编制内控矩阵及查找内控缺陷培训课件(PPT 45页)

对内控推广自评问卷填写过程中发现的内控缺陷，各单位需及时进
行整改如：何实现内控缺陷持续整改
1、总部内控推广小组组织对各子公司内控推广自评问卷的意见和建议 进行汇总； 2、总部内控推广小组汇总各子公司整改方案；督促相关部门落实内部 控制整改部门/责任人，确定整改方案和整改完成日期； 3、各子公司及时对制度和内部控制矩阵进行修订和更新，以反映整改 后的内部控制活动; 4、整改是一个持续的过程。
编制内控矩阵及查找内控缺陷
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何为内控矩阵
内部控制矩阵是什么？ 内部控制矩阵是对企业内部控制的整理，能够系统化地展 现企业所需要达到的控制状态和企业的控制现状，并可以 直观地显示出两者间的差距。同时，内控矩阵也可以详细 地记录企业控制活动的关键属性信息，帮助内控的实施者、 管理者、监督者了解、执行和检查控制活动。 内部控制矩阵有哪些组成分？ 控制目标 关键控制活动 责任部门和责任人 相关文档和相关制度 控制活动的属性、方式和频率
连线）； • 进行文字、排版上的复核与修改； • 进行图形间连线，同时进行微调； • 放入控制活动编号，确保所有控制活动都得到显示； • 最终复核定稿。
流程图绘制思路与步骤
绘图具体步骤： a、打开Visio； b、选择新建“基本流程图”； c、选中菜单“文件”/“形状”/“流程图”/“水平跨职能流 程图形状”，选择所需内容； d、选中菜单“文件”/“形状”/“流程图”/ “基本流程图”， 从窗口左侧的形状窗口中，将所需形状拖放至绘图 页中； e、排定涉及的部门；
1、是否参照同类型公司的推广问卷填写的？（基地公司参照铜陵海螺； 粉磨站参照杨湾海螺；他业公司则综合参照各试点单位）。
2、对照内部控制配套指引，是否存在本单位有该项业务，而推广问卷 中没有体现该项业务及相应的控制目标、关键控制活动，如有，要 在问卷中进行补充，并标注。
3、对于推广问卷中已经体现了该项业务及相应的控制目标，是否存在 该项业务的关键控制活动未能全部涵盖，若未能涵盖的，在问卷中 找到对应的控制目标，进行补充描述，并标注。
销售部
开始
统销单位办理结算 申请
结算申请单
销售部计划调度室 审核销量、销价
CA312 统销单位将销售发 票传递给客户，并 要求客户签收
结束
财务部
发货工厂
CA311 财务部销售开票员 审核并开具销售发 票给客户
销售发票
销售会计审核并传 递给统销单位
CA310
销售处按照结算申 请单开具销售发票
是否直接与客 户结算
成立招标小组 拟定评标原则
进行招标 采购谈判
CA206
CA208
CA208
确定拟签约 供应商，
撰写评标报告
起草合同 填制合同评审表
参与供应商评审
否
否
是
修改、编制 采购合同
签订合同 合同归档
CA216
结束
审计室
否
总经理
是
审批
CA212
审核
CA216
否 是
审批
CA212
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ审批
CA212
绘制流程图举例
统销开票结算流程 统销单位
绘制流程图
<流程框> 需要在图形内标注系统工作步骤
<判断框>
使用判断选择框时需引出至少2个箭头，箭头中间可标注“是”/“否”， 也可标注具体的选择/判断内容。
绘制流程图
<普通文档框>
有以下3种表现形式： （前无连线）文档框→动作框/判断框：表示该工作步骤需要参考其他子
流程中产生的文档或第三方出具的文档。 动作框/判断框→文档框→动作框/判断框：表示某一个工作步骤产生的文
对于存在内控缺陷的情况， 应在此列中对内控缺陷的 问题进行具体描述并填写 建议的控制活动或详细的 整改方案，包括整改负责 部门/人员和整改期限。
怎样填写内控推广自评问卷
填写推广自评问 卷的部门、评估 人及审核人
如果发现存在控制缺陷（设 计缺陷和执行缺陷），则在 此处填写缺陷编号和缺陷的 具体描述。
流程图绘制思路与步骤
绘图具体步骤： f、双击形状，输入文字信息，输入完成后，只需点 击形状外部即可； g、如果需要改变字体、形状的边框与填充色，只 需右键选中形状即可调整形状的各项属性； h、组织结构图各层之间的连接是通过拖放下层形 状到上一层形状自动完成。例如，首先将鼠标移至 开始点，光标显示十字型，然后按下鼠标左键并保 持，拖动到下一个形状，系统将自动完成开始框和 下一个形状的连接。
若推广单位的实 际流程与左栏“关 键控制活动描述” 不一致，则在本 栏中填写本推广 单位实际的控制 活动。
若推广单位的控 制活动责任部门 与左栏“控制责任 部门”不一致，则 在本栏中填写本 推广单位实际的 控制责任部门。
怎样填写内控推广自评问卷
如果评估时发现控 制设计存在缺陷或 问题，请回答“否”， 并需要在“附注[5]” 列中对控制设计存 在的问题进行具体 描述。
否
财务部门审核销售
发票并传递股份公
是
司财务部
开具发票
销售发票
绘制业务流程图的范围（供参照）
绘制业务流程图的范围（供参照）
编制内控手册（暂不作强求）
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编制内控手册的目的
编制的目的：满足内部发展和外部监管的需要。
内控手册的定义
内部控制手册是什么？ 内部控制手册是一种体系文件，从内部控制的角度、按监管要求所规 定的内控框架，记录企业的关键控制活动。 内部控制手册也是一种程序性的文件，按照控制活动所属的企业经营 业务流程，归类描述企业的关键控制活动。
自评人根据自己对相关控制活动的检查 填写“是”或“否”，填写时自评人需要确保 所有相关交易都已严格执行相关控制活 动并如实填写。当“控制设计是否有效”栏 为“否”时，请在“控制执行是否有效”栏填 写“不适用”。当“控制执行是否有效”栏为 “否”时，请在“附注[5]”列中对控制执行 存在的问题进行具体描述。
内控推广自评问卷填写练习
控制活动描述：
每年年末，进行固定资产盘点，清查盘点方案由运营管理部和行政人 事部负责制订，委托运营单位和计划财务部配合实施。固定资产清查 盘点内容包括根据固定资产标签检查固定资产账物一致情况和固定资 产管理工作情况。计划财务部管理固定资产会计人员对固定资产进行 抽盘。盘点人和监盘人在盘点报告上签字。如发现盈亏，查明原因， 提出处理意见，写出书面报告，经运营管理部/行政人事部、计划财务 部和总经理批准后才能进行账务调整。
内控推广自评问卷填写练习（续）
情形三建议答案：
内控推广自评问卷填写练习（续）
情形四：
各单位在填写”采购与付款“活动推广问卷时，假如出现以下情 形： 1、关键控制活动描述中，没有“交合同审计审核签字”环节； 2、在控制执行环节中，没有经公司领导审批就进行了付款。
推广问卷各个栏目如何填写？
内控推广自评问卷填写练习—情形四建议答案
内部控制手册由哪些部分构成？
章节组成：总章、主流程 主流程内组成：流程概述、关键风险、不兼容职 责表、子流程 子流程内组成：流程综述、控制矩阵、业务流程 图、相关制度目录
流程概述
不兼容 职责表
总章
内控手册
流程图
流程图
控制矩阵
内控手册框架
总章从内控手册的编制、 更新角度规定了内控手 册的管理原则和主要工 作流程，并提供了内控 手册的使用说明
内控推广自评问卷填写要求
内控推广自评 问卷
1、内控推广自评问卷由总部下发后，由子公司内控组 指定流程负责人，由流程负责人分配控制责任人组织填 写，再汇总结果。 2、对于内控推广自评问卷中的各个关键控制点，由控 制责任人进行自评。 3、控制责任人保存关键控制的相关文档。 4、公司领导必须对该公司的内控推广自评问卷进行审 核签署。 5、经公司领导签署的内控推广自评问卷上报到总部内 控推广小组。 6、新建子公司，以现有业务进行相应填写，待销售等 新业务发生后，再及时进行梳理和填写。
主流程按照预先设定的 内控框架制定，内控框 架可以来自监管要求， 也可以根据企业实际情 况进行定制。
内控手册框架
主流程按照预先设定的 内控框架制定，内控框 架可以来自监管要求， 也可以根据企业实际情 况进行定制。
流程概述包含主流程组 成介绍和简要的子流程 说明；关键风险列示了 子流程涉及的关键风险； 不兼容职责表列示了流 程中不可相互兼容的岗 位职责。
内控推广自评问卷填写练习—情形四建议答案（续）
根据内控推广自评问卷编制内控缺陷清单
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内控缺陷清单整改计划表
复核内控推广自评问卷
• 填写完内控推广问卷后，要进行自我复核，关注下列几方面要点：
相关文档和相关制度：相关文档是控制 活动的记录、即控制活动的载体。相关 制度即规定控制活动并以书面方式予以 呈现的文件。
绘制主要业务流程图
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流程图定义
定义：使用特定符号和图形来表示实体单位的业务 处理程序，显示文件凭证在组织机构内部的产生、 传递、检查和保持及其相互关系。
流程图的特点 优点：直观显示内部控制的特征，同时便于修改。 因此，流程图便于公司管理层形象地了解内部控制 是如何运行的，有助于发现内部控制中的不足之处。 缺点：需要较为娴熟的技术，对内部控制的某些弱 点有时很难在图上准确地表达出来。
流程图绘制工具注解
项目使用图形模板介绍—通用图形总模板
绘制流程图
项目使用图 形模板介绍
纵列列示了本流 程所有涉及的部 门。
控制活动编号与 自评工作底稿中 的控制活动编号 对应一致，且无 遗漏。
绘制流程图
<开始框> <结束框>
<子流程框>