合同档案管理制度2012619打印版

第一章总则第一条为了规范合同档案的管理，保障合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有合同档案的管理工作。

第三条合同档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同档案的完整性，防止档案遗失、损毁或篡改。

2. 真实性原则：保证合同档案内容的真实、准确，不得伪造、篡改。

3. 安全性原则：确保合同档案的安全，防止档案被非法获取、泄露或破坏。

4. 保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密的合同档案，应严格保密。

5. 利用性原则：提高合同档案的利用率，充分发挥合同档案的作用。

第二章职责与分工第四条合同管理部门负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第五条各部门负责人对本部门合同档案的管理工作负总责，应确保本部门合同档案的完整、准确、安全。

第六条合同档案管理员负责具体实施合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第三章收集与整理第七条合同档案的收集应包括以下内容：1. 合同文本；2. 合同附件；3. 合同签订、履行、变更、解除等相关文件；4. 合同履行过程中的往来函件、会议纪要、协议书等；5. 合同履行过程中的相关证明材料。

第八条合同档案的整理应遵循以下要求：1. 按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类；2. 对收集到的合同档案进行编号、登记；3. 对合同档案进行编目、著录，确保信息准确、完整；4. 合同档案的装订应符合规范要求。

第四章归档与保管第九条合同档案的归档应按照以下程序进行：1. 合同签订部门将合同档案报送合同管理部门；2. 合同管理部门对合同档案进行审核、整理；3. 合同管理部门对审核、整理后的合同档案进行归档。

第十条合同档案的保管应遵循以下要求：1. 合同档案应存放在通风、干燥、防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 合同档案的存放位置应便于查阅、利用；3. 合同档案的保管人员应定期检查档案的保管情况，确保档案安全。

合同档案管理制度合同档案管理制度第一章绪论1.1 简介本合同档案管理制度旨在规范和管理公司的合同档案，确保合同的存储、索引、归档和保护工作能够科学地进行。

1.2 适用范围本制度适用于公司内所有合同档案的管理，包括合同文件、合同变更、合同终止等相关文件。

1.3 相关法律法规与规定本章节详细罗列了与合同档案管理相关的法律法规与规定，并对其进行解释说明。

第二章合同档案管理职责2.1 合同档案管理部门的职责本章节详细说明合同档案管理部门的职责，包括合同档案的收集、整理、归档、索引以及保密工作等。

2.2 各部门的合同档案管理职责本章节对各部门的合同档案管理职责进行详细描述，包括合同起草部门、合同签署部门、合同变更部门等。

2.3 合同档案管理人员的职责本章节详细罗列了合同档案管理人员的职责，包括档案管理人员的任职资格、培训要求、保密责任等。

第三章合同档案管理流程3.1 合同档案管理流程概述本章节概述了合同档案管理的流程，包括合同登记流程、合同归档流程、合同借阅流程等。

3.2 合同登记流程本章节详细描述了合同登记流程的具体步骤，包括合同信息登记、合同文件归档、合同信息录入等。

3.3 合同归档流程本章节详细说明了合同归档流程的具体步骤，包括合同分类归档、合同卷内目录制作、合同盒标签制作等。

3.4 合同借阅流程本章节详细罗列了合同借阅流程的具体步骤，包括合同借阅申请、审核、借阅期限控制等。

第四章合同档案管理制度4.1 合同档案管理制度的目标本章节明确了合同档案管理制度的目标，包括合同档案的准确性、及时性、安全性等。

4.2 合同档案的存储要求本章节详细描述了合同档案的存储要求，包括合同档案的保管期限、存储环境、保密措施等。

4.3 合同档案的索引要求本章节详细说明了合同档案的索引要求，包括合同索引的设计原则、合同索引的模板等。

4.4 合同档案的保护和销毁本章节详细描述了合同档案的保护和销毁措施，包括合同档案的备份、加密、销毁程序等。

一、总则第一条为加强合同档案管理，维护我单位合法权益，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有合同档案的管理工作。

第三条合同档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案的完整、准确、安全。

（二）统一领导，分级管理，明确责任。

（三）集中管理，分散使用，方便查阅。

（四）保密原则，严格控制档案的查阅、复制和传播。

二、职责分工第四条合同档案管理工作由合同管理部门负责，各部门应积极配合。

第五条合同管理部门职责：（一）负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

（二）制定合同档案管理制度，并组织实施。

（三）对各部门合同档案管理工作进行监督、检查和指导。

（四）对合同档案进行鉴定，提出存毁意见。

第六条各部门职责：（一）按照合同管理部门的要求，及时收集、整理、归档合同档案。

（二）配合合同管理部门进行合同档案的查阅、复制和传播。

（三）对合同档案的保管和使用负有一定的责任。

三、合同档案管理流程第七条合同档案的收集（一）合同签订后，相关部门应将合同文本、附件、相关文件等资料及时报送合同管理部门。

（二）合同管理部门对收集的合同档案进行整理、归档。

第八条合同档案的整理（一）合同档案的整理应按照《中华人民共和国档案法》及相关规定执行。

（二）合同档案的整理应包括以下内容：1. 合同名称、编号、签订日期、合同双方当事人等基本信息。

2. 合同的主要内容、条款、附件等。

3. 合同的变更、解除、终止等相关文件。

4. 合同执行过程中形成的其他相关资料。

第九条合同档案的归档（一）合同档案归档前，合同管理部门应进行审核。

（二）合同档案归档应按照档案保管期限和保管要求进行。

第十条合同档案的保管（一）合同档案的保管应按照档案保管期限和保管要求进行。

（二）合同档案的保管应采取防火、防盗、防潮、防尘、防虫等措施。

（三）合同档案的保管应定期进行检查、维护。

第十一条合同档案的查阅、复制和传播（一）查阅、复制和传播合同档案应经合同管理部门批准。

合同档案管理制度一、总则为规范和加强合同档案管理工作，提高公司的合同管理水平，制定本合同档案管理制度。

二、适用范围本合同档案管理制度适用于公司内所有与合同相关的档案管理工作，包括但不限于合同的签订、履行、归档、存档等工作。

三、合同档案的建立与管理1. 合同的建立（1）在签订合同前，合同书面文本必须经过法务部门的审核和批准。

（2）所有合同必须按照规定的格式进行拟定，确保合同内容清晰明了，不得存在模糊不清、含糊其辞的情况。

（3）合同的签订必须由具有签订权限的人员进行，签订人员需对合同内容进行仔细阅读和理解。

2. 合同档案的管理（1）公司应当建立完整的合同档案管理系统，包括合同编号、合同名称、签订日期、履行期限、履行情况等信息。

（2）公司应当对合同档案进行分类存储，便于查询和管理。

不同性质的合同应当分开存放，便于及时查阅。

（3）公司应当建立完善的合同档案借阅制度，明确借阅人员的权限和操作流程，确保合同档案不会被滥用或遗失。

四、合同履行情况的监督和管理1. 合同履行情况的监督（1）公司应当建立合同履行情况的监督机制，定期对各个合同的履行情况进行检查和评估。

（2）对于存在履行问题的合同，公司应当及时采取措施，协调相关部门进行调整或补救，防止合同履行出现严重问题。

2. 合同履行情况的管理（1）公司应当建立合同履行情况的管理档案，记录重要的履行情况和结果，便于日后查阅和总结。

（2）对于履行结果良好的合同，公司应当及时表扬和奖励相关部门和个人，鼓励他们继续保持良好的履行态度。

五、合同档案的保管期限和销毁办法1. 合同档案的保管期限（1）公司应当根据《档案法》的规定，对合同档案进行相应的保管期限规定。

（2）在合同履行期满后，公司应当根据合同的性质和重要程度，确定合同档案的具体保管期限。

2. 合同档案的销毁办法（1）合同档案的销毁应当经过公司领导的批准，并按照规定的程序和步骤进行。

（2）对于已经履行完毕的合同档案，公司可以依据合同档案管理制度的规定，将其进行销毁处理。

合同档案管理制度一、制度目的本制度的目的是规范和统一合同档案的管理，确保合同档案的安全性、完整性和可查询性，以提高合同管理的效率和便捷性。

二、适用范围本制度适用于公司所有相关部门和员工，包括但不限于合同管理部门、财务部门、法务部门等。

三、制度内容1. 合同档案的建立与归档1.1 合同档案应按照公司的档案管理规定进行建立和归档，包括纸质合同档案和电子合同档案。

1.2 纸质合同档案应妥善保管，放置在专门的合同档案柜中，按照合同签订的日期、合同编号或其他标志性信息进行分类整理。

1.3 电子合同档案应存储在公司指定的服务器或云端存储设备中，并进行合理的分门别类，以便于查找与管理。

2. 合同档案的管理流程2.1 合同档案的管理流程应明确，包括合同的接收、登记、归档、备份、销毁等环节。

2.2 合同的接收应经过合同管理部门的审核，确保合同的真实性和规范性，并在合同登记簿上进行相应登记。

2.3 合同的归档应按照合同的分类和归属部门进行，确保合同档案的完整性和可查询性。

2.4 合同档案的备份应定期进行，以确保合同的安全性和防止意外丢失。

2.5 合同档案的销毁应按照公司的档案销毁规定进行，包括确定销毁时间、销毁方式等。

3. 合同档案的查询与使用3.1 合同档案的查询应方便快捷，合同管理部门应提供电子合同档案查询系统，并及时更新档案信息。

3.2 合同档案的使用应符合相关法律法规的规定，严禁私自篡改、删除合同内容。

3.3 合同档案的借阅应经过相关审批，并按照规定的流程进行，借阅人员应负责合同档案的安全性和保密性。

4. 合同档案的保密与安全4.1 合同档案应严格保密，合同管理部门应制定合同档案保密措施，防止合同档案泄露和丢失。

4.2 合同档案的存储设备和服务器应具备安全性保障措施，防止非法访问和攻击。

4.3 合同档案的归档和借阅应记录相关人员的信息，确保合同档案的安全可控。

四、附件（无）以上为合同档案管理制度的内容，依据公司实际情况，可进行适当调整和修改。

一、总则第一条为了加强合同部档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于合同部所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条合同部档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性原则；3. 真实性原则；4. 安全性原则；5. 有效性原则。

二、档案的分类与归档第四条合同部档案分为以下类别：1. 合同文件类：包括各类合同、协议、授权委托书等；2. 附件类：包括合同附件、相关证明材料、审批文件等；3. 会计凭证类：包括合同执行过程中的发票、收据、付款凭证等；4. 其他类：包括合同执行过程中的会议纪要、通讯记录、咨询意见等。

第五条合同档案的归档应按照以下程序进行：1. 归档前，合同部门负责人应对档案材料的完整性、准确性进行审核；2. 归档时，应按照档案类别、时间顺序进行排列，并填写档案登记表；3. 归档后，由档案管理员进行编号、编目，并建立档案目录。

三、档案的整理与保管第六条档案整理应遵循以下要求：1. 按照档案类别、时间顺序进行排列；2. 档案卷内文件应保持原貌，不得随意拆散、篡改；3. 档案卷内文件应按顺序排列，并在文件首页标注页码；4. 档案卷内文件应填写卷内目录，包括文件名称、页数、备注等信息。

第七条档案保管应遵循以下要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗；2. 档案柜应使用符合国家标准的档案柜，并定期检查档案柜的完好性；3. 档案应按照类别、时间顺序存放，并保持整洁；4. 档案管理人员应定期检查档案的保管情况，发现问题及时处理。

四、档案的利用与查阅第八条合同档案的利用应遵循以下规定：1. 合同档案的查阅应遵守国家档案法律法规和本部门档案管理制度；2. 查阅档案应填写查阅登记表，明确查阅目的、时间、查阅人等信息；3. 查阅档案应遵守保密原则，不得泄露档案内容；4. 查阅档案应在档案保管员陪同下进行。

第一章总则第一条为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各类合同的档案管理，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。

第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同档案的完整性，防止遗失、损坏或篡改。

2. 准确性原则：保证合同档案内容的准确无误，便于查阅和使用。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保合同档案的保密性和安全性。

4. 规范性原则：严格按照法律法规和公司内部规定进行合同档案管理。

第二章合同档案的收集与归档第四条合同档案的收集范围：1. 合同文本及附件；2. 合同签订、履行、变更、解除等相关文件；3. 合同履行过程中的往来函件、会议纪要等；4. 合同纠纷解决的相关文件。

第五条合同档案的归档要求：1. 合同档案应按照合同类别、年份、项目等进行分类编号；2. 合同档案的归档时间应在合同签订后一个月内完成；3. 合同档案的归档应包括纸质档案和电子档案。

第三章合同档案的保管与使用第六条合同档案的保管：1. 合同档案应存放在通风、干燥、防火、防盗的专用档案柜中；2. 合同档案的保管人员应具备一定的法律知识和档案管理经验；3. 合同档案的保管期限按照国家有关规定执行。

第七条合同档案的使用：1. 合同档案的使用应严格按照公司内部规定进行；2. 查阅合同档案需填写《合同档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后方可查阅；3. 查阅合同档案时，应遵守保密原则，不得泄露公司商业秘密。

第四章合同档案的销毁第八条合同档案的销毁应按照国家有关规定执行，经公司领导批准后方可销毁。

第九条合同档案销毁前，应进行以下工作：1. 对合同档案进行核对，确保档案完整；2. 对合同档案进行整理，归档备查；3. 编制《合同档案销毁清单》，经相关部门负责人签字确认。

一、总则第一条为了规范公司合同管理，保障公司合法权益，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同的管理，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、技术服务合同、劳动合同等。

第三条公司合同管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：合同内容应符合国家法律法规和政策要求，不得违反国家强制性规定。

（二）公平公正原则：合同签订双方应遵循平等自愿、公平公正的原则，维护双方合法权益。

（三）保密性原则：合同内容涉及商业秘密的，应严格保密，不得泄露给无关人员。

（四）规范性原则：合同格式、条款、签订程序等应符合国家相关法律法规和公司内部管理规定。

二、合同签订管理第四条合同签订前，相关部门应进行充分的市场调研和风险评估，确保合同内容的合理性和可行性。

第五条合同签订应经公司相关部门负责人审核批准，涉及重大经济利益的合同需经公司总经理审批。

第六条合同签订时，应确保合同内容完整、条款清晰、权责明确，并符合以下要求：（一）合同主体合法，具备相应的资质和条件。

（二）合同内容真实、准确，符合实际情况。

（三）合同条款合法、合规，不存在欺诈、胁迫等违法行为。

（四）合同格式规范，符合国家法律法规和公司内部管理规定。

三、合同档案管理第七条公司设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第八条合同档案应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类、编号和归档。

第九条合同档案的保管应遵循以下要求：（一）确保档案的完整性和安全性，防止档案遗失、损毁。

（二）档案的保管期限应符合国家法律法规和公司内部管理规定。

（三）档案的借阅、复制等应经合同档案管理部门负责人批准。

（四）档案的销毁应按照国家法律法规和公司内部管理规定执行。

第十条合同档案的利用应遵循以下要求：（一）合同档案的查询、复制等应经合同档案管理部门负责人批准。

（二）查询、复制合同档案时，应遵守保密原则，不得泄露商业秘密。

合同档案管理制度第一章总则第一条为规范和强化合同档案管理工作，提高合同管理的效率和质量，保障公司利益，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有与合同相关的活动和业务。

第三条合同档案管理是公司的一项重要工作，必须严格按照本制度执行。

第四条公司应建立健全合同档案管理制度，明确管理责任和流程，加强监督检查，确保合同档案的安全、完整、准确和及时。

第二章合同档案的分类和归档第五条公司应按照合同的性质、内容和金额等特点，将合同档案分类归档，并制定相应的归档标准和程序。

第六条合同档案应按照主合同和附属合同相结合的原则分别归档，确保合同的完整性和连贯性。

第七条公司应建立合同档案档案袋的编号制度，确保每份合同档案都能够追溯和查阅。

第八条合同档案在归档前，应按照相关规定进行整理和核对，确保档案的真实性和完整性。

第九条合同档案的归档应按照时间顺序进行，确保档案的有效管理和利用。

第十条合同档案的存放地点应设立专门的存档室，确保档案的安全、防火和防盗。

第三章合同档案的管理和利用第十一条公司应建立健全合同档案管理制度和流程，明确合同档案的管理责任和权限。

第十二条公司应建立合同档案的管理制度和规范，加强对合同的监督和管理，确保合同的合法有效。

第十三条合同档案的利用应遵守相关法律法规和规章制度，确保信息的安全和保密。

第十四条合同档案的利用应遵守公司的内部管理规定和程序，确保信息的及时和准确传递。

第十五条合同档案的利用应按照规定的程序进行，避免信息的泄露和损失。

第十六条公司应建立合同档案的检查和审查制度，确保合同的合法、完整和准确。

第四章合同档案的保管和保全第十七条公司应建立全面的合同档案保管和保全制度，确保档案的安全和完整。

第十八条合同档案的保存期限应按照相关规定进行，确保档案的利用价值和保全价值。

第十九条合同档案的保管应严格按照规定的程序和标准进行，确保档案的安全和隐私。

第二十条合同档案的转移、借阅和复制等行为应严格按照规定进行，避免信息的泄露和遗失。

合同档案管理制度为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、本合同档案管理制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料等。

二、合同档案管理原则1、合同档案管理实行网络管理体系，由公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、办公室应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。

三、合同档案管理的移交1、公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交办公室存档。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完全，必须条理分明，符合其形陋律。

3、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。

以双方签字认可后方为完成交接手续。

四、合同文档管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

4、办公室应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

5、各部门员工可在主管领导同意的情况下，到办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门主管领导、总经理签字同意后，方可在办公室办理相关借阅手续，以影印件借出。

合同原件无特殊情况不得外借。

6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。