基建档案管理制度

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浅谈基建档案管理

作者：沈云

来源：《卷宗》2020年第08期

摘 要：基建档案是一个工程项目从无到有的最好见证，万丈高楼平地起，从前期准备立项到设计到施工再到竣工，历时多年，凝聚了成百上千名建设者的辛苦汗水，具有很强的纪念价值。更重要的是，清晰完整的项目档案可以为工程竣工结算、法律纠纷、后期维护等提供强有力的证据支撑，有着巨大的实际效用。然而在实际的项目建设过程中，项目档案管理往往被人忽视，管理手段较为薄弱，基于此，本文围绕基建档案管理工作的开展进行了分析，并提出改进措施。

关键词：基建工程;档案管理;改进措施

1 基建档案管理的基本概念及特点

基本建设档案简称基建档案，是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程从规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的基建档案。即一个建设项目从酝酿、决策到建成投入使用的全过程中形成的应当归档保存的文字、图表、声像、电子等各种形式的历史记录。其主要特点是：1）成套性，基建档案不按年度归档，为了真实记录并反映项目的整个建设过程，通常按项目建设阶段划分大类，再按单体、专业等进行细分，有机的整合形成项目档案，因此，基建档案是不可分割的有机整体，必须全套归档。2）专业性，基建档案属于科技档案范畴，工程的专业性决定了其档案的专业性，工程档案不但汇集了规划、消防、环保、节能等多个专业的文件及相关行政部门审批文件，还包括了建筑、公路、水利水电等多个工程专业的文件和图纸。3）程序性。每个工程项目的建设都必须遵循工程建设程序，从立项准备、到工程实施、到竣工验收，每个程序都会形成相应的资料，具有很强的程序性。

2 基建档案管理工作的重要性

基建项目是衡量一个国家经济发展的重要指标，基建档案管理是一项贯穿工程建设项目全生命周期的基础性工作，夯实的基础有助于推动项目有序的发展。其重要性主要体现在以下几个方面：一、做好项目建设过程中资料的收集、整理、归档等工作是对项目建设过程中各项工作的有效固化，可以保障日常管理工作平稳推进，同时为一拨又一拨建设者的工作开展提供资料参考。二、基建档案是项目合法合规管理的重要载体，做好项目档案管理工作有助于使项目开展有例可循、各项决策有据可依、各项巡查审计有证可查、项目成果有源可溯。三、基建档案是城建档案的重要组成部分，是城建档案馆重点管理的档案资源，完整、准确、系统的项目档案，直接关系到城市的可持续发展，关系到城市突发事件和灾害的科学预防和有效救援。

基建管理制度

1总则：

1.1 贯彻落实国家和地方政府有关方针、政策、法规，严格执行基建程序，组织开展医院的基本建设工作。

1.2 加强基建队伍与人才建设，积极培训干部，提高基建干部政治素质和业务水平，选择懂业务、懂技术、事业心责任心强、作风正、干劲足、能吃苦、廉洁奉公的同志从事基建工作，并保持人员相对稳定。

2建设程序管理：

2.1 建设程序是指建设项目从立项、设计、施工到竣工验收整个过程中的工作次序。

2.2 根据本院基本建设需要和国家及当地政府有关政策规定，提出拟建建设项目，编制可行性研究报告报上级主管部门审批。

2.3 可行性研究报告经正式批准后要严格执行，不得擅自更改变动。必须更改变动时，须经原审批部门批准。

2.4 可行性研究报告经批准后，方可进行方案设计、初步设计和施工图设计，编制概（预）算报有关部门审批。

2.5 根据批准的初步设计文件和建设项目要求，办理有关工程建设手续。

2.6 进行工程招标工作，优选施工队伍，签订施工合同，委托质量监督，申请开工。

2.7 施工前期准备工作就绪，筹集建设资金，即可组织施工。

2.8 工程竣工后，编制竣工图、竣工决算报告，报有关部门审批，组织竣工验收，办理固定资产交付使用手续，建立健全工程技术档案。

3建设项目设计管理：

建设项目可行性研究报告经批准后，要按建筑工程的等级要求，委托具有相应资质等级资格的设计单位编制设计文件。委托设计时，应按照国家或当地有关工程设计招投标办法，按照“公开、公平、公正”的原则，择优选定设计单位，并根据有关规定签订委托设计合同，不得委托无证单位或个人进行设计。 3.1 设计文件的编制，必须贯彻执行国家有关法律、法规和设计规范，严格以上级审批的可行性研究报告为依据，结合医院特殊要求，认真听取专业用户意见，及时沟通设计与用户之间的信息，采用先进技术，合理确定设计标准。对节约用地、节约能源、布局合理、店构安全、建筑防火、环境保护等要采取切实有效的技术措施，努力达到设计方案的最优化。

24、基建档案管理办法

1 目的

为规范和加强公司（以下简称公司）基建档案管理，确保基建档案的完整、准确、有效与安全，特制定本办法。

2 范围

本办法明确了基建档案的管理要求、管理职责，规定了基建档案的收集、整理、归档等业务工作的管理要求。适用于公司基建档案的管理。

3 依据

本办法依据下列标准、规范制定（其最新版本亦适用于本办法）：

《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）

《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）

《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）

《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）

《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695-2009）

4 定义

基建档案是指公司建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的基建项目文件。

项目前期文件是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计及工程准备过程中形成的文件。

项目竣工文件是指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、监理文件和项目竣工图组成。

项目施工文件是指项目在施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

监理文件是指监理单位对工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。

竣工图是指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。

项目竣工验收文件是指建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

5 管理要求 公司基建档案管理遵循“谁主办、谁形成、谁负责”和“统一领导、分级管理、统一标准”的原则，实行“前端控制、同步归档、分阶段移交”的管理方式，确保建设项目档案的完整、准确、规范和安全。

项目建设单位负责组织、协调勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。

在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。

新的历史时期，在科学发展观的指引　下，搞好基建档案管理工作意义重大，它是　科学发展的需要，也是时代进步的需要。　一’充分认识基建档案管理的重大意义　首先，基建档案是无价资产。一项工程　竣工后留下的建筑资料归档后即成了基建　档案，它是该建筑的无价资产。随着时间的　推移，其利用和参考的价值将会越来越大。　比如：在日常生活中，每当遇到房屋的维　修、改建、扩建、装修、拆除、水电改造等工　程时，人们就会想到去查基建档案，一旦有　了它，所有的问题便迎刃而解。但有时也有　因找不到相关的档案而令人棘手的情况。　造成这种情况的原因是：以前，由于人们对　档案管理不够重视，施工单位的档案管理　意识也比较淡薄，一项工程结束，资料和图　纸所剩无几，建设单位又不主动收集保管，　就造成了基建资料归档不全或不归档的严　重后果。八九十年代工程建设的基建档案，　虽有所保存，但不是很齐全，再往前推，各　类工程建设档案就更少。而零散不全的基　建档案缺少原始数据的支撑，很难支持房　屋的维修和改造，因而造成被动局面，使基　建档案这一无价资产失去了应有的价值。　随着我国建设资源节约型社会的进程，基　建档案的作用将越来越明显。　其次，基建档案是关系民生的大事。为　了夺取全面建设小康社会的新胜利，我们党　和国家极其关注民生，工程建设更是关系民　生的一件大事。一项好的工程，不但能减少　能源浪费，减轻国家经济负担，让人民共享　发展成果，而且能推动我国现代化进程。尤　其是工程质量，直接影响人民的生命安全，　与人民的切身利益息息相关。如果有完整的　基建档案，在若干年后的修缮、改建中，不但　能降低成本，节约人力、物力，还能极大地减　小破坏性，保护和延长房屋的使用寿命。小　品“装修”说得就是在盲目装修中，不重视基　建档案，砸坏了自来水管道。虽说这只是文　艺作品的一种表达形式，但也让人们在笑声　中受到了教育和启发。特别是在办理产权、　法律诉讼等方面，基建档案可以让人们有据　可依，减少矛盾，最大限度地维护公民的合　法权益，为构建和谐社会发挥作用。　第三，管好基建档案是可持续发展的需　要。科学发展观要求每一个档案工作者要站　在历史的高度，客观地认识基建档案的历史　作用。认真地管理好基建档案，为单位和个　人提供一流的服务，充分彰显基建档案在可　持续发展中的利用价值。　要充分发挥基建档案在工程改造中的　参考作用。有的单位需在旧楼的基础上加层　或接建；有的需要进行室内改造或装修；哪　是承重墙、哪是隐蔽工程，均要参考当时的　工程设计和施工资料。基建档案可以为其提　供资料，减少盲目性和危险性。　要充分发挥基建档案在工程拆除中的　借鉴作用。有的工程在没有爆破手段的条件　下拆除，基建档案可以为其提供拆除的借鉴　和捷径，减少拆除的时间、费用或危险。如在　原南斯拉夫电影　中，游击队员必须赶在　德国军队的前面炸毁一座大桥，而他们却不　知道炸药该放在什么关键位置。建桥的工程　师是活档案，虽然他对炸毁大桥有太多地不　舍，最终他还是帮助游击队炸毁了大桥。这　个故事虽然只是原南斯拉夫人民英勇抗敌　的一段插曲，但细细体会，建筑物若能依赖　建筑档案进行拆除可以节省工期。如果要在　此建筑基础上进行重建的话，基建档案也可　以提供地势、土质、水文等方面情况，实现建　筑工程可持续发展或又快又好地发展。　因此，重要的建筑资料和施工图纸是永　久性保存的档案，当建筑物存在的时候，它　有服务利用的价值；当建筑物消失的时候，　它仍有借鉴和研究的价值。　二、切实力０ｊ虽基建档案管理的力度　随着社会主义市场经济体制和民主法　制的确立和不断完善，档案管理正逐渐走上　正轨。加强基建档案的管理力度，是搞好基　建档案工作的关键。　首先是领导重视。以往由于档案管理制　度不健全，大多数单位的领导缺乏档案管理　的意识，因此，档案管理处于可有可无的地　位，尤其是基建档案更是不被重视，结果使　基建资料归档不齐全、不完整，不能充分显　示其利用价值和作用。目前，经济全球化、信　息网络化的新形势，需要各级领导重视基建　档案的管理工作。只有领导重视，加强督促，　才能为基建档案管理创造条件，并投入经　费，爱护档案管理人员的工作积极性，尽快　实现信息化、网络化的档案管理。　其次是制定有效制度。档案质量直接关　系到收藏和利用的价值。合理的规章制度是　建立优质档案的保证。如：归档制度、借阅制　度、管理制度、库房保管制度等等。基建档案　是设计、施工、管理中的原始记录，需要方方　面面的人员严格履行工作职责，遵章办事，　及时上缴或回收资料，及时建档，以保证归　档材料的完整性。　第三是提高管理人员的素质。有条件的　单位应组织档案管理人员参加培训和外出　进修，切实提高业务素质，增强基建档案现　代化管理的能力；或选派责任心强、政治素　质高的人员管理档案。作为档案工作者更要　自觉关心本单位基本建设的规划，决不能让　一项工程的资料该归而未归。以往由于我们　档案工作人员对基建业务不够熟悉，总是被　动地你归什么我就收什么，往往容易造成归　档内容不全。因此，档案工作人员要改进工　作作风，主动学习，熟悉业务，关心基建信　息，了解工作流程；积极参与或跟踪工程建　设的进度，掌握工程建设的全过程，确保基　建档案的原始性、真实性和完整性。　三、加强基建档案管理的方法和途径　第一，建立优质基建档案。为了保证基　建档案的质量，必须做到三点：一是加强各　阶段形成资料的质量管理，严格规范档案的　生成材料，从源头上确保基建档案的原始　性。二是要重视竣工图纸的编制质量，在验　收时，有关技术人员、监理人员和档案工作　人员要依据工程的验收程序和要求，对竣工　图纸进行认真审查，发现不准确的地方及时　修改和补充，从过程中确保基建档案的真实　性。三是针对实际情况，采取有效措施，确保　ｒ＿］　基建档案的完整性。如有　的图纸在施工中保管不　＃　当，损坏严重，字迹不清，　淮　墨严重影响利用效果。有的　图纸编制不规范，标识不　统一，编号不连续，相关　学　‘｛责任人审核签字不齐全，　阮　缺乏基建档案的严肃性　茄　和系统性。有的工程不重　明　杰视平时资料的积累，最后　胃豆　要验收时才急忙拼凑应　管　理的　思　考