秘书的职业道德

秘书的职业道德

1爱岗敬业，忠于职守 2服从领导，当好参谋 3遵纪守法，廉洁奉公 4任劳任怨，乐于奉献

5善于合作，严于律己 6文明礼貌，谦虚谨慎 7实事求是，勇于创新 8恪守信用，严守机密

秘书的工作方法

1将工作分类排序处理 2科学合理使用工作时间 3经常性工作规范化、程序化

4井然有序地存放文件与物品 5养成有利于工作的好习惯

接待的准备工作

1接待工作的环境准备：

硬环境：绿化环境、空气环境、光线环境、声音环境、办公室布置

软环境：组织文化环境、接待礼仪环境

2物质准备：

必备用品的准备：办公设备、茶水与茶具、文具用品、书报架

辅助用品：接待用车、接待标志、接待设备、接待礼品

3心理准备

日常接待工作的基本程序1、预约来访者的接待程序

（一）亲切迎客：1以良好的公司形象迎候来访者 2了解来访者约定见面的部门或人员

3通知被访者 4被访者不能马上接待 5发放宾客卡

（二）热情待客

1引导：（1）文件收拾 （2）提示 （3）同行 （4）与客交谈（5）示意走向

（6）乘电梯（7）开门礼仪 （8）衣物挂放 （9）引座礼仪 / 2 招待

（3）礼貌送客

二、未预约来访者的接待程序

1面带微笑主动问候来访者

2当了解到对方与被访者没有预约时，仍以欢迎的态度礼貌友好地接待，为其服务

3联系有关部门或人员，看是否被访者或其他人员能接见来访者

4如果被访者当天可以接见，就按照接待预约客人的工作程序进行

5如果当天确实不能找到适当的人与来访者见面，就要立即向来访者说明情况，切记不要让客人产生“等

一等还有希望”的误解，一面浪费双方时间，使自己更被动

6如果来访者虽有时间，但不想接见来访者，秘书可视情况而定。

接待方案的主要内容

1接待规格（核心环节）：它决定着礼仪活动的多少，规模大小，隆重程度，由哪些人员前往迎接、陪同

等。接待规模反映出本公司对来宾的重视和欢迎的热烈程度，它往往依据主要来宾的身份及实际需要确定。

2接待形式：即具体的接待方式、方法。确定迎接、宴请、会谈、送行等事宜举行的形式。

3接待日程的安排：工作安排：安排好来宾的有关工作事宜

生活安排：安排好来宾的日常生活接待

业务生活：安排游览文化娱乐等生活

4接待的经费开支：接待的经费预算具体接待事宜准备：

1了解来宾的基本情况 2拟订接待初步意见 3确定接待人员的名单 4确定活动日程表

5安排工作用车 6安排接站及返程票的预订 7安排好住宿 8安排领导来访

9安排餐饮及宴请 10安排会谈，参观等事宜 11安排观光旅游 12安排文化娱乐及体育活动

13安排新闻报道工作 14互赠纪念品或合影留念 15做好接待经费结算 16安排送行事宜

重要宾客与团体宾客的接待流程

1了解来宾的人数、性别和职务2与客方确认日程安排3预订住宿4欢迎仪式，欢迎词5礼节性拜访6安

排宴请，席间可以致祝酒词7准时会谈，准备相关的洽谈文件8陪同参观，游览9选购赠送礼品10欢送

秘书协调领导间关系时的注意事项

1对领导不分远近，不论是主管领导还是非主管领导，都要做好服务工作

2请示工作时，一定要按照领导的分工对口请示，不要多头请示，也不要越级请示

3不参与领导成员之间的个人矛盾

4参加领导班子办公会议时，要认真做好会议记录，并将会议记录送缺席的领导成员阅知。避免产生因信

息部队称而出现的误会。

5当领导成员之间发生争执时，如果秘书在场或不得不进行协调时，秘书可以通过请示工作、接电话等方

式让双方转移注意力，以停止争执，待冷静下来后再深入进行讨论。

秘书协调与领导之间关系的注意事项

1秘书要服从领导，认真领会领导意图，圆满完成领导交办的各项工作

2尊重体谅领导，虚心接受领导批评，收到误解不在人前辩驳，如有必要，可找合适的机会解释

3维护领导的威信，不在背后议论领导，给领导提意见和建议一定要注意场合与时机

4领导工作中出现失误，秘书要积极采取措施弥补和消除影响

5善于总结领导的活动规律，在工作上与领导步调一致，为领导提供高效率的服务

6加强与领导思想上的沟通和交流，简历起秘书与领导的相互信任的和谐关系

7不假借领导的名义以权谋私，损害领导的名誉

8加强自身修养，树立服务意识，提高工作能力，当好领导的参谋和助手

协调的工作技巧：

1“明”协调和“暗”协调 2“冷”协调和“热”协调 3“硬”协调和“软”协调

会议活动的基本要素

1会议人员 2会议名称 3会议的议题 4会议时间 5会议地点 6会议方式 7会议结果

会议经费预算的原则：

1科学管理 2总量控制 3确保重点 4精打细算 5留有余地

会议议程安排表：

日期：×××年×月×日（星期×）会场×××××

时间 议程 发言人 发言人职务…… 开幕式 ×× ××

……×× ×× ××

会议筹备工作框架图

（1）拟订会议计划：1确定会议名称、时间等基本要素

2制定会议预算 3确定会议议程、程序及日程

4成立会务组，明确会务分工 5制发会议通知

（2）准备会议材料：1准备领导发言稿 2起草会议报告，决议草案

3准备其他相关资料（例如公司简介、产品介绍等）

（3）制作会议证件：1出席证、列席证、嘉宾证或入场券

2记者证 3工作证 4桌签、座签、名牌

5会场路线指示牌或会场周边设施图

（4）安排会议生活：1预定交通工具 2安排食宿 3联系与安排参观、访问活动

4确定医疗、保卫人员

（5）布置会场：1布置环境 2选定会场形式、排定会议座次 3布置主席台

4配齐、调试电化设备

会务工作组的分工

1会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作

2秘书组：负责撰写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要，简报等工作。

3接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作

4宣传组：负责会议的录音录影、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道

5财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付账工作

6保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财产安全、保密工作

设计会议议程表的注意事项

1编制会议议程表时，首先应该注意议题所涉及的各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺

序的明确规定

2议程表中，第一项是要宣布议程，再安排讨论的问题，尽量将同类性质的议题集中排列在一起

3保密性较强的议题，一般放在后面。这样有利于安排无关人员退场及相关人员到场。

4各项报告中，财务报告放在最前面，与会人员比较敏感的议题，例如人事报告放在最后面

会场形式的布置

1相对式（报告会、总结表彰会、代表大会）

2全围式（小型、特小型会议、座谈会、协商性等会议）

3半围式（中小型工作会议）

4分散式（联欢会、茶话会、团拜会）

会场座次安排

1横排法 2竖排法（大型会议） 3左右排列法 4座次标志方法

中国内部会议以左为上，国际会议以右为上 （主席台）

讲台可设在中央，也可以设在右侧 （以主席台朝向为准）

揭幕架：主席台左侧，与讲台相称。会议进行阶段的会务工作框架图

（1）会议报到与引导工作：1会议接站 2报到与签到工作 3分发会议材料等

（2）组织会议进行：1检查会场准备情况 2会场安全保卫与保密工作 3会议交通服务

4会议记录、纪要、简报与新闻报道 5对会议发言人的管理及其他工作

（3）搞好生活服务：1及时订购回程票 2打印并分发会议代表通讯录

3组织拍摄会议集体照及活动照 4会议的餐饮服务

5旅游、娱乐与陪同的组织服务工作

会议记录

1会议记录的格式。分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分

2会议记录的要求。1速度要快2内容的真实

3会议记录的重点。不用逐字记录会议内容，一般只要记录讨论的要点即可。

会议结束阶段的工作框架图

（1）送别会议代表：1分发回程票 2结清会议费用 3安排车辆接站

（2）会场的善后工作：1结算会议开支费用 2归还会议所借物品 3清理会场

（3）整理会议文件：1整理会议记录 2收全会议文件、材料

3形成大会决议（简报、纪要） 4写总结向上级汇报会议情况

5将会议材料分类、立卷、归档

（4）会务总结与反馈：1会务相关人员与部门总结交流

2会议精神决议的落实反馈

商务活动会场的布置及座位安排

1场所的布置。会见场所应该准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家具，应该保证干

净大方。

2会见和会谈的座次安排。以右为尊

开放参观活动的操作流程

1准备宣传小册子 2放映视听材料 3观看模型 4引导观摩实物 5中途休息服务

6互赠纪念品 7征求意见

秘书在开放参观活动中的职责

（1）准备工作：1准备与寄发请柬 2为来宾准备休息服务处 3准备介绍材料

4准备特殊的参观用品 5准备茶水饮料 6准备赠送的礼品和纪念品

（2）接待服务工作：1来宾到达后，热情引导接待 2放映视听资料时认真解说

3在参观过程中，为来宾做向导 4做好招待来宾的餐饮服务

5耐心解答来宾提出的各种问题 6做好欢送工作

签约仪式的正式程序： 1签约仪式正式开始 2签字人正式签署合同文本

3签字人正式交换合同文本 4共饮香槟酒互相道贺

精心确定好庆典的出席人员名单： 1上级领导 2社会名流 3大众媒体

4合作伙伴 5社区关系 6单位员工选定召开新闻发布会时间的注意事项：

1避开节日与假日 2避免与重大社会活动相冲突 3防止与新闻界的宣传报道重点撞车

召开新闻发布会时的注意事项：

1发言人讲话应该简明扼要，重点突出，清晰流畅，对记者提问要随问随答，回答诚恳而巧妙

2新闻的信息必须准确无误，发现错误应该立即更正。对于不便发表和透露的内容，应该委婉地做出解释。

3所有发言人在重大问题上要统一口径，切忌说法不一

4不要随意打断记者的发言和提问，也不能以各种表情，动作表示不满。对各方记者要一视同仁，不能厚

此薄彼。

宴请的程序：1迎客 2入席 3宣布宴会开始 4祝酒 5交谈 6散席

商务人员赴宴的礼仪：1应邀回复 2准时出席 3入座 4进餐 5饮酒 6礼貌告辞

旅行计划表

日期 具体时间 交通工具 地点 事项 备注

…… …… …… …… …… ……

…… …… …… …… …… ……商务旅行计划的内容：

1出差的时间、启程及返回的日期、接站安排 2出差的路线、重点及途径地点和住宿安排

3会晤计划（人员、地点、日期和时间） 4交通工具的选择

5需要携带的文件、合同、样品及其他材料 6上司或接待人的特别要求

7上司旅行区域的天气状况

8行程安排、约会、会议计划、会晤人员的名单及背景、会晤主题

9差旅费用

办公室布置的原则

1办公室空间布局的合理化原则

2色彩搭配相宜的原则

3办公室设备优化的原则（照明、隔音、空气、办公设备）

4办公环境美化的原则（办公室绿化、装饰办公室）

电话接打小知识：

1电话铃响两声就应该接听，否则会让人觉得机关或企业管理不善

2接电话时应该流露出很高兴接到对方来电的语气，即使来电者的态度不是很好

3除非万不得已，否则秘书不要给正在开车的人打电话

4与以为很忙的人开始长谈之前应该询问对反是否方便

5秘书替上司传达不利消息时，无论这个消息多么不舒服，都应该立即行动

6秘书在传达上司的信息是要有分寸，要视具体情况适当调整

保密工作

1做好口头信息的安全工作