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质量环境文件控制程序含记录

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文件制修订记录

NO 制/修订日期 修订编号 制/修订内容 版本 页次

1 2021-07-01 —

新制订 AO

核准 审核 制订

LO目的

本程序目的对与本公司质量/环境管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文 件为有效版本。适用于本公司对与质量/环境管理体系有关的文件的控制。 2.0定义

DCC：文件控制中心

3. O责任

3.1 总经理负责质量/环境管理手册批准和发布。

3. 2管理者代表负责质量/环境管理手册审核、程序文件的审批。

4. 3管理者代表负责分管部门的程序文件的审核及工作文件的批准。

5. 4人力资源部负责组织质量/环境管理手册和程序文件的编制和管理。

6. 5各部门负责相关作业文件的编制以及本部门文件的日常管理。

4.0程序

4.1 文件的构成

按 1S09001/1S014001 标准

描述质量/环境管理体系

描述实施质量/环境管理体系要素

及所涉及到的各职能部门的所有活动

各环节标准工作步骤及作业要求描素

7. 2质量/环境管理体系文件的编号

7.1.1 质量/环境手册的编号方法如下：

QEM-Ol

口口

I 代表版本号

代表质量/环境手册

4. 2.2程序文件的编号方法如下：

_口口

I 表示版本号

代表程序文件流水号 代表程序文件

5. 2.3作业指导书的编号方法如下：

口口 口口 版本号 、纠正、改善的原始依据 代表顺序号

CZ代表操作规程、JS代表检测标准，代表生产或检验作业工艺SOp

6. 2.4文件的版本号说明：

版本以大写字母，如A、B,第一版为A,修改次数以阿拉伯数字，如0, 1,

A/0表示：A版本，0次修改。

7. 2.5质量/环境记录的编号方法如下：

R □□ 一 口口 □□ 版本号

I 代表流水号

代表程序文件流水号 代表质量/环境记录

8. 3文件和资料的分类

4. 3.1质量/环境手册、程序文件及其它管理文件；

4. 3. 2技术文件、产品图纸、作业指导书、检验指导书、标准规范等；

4.3.3外来文件，如法律法规，顾客标准或文件，供方标准或文件等；

4.3.4行政性公文、业务性函件等；

4. 4文件的编写、审核、批准

文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：

4.4.1质量/环境管理手册、程序文件由人力资源部文控中心组织编写、管理者代表审核、经 相关部门会签后，上报总经理批准发布；

4.5文件的发放

4. 5.1受控的所有文件的发放由人力资源部文控中心建立〈文件发放记录表＞,包括记录文件 的名称、编号、发放范围、分发号、版本号以及修改记录，发放时由接收人签收；回 收时，应由回收人签字，以确保文件使用的各有关场所得到有关版本的适用文件。如 果文件不以书面形式发放，由文件中心将文件转化为PDF版放在公司服务器上，设置 权限由各部门自己查询阅读文件。

4. 6文件的受控状态

文件分为“受控”和“非受控”两大类，受控文件由文控中心在其首页加盖“受控”印 章，并注明发放号，非受控文件无须盖章。

4.7文件的更改

1. 7.1管理手册和程序文件由各部门提出，填写〈文件更改申请单〉，交人力资源部文控中心 组织更改，经管理者代表审批后更改； 2. 7. 2技术性文件的更改由编制部门填写〈文件更改申请单＞,经部门审核，管理者代表批准

后；实施技术文件的相应更改；

4. 7. 3具体更改方式由人力资源部文控中心按《文件发放记录表〉的范围进行划改或换页。文 件更改人在＜**文件修改记录 ＞ 上填写更改记录；

5. 7. 4所有被换页的原文件必须由文控中心收回，以确保有效文件的唯一性。

6. 7.5文件更改后，在附页文件修改记录中作文件变更或修改记录，并作修改标识，著修改 人签名、修改时间等。

7. 7. 6如电子文件档更改后由文控中心将新版文件放在公司服务器由各部门查阅。

4. 8外来文件的控制

4.1.1 收到外来文件的部门，由部门主管识别其适用性，提交到文控中心，以受控或参考版 本发行。顾客图样、文件以机密保存，未经顾客同意，不得外泄。

4.1.2 文控中心负责收集到有关国家、行业或国际标准的最新版本，加盖受控印章，分发到 相关部门使用，并将旧标准收回；

4. 8. 3顾客的来文应及时评审和传递，执行顾客提出的文件要求。

4. 8. 4外来文件的发放方式按4. 5执行。

4. 9文件的作废与销毁

4. 9.1所有失效或作废文件由相关部门及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章, 确保防止作废文件的非预期使用；

4.9.2由于某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；

4. 9. 3对要销毁的作废文件，由相关部门填写＜文件销毁申请单＞,经管理者代表批准后，由 文控中心统一进行销毁，但留存一份作底。

4.10 每年四月由人力资源部文控中心组织对质量/环境管理体系文件进行评审，各部门给合 平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，具体按4. 7的有关规定实施。

4.11 文件和资料的借阅，文控中心应用〈文件借阅登记表＞进行管理。

4.12 电子版文件按《电子版文件管理规定》执行。

5. 0相关文件

5.10 《管理手册》

6. 0相关记录

6.10 文件编审表

6. 2文件发放记录表S

文件发放回收总览 表.xls

6.3 文件更改表

6.4 文件销毁申请单

文件修改废止申请 单.xls

6.5 文件借阅登记表

文件资料借阅登记 表.xls

6. 6外来文件清单

外来文件清单.xls

6.7 受控文件增发/补领申请表

文件增补发申请单. xls

6.8 受控文件一览表

S

质量环境管理体系 受控文件清单.xls

附件A:

文件控制作业流程

NO

分发 同收旧文件

记录管制 销毁旧文件

合集下载

文件管理及记录控制程序(含表格)

文件管理及记录控制程序(含表格)

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更多免费资料下载请进： 好好学习社区 文件管理及记录控制程序

（ISO9001-2015）

1.目的

1.1规范质量管理文件的编制、审批、收集、编目、标识、归档、贮存保管、修订审批和修订版别状态的控制要求，以确保管理文件内容的充分性和适宜性,并为持续改进提供依据。

1.2明确文件发布、分发的控制要求，使管理文件有需求使用的单位可及时获取，同时有效防止作废文件的非预期使用。

1.3明确对企业知识进行收集和整合、积累保存、有序传递、共享交流、适时更新的规定，实现企业知识在内部的共享、积累、有序传递和有效应用，

2.适用范围

适用本公司质量管理体系中所要求的各项程序、办法、标准类、外来文件以及过程中的记录,包括3C及EICC所需要的文件。

3.名词定义

3.1管理文件：是指公司管理体系的《管理手册》、程序文件，和确保程序有效运作和控制所需的准则和方法类文件，以及外来文件。

3.2外来文件：

3.2.1公司：与公司营运相关的，外部的法律、法规和标准，统称为外来文件。

3.2.2各部门：公司发行的一、二阶文件及各部门自己发行的三、四阶文件为内部文件，其它的统称为外来文件。

3.3受控文本：指文件分发的文本中，必须对文本的修订、分发和作废进行相 德信诚培训网

更多免费资料下载请进： 好好学习社区 应识别和控制的每一份文本，皆称为受控文本。反之称为非受控本。

3.4工作记录：指管理体系运作生成的，即按程序文件要求所生成的格式化的、有关质量管理的结果性记录、证据，统称为工作记录(简称记录)。

3.5发文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有从该单位开出的记录，统称为该单位之发文记录。

3.6收文记录：指相对于特定某一单位而言，依记录的来源状态对记录所做的分类，其中所有该单位接收到的其它单位流转或分发性记录，统称为该单位之收文记录。

3.7单一式记录：指同一份记录只需由单一部门填制记载、签核生效，称之为单一式记录。

环境记录控制程序

环境记录控制程序

CXGEQEP质量环境程序文件

QEP416

记录控制程序 版 本 号： A

修订状态： 第0次

生效日期：2002年8月28日

页 码：第 1 页 共 2 页

拟制 审核 批准

1 目的

对记录的标识、编目、归档、存贮、保管和处理提供一套系统的控制的方法。

2 适用范围

本程序适用于本公司各部门对质量记录和环境记录的控制。

3 定义

记录：是表明公司实施过程的书面证据，包括检验和试验结果、生产过程和环境控制中的各种数据、内审结果及校准数据等。

4 职责

4.1体系办负责文件和记录的编号控制。

4.2各部门负责对本部门的记录进行控制和管理。

5 内容

5.1质量记录的编制及填写要点

5.1.1各部门负责人应根据本部门程序文件内容的需要，系统地设计各种记录的格式。

5.1.2 应保证质量记录表格的规范化、合理化、标准化。

5.1.3 质量记录项目的填写应字迹清晰、书写工整，填写所有应填栏目。

5.1.4填写人应确保记录填写及时、真实、准确。

5.1.5 应注明记录的填写日期、当事人签名，重要记录必须经部门经理批准。

5.2质量记录的编号规则

5.2.1各部门A类文件和质量环境记录的受控号由体系办统一编排控制。

5.2.2质量记录受控号由四个阿拉伯数字及中间一位英文字母组成，如下所示：

0 5 B 0 2

文件编号（成品检验报告）

文件代号（质量记录）

部门代号（质量部）

A． 根据公司统一制定各部门代号（表一）和文件代号（表二），确定编号格式的前两位阿拉伯数字和中间一位英文字母。

B． 由QS9000办统一进行后两位数字的编号。

表一 表二

ISO9001文件控制程序(含流程图)

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（ISO9001-2015）

1.0目的

确保管理体系在组织内能够有效落实，对管理体系所要求的文件予以控制；通过相关文件的编号、版本、类别、分发、回收、修订和批准等活动进行规划，防止作废的文件非预期使用，保持现场操作中的文件版本是最新、最有效。

2.0范围

本程序适用于本公司的文件（包括外来文件）的控制。

3.0定义与术语

3.1文件：信息及其承载媒体；

3.2顾客图面资料：指顾客提供的产品组装图、部品表、包装资料、说明书、及各种标签。

4.0职责

4.1总经理负责质量手册批准，副总经理负责质量手册审核及程序文件的批准；

4.2管理者代表负责制订质量手册及三级文件的批准；

4.3文控中心负责公司体系文件、外来文件的登录、发放、回收、作废；

4.4各部门负责程序文件、工作文件、表单的编制、使用及保存、外来文件的收集；

4.5文控中心责接收顾客图面资料及登记并转交给开发部进行转化；

4.6工程部负责技术文件的审批、控制、发放、回收、作废；

5.0作业流程 德信诚培训网

更多免费资料下载请进：http://www、55top、com 好好学习社区 5.1文件的分类

a.受控文件:凡质量管理体系运行的部门（含提供认证机构）、场所、班次，使用的文件均为受控文件，包括：

质量体系文件：如质量手册、程序文件和其它质量文件（表格、报告等）。

管理文件：如制度等。

技术、支持性文件：如工程图样、工程标准、数据资料、检验指导书、试验程序等。

外来文件：国家标准、行业标准、法律法规、顾客工程规范、供方记录等。

b.非受控文件

凡于质量管理体系运行无关联的文件属于非受控文件，如行政任命、事务性通知等。因评审、考察等用的，向上级机关或顾客提供的质量体系文件，均为非受控文件。“非受控”文件，更改不通知，作废不回收。

质量记录控制程序

质量记录控制程序

程序文件 文件编号 YNHT-Q2-IS002

版 本 B0

生效日期 2012-3-10

文件名称 质量记录控制程序 页 次 1of3

云南惠投科技有限公司

（盖受控印章处）

质量记录控制程序

文件履历 制订申请部门 会 签 批准

部 部 部 部 部 部

程序文件 文件编号 YNHT-Q2-IS002

版 本 B0

生效日期 2012-3-10

文件名称 质量记录控制程序 页 次 1of3

云南惠投科技有限公司

变更序号 变更详情 变更页次 生效日期 版本 修订人

1目的

对质量记录的标记、收集、整理、使用、归档、保存进行控制，为质量改进以及质量问题的追溯提供原

程序文件 文件编号 YNHT-Q2-IS002

版 本 B0

生效日期 2012-3-10

文件名称 质量记录控制程序 页 次 1of3

云南惠投科技有限公司

始资料。

2.适用范围

公司生产经营过程所发生的全部质量记录。

3职责

3.1公司各部门负责本部门质量记录产生的及时性、准确性和真实性，对所发生的质量记录及时进行整理、归档，按规定的保存期限进行妥善保管和处理，在需要时保证质量记录的及时提供和正确使用。

3.2ISO办公室负责汇总全公司的《质量记录一览表》，并统一保存全公司质量记录的有效版本。

3.3采购部：管理来自供方的质量记录。

4.定义

无

5.程序

5.1质量记录种类依据程序文件和工作文件中所规定的记录要求来确定。

5.2各部门负责制定和修改本部门的质量记录表格，并对记录名称、编码、版本号予以确定。

5.3质量记录的增减、修改及编码。版本号等按《文件控制程序》中要求进行。