员工档案管理规定

第一章总则第一条为加强公司员工档案管理，规范档案工作流程，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工档案的管理工作，包括纸质档案和电子档案。

第三条员工档案管理应遵循以下原则：（一）统一管理：员工档案由公司档案管理部门统一管理，确保档案的完整性和连续性。

（二）分级管理：根据员工档案的重要性和保密程度，实行分级管理。

（三）归档及时：员工档案应在员工入职、离职等关键时间节点及时归档。

（四）保密安全：严格保密制度，确保员工档案的安全。

第二章员工档案种类及内容第四条员工档案主要包括以下种类：（一）入职档案：包括应聘登记表、面试评估/录用审批表、录用通知书、员工信息登记表、入职承诺书及员工保密协议、个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、资格证书复印件、职称复印件）、原单位离职证明/解除劳动合同保证书、劳动合同、健康体检证明等。

（二）绩效管理档案：包括员工绩效考核相关的档案资料，按月份归档。

（三）员工异动档案：包括试用期员工转正表、内部调动审批流程表、竞聘相关资料等。

（四）员工离职档案：包括员工离职申请表、员工离职面谈记录表、员工离职调查表、员工离职工作交接表、解除劳动合同协议书、离职保密协议（部分岗位）、离职证明（单位存档）等。

第五条员工档案内容应真实、准确、完整，不得篡改、伪造、销毁。

第三章档案管理职责第六条公司档案管理部门负责员工档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第七条各部门负责人应加强对本部门员工档案的管理，确保档案的完整性和准确性。

第八条员工本人应积极配合档案管理部门的工作，及时提供相关资料。

第四章档案保管与利用第九条档案管理部门应设立专门的档案库房，确保档案的安全、保密。

第十条档案管理人员应定期对档案进行检查、清理，防止档案损坏、丢失。

第十一条档案查询、借阅应严格按规定程序进行，未经批准，不得擅自查询、借阅档案。

员工劳动档案管理规定关键信息项：1、劳动档案的定义和范围2、档案的建立和收集3、档案的保管和存储4、档案的查阅和使用5、档案的更新和维护6、档案的保密和安全7、违规处理和责任追究11 目的为了规范员工劳动档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，特制定本规定。

111 适用范围本规定适用于本公司所有员工的劳动档案管理。

112 定义员工劳动档案是指记录员工在公司工作期间的个人信息、工作经历、培训情况、绩效考核、奖惩记录等相关资料的文件集合。

21 档案的建立和收集211 新员工入职时，人力资源部门应负责收集员工的个人基本信息，包括身份证复印件、学历证书复印件、资格证书复印件、劳动合同等。

212 在员工工作期间，各部门应及时将与员工工作相关的资料，如绩效考核表、培训记录、奖惩文件等提交给人力资源部门，以便归入员工劳动档案。

31 档案的保管和存储311 员工劳动档案应由专人负责保管，保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。

312 档案应按照员工编号进行分类存放，便于查找和使用。

313 电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。

41 档案的查阅和使用411 公司内部因工作需要查阅员工劳动档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人和人力资源部门负责人批准后方可查阅。

412 查阅档案时，应在指定地点进行，不得带出档案室。

413 外部单位因工作需要查阅员工劳动档案时，需提供相关证明材料，并经公司领导批准后，方可查阅。

51 档案的更新和维护511 人力资源部门应定期对员工劳动档案进行更新，确保档案信息的准确性和及时性。

512 员工的个人信息发生变更时，应及时通知人力资源部门进行更新。

61 档案的保密和安全611 档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露员工档案中的任何信息。

612 对员工劳动档案的保管和使用应遵循相关法律法规，确保档案的安全。

71 违规处理和责任追究711 对于违反本规定，擅自查阅、泄露员工劳动档案信息的人员，公司将视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚。

第一章总则第一条为加强公司员工工作质量的管理，提高员工工作质量，规范工作质量档案管理，确保工作质量档案的真实性、完整性和有效性，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工。

第三条员工工作质量档案是指记录员工在工作过程中所表现出的工作质量、工作态度、工作能力等方面的资料。

第二章档案内容第四条员工工作质量档案应包括以下内容：1. 基本信息档案：包括员工姓名、性别、年龄、入职时间、部门、职位等。

2. 工作表现档案：包括员工在工作中取得的成绩、完成的任务、获得奖励等。

3. 工作质量评价档案：包括员工工作质量评估、考核结果、改进措施等。

4. 培训与进修档案：包括员工参加培训、进修、技能提升等情况。

5. 工作态度与团队协作档案：包括员工的工作态度、团队协作精神、沟通能力等。

6. 违规违纪档案：包括员工在工作中出现的违规违纪行为、处理结果等。

第三章档案管理第五条员工工作质量档案由人力资源部门负责管理。

第六条员工工作质量档案的建立、收集、整理、归档、保管等工作应按照以下程序进行：1. 建立档案：员工入职后，人力资源部门应为其建立工作质量档案。

2. 收集资料：根据员工工作表现、工作质量评价、培训与进修、工作态度与团队协作等情况，收集相关资料。

3. 整理档案：将收集到的资料按照档案内容进行分类、整理。

4. 归档：将整理好的档案按照档案编号进行归档。

5. 保管：档案应存放在安全、干燥、通风的场所，确保档案的完整性和保密性。

第七条员工工作质量档案的查阅、借阅、复制等事项，应按照公司相关规定执行。

第四章档案利用第八条员工工作质量档案可用于以下方面：1. 评价员工工作表现：根据档案内容，对员工的工作表现进行评价。

2. 考核与晋升：在员工考核、晋升等工作中，可作为参考依据。

3. 培训与进修：根据档案内容，为员工提供针对性的培训与进修机会。

4. 优化工作流程：根据档案内容，找出工作中存在的问题，提出改进措施。

第五章附则第九条本制度由人力资源部门负责解释。

员工人事档案资料管理规定一、概述员工人事档案资料是企业管理的重要组成部分，包含员工的基本信息、入职信息、培训记录、评价记录、奖惩记录等多种信息，是企业管理的载体、基础和重要依据。

因此，合理、规范、科学地管理员工人事档案资料，对企业的稳定发展和人力资源管理至关重要。

为了规范管理员工人事档案资料，加强企业管理，充分保护员工和企业的权益，制定本规定。

二、制定范围本规定适用于本企业所有员工的人事档案管理。

三、档案建立要求1. 档案建立程序（1）入职体检合格后，由人力资源部开具员工人事档案，并办理相关手续；（2）应收集员工基本信息、学历证书、身份证复印件、体检报告、以往工作单位证明、近期免冠照片等资料；（3）将资料存入员工档案袋，并按档案袋编号进行存档；（4）档案袋需标注员工姓名、员工编号、职务、建档日期等信息；（5）员工已经离职的，其档案袋应标注离职日期及原因，并按照公司规定备份相应资料。

2. 档案管理要求（1）对于建立好的员工人事档案，应进行注册、存档和归档管理，档案必须存放在保险柜内，保证档案的安全性；（2）对于人事档案资料涉及个人隐私的应严格保密，仅在有关部门或领导同意授权情况下可以查阅；（3）每份文件必须注明发起日期、文号、主办人、审核人、承办人、审批人、存档日期等信息；（4）档案材料超过2年也需要进行整理，以确保档案的完整并且不受损失；（5）未经领导批准，未经员工本人同意，不得拆开更改档案资料中的任何内容；（6）离职员工人事档案的保存期为3年，三年后则按公司规定备份相应信息并进行销毁。

四、档案使用和管理1. 档案使用要求（1）档案管理部门应严格控制档案借阅的权限与过程，并进行严格的双重审核，确保借阅的时效性、准确性和完整性；（2）借阅人应在登录借阅纸质档案时，填写借阅单，注明借阅日期、借阅目的、借阅期限等，并在借阅单上签字确认；（3）借阅结束后，档案管理员应及时将档案收回，并审核借阅单上的归还信息；（4）在未经授权的情况下，禁止借阅员工人事档案资料。

员工档案管理规定
一、严格执行国家和集团公司档案各项管理制度和规定，建立、健全公司员工人事档案。

二、档案资料管理员必须具备觉悟高，思想品质好，忠诚可靠，业务能力强，工作认真负责，积极肯干等基本条件。

三、员工个人档案的管理
1、员工档案应按用工形式分别归档，用工形式包括工人、干部、农民合同工等类型。

2、外单位调入和集团公司人事、劳资（人才中心）分配进公司的员工，应填写《职工登记表》和职工档案卡片，同个人所持档案材料一并分类建档。

3、调出公司员工根据调动手续提取个人档案。

四、劳动工资档案的管理
1、定期分类收集、整理、保存各类劳动工资报表。

2、定期归档员工个人岗位、工资变动的各类审批表。

五、各种应归档资料，必须及时归档，各种档案资料卡片必须齐全，不准涂改更换。

六、坚持党的路线、方针、政策，严格执行档案管理法规：
1、档案管理员必须严格遵守档案资料的保密制度，不得随意泄露档案的数量、内容及存放位置。

2、凡属机密档案，不准随意乱取，随意抄录，严禁外传、外
借。

3、档案室钥匙专人保管，未经部门主管负责人批准不得转借他人。

4、档案资料属专管项目，他人不得随便介入。

七、档案资料的查阅，必须经主管负责人批准，管理人员亲自按批准项目提供资料，查阅后及时归档。

第一章总则第一条为加强员工个人安全管理，保障员工的生命财产安全，提高公司安全管理水平，根据国家相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工，包括在职员工、试用期员工和实习学生。

第三条员工个人安全档案是公司安全管理的重要组成部分，应遵循真实性、完整性、保密性原则。

第二章档案内容第四条员工个人安全档案主要包括以下内容：1. 基本信息档案：包括员工姓名、性别、年龄、民族、籍贯、政治面貌、学历、婚姻状况、联系方式等。

2. 健康体检档案：包括员工入职体检、定期体检、特殊岗位体检等体检结果。

3. 安全培训档案：包括员工安全教育培训记录、考核成绩、安全操作技能证书等。

4. 安全事故档案：包括员工发生的安全事故、违章行为、事故原因分析、处理结果等。

5. 罚款、奖励档案：包括员工违反安全规定所受的罚款、奖励情况。

6. 其他相关资料：如劳动合同、岗位说明书、安全操作规程等。

第三章档案管理第五条员工个人安全档案由人力资源部负责管理，各相关部门配合。

第六条员工个人安全档案实行一人一档，档案资料应真实、完整、准确。

第七条员工个人安全档案的归档、整理、保管、查阅等工作，应按照档案管理相关规定执行。

第八条员工个人安全档案的查阅，需经公司分管领导批准，查阅人需填写查阅登记表，并在查阅完毕后及时归还。

第九条员工个人安全档案的保管期限为员工在职期间，离职后档案归档至公司档案室。

第十条员工个人安全档案的保密，公司应采取有效措施，确保档案资料的安全。

第四章奖励与处罚第十一条对认真执行本制度，在安全管理工作中做出显著成绩的员工，给予表彰和奖励。

第十二条对违反本制度，造成安全事故或违章行为的员工，依照公司相关规定进行处罚。

第五章附则第十三条本制度由公司人力资源部负责解释。

第十四条本制度自发布之日起实施。

公司员工档案管理方法与制度1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。

2、要确保所存档资料:复印件和原件相符;资料是原始且有价值的;以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写;名字、日期等内容填写规范;存档所用纸张规范工整。

3、存档资料要分类按顺序存放。

例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。

顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放。

4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。

5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。

注意:电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、E____CEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。

6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。

员工档案的作用1、为员工晋升提供依据通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。

2、对人力资源进行盘点员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。

通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。

3、促进人力资源配置通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。

4、提供历史资源查询了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划;了解员工的需求点，以便更好的关怀员工;记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感;离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。

第一章总则第一条为规范公司员工个人数据档案的管理，确保员工个人信息的安全、完整和保密，依据《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工，包括在职、离职和试用期的员工。

第三条员工个人数据档案管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：收集、使用、存储、传输、删除员工个人数据时，必须遵守法律法规的规定。

（二）最小化原则：仅收集实现工作目的所必需的员工个人数据。

（三）安全性原则：采取必要的技术和管理措施，防止员工个人数据泄露、损毁和丢失。

（四）准确性原则：确保员工个人数据的准确性、完整性和及时性。

第二章数据收集与使用第四条员工个人数据收集范围：（一）基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系电话、电子邮箱、住址等。

（二）工作信息：入职日期、离职日期、职务、部门、工作表现、绩效考核等。

（三）培训信息：培训记录、培训成果等。

（四）其他与工作相关的个人信息。

第五条员工个人数据使用范围：（一）人力资源规划、招聘、培训、考核、薪酬福利等工作。

（二）员工关系管理、劳动争议处理等。

（三）法律法规要求或公司内部管理规定。

第三章数据存储与安全第六条员工个人数据存储：（一）公司应建立专门的员工个人数据存储系统，确保数据安全。

（二）存储系统应具备数据备份、恢复、访问控制等功能。

第七条员工个人数据安全：（一）公司应采取物理、技术和管理措施，防止员工个人数据泄露、损毁和丢失。

（二）对员工个人数据进行分类管理，明确数据访问权限。

（三）对员工个人数据进行定期检查，确保数据准确性。

第四章数据删除与更新第八条员工个人数据删除：（一）员工离职后，其个人数据应在一定期限内删除。

（二）员工个人数据删除前，应经公司相关部门审核。

第九条员工个人数据更新：（一）员工个人数据如有变更，应及时更新。

（二）更新操作应经员工本人确认。

第五章责任与监督第十条公司各部门负责人对本部门员工个人数据的管理负直接责任。

第一章总则第一条为加强公司内部员工管理，确保员工个人信息的安全与完整，提高人力资源管理效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工，包括在职员工、离职员工及实习生。

第三条员工个人档案是指记录员工个人信息、工作经历、业绩考核、奖惩记录等内容的资料。

第二章档案管理内容第四条员工个人档案主要包括以下内容：1. 个人基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、民族、婚姻状况、籍贯、联系电话、电子邮箱等；2. 教育背景：学历、学位、毕业院校、专业、毕业时间等；3. 工作经历：工作单位、岗位、入职时间、离职时间、工作职责等；4. 绩效考核：年度考核、季度考核、月度考核等；5. 奖惩记录：奖励、处罚、处分等；6. 培训记录：参加的培训课程、培训时间、培训效果等；7. 其他：员工个人简历、求职信、推荐信等。

第三章档案管理职责第五条人力资源部负责员工个人档案的管理工作，具体职责如下：1. 负责建立、维护、更新员工个人档案；2. 对员工个人档案进行分类、归档、保管；3. 对员工个人档案的查阅、复制、修改等操作进行审批；4. 对离职员工个人档案进行整理、归档、保管；5. 定期对员工个人档案进行清理、归档，确保档案的完整性和准确性。

第六条员工个人档案的查阅、复制、修改等操作需经人力资源部负责人批准，具体操作如下：1. 查阅：员工本人或授权代理人可查阅本人档案；2. 复制：需提供有效证件，经人力资源部负责人批准后方可复制；3. 修改：仅限本人或授权代理人，经人力资源部负责人批准后方可修改。

第四章档案安全与保密第七条员工个人档案实行保密制度，未经本人同意，不得向任何单位或个人泄露。

第八条人力资源部应采取以下措施确保档案安全：1. 建立健全档案室，配备必要的档案保管设备；2. 对档案进行分类、编号、登记，确保档案的有序存放；3. 定期对档案进行清理、消毒，防止档案损坏；4. 对档案室进行安全管理，防止火灾、盗窃等事故发生。

员工档案管理制度_员工档案管理制度办法员工档案管理制度篇1第一章总则第一条为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。

第二条企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。

是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。

第三条企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

第四条企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。

第二章机构和职责第五条职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理。

实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。

第六条职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。

第七条职工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。

对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。

第八条企业职工档案管理部门的职责：(一)保管职工档案;(二)收集、鉴别和整理职工档案材料;(三)办理职工档案的查阅、借阅和转递手续;(四)登记职工工作变动情况;(五)为有关部门提供职工情况;(六)做好职工档案的安全、保密、保护工作;(七)定期向企业档案室(馆)移交档案。

(八)办理其它有关事项。

第三章档案的内容第九条企业职工档案的内容和分类：(一)履历材料;(二)自传材料;(三)鉴定、考核、考察材料;(四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料);(五)政审材料;(六)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;(七)奖励材料;(八)处分材料;(九)招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;(十)其他可供组织参考的材料。