长期合作供应商管理办法
一、总则
1、为了提高工作效率，保证机构采购物资及服务的连贯稳定，建立长期互惠供求关系，特制定本办法。
2、本办法适用于向机构长期提供办公室装修设计、建设项目管理咨询、固定资产及较大金额办公用品及设备物资采购的供应商。
二、管理原则和体制
1、行政部主管办公及地产类供应商，其他部门予以协助。
2、对选定的长期合作供应商，行政部与之签订长期供应合作协议，在该协议中具体规定双方的权利与义务、双方互惠条件。
3、行政部负责对供应商评定信用等级，实行交货/服务质量、交货/服务
及
时、配合/服务到位等评分制，满分100分，每一项评分由每次采购得出其中每一项的分数，另设年度汇总表格。
4、行政部定期对供应商进行评价，不合格的解除长期供应合作协议。
三、供应商的筛选与评级
行政部制定如下筛选与评定供应商级别的指标体系。
1、质量水平。包括：（1）物料来件的优良品率；（2）质量保证体系；（3）对质量问题的处理。权重：30%
2、交货能力。包括：（1）交货的及时性；（2）扩大供货的弹性；（3）样品的及时性；（4）增、减订单的应变能力。权重：20%
3、价格水平。包括：（1）优惠程度；（2）消化涨价的能力；（3）成本下降空间。权重：30%
4、后援服务。包括：（1）突发订货保证；（2）配套售后服务能力。权重：15%
5、现有合作状况。包括：（1）合同履约率；（2）年均供货额外负担和所占比例；（3）合作年限；（4）合作融洽关系。权重：5%
筛选与评级供应商，根据形成的指标体系、各指标的权重和打分标准进行打分。
四、筛选程序
1、对每项采购和服务，行政部经市场调研或与机构有过成功合作案例的供应商中，提出候选供应商名单；
2、由行政部门组织供应商填写供应商信息表；
3、经对各候选供应商逐条对照打分，并计算出总分排序后决定取舍。
4、核准为长期合作供应商的，始得享有优先采购政策；没有通过的，请其继续改进，保留其未来候选资格。
五、公司每年对长期合作供应商予以重新评估，不合要求的予以淘汰，从候选队伍中再行补充合格供应商。
六、管理措施
1、行政部对供应商供应的物资或提供的服务进行每批次质量检查。
2、行政部定期或不定期地对供应商进行实地质量检测或现场检查。
3、减少对个别供应商大户的过分依赖，分散采购风险。
4、行政部制定各采购件的验收标准、与供应商的验收交接规程对接一致。
七、优先政策
1、行政部对重要的、有发展潜力并符合和配合机构做好各项订单业务、符合机构发展方针的，在小标的采购、相近项目经历采购和同等服务、同等价格时享有优先备选资格等。
2、对在长期合作供应商名录中综合排名第一的办公用品供应商2万元以下，办公室装修设计、项目管理及固定资产采购20万以下，装修装饰工程50万以下项目供应商享有直接进入议价流程的资格。
八、附则
本办法由行政部门解释、执行，经财务部、合规部和CEO批准后执行。
北京立德未来助学公益基金会行政部
2017年6月19日
