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酒店采购管理手册酒店采购管理手册附件目录_Toc2959888941. ........................................................................................................................................ 《酒店HOE类别清单》 (8)2. ........................................................................................................................................ 《酒店开业HOE采购计划表》 (10)3. ........................................................................................................................................ 《酒店开业HOE采购计划审批表》 (11)4. ........................................................................................................................................ 《酒店HOE标准配置清单》 (12)5. ........................................................................................................................................ 《邀标单位资质审批表》 (29)6. ........................................................................................................................................ 《招标文件与招标合同审批表》 (30)7. ........................................................................................................................................ 《定标审批表》 (31)8. ........................................................................................................................................ 《中标通知书》 (32)9. ........................................................................................................................................ 《酒店类物品采购合同管理台账》 (33)10. ...................................................................................................................................... 《酒店类物品采购标准合同》 (34)11. ...................................................................................................................................... 《酒店类物品战略采购协议标准版本》 (43)12. ...................................................................................................................................... 《样品接收/退还记录表》 (53)13. ...................................................................................................................................... 《酒店HOE采购封样记录表》 (54)14. ...................................................................................................................................... 《酒店营运重点产品采购月报表》 (55)15. ...................................................................................................................................... 《酒店营运采购稽核检查大纲》 (56)16. ...................................................................................................................................... 《酒店HOE采购数据入库模板》 (57)17. ...................................................................................................................................... 《酒店HOE采购数据移交记录》 (58)18. ...................................................................................................................................... 《酒店HOE采购数据查询申请》 (59)19. ...................................................................................................................................... 《酒店HOE采购后评价模板》 (60)20. ...................................................................................................................................... 《供方现场考察评估表》 (61)21. ...................................................................................................................................... 《供方履约评估表》 (62)附件1酒店HOE类别清单酒店开业HOE采购计划表编制：审核：时间：时间：酒店开业HOE采购计划审批表注：审批表后须附酒店HOE采购计划清单。
第一章总则第一条为加强酒店采购部的管理，提高采购效率，确保采购物品的质量和价格合理，降低成本，特制定本制度。
第二条本制度适用于酒店采购部全体员工，以及参与酒店采购活动的其他相关部门。
第三条采购部应遵循公开、公平、公正的原则，严格执行采购程序，确保采购活动的合规性。
第二章采购计划与预算第四条采购部应根据酒店各部门的年度计划，结合库存情况，编制年度采购计划。
第五条采购计划应包括采购物品的种类、数量、质量要求、预算金额等。
第六条采购预算应根据年度采购计划，结合市场行情和酒店财务状况，合理制定。
第七条采购计划与预算经酒店管理层审批后，采购部负责执行。
第三章供应商管理第八条采购部应建立供应商档案，包括供应商的基本信息、业绩、信用等级等。
第九条采购部应定期对供应商进行评估，确保供应商的质量和信誉。
第十条采购部应与优质供应商建立长期合作关系，优先选择价格合理、质量可靠的供应商。
第十一条采购部应定期与供应商进行沟通，了解市场动态，确保采购物品的价格和品质。
第四章采购流程第十二条采购流程包括需求申请、询价、比价、订货、验收、付款等环节。
第十三条需求申请：各部门需根据实际需求提出采购申请，并填写《采购申请单》。
第十四条询价：采购部根据《采购申请单》内容，向供应商进行询价。
第十五条比价：采购部对多个供应商的报价进行比对，选择性价比最高的供应商。
第十六条订货：采购部与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。
第十七条验收：采购部对采购物品进行验收，确保物品符合质量要求。
第十八条付款：验收合格后，采购部按照合同约定办理付款手续。
第五章采购物品管理第十九条采购部应对采购物品进行分类管理，确保物品的合理存储和使用。
第二十条采购部应定期对库存物品进行盘点，防止物品丢失或过期。
第二十一条采购部应建立物品使用记录，便于追踪物品流向和维修保养。
第六章监督与考核第二十二条采购部应定期对采购活动进行自查，确保采购活动的合规性。
第二十三条酒店管理层应定期对采购部的工作进行监督和考核，考核结果与员工绩效挂钩。
第四章采购部工作手册第一节概述及组织机构一、概述采购部是负责编制酒店各部门物品物料的采购预算、计划和采购等工作的重要后勤保障部门，对采购成本及采购资金进行严格控制，并保证酒店各部门物品物料的正常运行。
结合本酒店实际，特制定此工作手册。
二、组织机构第二节职位说明及岗位职责一、采购经理岗位名称：采购经理直接上司：总经理管理对象：采购员、司机具体职责：1.根据酒店各营业部门物资要求及消耗情况，编制酒店全年度的采购预算和采购计划，报总经理批准以后组织实施，确保各项采购任务的完成。
2.建立完整的采购档案保存制度（包括供应商资料档案、供应商质量信誉档案、物品的价格资料档案）3.负责与仓库联系，及时处理产品的质量问题，协调督促供应商及时送货。
4.协助上司比较供应商的报价和整理供应商资料。
5.搜集各类采购物料的样板和安排供应商的示范工作。
6.配合仓库对物品进行验收，确保物品符合申购的要求。
7.对供应商的各种单据进行审核和整理。
8.负责部属人员的思想、业务知识培训，开展员工的职业道德、法制观念教育，完成上级分配的其它工作。
素质要求：1.基本素质：遵纪守法，有协调能力；有责任感，不以权谋私，保守业务机密。
2.自然条件：年龄25岁以上，品貌端正，待人和蔼、3.文化程度：中专以上。
4.语言能力：国语流利。
5.工作经验：具备3年以上酒店工作经验，两年以上采购工作经验。
6.特殊要求：熟悉采购程序和采购内容。
二、采购员岗位名称:采购员直接上司：采购经理管理对象：无具体职责：1.了解各营业部门物品需求及各类物品市场的供应情况，掌握财务部对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求，熟悉了解各种物品的采购计划。
2.了解部门和仓库各类物品的消耗情况，根据采购计划，对各种物品进行价格调查。
3.搜集市场上各类物质的价格信息，作好资料的存档工作。
4.协助仓库作好物质的验收工作，对质量不合格价格不符的产品给予退货。
5.与有关供应商作好积极的沟通，保持良好的合作关系。
酒店采购管理手册酒店采购管理手册附件目录1.《酒店HOE类别清单》 (8)2.《酒店开业HOE采购计划表》 (10)3.《酒店开业HOE采购计划审批表》 (11)4.《酒店HOE标准配置清单》 (12)5.《邀标单位资质审批表》 (29)6.《招标文件与招标合同审批表》 (30)7.《定标审批表》 (31)8.《中标通知书》 (32)9.《酒店类物品采购合同管理台账》 (33)10.《酒店类物品采购标准合同》 (34)11.《酒店类物品战略采购协议标准版本》 (43)12.《样品接收/退还记录表》 (53)13.《酒店HOE采购封样记录表》 (54)14.《酒店营运重点产品采购月报表》 (55)15.《酒店营运采购稽核检查大纲》 (56)16.《酒店HOE采购数据入库模板》 (57)17.《酒店HOE采购数据移交记录》 (58)18.《酒店HOE采购数据查询申请》 (59)19.《酒店HOE采购后评价模板》 (60)20.《供方现场考察评估表》 (61)21.《供方履约评估表》 (62)附件1酒店HOE类别清单酒店开业HOE采购计划表编制：审核：时间：时间：酒店开业HOE采购计划审批表注：审批表后须附酒店HOE采购计划清单。
附件4酒店HOE标准配置清单HOE类别：客房毛巾酒店等级：三星级-雅乐轩酒店HOE标准配置HOE类别：客房毛巾酒店等级：五星级-铂尔曼酒店HOE标准配置HOE类别：客房毛巾酒店等级：经济型-戴斯HOE类别：客房布草酒店等级：三星级-雅乐轩HOE类别：客房布草酒店等级：五星级-铂尔曼HOE类别：客房布草酒店等级：经济型-戴斯酒店HOE标准配置HOE类别：床垫酒店等级：三星级-雅乐轩HOE类别：床垫酒店等级：五星级-铂尔曼HOE类别：床垫酒店等级：经济型-戴斯酒店HOE标准配置HOE类别：客房电视酒店等级：三星级-雅乐轩HOE类别：客房电视酒店等级：五星级-铂尔曼HOE类别：客房电视酒店等级：经济型-戴斯附件5邀标单位资质审批表注：该审批表审批完毕1个月内有效。
喜来登酒店质量管理程序1.0目的为了对总台服务、礼宾服务、商务服务和话务服务进行控制，确保前厅服务质量，特制定本程序。
2.0适用范围本程序适用于前厅各项服务活动的控制。
3.0职责●前厅部负责本程序的归口管理。
●喜来登酒店各相关部门协助前厅部执行本程序。
4.0工作程序●了解信息(1)宾客需求信息。
(2)房态信息。
(3)喜来登酒店服务项目。
(4)喜来登酒店设备设施状态信息。
(5)全国旅游、交通信息。
(6)宾客历史资料信息。
(7)相关法律法规信息。
(8)“黑客”信息。
前厅部全面掌握上述信息，编制《前厅部服务规范》、《前厅部服务提供规范》，作为服务的依据。
●前厅服务要求(1)达到喜来登酒店服务标准。
(2)满足宾客的要求。
(3)满足相关法律法规的要求。
前厅部对所提供的服务进行控制，每月编制《前厅部月度质量分析报告》，识别和改进存在的问题。
●前厅服务过程管理控制(1)总台服务总台服务包括：问询、预订、办理入住登记、排房、换房等服务活动。
①为了向宾客提供高效、准确的服务，对宾客问询，服务人员应按照《前厅部服务规范》要求及时给予处理。
②为了确保总台预订工作有效开展，前厅部编制《前厅部房态管理办法》，对出租客房实施有效管理。
同时制定了《前厅部客房预订操作办法》，规定了宾客预订方式、预订房信息、价格等内容。
在受理预订时，服务人员需填写《客房预订单》，明确宾客预订要求，确认宾客的预订。
③为了保证vip宾客和重要团队、会议宾客的接待工作符合规范，前厅部编制《前厅部vip宾客接待管理办法》，以明确v1p宾客的接待、信息传递的要求。
④为了加强散客、团队信息的管理，前厅部编制《前厅部微机管理办法》，对信息的录入、操作权限等作出规定。
⑤为了保证准确、周到地向宾客提供服务，服务员严格按《前厅部服务规范》要求办理宾客入住登记、排房、换房等服务，并填写《入住登记表》。
⑥为了加强对客房钥匙的管理，前厅部编制《前厅部客房钥匙管理办法》，规定了钥匙的收发、核对及宾客授权等方面的内容。
酒店采购部管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范酒店采购部的管理，提高采购工作的效率和质量，保障物资采购的合规性和经济性，订立本管理制度。
本管理制度依据国家相关法律法规和酒店的经营需要订立，是酒店采购部的基本行为准则。
第二条适用范围本管理制度适用于酒店采购部的全部工作人员及相关合作伙伴。
第三条重要职责酒店采购部是负责酒店物资采购工作的部门，重要职责包含但不限于：1.订立酒店物资采购计划和采购预算；2.策划和组织物资采购活动；3.找寻供应商并建立供应商库；4.进行供应商评估和合同谈判；5.监督和管理合同履行和供应商的质量和服务管理；6.统计、分析和报告采购数据。
第二章组织架构和岗位设置第四条组织架构酒店采购部的组织架构如下：•部门负责人（采购部经理）•采购人员•采购助理第五条职责和权限1.部门负责人（采购部经理）负责订立采购策略和目标，组织和引导部门工作，并对采购部的工作结果负责。
2.采购人员负责具体的采购工作，包含订立采购计划、找寻供应商、谈判合同、监督供应商履约等。
3.采购助理帮助采购人员完成日常事务，包含文档处理、文件归档、数据统计等。
第三章采购流程和程序第六条采购计划订立1.酒店采购部依据酒店的经营需要和客房出租率等情况，订立年度采购计划，并依据实际情况进行动态调整。
2.采购计划应包含采购项目、数量、金额、采购方式、采购周期等具体内容，并经酒店管理层批准后执行。
第七条供应商找寻和评估1.酒店采购部应建立供应商库，并对供应商进行认证和评估。
2.供应商认证和评估应包含对供应商的信用、质量管理体系、售后服务等进行评估，并建立评估报告。
3.酒店采购部应定期对供应商进行监督和管理，及时对不符合要求的供应商进行整改或停止合作关系。
第八条合同谈判和签订1.采购人员应依据采购计划和供应商评估结果，与供应商进行合同谈判，并达成合理的合作协议。
2.合同应包含双方的权责、采购物资的规格、质量标准、价格、交付期限、售后服务等具体内容，并经酒店法务部门审查后签订。
第一章总则第一条为规范大酒店采购管理工作，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物品的质量和供应的及时性，特制定本制度。
第二条本制度适用于大酒店所有采购活动，包括原材料、设备、用品等物品的采购。
第三条采购工作应遵循公开、公平、公正、透明的原则，严格执行国家法律法规和酒店相关规定。
第四条采购部门应与各部门密切配合，确保采购工作的顺利进行。
第二章采购计划与预算第五条采购计划由各部门根据实际需求提出，经部门负责人审核后报采购部门。
第六条采购部门根据年度预算和各部门提出的采购计划，制定采购计划表，报酒店总经理审批。
第七条采购计划表应包括采购物品名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等信息。
第八条供应商选择时，应考虑其资质、信誉、价格、售后服务等因素。
第九条采购预算应根据采购计划合理编制，不得超出酒店年度预算。
第三章供应商管理第十条采购部门应建立供应商档案，包括供应商名称、联系人、联系方式、资质证明、产品信息等。
第十一条供应商的选定应通过公开招标、邀请招标或询价等方式进行。
第十二条供应商的资质应符合国家相关法律法规的要求，具有相应的生产、经营许可。
第十三条采购部门应定期对供应商进行评估，根据评估结果对供应商进行动态管理。
第四章采购流程第十四条采购申请：各部门根据实际需求填写采购申请单，经部门负责人审批后报采购部门。
第十五条询价与报价：采购部门根据采购计划，向选定的供应商发出询价单，获取报价。
第十六条招标与投标：对于较大金额的采购项目，应进行公开招标，邀请有资质的供应商参与投标。
第十七条采购审批：采购部门根据询价、报价或投标结果，提出采购建议，报酒店总经理审批。
第十八条合同签订：采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。
第十九条采购执行：供应商按照合同约定的时间、数量、质量等要求，将货物送达指定地点。
第二十条采购验收：采购部门对采购物品进行验收，确保其符合合同要求。
第五章采购质量管理第二十一条采购物品应满足国家相关质量标准，符合酒店使用要求。
采购部管理制度
一、目的：为了更好的为酒店各部门提供良好的服务，并确保酒店正常运转，迅速、周到、高效、快捷的物料保障服务。
二、内容：
1.坚持酒店利益为最高宗旨的原则，敬业爱岗。
2.严格遵守酒店的各项规章制度，并认真传阅下发的各项文件。
做到应知应会，考核达标。
3.及时将各部门已审核的采购计划所需物品按要求采购到位，并对所购物资的质量及数量负责。
4.在物资采购时做到货比三家，确保质优价廉，及时办理入库手续，并及时到财务部报帐。
5.及时完成领导交办的各项工作，认真记录各类台帐。
对一周内发生的情况及时总结，并处理。
安排好下周工作。
6.有较强的服务意识，良好的仪容、仪表及言谈举止。
具有较强的工作主动性和协调性。
7.对物资合同的执行情况要清楚和落到实处，同时作好档案分类管理。
8.本部门员工不得利用职务之便谋私利，要杜绝贪污，盗窃等现象的发生。
9.在与客户洽谈，合作的过程中，要廉洁自律，不得吃、拿、卡、要，严禁有吃回扣行为。
10.采购部所有职员，应随时接受上级有关部门的各项检查，监
督（包括工作态度、物资质量、价格、规格及相关数据、资料的查询）。
11.对待供应商本着平等互利的原则，以市场规律为依据，真诚合作。
12.本部职员随时要注意自己的仪容、仪表及言谈举止，维护酒店形象，严格要求自己。
喜来登大酒店采购管理制度1. 引言本文档旨在规范喜来登大酒店的采购管理制度，以确保采购过程的透明度、合规性和高效性。
该制度适用于所有涉及酒店运营和服务的采购活动，包括但不限于商品、设备和服务等方面的采购。
2. 目的喜来登大酒店的采购管理制度的核心目的如下：•确保采购过程的公平、透明和合规性；•优化供应商选择和合作关系；•控制采购成本并提高采购效率；•管理采购风险和保障酒店运营的连续性。
3. 采购组织为了有效管理采购活动，喜来登大酒店设立采购部门，并明确以下职责：•协调、执行和监督采购活动；•管理供应商信息和评估供应商的能力；•制定供应商准入和退出机制；•与相关部门沟通，并根据需求制定采购计划；•监督采购合同的履行。
4. 采购流程喜来登大酒店的采购流程如下：4.1 采购需求确认相关部门提出采购需求，并向采购部门提供明确的需求说明、数量和质量要求等信息。
4.2 供应商选择采购部门根据需求评估和供应商数据库，选择合适的供应商进行竞争性选择或单一来源采购。
在选择供应商时，将综合考虑供应商的价格、质量、交货能力、服务水平和供应商的可靠性等因素。
4.3 采购合同签订双方就采购事项、交付条件、货款支付方式、保修期等内容进行协商，并签订正式的采购合同。
采购合同要求明确规定采购方和供应方的权利和义务。
4.4 采购执行与验收供应商按照合同的约定交付货物或提供服务，并由采购部门进行验收。
如果发现货物或服务存在问题或不符合要求，采购部门有权要求供应商进行调整或重新提供。
4.5 采购付款采购部门根据合同的约定和验收结果，按时向供应商支付货款。
4.6 供应商绩效评估采购部门定期对供应商的绩效进行评估，评估内容主要包括供货质量、交货准时率、售后服务等方面。
5. 采购管理为了确保采购活动的有效管理，喜来登大酒店制定以下管理措施：5.1 信息管理采购部门将建立和维护供应商信息数据库，包括供应商的基本信息、注册资质、经营状况等。
同时，采购部门将及时通报相关部门更新的采购信息。
东莞喜来登大酒店采购部管理手册目录第一章…………采购管理制度第二章…………采购部工作流程第三章…………采购部各岗位职责及分工第四章…………采购部相关工作表格.喜来登大酒店采购管理制度为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:一、采购管理部门酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作.二、采购部工作基本要求1.所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意2.所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单3.所有采购物品的品质须保持一惯稳定4.采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责5.采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会6.所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.7.采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购8.采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销9.禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜10.采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.三、采购审批程序1.申购单审批程序：使用部门经理(仓库主管) 资产会计复查董事同意采购部询价财务总监稽查部行政办董事会申购单返回采购部2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查.2. 单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序:采购部寻找至少三家厂商比较价格品质评定小组确定供货商采购部与供货商共同草拟合同或采购协议财务审批行政办审批董事会审批盖章或签字执行合同或协议(评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成)3.赊购(月结)物品采购审批程序蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.各月结供应商选定办法：采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。
采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料.四、采购监督采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督.五、供应商管理1.财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商.2.选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。
这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。
2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。
数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。
3.采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象.采购部工作流程一、各类物品采购工作流程1、仓库补仓物品的采购工作流程：2、仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:3、（1）货品名称，规格；4、（2）平均每月消耗量；5、（3）库存数量；6、（4）最近一次订货单价；7、（5）最近一次订货数量；8、（6）提供本次订货数量建议。
9、经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明到货时间。
采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施，一般物品要求之3天内完成。
如有特殊情况，要向主管领导汇报。
10、部门新增物品的采购工作流程：11、若部门欲添置新物品，部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告，经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.12、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：13、如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。
经审批后，将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:14、（1）货品名称，规格；15、（2）最近一次订货单价；16、（3）最近一次订货数量；17、（4）提供本次订货数量建议。
18、采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续，经董事会批准后，组织采购。
19、鲜活食品冻品的采购工作流程：20、蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由各酒吧、各部门总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。
21、燃料的采购工作流程：22、采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单,按酒店采购审批程序办理，并组织实施。
23、维修零配件和工程物料的采购工作流程：工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；（2）平均每月消耗量；（3）库存数量；（4）最近一次订货单价；（5）最近一次订货数量；（6）提供本次订货数量建议。
大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面),且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；（2）库存数量；（3）最近一次订货单价；（4）最近一次订货数量；（5）提供本次订货数量建议。
以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部立即组织实施.二、采购工作流程中须规范事项:1、所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门经理核签后，整份共四联交给资产会计，资产会计复核后送董事。
2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：第一联作仓库收货用。
第二联采购部存档并组织采购。
第三联财务部成本会计存档核实。
第四联部门存档。
3、审核采购申清单：收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。
（1）签置核对：检查采购申请单是否部门经理签置，核对其是否正确。
（2）数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。
4、邀请供应商报价。
三、货比三家工作流程：每类物品报价单需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。
酒店采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，包括：①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。
②对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。
用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。
③提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交评定小组审批。
2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报董事会审核.四、采购活动的后续须跟进工作1、采购订单的跟催当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。
2、采购订单取消（1）酒店取消订单：如因某种原因，酒店需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报董事会作出决定。
（2）供应商取消订单：如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。
为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。
3.违反合同：合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。
4.档案储存：所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.5.采购交货延迟检讨凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会批示。
6.采购物品的维护保养：如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。
同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。
