档案数字化过程中的环节控制

ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ信息化建设一、引言随着信息技术的发展，军工企业纷纷建立数字档案馆，将传统纸质档案转化为数字档案，资料的搜索查阅更加方便快捷。

军工企业数字档案中有很大一部分是涉密信息，包含大量的国家机密。

怎样在发挥方便快捷功能的同时，确保档案中国家机密的安全是一个非常重要的问题。

二、军工企业数字化档案工作中关键环节易发生的保密问题原有传统纸质档案采集、保存方式较为单一，数字档案来源广泛、内容丰富，使用频率增加，管理较为复杂。

而军工企业数字化档案中包含大量涉密信息，管理难度更上一级。

从档案馆的建设、纸质档案向数字档案的转化、档案资料的查阅流转、档案人员的选用和档案销毁各环节都应结合保密制度制定一套严密的防控措施。

否则，极易造成秘密外泄。

(一)环境安全环节保密问题数字档案馆环境建设包括硬件环境和软件环境。

硬件环境主要指档案馆建立的场所、地址。

软件环境主要指数字化档案存储的计算机系统。

这些因素如不加注意，极易引发泄密事件。

在军工企业中，因档案馆存储大量涉密信息，通常被确定为保密要害部位。

档案馆的选址和建设应符合保密要害部门部位管理规定。

否则，无关人员随意进出档案馆，携带手机等多媒体设备随意拍照、录音等，都易造成国家机密的泄露。

普通企业数字档案馆的建立依靠网络，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索和查阅，为企业内部和客户提供高效服务，服务宗旨是方便快捷。

而军工企业档案中包含大量涉密信息，按照保密管理规定，必须与互联网物理隔离，对数字化档案存储的网络也有专门要求，服务宗旨还包括确保安全性。

另外涉及涉密信息的软件和外包公司都应与取得保密资质单位合作，并且需要签订保密协议。

(二)档案工作人员管理环节保密问题数字化档案工作人员分为两种：一是档案数字化加工人员，主要工作是扫描、录入和装订。

另一种是数字化专业人员，主要工作是信息录入、文档处理等。

这些人员对技能的要求主要是掌握计算机方面知识，但是在军工企业的数字化档案工作中，他们要接触大量的涉密信息，包括秘密、机密，甚至绝密信息。

档案管理数字化中的信息安全风险及其控制随着数字化技术的普及和应用，档案管理数字化也成为刚需。

然而，随之而来的是信息安全风险，如何控制这些风险，保护档案资料的安全呢？一、档案管理数字化中的信息安全风险1.数据泄露风险：档案资料在数字化过程中要经过传输、存储、处理等环节，其中可能会存在人为操作、技术漏洞或黑客攻击等风险，从而导致档案资料被泄露。

2.存储安全风险：档案文档涉及诸多机密信息，如存储设备或存储环境出现了问题，就容易导致文档数据的丢失或损坏。

3.人为因素风险：文件管理人员、维护人员等人为因素是档案数字化中最大的风险之一，其操作不当与管理不善易导致文件泄露或丢失，甚至被篡改。

4.系统漏洞风险：档案系统出现漏洞制定容易导致系统被攻击或感染病毒，从而泄露资料。

二、档案管理数字化中的信息安全风险控制1.数据加密：对数字化后的档案数据进行加密，保证档案数据不易受到非法窃取。

2.数据备份：定期对数字化后的档案数据进行备份，以防数据意外丢失或损坏。

3.权限管理：通过权限管理，限定档案数据的查询、查看、保存、下载、修改、删除等操作的权限，保证文件的安全性。

4.人员管理：培训文件管理人员的安全意识，制定明确的人员管理制度，防止人员操作文件不当导致文件泄露。

同时，要对管理人员进行身份审查和背景调查，防止人员故意泄露文件资料。

5.网络安全：加强档案系统的网络安全防护，对系统进行及时修复漏洞、防范黑客攻击、限制外部设备接入等。

总之，档案管理数字化带来方便和高效，但必须注意保护档案资料的安全。

在数字化过程中及时发现和控制风险，在文件数字化的过程中加强安全防护，采取合理措施，是确保档案资料的安全性和完整性的关键。

档案数字化风险评估报告及控制措施一、评估目的为保障公司档案数字化加工业务工作安全有序开展，根据国家保密法相关规定，结合公司生产实际，对公司档案数字化加工过程中进行风险评估，以减少或杜绝各类失泄密事件发生。

二、评估范围公司数字化加工场所和数字化加工过程管理。

三、可能存在的风险1、涉密资料传输、借阅（1）在涉密资料传输过程中,由于使用涉密移动介质传输，可能会产生非人为存储介质丢失、被盗，或工作人员由于疏忽大意导致涉密资料失泄密。

（2）涉密资料在传输过程中，由于保密措施或工作疏忽大意，造成失泄密。

（3）涉密资料借阅后，由于使用人员管理不当，容易造成涉密资料秘密外泄。

（4）涉密资料在借阅后，在使用过程中，工作人员在横向传递过程中容易造成失泄密事件发生。

（5）档案数字化成果资料属电子资料，如果管理不严密，容易造成电子成果泄密。

2、涉密资料保管（1）涉密资料在保管过程中，由于管理人员责任心或疏忽大意，容易造成涉密资料损毁；（2）涉密资料保存电子资料，由于管理人员管理技术和手段不到位，容易造成涉密载体被消磁或损坏，造成涉密资料损毁或丢失；三、控制措施（一）加强涉密存储介质管理，所有涉密存储介质必须专人管理，并登记造册，使用过程必须有签批手续和流程；非公司审查培训合格的涉密人员严禁借阅和使用涉密存储介质；（二）所有涉密存储介质使用必须在公司档案室或者保密室使用，未经允许不得带离规定的使用场所；（三）涉密存储介质使用必须在规定的范围内使用，未经许可，不得擅自扩大使用范围；（四）涉密资料借阅必须严格履行签批手续，工作人员只能知晓规定范围内的涉密资料，未经许可，不得擅自知悉或打听；（五）加强涉密人员教育与审查，增强涉密人员责任意识和责任心，提高涉密人员保密技能，防止涉密资料丢失或被盗。

档案数字化管理意义、环节及质量控制论述文/刘冉摘要：档案数字化作为信息化建设的重要内容，应严格遵守档案数字化发展规律，把握档案数字化各项环节，尤其是要加强档案数字化加工过程中的质量控制，最大限度地发挥好档案信息资源资政服务功能。

本文分析了档案数字化的现实意义，以及档案数字化的环节、内容、基础，从前端、中端、末端三个方面提出了档案数字化质量控制的具体举措，对做好档案数字化管理具有积极的现实指导意义。

关键词：档案数字化；质量控制；数据库概述数字化是指利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

纸质档案数字化是指利用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储于磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并依据纸质档案的内在联系，建立目录数据及数字图像关联关系的处理过程。

档案数字化作为信息化建设的重要内容，既要充分认识其巨大现实意义，也要严格遵守档案数字化发展规律，坚持数字化原则，尤其是要加强档案数字化加工过程中的质量控制，最大限度地做好档案信息资源的安全管理和快捷利用，发挥档案信息资政服务作用。

1档案数字化的现实意义与传统档案管理相比，档案数字化具有不可替代的先进性。

突出表现在：1.1有利于管理效率的提升在档案信息化管理中引入数字化管理技术，将纸质档案、录音录像档案数字化，能够实现纸质、录音录像档案管理中检索编码的自动生成。

此外，档案数字化管理中，档案人员能够充分利用数字技术，将其应用到档案管理中，突破了传统档案管理模式下的时间和空间限制，在远程操作系统的协助下，即可实现档案收集、分类、管理、查阅。

无论是档案管理的即时性，还是档案管理的有效性均得到大幅提升。

此外，随着大数据、云计算的应用，档案数字化管理能够及时掌握馆藏档案数字资源数量及利用情况，便于档案管理者追踪管理，实现精准服务，有效提升档案管理效率。

1.2有利于档案资源的共享纸质、录音录像等档案数字化管理，是建立在信息技术快速发展，且信息技术在档案管理中获得普遍应用基础之上的。