义　

潘赳奔　（胜利油田股份有限公司孤东采油厂信息中心）　啊Ｉ　

【摘要］随着世界科技和经济的发展，人类社会正从工业社会迈向信息社会，档案事业的数字化建设工作显得尤为重要，数字化建设一直是新时代档案管　理追求的目标，上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案数字化管理的契机　本文就数字化建设对于推动档案事业的改革和发展进行了一些讨论。　［关键词】数字化建设、档案工作、意义　中图分类号：ＴＤ３２７．３　文献标识码：Ａ　文章编号：１００９—９１４Ｘ（２０１３）１４～０１２９—０１　

随着世界科技和经济的发展，人类社会正从工业社会迈向信息社会，而数　

字化是这个社会演进的历史进程，档案数字化是指档案管理模式从以面向档案　

实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为　重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；数　

字化的过程就是信息技术推广应用、信息资源开发利用、信息产业发展壮大、信　

息服务广泛开发和不断提高的过程　同时是加速社会生产、不断提高工作效率、　管理水平、人员素质和经济社会效益过程，也是各国综合国力，各地经济实力和　

人才开发的过程，数字化的水平已成为现代化水平和综合国力的重要标志。　

当今市场竞争日趋激烈。如何对我们在生产过程中积累的宝贵的地质资　

料、文献资料、科技资料进行高效科学管理，提供更加及时、准确、价值更高的信　

息，将直接影响着油田的发展战略与经营方针。所以，档案事业的数字化建设工　作显得尤为重要。根据２０１０￣油田信息工作要紧紧围绕油田发展战略和总体工　

作部署，结合油田一体化、特色化、精细化管理的新形势，通过强化管理、深化应　

用，全面提升信息工作水平，更好地服务于油田发展。我们将在　档案资源开发　服务年”活动中？大力推进档案数字化建设？。？