建筑工程档案资料管理中的问题及措施分析

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2015年12期 109 建筑工程档案资料管理中的问题及措施分析 郭久僖 天津市排水管理处第八排水管理所，天津 300162 摘要：施工单位资料管理工作可以有效推进其科学化以及规范化管理，并且不断提升建筑档案资料管理部门同施工单位之间的协调，基于此，本文论述了我国建筑工程档案资料管理之中存在的问题以及相关解决措施。 关键词：建筑工程；档案；管理；问题；措施 中图分类号：G271；F284 文献标识码：A 文章编号：1671-5780(2015)12-0109-02 1 引言 现代社会不断发展，市场经济形势的不断变化对建筑施工企业的发展提出了新的挑战。建筑施工企业在开展招投标、施工、质量管理、经营、生产等多项业务活动时，都与档案管理工作具有密切的联系。一般来说，企业的档案管理主要是针对于企业的内外部信息的载体进行管理。工程档案的内容较为丰富，包括了施工过程中的各种文档、图纸等资料，并且包括了标书、施工许可、合同、记录、验收资料、施工图纸等多种内容。工程档案对于施工过程中的具体情况进行了记录，并且是工程整体质量评定和管理维护的重要依据。与此同时，施工企业也可以通过对施工过程中的相关资料进行研究，实现技术和管理方面的创新，以提高自身的市场竞争能力。 2 简述建设项目工程活动中工程档案的作用以及其意义 2.1 能够为建筑工程项目相关活动提供相应的依据 在建筑工程投标、勘测、施工等活动中，工程档案能够为其提供相应的依据，另外，工程档案还能够为建设工程管理、改建、维修、加固以及恢复等方面环节提供相应的资料，从而以确保建设工程项目活动高效、安全、顺利开展，进而为建设工程项目的整体施工质量提供有力保障。此外，建设工程项目的工程档案能够将整个项目施工过程情况记载在内，档案包括施工材料信息、施工质量信息、施工标准评价资料、隐蔽性施工环节检查记录表等，这些档案信息可以为后期改建或者扩建建设活动提供有力依据。 2.2 其能够作为凭证性材料为工程设计、产权纠纷事件等提供可靠信息 一般情况下，建设工程是根据城市统一规划安排而进行开发建筑的活动，例如：严格按照城市统一规划设计来对工程项目进行设计，按照获得批准的设计施工图纸来开展施工活动，待竣工验收确定合格以后才可以将该工程项目投入应用。由此可以看出，工程档案可以作为一种凭证性材料，为整体建筑工程施工活动提供依据。另外，当出现产权纠纷事件时，可以通过调出工程档案资料来解决上述事件，同时，也可以应用工程档案资料来解决施工活动责任纠纷事件。所以说，工程档案资料是解决工程有关责任问题的重要凭证。 2.3 为建筑历史考察工作以及经验总结交流活动提供一定信息资料 众所周知，我国国内有不少历史悠久的城市建设工程，例如：故宫、长城、天坛、恭王府等，其所保留下来的工程档案十分珍贵，这是因为其可以为城建历史考察活动提供一定的史料，并且还能够为相关建设工程研究者提供一定的历史信息资源，从而更进一步推动我国城市建设的发展。另外，随着社会经济的发展以及改革开放政策的实施，我国建设理念相较于传统建设理念发生翻天覆地的变化，施工技术以及设计理念、管理方法等方面均发生了改变，由此目前的工程档案相较于传统工程档案而言存在着较大的差异性，通过不断地丰富工程档案以及加强总结经验交流沟通，则可以汲取其中先进的施工方案、施工技术等来进行开展施工活动，从而有效提高我国整体城市规划建设水平。 3 建筑工程档案资料管理之中存在的问题 3.1 相关人员档案意识薄弱 众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。 3.2 缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制 因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。 3.3 建筑工程施工难度提高，施工档案数量增多 随着社会经济的不断发展，对建筑工程的要求越来越高，在一定程度上提高了建筑工程的施工难度，增加了工程项目的施工档案数量。如果建筑企业没有做好工程项目施工档案管理准备工作，依然采用原有施工档案的收集整理办法，必然降低建筑工程施工档案管理质量。建筑工程的施工档案包括施工过程中形成的所有文档资料，随着工程建设难度的不断增加，施工档案的数量也在不断增多，需要建筑企业根据具体施工档案的收集整理要求，采取相应措施，保证建筑工程档案收集质量。建筑工程的档案管理，因为档案数量的增多，造成档案管理难度加大，一些没有保存价值的建设资料，也被保存在施工档案中，而工程总结、竣工验收等重要资料却没有被完整保存在施工档案中。 4 建筑工程档案资料管理的措施分析 4.1 明确建筑工程施工档案的收集整理范围 要加强建筑工程施工档案管理工作的质量，首先要保证建筑工程现场施工档案的收集整理范围，在明确了施工档案的收集整理范围之后，才能保证建筑工程施工档案的整理效果。目前，建筑工程施工档案的收集内容主要包括施工前期的准备资料、施工过程中产生的文件材料和项目竣工验收过程中的所有文档资料。项目施工前的准备资料主要包括工程建设规划许可证、开工审批表、设计图纸等；施工过程中产生的文件资料主要包括设计变更、工程质量检测报告、工程定位测量等资料；竣工验收过程中产生的文档资料包括项目竣工图、工程竣工验收报告等。在明确了项目施工档案的收集整理范围后，严格按照范围要求完成档案收集整理。 科技管理

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建筑工程档案资料管理中的问题及措施探讨

王辉

中国原子能科学研究院

摘要：建筑工程涉及到各类资料而且资料收集与整理的完

整度与客观度对于工程质量管理与安全管理至关重要，对建筑

工程的质量产生了重要影响。为此，本文在分析建筑工程档案 资料管理工作存在的问题的基础之上从管理意识、管理质量、 人才培养三方面提出来改进建议。

关键词：建筑工程；档案管理；质量管控

一. 建筑工程档案资料管理工作存在的问題(一） 相关人员档案意识薄弱由于建筑工程的特殊性，从工程建设的招标到最终的竣工 等各个阶段均涉及到各类资料，不仅繁杂而且量大。此类资料

对于工程施工阶段的质量管理与安全管理极为重要，尤其是数 据资料的管理是预防发生质量问题以及安全事故的参考信息，

即使在工程竣工之后依然可以为后期的维护管理提供信息参考。

同时，在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书 或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略,

这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、 系统性的档案资料管理。(二） 建筑工程档案资料管理质置偏低

在建筑工程档案管理中，不论是施工前的资料还是施工过

程中资料均属于工档案管理的内容之一，但是由于施工单位在 工程管理中将重心放在了工程进度、工程成本、工程质量的控

制上而忽视了对工程档案的管理，直接导致了工程档案的完整

性与价值性。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存

在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料 随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建 筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效

利用。(三） 缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制

由于建筑工程的特性，不论是施工企业还是业主对于工程

档案管理的重视度均明显不足，关注的重点在于成本控制与质 量层面。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，

不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投人人力、财 力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工

建材发展导向２０１５年１１月上　管理创新　

建筑工程档案资料管理中的问题及措施分析　

曾萍　

（中铁十四局集团建筑工程有限公司　山东省济南市２５００１３）　

摘要：建筑工程的档案资料管理对于建筑企业来讲非常重要，因此，通过建立和完善相关的档案管理机制，提高管理　

人员的档案管理意识，明确好各项分工，聘请专业的人员进行管理，全面提高建筑工程档案资料管理的有效性。本文探讨　

了建筑工程档案资料管理中的问题及措施。　

关键词：建筑工程；档案资料管理；问题；措施　中图分类号：Ｇ２７１　文献标识码：Ａ　文章编号：１６７２—１６７５｛２０１５）２１—０１０３—０２　

工程档案对于施工过程中的具体情况进行了记录，并且是工　

程整体质量评定和管理维护的重要依据。与此同时，施工企业也　可以通过对施工过程中的相关资料进行研究，实现技术和管理　

方面的创新，以提高自身的市场竞争能力。　

ｌ建筑工程档案资料管理中存在的问题　

１．１相关人员档案意识薄弱　

众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复　

杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常　

多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工　

程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全　

面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案　时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图　

等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料　的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。　

１．２建筑工程档案资料管理质量低下　

当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接　受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从　而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档　

案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成　的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签　

字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有　

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电力工程档案资料管理中的问题及措施

作者：赵凤环

来源：《科技与创新》2016年第13期

文章编号：2095-6835（2016）13-0043-01

摘 要：随着社会经济的不断发展，各个领域都得到了很大的变化，电力行业也不例外。同时，档案管理的利用价值也越来越高，日益成为目前电力行业比较关注的问题之一。如何更好地管理档案资料，是电力档案工作的核心环节。

关键词：电力工程；档案资料；案卷质量；信息化

中图分类号：G275.3 文献标识码：A DOI：10.15913/ki.kjycx.2016.13.043

1 电力工程档案资料管理现存问题

1.1 重视度不够，信息化意识不强

信息化建设，尤其是电力工程档案信息化建设没有受到足够的重视，信息化意识不强是影响档案信息管理的关键因素。一些电力企业没有意识到电力工程档案信息化建设的重要性，对其信息化建设以及信息技术的管理缺乏全面深入的研究。只注重档案数字化，而忽略了相关发展配套技术。这种信息化建设只是流于形式的存在，不能适应电力企业工程建设的需要。

1.2 缺实用、有价值的电力档案编研成果

电力档案的编研工作是主动地、广泛地、系统地开发利用电力档案信息资源，使其尽快转化为生产力的一种有效方式。就目前情况看，缺少实用、有价值的档案编研成果。过去，档案部门也搞过一些初级编研成果，但随着计算机应用于档案管理，这些编研成果已经远远跟不上电力档案资料管理发展的需要。

2 加强电力工程档案资料管理措施

2.1 重视电力工程档案资料管理

在电力会议上，必须强调档案工作的重要性，同时要求各部门及参建单位积极配合档案工作，并经常深入档案室了解档案整理情况，对档案人员的辛勤工作提出表扬和鼓励。