浅析档案数字化与数字化档案

山东广播电视大学学报　２０１０年第４期　

浅析高校学生档案管理数字化　

侯淑萍　

（山东广播电视大学，山东　济南　２　５００１４）　

摘要：高校的档案工作是高等学校重要的基础性工作。随着高校教育体制改革的不断深化，高校毕业生　

就业模式发生了根本的变化．学生档案的数字化建设及管理势在必行。随着现代信息技术的发展，信息传输在　

学生档案数字化建设的中心枢纽更加凸显出来，这要求档案管理者必须不断学习科学知识，掌握信息技术，建　

立健全数字化学生档案管理系统．更好地为高校学生服务。　

关键词：学生档案；管理；数字化　

中图分类号：Ｇ２７１　文献标识码：Ａ　文章编号：１００８－３３４０（２０１０）０４－－００６９－－０２　

一、高校学生档案数字化产生的背景　

档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中　

形成的、保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原　

始记录。　学生档案是指学生本人在学历教育阶段的各个时期　

所产生的文字资料，是每一个人成长的最原始记录，它能　

真实反映学生的各种情况，是党和国家考核干部的最真　

实、最可靠的参考资料。学生档案管理的基本工作包括：学　

生档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑　与研究、统计和服务等。　

计算机网络的建立，使不同范围内利用者共享档案资　

源成为必然的发展趋势。凭借网络互联技术，数字化档案　

管理将逐步建立全国、全省性的档案目录中心和真正意义　

上的档案数字信息中心，从档案实体中分离出来的档案信　

息增加．人们更多地将从网络中获取档案信息。数字化档　案建设是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质　

的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成　

图片文件、声音文件和录像文件，再运用存储管理技术将　

图片和索引字段存贮于磁带库、光盘库等各种大容量的存　贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所　

需要的档案资料。可以发布到局域网、广域网、企业内部　

网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的　

照片档案数字化管理浅析

随着社会信息化进程的加快,信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。现代计算机信息技术的发展与广泛应用为档案数字化建设带来了新的契机,档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。照片档案作为档案信息资源的重要组成部分,具有形象逼真、生动活泼的特点,它不仅可以形象地再现社会活动的画面,还可以使后来人直接目睹历史发展变化的真情实景。锡山区档案局保存着无锡县(后改为锡山市)成立以来大量的珍贵照片资料以及每年拍摄和收集的锡山区重大活动照片。如何保管好、利用好这些珍贵的照片档案,充分发挥照片档案的作用,为利用者提供方便的服务,是现阶段亟待研究和解决的课题。

照片档案的数字化管理就是运用计算机、信息技术,结合传统的档案收集、整理、归类、保管、查阅、利用等方法,建立电子文档,以适应各政府机关企事业单位及个人日益增多的社会宣传、招商展览、多媒体制作、电子邮件、编史修志等工作的需要。近年来,锡山区档案局开始启动馆藏老照片数字化处理工作,同时对收集到的建区以来的全区重大活动照片进行数字化整理归档。

一、传统照片档案存放和保管中存在着诸多问题

1、保管条件差,照片档案难以长久保存。照片档案保管要求比纸质档案要求更为严格。据调查,大多数单位将照片档案与文书档案一起存放在文书档案柜内,不具备恒温、恒湿等保存要求。时间一长,照片难免会发生变黄褪色,底片粘连变质,不利于照片档案的长久保存和利用。

2、档案意识不强,照片档案难以及时归档。照片档案有较强的时效性和特殊的归档要求。照片底片需适时归档,并标注好文字说明,如果不及时归档,日后连摄影人员自己也难以准确地回忆齐全。有些部门或个人手里保存着部分珍贵的照片档案资料,管理不规范,也不愿移交到档案馆保存。究其原因,主要是档案意识不强,对照片档案管理缺乏重视。

3、照片档案的整理方法不一,查阅不方便。现有的照片档案由于形成的时间不同,整理方法也不尽相同。照片档案是单独装订成册的,一些照片固定在芯页上的方法也不一样,有的用胶水固定贴在像册上;有的用薄膜固定边角把照片插上去;有的与底片一起夹在透明薄膜内,时间一长照片容易与透明薄膜粘在一起而损坏照片。而且由于照片档案数量多、检索复杂、查阅不直观,只能根据卷内目录中的内容查阅,利用起来费时又费力。

浅谈档案数字化管理

科技档案是国家档案的一个重要门类，科技档案信息资源是一种对经济和社会发展具有重要作用的信息资源。企业科技档案则是保存备查的直接记述和反映企业科技、生产活动的科技文件材料。它作为企业重要的信息资源，在现代化企业制度的条件下，其原始依据性、真实可靠性、现代实用性、成套专业性的性质和特征更加突出和明显，具有不可替代的作用。现代企业的社会化大生产也逐步由过去的劳动密集型走向自动化、程序化。计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面。

一、实现数字化档案管理的利与弊

实现数字化管理的优点：一是信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。二是资源管理虚拟化。通过网络互联来建设虚拟资源，从而达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以使利用者进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。查询速度快：一次查询只需几秒钟；保存时间长：100年以上；保真性高：而一般的纸介质只能保存10年左右；内容全面完整：不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容；真正实施在线：授权使用者可以随时访问自己所需要的档案资料。

但是以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，虽有体积小、信息量大、检索迅捷的优势，其局限性也很明显，如不能有效防止数据在传输过程中泄露；电子档案中的文字无个人字迹特征、无书写墨迹的新旧之别、无文件形成过程中的稿本特征，一旦被篡改，无法识别；电子档案没有“原稿”概念，没有确定的法律地位；所支撑硬件系统和应用软件系统各不相同，对软硬件依赖大；其影像记录的稳定期限不长。

二、数字化管理模式下对电子文件的归档管理

目前，对于电子文件的管理，有些企业将原电子文件保存在形成部门，没有归档。也有一些企业将归档的纸制文件和电子文件分别归口到档案部门和信息技术部门。这两种做法都有缺陷。形成部门看中电子文件在处理现行事务中的作用，由其自行管理往往出现短期行为，而且管理不规范，造成企业对这些电子文件的失控。由信息技术部门统一管理，常常把电子文件视同于一般的电子信息，主要着眼于技术管理，不能全面把握电子文件的价值和联系性，对其真实性、完整性、长期可读性的保障措施不够得力，无法确保其行政有效性和法律凭证性的管理要求。电子文件与纸制文件分口管理可能造成因管理方法的不一致，给日后的查找利用带来困难。根据《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）中都明确规定机构内部的电子文件应由档案部门归口管理。档案部门通过建立统一的管理系统，制定和推行统一管理制度等措施，对本企业电子文件进行统一管理。这对于保证电子文件的完整安全和有效利用有明显的优越性。

浅析档案管理数字化过程　口张聪玲　刘小菊　马　明　（河南天冠企业集团，河南　南阳４７３０００）　档案信息化建设是当前档案基础业　务工作的重心，也是衡量档案工作水平的　重要标志。档案管理数字化是档案信息化　建立的第一步，档案数据库目录录入质　量，直接影响档案数据库的质量。如何在　起端控制好档案信息质量，保证信息的有　用性和一致性，是档案数字化准备工作中　值得研究的问题。天冠集团在企业档案数　字化录入中进行了有益探索，归纳出以下　几点认识，供大家参考　一、档案管理数字化须遵守以下原则　档案管理数字化通俗一点说就是指　将传统的各种原始档案（如纸张、照片、实　物、录音、录像等）通过扫描、转换、转化、　压缩等各种手段形成便于计算机识别和　利用的数字文件（如图像、音频、视频文件　等），进而对这些文件进行识别、压缩、加　密，存放于各种海量存储介质上（如硬盘、　磁盘阵列、光盘库、光盘塔、磁带等），并通　过局域网、广域网、企业内部网、国际互联　网向档案利用者提供查询信息。　为了保证档案管理数字化建设健康　有序进行，在档案管理数字化建设时必须　坚持档案的可行性、合法性、规范性、效益　性、安全性等原则。在档案管理数字化过　程中，一定要做到：　１．在处理和存贮数字化档案信息时，　要确保数字化档案信息的内容与档案原　件相吻合：　２．通过文件级录入或扫描方式得到　数字化档案信息要确保档案原件的安全；　３．保证档案信息内容不泄密。目前，　通过互联网传播计算机病毒、窃取机密信　息、破坏数据库、计算机系统或网络的行　为日益增多。在档案库藏信息开发工作　中，要特别注意对数字化信息的安全防　护：（１）作好备份工作；（２）使用正版软件，　强化预防病毒和查杀病毒的措施；（３）对　机要档案在数字化过程中进行加密：（４）　在网络建设的同时，开展防火墙建设；（５）　健全安全管理制度，包括机房管理、软件　管理、操作管理、数据管理和监督管理等。　二、确定数据库的录入范围　档案数字化是一个系统工程，无论从　档案的浩瀚数量还是从利用需求、成本核　算的角度来看，都不可能一蹴而就。分层　优先原则要求从需求原则和成本效益原　则出发，优化数字化工作、优选数字化对　象。根据需求，贯彻落实《全国档案信息化　建设纲要》的精神：档案数字化建设应“以　现实需要为前提，分阶段、分步骤实施”。　由于历史的原因，归档范围不规范，　保管期限就高不就低，从而形成了大量的　不属于归档范围的文件档案。这样档案的　保管期限会普遍过高，甚至没有任何价值　的档案也归入了案卷中。因此，在文件级　目录入录时，有必要进行价值的初步鉴　定，决定录入条目的取舍。按照国家档案　局《企业档案业务建设规范》和其他有关　规定，永久、长期保管的馆藏（室藏）档案、　资料均属于录入范围；不属于归档范围或　短期保管的档案不列入录入范围或可根　据单位情况录入。　三、制定统一的录入格式和要求　档案目录录入质量，直接影响档案数　据库的质量，如何在起端控制好档案信息　质量，必须依据档案分类的国家标准制定　统一的录入格式和录入要求。　１．题名的录入。文件题名一般按照文　件的原题著录，原文件无题名或题名不能　全面、正确反映文件内容的，应自拟标题，　并加“［】”。如“通知、通报、转国家发改委　（ｘ年）Ｘ号文件”等代替题名，必须重拟　题名并把所转发的文件标题也录入出来，　另拟的题名要用“［］”括起；题名上有年　月日的，需用大写。如：原标题“２０００年ｌ２　月３０日财务统计报表”应录入为“二零零　零年十二月三十日财务统计报表”；有正　题名和副题名的文件，一般录入正题名，　如正题名不能全面反映和提示文件内容　的，应同时录入副题名或附件名。　２．关于干部任免、奖惩、专业技术职务　评聘、人员录用、转正定级、离退休、辞职、　机构设置、工资、行政介绍信等文件录入。　要将涉及的人名、机构名称、地名全部录　入（本单位人员），用（）注于题名后，如“关　于Ｘ　Ｘ等同志任免职务的通知（杨Ｘ　ｘ、　李Ｘ）；附加目录的录入因附加人员姓名　过多，无法录入完整，可将此一条目录分条　进行录入。　３．责任者的录入。责任者的名称要录　入全称或不容易引起误解的规范性简称，　避免出现同一作者多种称呼。　４．形成时间的录入。无年月日或不全　的要补齐。如只有年无月、日的，请自行加　１月１日：有年、月无日的，在ｌ一３０号中　任选一个填上，以便于用时间检索。　５．文件编号的录入。按文件年代、档　案类别编号、保管期限和文件编号四部分　进行补齐。　６．页码录入。２００１年以前的目录统一　录入起止页号，如１／９９；２００１年以后的目　录只录入每件材料的总页数。　７．密级文件录入。密级是文件保密程　度的等级，天冠集团将文献保密等级划分　为绝密、机密、秘密和普通四个等级。一般　按照文件形成时所定的密级录入，对已经　升、降、解密的文件，则录入新的密级。　８．目录录入中分类号的设置。　（１）２００１年以前档案目录分类号：文　书档案为年度一保管期限．分类号．案　卷号．文件号，如：２０００一１．１－１４９．０ｌ（档案　保管期限代号分别为ｌ代表永久；２代表　定期；分类号按国家规定档案十大类分）。　ｆ２）２００１年后的目录分类号：年度．保　管期限．分类号．件号，如：２００６．１．０．００３　代表２００６年度永久卷党群类第三件。　（３１科研、基建档案目录分类号：档案　类别代号　课题或产品代号．案卷号．顺　序号。　ｆ４）目录号是一位数时应根据设定代　码位数前面加“０”。如：案卷号要求保证三　位数，一位数前加“００”，二位数前加“０”　四、数据库备份　档案录入人员，每星期对所录入的数　据备份两次，可备份在移动存储器或异机　备份。　五、档案数字化建设要加强人才培养　采用联合开发进行数字化建设虽然　是一条快捷的路子，但如果日常维护管　ｗｗｗ．ｇｕａｎｌｉｇｕａｎｃｈａ．ｃｏｒｒｌ管理观察。