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如何使用MicrosoftOutlook进行邮件筛选和归档如何使用Microsoft Outlook进行邮件筛选和归档邮件的管理对于提高工作效率和保持工作区整洁非常重要。
Microsoft Outlook是一款功能强大的电子邮件管理工具，它提供了多种筛选和归档选项，帮助用户轻松管理和组织邮件。
本文将介绍如何使用Microsoft Outlook进行邮件筛选和归档，以便更好地组织和管理您的电子邮件。
一、设置筛选规则1. 打开Microsoft Outlook，并进入“文件”选项卡。
2. 在“文件”选项卡中，选择“选项”。
3. 在弹出的“Outlook选项”对话框中，选择“邮件”。
4. 在“邮件”选项中，单击“自动处理”下的“自动处理规则”按钮。
5. 在“自动处理规则”对话框中，点击“新建规则”按钮。
二、设定筛选条件1. 在“选取模板”中选择“应用到所有邮件”。
2. 在“选择条件”中，勾选您想要应用的条件，例如“发件人”、“主题”或“重要性”等。
3. 根据您选择的条件，设置相应的具体信息，例如“发件人”的邮箱地址或“主题”的关键词。
4. 点击“下一步”。
三、设定应用后的操作1. 在“选择操作”中，选择您希望应用的操作，例如“将其删除”、“移动到指定文件夹”或“标记为已读”等。
2. 如果选择“移动到指定文件夹”，请点击“指定”按钮，选择或创建一个新的文件夹。
3. 点击“完成”按钮，保存并应用您的筛选规则。
四、归档邮件1. 在Microsoft Outlook中，点击“文件”选项卡。
2. 选择“选项”。
3. 在弹出的“Outlook选项”对话框中，选择“先前的项”。
4. 在“先前的项”选项中，点击“自动归档”按钮。
5. 在“自动归档”对话框中，选择您想要归档的时间间隔。
6. 选择要归档的文件夹，以及您希望保存归档文件的位置。
7. 点击“确定”按钮，保存并应用您的归档设置。
通过以上步骤，您已成功设置了Microsoft Outlook的邮件筛选和归档功能。
Outlook邮件本地归档操作指引因个人邮箱容量有限，当邮件总量超过一定的比例后，邮件服务器会发出“邮箱将满”的警告，邮件量继续增大甚至将无法继续发送和接收新邮件。
邮件总量指所有邮件含附件的总大小，包括收件箱、发件箱、已删除邮件，因此有几点必须注意：1、尽量不要发送大附件邮件（一般10M以上就属于大附件，）大附件邮件不但发送和接收速度慢，还会造成同一文件空间的重复占用，应尽量通过即时通讯工具（如MSN）的文件传输功能或者共享文件夹的方式传送。
2、养成定期清除过期非重要邮件的好习惯，这里要说明的是，邮件第一次删除，会进入“已删除邮件”文件夹中，此时邮件并没有真正删除，还是在继续占用邮箱总量，因此需要到“已删除邮件”中再此删除才会释放邮箱空间。
除了通过良好的邮件使用习惯来避免邮箱超载外，一个比较行之有效、立竿见影的方法是通过Outlook 中的邮件归档功能，来将指定日期前的旧邮件从邮件服务器上归档到本地硬盘，可以手动归档和也可以自动归档，具体操作方法将在下面详细介绍。
注意：1、进行归档后，指定归档日期前的邮件将从服务器下载到本地保存，通过WEB方式访问邮箱的时候将无法读取到这部分邮件，要在工作机器外的其他地方访问归档邮件，必须将归档文件通过移动介质拷贝后，在其他机器通过附加的方式，通过Outlook来读取（具体操作后面将做讲解）。
因此建议没有固定办公机器的同事不要进行此操作，以免造成不必要的麻烦。
2、以下操作以Outlook 2007 版本演示截图，其他版本Outlook操作界面不尽相同，但操作过程基本类似。
一、手动归档1、打开Outlook2、点击“文件”菜单中的“存档”3、弹出“存档”对话框4、选中需要存档的邮箱。
假如只要存档某个邮箱下的某个文件夹，比如只想对“发件箱”做存档，那么只要选中此邮箱下的“发件箱”文件夹就OK。
如下图：5、选择需要归档的日期，将对所有此日期前的邮件进行本地归档6、勾选：包含标记为“此项目不自动归档”的项目7、选择归档文件的地址、文件名这一步非常关键，建议不要用系统默认的存放地址，而是在非系统盘C盘的其他盘里新建一个自己的目录进行存放，比如可以新建一个”D:\邮件归档”的目录，然后在这里将存放地址指向此文件夹，命名为mymailbackup.pst(自定义)。
办公软件技巧Outlook中的邮件归档与备份Outlook是一款常用的办公软件，具有强大的邮件管理功能。
邮件归档与备份是Outlook中的重要功能之一，它能够帮助用户有效地管理和保护电子邮件。
在本文中，将介绍Outlook中的邮件归档与备份的技巧，以及如何合理地运用这些功能。
一、邮件归档邮件归档是将邮件从主邮箱移动到归档文件夹中，以减少主邮箱的容量，提高Outlook的运行速度。
以下是在Outlook中进行邮件归档的步骤：1. 打开Outlook，并选择要归档的邮件。
2. 点击“文件”选项卡，在弹出的菜单中选择“清理工具”。
3. 选择“归档”选项，然后点击“归档此文件夹和所有的子文件夹”。
4. 在弹出的窗口中，选择要归档的日期范围和归档文件的位置。
5. 点击“确定”开始归档过程。
邮件归档可以根据需要进行定期操作，将较早的邮件归档到归档文件夹中，以保持主邮箱的整洁和高效。
二、邮件备份邮件备份是将邮件从Outlook中导出并保存到外部媒体（如硬盘、U盘等）或其他电子邮件客户端中，以便在需要恢复时使用。
以下是在Outlook中进行邮件备份的步骤：1. 打开Outlook，并选择要备份的邮件。
2. 点击“文件”选项卡，在弹出的菜单中选择“导出”。
3. 在导出向导中，选择“以文件方式创建一个文件”，然后点击“下一步”。
4. 选择“Outlook数据文件(.pst)”作为备份文件的类型，然后点击“下一步”。
5. 选择要备份的邮件文件夹，并选择保存备份文件的位置。
6. 点击“完成”开始备份过程。
邮件备份的频率可以根据个人需求进行设置，建议定期备份以保障邮件数据的安全性。
三、提高Outlook邮件管理效率的技巧除了归档和备份功能，Outlook还有许多其他的邮件管理技巧，可以帮助用户提高工作效率。
以下是一些实用的技巧：1. 文件夹管理：通过创建和管理文件夹，将邮件按照项目、主题或联系人进行分类，使邮件更加有序。
Outlook邮件本地归档操作指引因个人邮箱容量有限，当邮件总量超过一定的比例后，邮件服务器会发出“邮箱将满”的警告，邮件量继续增大甚至将无法继续发送和接收新邮件。
邮件总量指所有邮件含附件的总大小，包括收件箱、发件箱、已删除邮件，因此有几点必须注意：1、尽量不要发送大附件邮件（一般10M以上就属于大附件，）大附件邮件不但发送和接收速度慢，还会造成同一文件空间的重复占用，应尽量通过即时通讯工具（如MSN）的文件传输功能或者共享文件夹的方式传送。
2、养成定期清除过期非重要邮件的好习惯，这里要说明的是，邮件第一次删除，会进入“已删除邮件”文件夹中，此时邮件并没有真正删除，还是在继续占用邮箱总量，因此需要到“已删除邮件”中再此删除才会释放邮箱空间。
除了通过良好的邮件使用习惯来避免邮箱超载外，一个比较行之有效、立竿见影的方法是通过Outlook 中的邮件归档功能，来将指定日期前的旧邮件从邮件服务器上归档到本地硬盘，可以手动归档和也可以自动归档，具体操作方法将在下面详细介绍。
注意：1、进行归档后，指定归档日期前的邮件将从服务器下载到本地保存，通过WEB方式访问邮箱的时候将无法读取到这部分邮件，要在工作机器外的其他地方访问归档邮件，必须将归档文件通过移动介质拷贝后，在其他机器通过附加的方式，通过Outlook来读取（具体操作后面将做讲解）。
因此建议没有固定办公机器的同事不要进行此操作，以免造成不必要的麻烦。
2、以下操作以Outlook 2007 版本演示截图，其他版本Outlook操作界面不尽相同，但操作过程基本类似。
一、手动归档1、打开Outlook2、点击“文件”菜单中的“存档”3、弹出“存档”对话框4、选中需要存档的邮箱。
假如只要存档某个邮箱下的某个文件夹，比如只想对“发件箱”做存档，那么只要选中此邮箱下的“发件箱”文件夹就OK。
如下图：5、选择需要归档的日期，将对所有此日期前的邮件进行本地归档6、勾选：包含标记为“此项目不自动归档”的项目7、选择归档文件的地址、文件名这一步非常关键，建议不要用系统默认的存放地址，而是在非系统盘C盘的其他盘里新建一个自己的目录进行存放，比如可以新建一个”D:\邮件归档”的目录，然后在这里将存放地址指向此文件夹，命名为mymailbackup.pst(自定义)。
如何使用Outlook进行邮件归档和搜索Chapter 1: 介绍Outlook和邮件归档的重要性Outlook是一款常见的电子邮件管理工具，广泛应用于个人和商业环境中。
邮件归档是将电子邮件整理、存档并管理到一个特定的文件夹或存储位置的过程。
邮件归档的重要性在于帮助用户保持收件箱整洁，提高工作效率，以及满足法律要求和数据保留策略。
Chapter 2: 创建归档文件夹在Outlook中创建归档文件夹是进行邮件归档的第一步。
首先，打开Outlook并选择“文件”选项卡。
在打开的菜单中，选择“信息”并点击“清理工具”。
接下来，选择“归档”选项，并在弹出的窗口中选择“手动归档”，然后点击“存档此文件夹”选项。
在新的对话框中，选择一个希望存档的文件夹，并设置存档日期。
点击“确定”来创建归档文件夹。
Chapter 3: 设置归档规则一旦创建了归档文件夹，就可以设置归档规则来自动将邮件归档到特定的文件夹中。
在Outlook中选择“文件”选项卡，然后选择“信息”，再点击“清理工具”，接着选择“归档”。
在归档窗口中，选择“自动归档设置”并点击“自动归档选项”。
在弹出的对话框中，可以定义归档规则的详细设置，例如归档的频率、保留的邮件期限等。
点击“确定”来保存设置并启用自动归档功能。
Chapter 4: 手动邮件归档Outlook也提供了手动归档的选项，以便用户能够根据需要随时将邮件归档到指定的文件夹中。
首先，选中要归档的邮件或文件夹，然后点击“文件”选项卡，再选择“归档”并点击“归档此文件夹”选项。
在弹出的对话框中，选择一个归档文件夹，并点击“确定”。
Outlook将会将选中的邮件或文件夹归档到指定的位置。
Chapter 5: 使用搜索功能Outlook的搜索功能可以帮助用户快速定位和找到特定的邮件。
在Outlook中的搜索框中输入关键词或特定条件，然后点击“搜索”按钮。
Outlook将会在当前文件夹或整个邮箱中进行搜索，并显示与搜索条件匹配的邮件。
邮箱归档功能介绍什么是邮箱归档？邮箱归档就是通过将邮箱中旧的或长期不再使用的文档存储到本地邮箱数据库中来释放空间以提高数据库的性能。
归档可以通过用户自己设定的条件来将邮件自动存储到本地数据据库中，并且服务器上符合条件的邮件自动删除，从而腾出邮箱的空间，避免因邮箱经常超容而带来的烦扰。
归档也是防止邮箱超容的好办法。
推进Notes邮箱本地归档作为Notes邮件系统的优化工作之一，我们计划通过培训DMS现场工程师掌握归档操作，来引导用户使用归档功能，并推广到所有NOTES用户。
感谢您及您的的团队对我们工作的大力支持。
对邮箱进行本地归档有以下几个作用：1.邮件很旧或长期不用时，可以通过归档来自动将邮件备份到本地硬盘中，用户不需要进行剪切复制等操作2.能有效释放服务器空间,节约硬件资源,进而提高邮箱所在服务器的运行速度3.能及时将邮箱进行清理压缩，改善邮箱数据库的性能4.归档可以避免邮箱超容，具体操作步骤如下：一、打开邮箱，点击菜单栏：‘操作‘→‘归档’→‘设置…’，如下图：二、出现如下界面，点击‘创建’：三、出现如下界面，用户将确定描述性名称和归档数据库的路径及名称如下图中标注的黄色区域中的设置：(注：归档数据库扩展名为：.nsf )四、上图中，点击‘选择条件’，开始创建进行归档的条件,出现如下界面：例如下图:‘早于’‘15’‘天’：表示归档运行时,将把日期为15天前的邮件归档到归档数据库中. 具体设置也可根据实际情况进行更改；另外要选择‘在所有视图和文件夹中’，设置完成后，点击‘确定’。
(归档条件共分4类，详解如下：1．未修改时间长度大于：当邮件未修改的时间大于设置的数值时，此类邮件将被归档2．到期日期早于：当邮件的到期日期早于设定的数值时，此类邮件将被归档3．用户已选择：当用户将需要归档的邮件选择后，点击‘操作’→‘归档’→‘归档选定的文档’进行归档4．早于：当邮件的日期早于设定的数值时，此类邮件将被归档）五、切换到‘基本’标签上，设置如下图：六、切换到‘高级’标签上，设置如下图：七、切换到‘日程安排’标签上，根据情况进行自动归档的日程安排，‘运行时间’和‘运行日期’用户可根据情况而定。
如何在Outlook中进行邮件归档和备份Outlook是一款广泛使用的综合性邮件管理软件，它不仅可以收发邮件，还可以对收到的邮件进行归档和备份。
邮件归档和备份可以帮助我们更好地管理和保护重要的邮件信息。
本文将介绍如何在Outlook 中进行邮件归档和备份。
一、邮件归档邮件归档是将已收发的邮件移动到特定的存档文件夹中，以便于后续查阅。
下面是在Outlook中进行邮件归档的简单步骤：1. 打开Outlook，并选择需要归档的邮件文件夹。
2. 在Outlook菜单栏上，找到“文件”选项，并点击它。
3. 在弹出的菜单中，选择“工具”。
4. 在“工具”下拉菜单中，选择“选项”。
5. 在选项窗口中，点击“其他”选项卡。
6. 在“自动归档”部分，点击“自动归档”按钮。
7. 在弹出的“自动归档”窗口中，可以进行个性化设置。
可以选择归档频率、归档的邮件文件夹以及归档的时间段等。
8. 点击“OK”按钮，完成邮件归档的设置。
通过以上简单的操作，我们就可以在Outlook中完成邮件归档的设置。
下面我们将介绍如何进行邮件备份。
二、邮件备份邮件备份是将已有的邮件复制到其他的存储设备中，以便于将来的恢复和查阅。
下面是在Outlook中进行邮件备份的简单步骤：1. 打开Outlook，并选择需要备份的邮件文件夹。
2. 在Outlook菜单栏上，找到“文件”选项，并点击它。
3. 在弹出的菜单中，选择“导出”。
4. 在“导出”窗口中，选择“创建文件”。
5. 选择“Outlook数据文件(.pst)”选项，并点击“下一步”按钮。
6. 在弹出窗口中，选择需要备份的邮件文件夹，并设置好备份的保存路径。
7. 点击“完成”按钮，开始进行邮件备份。
通过以上简单的操作，我们就可以在Outlook中完成邮件备份的设置。
备份后的邮件文件可以保存在任何位置，包括本地硬盘、外部存储设备或云存储等。
三、注意事项在进行邮件归档和备份时，我们需要注意以下几点：1. 邮件归档和备份需要根据个人需求进行设置，可以根据邮件的重要性和保存的时限来选择不同的设置选项。
如何利用Outlook进行邮件归档与备份Outlook（微软公司开发的一款邮件管理软件）提供了多种功能，其中包括邮件归档和备份。
这两项功能对于个人和企业用户来说都非常重要，可以帮助用户整理和保存电子邮件，以及保护重要数据。
本文将介绍如何利用Outlook进行邮件归档与备份，以帮助用户更好地管理邮件内容并保护数据安全。
一、了解邮件归档和备份的概念在开始介绍具体的操作步骤之前，我们先来了解一下邮件归档和备份的概念。
1. 邮件归档：邮件归档是指将已经处理过的、不再经常需要查看的邮件移动到其他位置以节省邮箱空间，并方便后续查找需要。
归档后的邮件仍然可以通过搜索或文件夹导航的方式查看和查找。
2. 邮件备份：邮件备份是指将所有或部分邮件复制到其他存储介质中，以防止数据丢失或损坏。
备份的邮件可以在需要时还原到原始状态。
有了以上基础知识，我们可以继续学习如何在Outlook中进行邮件归档和备份。
二、Outlook邮件归档的操作步骤Outlook提供了自动归档和手动归档两种方式，用户可以根据具体需求选择适合自己的方式。
以下是邮件归档的操作步骤：1. 手动归档：a. 打开Outlook软件，并点击“文件”选项卡。
b. 在选项列表中选择“选项”。
c. 在弹出的“Outlook选项”窗口中，点击左侧导航栏上的“高级”选项。
d. 在右侧窗口中找到“自动存档”功能，并点击“自动存档设置”按钮。
e. 在弹出的“自动存档”窗口中，可以进行详细的设置。
用户可以选择归档的时间范围、归档的位置和归档的文件夹等。
f. 确认设置后，点击“确定”按钮完成手动归档的设置。
2. 自动归档：a. 打开Outlook软件，并点击“文件”选项卡。
b. 在选项列表中选择“选项”。
c. 在弹出的“Outlook选项”窗口中，点击左侧导航栏上的“高级”选项。
d. 在右侧窗口中找到“自动存档”功能，并点击“自动存档设置”按钮。
e. 在弹出的“自动存档”窗口中，可以勾选“启用自动存档”选项，并进行详细设置。
Outlook邮件归档技巧邮件收发已成为现代人工作和沟通的重要方式之一。
随着时间的推移，我们的邮箱中积累了大量的邮件，如果不进行归档和整理，会导致搜索困难和工作效率低下。
本文将介绍一些Outlook邮件归档的技巧，帮助您更好地管理和组织您的邮件。
一、使用文件夹进行归档Outlook提供了文件夹功能，您可以根据不同的主题或项目创建不同的文件夹。
例如，您可以创建一个名为“工作”的文件夹，用来存放与工作相关的邮件。
将相应的邮件拖拽到文件夹中，即可将其归档。
这样，您就可以更方便地找到和管理您的邮件。
二、使用标签进行分类除了文件夹功能外，Outlook还提供了标签功能，帮助您更好地分类和归类您的邮件。
您可以为每封邮件添加不同的标签，例如“紧急”、“重要”、“待办”等，通过标签的方式将邮件进行分类。
这样，当您需要查找某一类邮件时，只需点击相应的标签即可。
三、利用搜索功能查找邮件随着时间的推移，我们收到的邮件越来越多，搜索功能成为我们快速查找邮件的必备工具。
Outlook提供了强大的搜索功能，您可以输入关键词、发件人或日期等信息进行搜索。
此外，Outlook还支持高级搜索，您可以根据多个条件进行筛选，更精确地定位您需要的邮件。
四、定期清理和归档为了保持邮箱的整洁和高效，建议您定期清理和归档您的邮件。
可以根据邮件的重要性和紧急程度设定一个时间周期，例如每个季度或每年进行一次清理和归档。
这样不仅能释放邮箱空间，提升工作效率，还可以更好地整理和管理邮件。
五、使用自动归档功能Outlook还提供了自动归档功能，可以根据您设定的规则自动归档邮件。
您可以根据发件人、主题、邮件大小等条件设置自动归档规则，从而实现自动归档的目的。
这样，您无需手动操作，Outlook会根据您设定的规则自动将邮件归档到相应的文件夹中。
六、备份重要邮件重要的邮件信息对于工作和生活都至关重要，为了防止邮件丢失或意外删除，建议您定期备份重要邮件。
您可以将这些邮件导出为文件，保存在安全的位置，以防止意外情况发生。
