201203考试批次《秘书学》(大作业)
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2012年1月高等教育自学考试全国统一命题考试秘书学概论试题和答案课程代码:00345考生答题注意事项:1.本卷所有试卷必须在答题卡上作答。
答在试卷和草稿纸上的无效。
2.第一部分为选择题。
必须对应试卷上的题号使用2B铅笔将“答题卡”的相应代码涂黑。
3.第二部分为非选择题。
必须注明大、小题号,使用0.5毫米黑色字迹笔作答。
4.合理安排答题空间,超出答题区域无效。
第一部分选择题一、单项选择题 (本大题共25小题,每小题1分,共25分)在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的,请将其选出并将“答题卡”的相应代码涂黑。
未涂、错涂或多涂均无分。
1.“三服务”指导思想和“四个转变”的要求,突出强调了秘书部门的( D )5-99A.参政作用 B.议政作用 C.参与作用 D.参谋作用2.秘书学是探讨秘书与( B )1-14A.领导工作实践规律的学科 B.秘书工作实践规律的学科C.管理工作实践规律的学科 D.办公工作实践规律的学科3.“文革”后,首届“全国秘书长、办公厅主任座谈会”召开于( C )1-2A.1978年 B.1980年 C.1985年 D.1988年4.在历史上,秘书的产生( A )2-21A.比国家的产生早得多 B.在国家产生的前夕C.与国家同时产生 D.在国家产生之后5.著名的古巴比伦王朝的汉谟拉比法典,原文刻在( A )2-23A.石碑上 B.甲骨上 C.竹简上 D.树叶上6.我国最早的中央秘书机构产生于商代后期,称作( B )2-29A.太史令 B.太史寮 C.内服官 D.外服官7.我国秘书学自起步以来,主要研究的对象是( C )3-66A.私人秘书 B.商务秘书 C.公务秘书 D.非公务秘书8.把秘书分为文字秘书、机要秘书、事务秘书、调研秘书等属于( C )3-69A.按行业分类 B.按作用分类 C.按岗位分类 D.按层次分类9.“秘书应以从事文字工作为主”的定义,属于( B )3-64A.外延过宽 B.内涵过窄 C.估价过高 D.估价过低10.召开人大会议设立的秘书处属于( A )4-77A.临时的秘书部门 B.狭义的秘书部门 C.广义的秘书部门 D.典型的秘书部门11.秘书部门的性质决定了秘书部门是( D )4-78A.权力运行机构 B.执行监督机构 C.后勤保障机构 D.综合辅助机构12.第一次全国秘书长会议上,周恩来总理提出的秘书部门职能是( B )3-69A.文书撰写 B.管理事务 C.信息管理 D.综合协调13.秘书代表领导听取下级汇报、主持协调谈判,体现了秘书工作的( A )5-93A.赋予性 B.被动性 C.从属性 D.潜隐性14.行政工作中的决策和管理的主体是( B )5-92A.秘书 B.领导 C.职能管理者 D.人民群众15.秘书督促检查工作中,属于领导批示与交办的事项应该( D )5-101A.积极承办 B.一般检查 C.主动查办 D.重点检查16.在处理突发事件中,秘书最重要的工作是( D )6-150A.认真接待新闻采访人员 B.坚守岗位认真做好值班工作C.立即到事发现场调查研究 D.以最快速度将事件情况报送上级17.秘书做好督查工作的首要原则是( D )7-178A.实事求是 B.按章办事 C.上下结合 D.突出重点18.秘书人员一般属于文字型、办事型、很少是专家型,体现了秘书参谋作用性质的( B )7-155 A.从属性 B.中介性 C.集体性 D.综合性19.1995年全国秘书长、办公厅主任会议提出秘书工作要发挥好“三个作用”指( C )7-153A.参谋助手督促检查后勤保障 B.辅助决策综合协调信息调研C.参谋助手督促检查综合协调 D.参与政务掌管事务信息反馈20.敏捷的办事技能、准确流畅的语言文字技能、灵活的协调技能,体现出秘书的( A )8-200 A.专业性 B.规范性 C.随机性 D.事务性21.秘书与公众关系具有公务性、代表性及( A )9-219A.多向性 B.凭证性 C.变化性 D.平行性22.当领导工作中发生错误时,秘书首先应该( C )9-211A.及时补救 B.帮助遮掩 C.参谋提醒 D.置之不理23.影响秘书工作成败的关键因素是( B )9-203A.秘书与同事的关系 B.秘书与领导的关系C.秘书与群众的关系 D.秘书与各部门的关系24.秘书部门是综合性办事部门,其辅助工作的特征是( D )5-92A.服务性 B.政治性 C.机要性 D.从属性25.领导召开的会议结束后,秘书做好会后的落实催办工作属于( C )8-184A.前期辅垫工作 B.补偿代劳工作C.拓展延伸工作 D.拾遗补缺工作二、多项选择题 (本大题共5小题,每小题2分,共10分)在每小题列出的五个备选项中至少有两个是符合题目要求的,请将其选出并将“答题卡”的相应代码涂黑。
北语23春《秘书学》作业3
试卷总分:100 得分:100
一、单选题 (共 6 道试题,共 30 分)
第一题,“在中国,不办事的秘书是不存在的”,说明了秘书工作的属性是( )
<A>项.务实性
<B>项.政治性
<C>项.潜隐性
<D>项.综合性
本题选择:A
第二题,秘书工作中运用对立统一规律的工作事项是
<A>项.决策与信息
<B>项.沟通与协调
<C>项.秘书与领导
<D>项.被动与主动
本题选择:D
第三题,秘书部门发挥整体功能的基础是( )
<A>项.参谋辅助
<B>项.深化服务
<C>项.后勤保障
<D>项.综合协调
本题选择:D
第四题,秘书合理的知识结构应当是()
<A>项.文字型人才
<B>项.管理型人才
<C>项.通才型人才
<D>项.办事型人才
本题选择:C
第五题,秘书学研究的对象是()
<A>项.秘书机构及其工作
<B>项.秘书工作及其制度
<C>项.秘书工作及其活动
<D>项.秘书和秘书工作
本题选择:C
第六题,秘书对领导决策参谋辅助的首要工作是()
<A>项.发现问题
<B>项.跟踪实践
<C>项.拾遗补阙
<D>项.出谋划策
本题选择:A。
《秘书学》课程平时作业题与参考答案平时作业一论述题(第一章到第三章)1. 秘书的涵义是什么?秘书的类别和层次是什么?答:秘书:掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。
(参考《现代汉语词典》) 类别: 1)机关秘书 2) 企业秘书 3)私人秘书 4) 商业秘书 5)涉外秘书层次: 1)高级秘书 2) 中级秘书 3)初级秘书2. 秘书工作的主要内容是什么?其主要特点是社么?答:主要内容: 1) 文书撰写 2)文书制作 3)文书处理 4)档案管理 5)会议组织 6)调查研究 7)信息资料工作 8) 信仿工作9) 接待工作 10) 协调工作 11) 督查工作 12) 日程安排13)日常事务 14) 办公室管理 15)其他临时交办事项特点: 1) 辅助性 2) 综合性 3) 机密性 4)服务性3.什么是秘书学?秘书学主要研究哪些内容?答:秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科,是一门综合性,应用性的科学。
秘书学研究内容: (1)研究我国秘书工作的现状,了解内容、性质与作用,掌握其规律、程序与方法; (2)研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求; (3)研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验,批判地继承古代秘书工作遣产,借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分。
(4)研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德,了解秘书的任职资格与要求; (5)研究秘书学与相关学科的关系,以促使秘书学的丰富与发展。
4.秘书工作机构设置原则是什么?秘书工作机构的性质是什么?答:设置原则:一是精简原则;二是纵向层次量少;三是横向幅度可适当加大。
性质: 1) 机密性 2) 辅助性 3) 综合性 4)服务性5.秘书工作机构是的职能是什么?秘书工作机构的原则是什么?答:职能: 1)助手职能 2)参谋职能 3)枢纽职能 4)协调职能 5)保密职能 6)公关职能工作原则: 1)明确职责、权限、目标、任 2)制定秘书工作的各项制度和标准 3) 分清主次,有条不紊务4)科学地安排工作程序 5)准确细致,切实无误 6)迅速果断,讲求时效 7) 忠到职守,安于职分 8)加强教育、管理,不断提高素质、能力6.秘书班子怎样才能做到群体优化?答:秘书群体的科学组合应遵从“异质结合”的原则,即由不同的专长,学历、能力、年龄、以及性格、性别的人员组合。
《秘书学》试题一、单项选择题(共10道小题,每道1分,共10分)1.“秘书”的涵义,有一个( )的演变过程。
A.由人到物B.由小到大C.由物及人D.由上到下2.秘书学,从学科大类来说,属于( )范畴。
A.社会科学B.人文科学C.管理科学D.综合科学3.秘书机构的设置,必须遵循( )、精简、高效的特点。
A.创新B.适应C.求实D.综合4.秘书工作的辅助性主要体现在地位的( )与工作的被动性两个方面。
A.被领导性B.中介性C.从属性D.隐秘性5.秘书接到打错的电话时,比较妥当的处理方式是( )。
A.告诉他打错了,然后挂电话。
B.告诉对方你的号码是什么。
C.仔细问他找的人是谁,看能否帮忙。
D.告诉他,查清楚号码再打。
6.广义的公文,包括了通用公文、( )与公务常用文。
A.常用B.专业C.专用D.业务7.平行文,指( )机关之间往来的公文。
A.本B.不相隶属C.平级机关D.领导8.档案就其作用来说,可以概括为( )作用和参考作用。
A.凭证B.查阅C.史料D.利用9.秘书协调工作的内容主要是( )协调、关系协调和事务协调。
A.组织B.领导C.政策D.法律10.办公自动化的发展方向可以用四个“I”来概括:第一是信息服务;第二是人机对话;第三是智能化;第四是( )化。
A.大型B.集合C.集成D.集约二、判断正误题(共10道小题,每道1分,共10分)1.秘书工作,是指协助领导决策与管理所进行的各项辅助性工作。
( )2.曹丕对诏策、章表、议对、檄移等11种公文体裁的起源、特色、写作技法作了研究与探索,可视为中国秘书史上第一个系统研究公文写作理论的专家。
( )3.广义的秘书机构,指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门,一般冠以“办公”字样。
( ) 4.以秘书的工作职责来划分,主要有机要秘书、行政秘书、文字秘书、信访秘书、公务秘书、外事秘书等。
( )5.作为协调者,秘书人员必须具备一定的素质,一要有良好的政治素质和道德修养;二要忠于职守,有高度的事业心和强烈的责任感;三要有丰富的知识。
《秘书学》期末复习综合练习一、判断题1.秘书机构按其承担任务的性质,属于职能机构。
(×)2.广义的秘书机构专指各级负责综合性工作的办公厅。
(×)3.秘书机构不仅要直接为本单位领导服务,也要对下一级或上一级秘书机构服务。
(×)4.各级秘书部门之间存在着自上而下的、独立的垂直领导体系。
(×)5.各级秘书机构之间存在着一定的封闭性,但仍有一些纵向和横向的联系。
(√)6.在信访工作中,该哪一级机关管的问题就由哪一级负责处理,凡属自己应该办和能办的事,就不要往下转,或把矛盾上交。
(√)7.对于人民群众来信来访,受理机关不需要编号登记。
(×)8.档案保管期限分为永久、长期和短期三种,其中短期是指10年以下。
(×)9.案卷类目一般由若干“类”组成,每一类又由若干“条款”组成。
(√)10.按作者特征立卷最多最广泛,是最主要的立卷方法。
(×)11.秘书机构属于决策机构。
(×)12.会议按级别分,有大型会议、中型会议、小型会议。
(×)13.在民营企业供职,并由他们聘请、支付薪酬的秘书不属于私人秘书。
(√)14.在中外合资企业供职的秘书不属于涉外秘书的范畴。
(×)15.文书管理没有必要坚持党政分开的原则。
(×)16.按调查目的分,社会调查可以分为直接调查和间接调查。
(×)17.所谓抽样调查是从调查对象中选择具有代表性的部分或单位,通过对它们的调查来认识同类社会现象的本质及其发展规律。
(×)18.口头访问不能作为社会调查的基本方法。
(×)19.知识是信息,信息也是知识。
(×)20.信息普遍存在于现实世界。
(√)21.管理通信事务以及各种通讯设备的秘书被称为机要秘书。
(×)22.负责总务、后勤等工作的秘书被称为生活秘书。
(×)23.谦虚谨慎,平等待人是秘书的职业道德之一。
秘书学考试试题及答案_秘书学考试习题及答案如今各行各业都有相对的技能考试,秘书也是如此,多做一些试题才能更有把握通过考试。
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秘书学考试试题及答案:填空题1、秘书活动的产生必须具备两个基本条件:一是(秘书活动产生的前提条件即社会管理组织)的出现;二是(秘书活动产生的必要条件即文字和公文)的出现。
2、公文处理包括(收文处理)、(发文处理)和(公文处理)三个基本环节。
3、礼仪基本内容包括(仪容)、(仪表)、(仪姿.仪态)、(气质风度) 。
4、办公室管理包括四个要素:(组织目标)、(符合目标的运转方式)、(管理人员)和 (科技管理手段) 。
5、秘书是在各种社会组织中,为领导者或私人(办文)、(办会)和(办事)的参谋和助手。
6、秘书面临的沟通有两种形式:(纵向沟通)、(横向沟通) 。
7、(会议纪要),适用于记载、传达会议情况和议定事项。
8、(调查报告)是对某一情况、事件、经验或问题,根据市场调查研究成果而写出的有情况、有分析的书面报告。
9、我国现行的13种行政公文中最典型的上行文种是(请示)和(报告),既可上行又可下行,还可平行的公文文种是(函)。
10、办公室布局一般有(封闭式)和 (开放式)两种。
传统的办公室主要是(封闭式)的,现在较多采用(开放式)布局。
11、秘书在商务场合的着装应做到四个协调:与(环境)协调、与(社会角色)协调、与(自身条件)协调和与 (时节)协调。
12、秘书工作的主要构成要素可以概括为(办文)、(办会)和(办事)。
秘书学考试试题及答案:判断题1、通知是最为常见的行政公文,属于知照性公文。
(√)2、通告的使用范围大于公告。
(×)3、缮印是指公文人员对已签发的文稿进行打印和用印。
(×)4、会议记录是记载、传达会议情况和议定事项的公文。
(×)5、公文处理包括收文处理、发文处理和公文管理三个基本环节。
2012年10月高等教育自学考试全国统一命题考试秘书学概论试卷和答案课程代码:00345本试卷满分100分,考试时间150分钟。
考生答题注意事项:1.本卷所有试卷必须在答题卡上作答。
答在试卷和草稿纸上的无效。
2.第一部分为选择题。
必须对应试卷上的题号使用2B铅笔将“答题卡”的相应代码涂黑。
3.第二部分为非选择题。
必须注明大、小题号,使用0.5毫米黑色字迹签字笔作答。
4.合理安排答题空间,超出答题区域无效。
第一部分选择题一、单项选择题(本大题共25小题,每小题1分,共25分)在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的,请将其选出并将“答题卡’的相应代码涂黑。
未涂、错涂或多涂均无分。
1.我国首先出现较为系统的秘书学论著时间是20世纪(C )1-4A.30年代B.50年代C.80年代D.90年代2.整个秘书部门的工作,秘书的一切活动,都必须贯穿( B )1-1A.“三个代表”B.“三服务”C.“四个转变”D.“四个基本原则”3.秘书学的研究起点是(A )1-13A.秘书B.秘书工作C.领导D.领导工作4.世界上最古老的秘书工作,大约可溯源到公元前( B )2-21A.7000年左右B.5000年左右C.3000年左右D.1000年左右5.古今中外的秘书大多属于(B )2-23A.官B.吏C.宦D.民6.夏代著名的“秘书式”人物是( D )2-28A.仓颉B.沮诵C.皋陶D.终古7.从秘书的工作指向看,秘书的特性主要具有(A )3-62A.综合性B.近身性C.辅助性D.事务性8.按公司法规定股份制公司的“董秘”属于( B )3-69A.公司的高级秘书B.公司的高管人员C.公司的中层管理者D.公司的一般职员9.秘书部门运转机制上的交叉关联是由其辅助性与(C )4-81A.全面综合决定B.服务重点决定C.枢纽位置决定D.整体功能决定10.秘书部门目标管理制度中,制定目标的基础是定员、定岗和( C )4-67 A.定编B.定时C.定责D.定位11.秘书部门的领导人属于(A )4-86A.综合型秘书B.办事型秘书C.文字型秘书D.决策型秘书12.秘书工作只能听命于客观情势与领导意志,体现了秘书工作的(C )5-93 A.参谋性B.从属性C.被动性D.赋予性13.秘书工作的横向协作重点是(A )5-98A.“配合”上下功夫B.“服务”上下功夫C.“整合”上下功夫D.“技术”上下功夫14.行政工作中的决策和管理的主体是(B )9-205A.秘书B.领导C.职能管理者D.人民群众15.公文处理工作与档案工作的交接环节是文书的( C )6-111A.修改定稿B.装订立卷C.立卷归档D.登记分发16.一切值班工作的主要目的是(B )6-150A.保证机关安全B.保证信息畅通C.保证办事处理D.保证人事接待17.秘书参谋作用对领导决策的辅助功能首先在于( C )7-156A.决策酝酿B.领会意图C.发现问题D.制定方案18.秘书为领导服务最主要的是为领导(A )9-207A.决策服务B.事务服务C.协调服务D.沟通服务19.传递的信息具有凭证性和权威性的交往类型是(B )9-219A.口头交往B.书面交往C.公务交往D.对上交往20.秘书建立良好人际关系的基本前提是(A )9-220A.关系对等B.诚实守信C.互利互惠D.求同存异21.《秘书人员要忠于党的事业》一文的作者是(D )10-225A.周恩来B.邓小平C.瞿秋白D.邓颖超22.秘书智力活动的贮存器指的是秘书智力结构中的( C )10-241A.想象力因素B.注意力因素C.记忆力因素D.思维力因素23.秘书工作作风可以归纳为( B )10-232A.快、准、实、精B.快、准、细、严C.精、新、细、准D.新、实、准、严24.秘书能力结构中最重要的基本能力是(C )10-243A.公共关系能力B.辅助决策能力C.语言文字能力D.综合督查能力25.秘书的阅读范围应当主次分明,其为主的阅读对象是( D )10-243A.参考资料B.内部刊物C.经典著作D.各种文件二、多项选择题(本大题共5小题,每小题2分,共10分)在每小题列出的五个备选项中至少有两个是符合题目要求的。
2012年下期期末考试题文秘专业综合试卷第一篇:2012年下期期末考试题文秘专业综合试卷________________:号学____________________:名姓______________________:次班永州工贸分校2012年下期期末考试级专业文秘类专业综合知识试题(本试题卷共五大题,27道小题,共8页,时量150分钟,满分390分)一、单选题(在本题的每一小题的备选答案中,只有一个答案是正确的,多选不给分。
本大题共16小题,每小题5分,共80分)1、王秘书勤于结合公司实际做调查,收集信息,并及时反馈,领导夸奖她是“军师”。
这充分体现了秘书的()A、参谋咨询职能B、事务处理职能C、沟通协调职能D、宣传公关职能2、刘秘书在处理会议纪要时应该 ()A、加盖单位公章B、加盖办公室专用章C、不加盖印章D、加盖签发人私章3.陈秘书为上司安排月工作表应遵循的工作原则之一是()A、工作表要排满B、首先要服从于领导 C、不允许临时调整D、工作按主次轻重排序4、肖秘书负责新产品发布会的接待工作,经理交代要严格按照计划性接待程序办事,该程序的第一步是()A、制定接待方案B、迎接来宾C、收集来宾资料D、安排宴请5、刘秘书负责公司安全工作会议的文书工作,会中她应该完成的文稿主要有“会议简报”、“会议决定”、“会议纪要”及()A、会议通知B、会议主题报告 C、闭幕词D、会议总结6、张秘书值班时接到公司车辆在附近高速公路上出了车祸的电话,立即展开工作,他做的不妥的是()。
A、亲赴现场查看情况B、启用预案,协调各方C、迅速上报领导共 8 页,第 1 页D、准备需要填写的《事故情况记录表》、《工伤情况报告表》7、秘书小王参加双丽公司的西餐晚宴取用刀叉时,要注意()A、从左到右的顺序B、从右到左的顺序 C、由内至外的顺序D、由外至内的顺序8、格蕾公司吴秘书陪同王总出国访问时,宜行鞠躬礼的国家是()。
A、俄罗斯B、日本C、美国D、埃及9、谢秘书在交换名片时不正确的做法是()A、站起来双手递给对方B、同时递名片时自己的低于对方的C、接过对方的名片后直接放进口袋D、以备名片准备回赠10、黄秘书陪老总出席签字仪式,他穿西装时应注意()。
北语23春《秘书学》作业1
试卷总分:100 得分:100
一、单选题 (共 10 道试题,共 50 分)
第一题,协调方法是秘书()
<A>项.基本领导方法
<B>项.专项业务工作方法
<C>项.沟通变通方法
<D>项.督促检查方法
本题选择:B
第二题,秘书知识结构的基本层次是
<A>项.邓小平理论,“三个代表”思想
<B>项.马克思主义哲学
<C>项.秘书学及所在行业专业知识
<D>项.系统论、信息论、控制论
本题选择:C
第三题,秘书的参谋作用的个性特点是()
<A>项.从属性
<B>项.独立性
<C>项.协调性
<D>项.创造性
本题选择:A
第四题,对于领导的错误,秘书()
<A>项.照办
<B>项.弥补
<C>项.不闻不问
<D>项.向上级反映
本题选择:B
第五题,秘书部门为领导服务的功能主要表现为()
<A>项.决策
<B>项.参谋
<C>项.信息
<D>项.后勤
本题选择:D
第六题,公文的规范性特点是指公文应当在名称、种类、适用范围、标印格式等方面实行()化。
<A>项.标准
<B>项.现代
<C>项.格式
<D>项.职能。
秘书学试卷A附答案《秘书学》试卷A(附答案)选择题(30题,每题1分,共30分。
每题有一个或多个答案正确,请将所选答案的相应字母填入括号。
错选、少选、多选,均不得分)1、秘书在进行办公室安全检查时,如果发现隐患,以下描述正确的是()。
(A)自己负责给予解决(B)在职责范围内排除危险或减少危险(C)只要发现隐患,立即报告相关人员,跟进,直至解决(D)自已能解决,视为自已的职责2、对于企业的保密文件,秘书()。
(A)只能传送给被授权人阅(B)只能给上司阅(C)只能由自己亲自送交(D)经核准不需要时,只能粉碎和销毁3、秘书在进行计算机操作时,应()。
(A)将电脑显示器放在他人看不到屏幕的地方(B)调整椅子和键盘的高度,保持良好的坐姿(C)将信息提供给被授权的人(D)使用密码,并定期更换4、秘书在值班时,其任务是()。
(A)编好值班管理规定(B)记好值班电话记录(C)做好值班来访记录(D)记好值班工作日志5、秘书在值班时,经常会遇到并要处理的是()。
(A)领导临时交办的事情(B)企业内部的突发事件(C)上级单位的电话指示(D)接待未预约的来访客人6、若企业发生重大工伤事故,秘书人员的正确做法是()A、保护领导,迅速撤离事故现场B、立即将事故情况向上级汇报C、等待上级的书面指示D、通知并协助卫生或公安、消防等部门及本企业职工自教7、对上司交办的文件,秘书从起草到发出,应遵循()的步骤。
(A)撰拟、审核、签发、印刷(B)撰拟、签发、审核、印刷(C)撰拟、交拟、审核、签发(D)交拟、审核、签发、印刷8、秘书要认真保管企业的印章,用印对文件起到()作用。
(A)法规(B)凭证(C)密级(D)标志9、会议记录的特点是真实性和()。
(A)典型性(B)资料性(C)科学性(D)交流性10、简报是单位内部编发的常用事务文书,也叫()。
(A)情况反映(B)简讯(C)动态(D)内部参考11、天地公司秘书钟苗在编制会议议程表时,应考虑的因素有()。
201203考试批次《秘书学》大作业学生姓名学习中心学号专业年级层次摘要 (3)1、前言 (5)2、秘书时间管理的重要性 (5)3、秘书时间管理中存在的问题 (7)3.1工作目标不明确 (7)3.2工作计划性不强 (8)3.3工作任务的延期 (8)4、秘书时间管理的原则 (8)4.1管理时间就是管理你的生命。
(8)4.2减少不必要的时间浪费。
(8)4.3掌握时间的有序性。
(9)5、秘书时间管理的方法 (9)5.1目标计划管理法 (9)5.2工作分类法 (9)5.3将工作内容交错安排 (10)6、秘书时间管理的窍门 (10)摘要本文的内容探讨秘书对时间管理方面的问题。
秘书是由职事演进而成的一种职业,是指领导者、主事者身边综合辅助的工作人员和公务服务人员。
秘书的工作特性使秘书的时间管理显得非常重要,可以说,秘书的时间管理是秘书最大的管理、最基本的管理。
秘书对时间管理的好坏,直接影响着工作效率的高低。
因此,秘书应该努力掌握时间管理的艺术,懂得时间管理的原则和方法及一些小窍门,切实提高工作效率和工作质量。
秘书的时间管理主要分为两个部分:第一部分要替上级掌控时间,也就是要时时提醒领导“时间到了”;第二部分是要规划好自己的时间,以免时间分配不均。
关键词:秘书,时间,管理SummaryThe contents of this article explore the Secretary to the problem of time management. Secretary is made by the ministry of the evolution of a profession is the leader of those in charge around auxiliary staff and the public service staff. The operating characteristics of the Secretary of the Secretary of the time management is very important, it can be said secretary time management is the management of the secretary, the most basic management. Secretary, good or bad time management, a direct impact on the level of work efficiency. Therefore, the Secretary should work hard to master the art of time management, understand the principles and methods of time management tips, and effectively improve work efficiency and quality of work. Secretary of time management is divided into two main parts: was asked in the first part of the superior control of time, is to remind the leadership of "time"; The second part is to plan their time to avoid the uneven allocation of time.Keywords: secretary, time management1、前言谈时间管理,首先要弄明白时间是一个什么东西。
时钟的发明,使时间有了一个具体地表达和传递,人类也似乎抓住和掌握了时间。
但事实上,时间在时间中流逝,时钟的发明只是让我们更加真切地感受到时间斗转星移,却始终无法阻止时间无可奈何花落去的流逝。
时光穿梭机只是一种美好的想象,时间总是不经意间在我们手中眼皮底下偷偷地溜走,不以任何人的意志而停留。
“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴。
”时间是物质运动的顺序性和持续性,具有供给毫无弹性、无法积蓄、无法取代和无法失而复得等四个特性,就像一个神秘的精灵,来无影去无踪,不可回溯、无法暂停,不能买卖也无法替代,是一项重要的无法再生的特殊资源。
时间管理就是让时间发挥到最高价值。
“时间就是生命”,是我们每个人公平拥有的资产。
研究表明:一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上,成功人士的共同点之一就是善于高效的运用时间,因此,任何人想成功,都必须懂得时间管理。
我们永远无法抓住时间,也不能左右时间前进的步伐,但我们可以合理地支配时间。
时间管理并不是去管理时间,而是在有限的时间内,紧密围绕目标,高效、有序地执行计划,圆满地完成任务,在有限的精力与时间下,做出最大的产出,获得最满意的工作成果,其本质是人生的自我管理,其意义在于计划时间、做好确定目标、自我管理的工作,减少浪费时间的因素,使时间经济效益发挥到最大。
好的时间管理,可以有效地发挥所长,更节省人力成本,可减轻工作压力,事半功倍,提早完成工作。
2、秘书时间管理的重要性秘书作为自然人,与从事其他工作的人一样,要做好工作必须加强时间管理,明确目标任务、分清轻重缓急,科学合理地分配时间,有计划有组织地工作,重要事情包括会影响群体利益的事情、上级关注的事情、会影响绩效考核的事情。
秘书要想做有效的时间管理,必须把自己当天要做的事记录下来,把时间优先顺序安排好,参照“四象限”时间管理法,对时间进行分配,把最重要的事排在最前面,最急的事排在其次,然后再安排不重要的事,最后才安排不急的事,做好轻重缓急,合理安排时间,才能提高工作效益,实现时间增值。
同时秘书作为社会人,其独特的工作性质使其时间管理具有特殊性。
秘书自己本身的时间安排往往是被动的、从属的,必须随时根据所服务领导(上司、雇主)的时间进行调整。
秘书没有自己的时间,领导下班没有走,秘书就不应该走,领导周末加班,秘书就要跟着加班。
所以,秘书的时间管理除了要进行自我的时间管理之外,更重要的是要协同领导,科学合理的安排好领导的活动等,确保领导公务活动顺利地运转。
秘书时间管理必须计划先行。
凡事“豫则立、不豫则坏”,这强调了计划的重要性。
对于秘书来说,做好计划显得尤为重要。
一般来说,计划按照实施时间的长短和远近可分为日计划、周计划、月计划,甚至是季度、年度计划、五年规划等。
秘书必须对领导一周、每一天的活动及时进行安排,列好活动计划表,以防止活动时间发生冲突或重要活动疏漏。
每周周末,秘书要将下一周领导要召开的会议、参加的活动、找什么人谈话,列出一个时间表来,及时交由领导审定,然后按照领导审定的计划表去落实,如果遇到特殊情况需要进行必要的更改和变动时,要及时向领导反馈并征得领导的同意。
除了一周安排表,很多秘书还应该有一个每天安排表。
像我每天都会在晚上一个相对固定的时间,把第二天工作的具体时间、地点以及注意事项(包括参加的会是否需要领导讲话、参加的活动是否需要穿正装等),通过手机短信的方式报给领导,这样既可以提醒领导,也可以跟领导沟通一下会不会有什么新的变化。
同时我还把短信发给领导的司机,让司机也掌握情况,必要的时候司机也能提醒领导。
当然,在制定计划表时,一定要安排得适时和得当,做到疏密结合,劳逸结合,这样才能保证工作的质量和效率。
就像农业上常用的“间作套种”的科学种田方法,实践证明,连续几季都种相同的作物,土壤的肥力就会下降很多,因为同一种作物吸收的是同一类养分,长此以往,地力就会枯竭。
人的脑力和体力也像土地一样,必须每隔一段时间就变换不同的工作内容,做到劳逸结合,张弛有度,例如有时候上午已经安排了一个大会,那么下午就尽可能别再安排开会了,可能安排得轻松一些,让领导处理一下公务,理一理思绪,会议可以安排在第二天,这样人的脑力和体力才可以得到有效的调剂和放松,从而确保领导工作计划的落实执行。
秘书时间管理必须抓住重点。
时间管理的重点不在于管理时间,而在于如何分配时间。
你永远没有时间做每件事,但你永远有时间做对你来说最重要的事。
特别是领导,每天都有大大小小的会要开,有各种各样的活动要参加,但领导的精力和时间毕竟有限,这就要求秘书在进行时间管理,为领导安排活动时一定要抓住重点,合理地安排最主要的工作和最关键的问题,让领导把主要的精力重点放在处理重要事务上,这样就会像机器的主轴带动整个机器运转那样,促使其他的事情按时完成。
一般来说,什么人要见领导,各单位邀请领导参加活动,首先都要与秘书联系,这就要求秘书一定要帮领导把关,对领导的活动什么必须安排、什么不应安排,什么活动可以多安排一些,什么活动应该少安排一些,秘书自己也要从领导的身份地位和社会影响方面去考虑,为领导提出意见和建议,切实为领导减轻负担。
一般情况下,像一些涉及国计民生,涉及群众利益的会议和活动,如慰问帮扶困难群众、植树造林等,能安排的应该尽量安排,领导参加这些活动能够收到正面的、积极的社会效果和示范带头作用。
而一些商业性质的活动、一般的普通应酬、无关紧要的会议等,如一个小小的联谊会,一个普通商业性项目的落成,秘书应该能挡驾的就帮领导挡驾,能推掉的就主动帮领导推辞。
秘书时间管理必须统筹兼顾。
在现实工作中,领导平时的活动都是非常繁忙,很多时候领导的时间安排,往往不是一个领导自己的事,而是经常会涉及到多个领导的时间相互协调,既包括协调领导的时间,还包括协调活动(会议)的时间。
例如一位副市长已经安排好时间召开XX会议,但由于市长也刚好同一时间召开另一个与该副市长有关的会议,需要该副市长参加,这时候秘书就要及时地将情况报告该副市长,一般情况下该副市长就要调整自己的时间以适应市长的时间。
有时候还经常碰到这样的情况,就是两个活动或接待等同时进行而且同样重要都需要领导参加,这时候秘书就要及时将问题提出来并协调,一方面看看有没有可能其中一个活动改期,如果不行则协调另一领导代表参加,如果时间无法更改也协调不了其他领导参加,则需要秘书进一步协调,统筹兼顾,把两个活动的地方尽可能安排得近一些并尽可能地错开一些时间,以便领导两头跑,两边都兼顾一下。
秘书时间管理必须留出时间。
秘书在为领导安排时间时要注意为领导留出机动时间,避免用各种活动把一天的时间排满。
如果把每天的时间都排满而没有留出一点“机动时间”,出现意外情况,领导就不得不放弃计划中的工作,来处理突发事件,而今日未完成的工作,就必须加进明日的工作表中,这样就打乱了计划,使后面的工作压力不断加大。