基建档案管理制度

基建档案整理规范

基建档案整理规范

随着社会的发展，基础设施建设越来越重要，而建设项目的档案整理也显得尤为重要。基建档案的规范整理可以保证项目的顺利进行和后期的管理工作。为了提高档案整理的质量和效率，下面给出一些基建档案整理的规范。

一、整理前的准备工作

1.明确整理目的和要求：明确整理项目的目的和要求，确定整理的重点和范围，为整理工作提供明确的方向。

2.制定整理计划：根据项目的复杂程度和整理的工作量，制定合理的整理计划，明确整理的时间节点和任务分工。

3.准备整理工具和材料：提前准备好整理工具和材料，包括档案袋、标签、批注笔等。

二、整理过程中的规范要求

1.分类整理：按照文件的性质和内容进行分类整理，建立起清晰的文件分类体系，便于查阅和管理。

2.文件编号：对于每个文件要进行编号，并做好编号记录，方便后续的查找和使用。

3.文件的摘要和索引：对于每个文件要进行摘要和索引工作，明确文件的主要内容，便于快速查找和了解。

4.档案标签和封签：每个档案袋都要贴上标签，标注文件的名称、编号、责任者等信息，以及整理的日期和档案的保管期限。对于封签要做到规范、清晰、牢固，以确保档案的完整性和安全性。 5.数字化整理：对于一些重要的文件可以进行数字化整理，包括扫描和存储，以便于长期保存和管理。

6.保密工作：对于涉及到国家秘密和个人隐私的文件，要按照相关规定进行保密工作，确保档案的安全性和保密性。

7.整理记录：对于每个文件的整理过程要进行详细的记录，包括整理人员、整理时间和整理方法等，以便于后续的查阅和管理。

三、整理后的存档要求

1.档案的仓库和设施：档案的存放场所要选择干燥、通风、无污染的地方，设施要满足档案的安全要求，包括温湿度控制、防火、防水等设备和措施。

2.档案的柜架和保管：档案要放在专门的柜架上，并按照分类进行分区放置，以便于归档和取档。柜架上要有明确的标签，标注文件的分类和编号信息。

3.定期整理和保养：定期对档案进行整理和保养，包括翻动档案、检查档案的完整性、更换封签等工作，以确保档案的有序和安全。

第一章 总则

第一条 为了加强基建处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在基建项目管理中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《机关、团体、企业、事业单位档案工作条例》等相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于基建处所有档案的管理工作，包括基建项目档案、技术文件、合同、协议、会议记录、照片、录音、录像等。

第三条 基建处档案管理应遵循以下原则：

（一）统一领导，分级管理；

（二）集中保管，分散使用；

（三）真实、准确、完整、系统；

（四）安全、保密、高效、便捷。

第二章 组织机构及职责

第四条 基建处设立档案室，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。

第五条 档案室的主要职责：

（一）制定档案管理制度，并组织实施；

（二）负责档案的收集、整理、归档、鉴定、销毁等工作；

（三）负责档案的保管、修复、复制、统计、统计等工作；

（四）负责档案的查询、借阅、提供利用等工作；

（五）负责档案的安全、保密、防火、防盗等工作；

（六）负责档案信息化建设，提高档案管理水平。

第六条 基建处各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，应积极配合档案室开展工作。

第三章 档案收集与整理 第七条 档案收集应遵循以下要求：

（一）按照国家有关档案法规和政策，及时、全面、准确地收集档案；

（二）对基建项目档案、技术文件、合同、协议、会议记录、照片、录音、录像等材料进行收集；

（三）对收集的档案进行分类、编号、登记，确保档案的完整性和准确性。

第八条 档案整理应遵循以下要求：

（一）按照档案类别、时间、项目等进行分类整理；

（二）对档案进行编号、登记，编制目录；

（三）对档案进行编目、分类、装订、编号、装盒等工作；

（四）对整理好的档案进行质量检查，确保档案的完整、准确、系统。

第四章 档案保管与鉴定

第九条 档案保管应遵循以下要求：

（一）按照档案的种类、特点、保管期限等因素，选择适宜的保管场所；

中国人民银行办公厅关于印发《中国人民银行基建档案管理办法》的通知

文章属性

• 【制定机关】中国人民银行

• 【公布日期】2005.08.15

• 【文 号】银办发[2005]209号

• 【施行日期】2005.08.15

• 【效力等级】部门规范性文件

• 【时效性】现行有效

• 【主题分类】银行业监督管理

正文

中国人民银行办公厅关于印发《中国人民银行基建档案管理办法》的通知

(2005年8月15日 银办发[2005]209号)

中国人民银行各分行、营业管理部，省会(首府)城市中心支行，大连、青岛、宁波、厦门、深圳市中心支行，直属企事业单位：

为实现基建档案收集、整理、保管的规范化，确保人民银行基本建设资料的完整，总行办公厅制定了《中国人民银行基建档案管理办法》。现将《中国人民银行基建档案管理办法》印发你们，请遵照执行。

附件

中国人民银行基建档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范人民银行基本建设项目档案(简称基建档案)的管理，确保人民银行基本建设资料的完整，依据国家档案局、国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《中国人民银行档案管理规定》(银办发[2004]259号)，特制定本办法。

第二条 基建档案是人民银行基本建设(包括购房)工作的历史记录，是基本建设工作和房屋日常维护管理的重要依据，是解决产权纠纷、维护人民银行合法权益的法律凭证，也是人民银行档案全宗不可分割的组成部分。

第三条 本办法所称基建档案是指人民银行新建、改建、扩建项目，大型维修工程项目或购买办公用房、职工宿舍等项目从酝酿、审批到建成使用全过程中形成的文件材料、法律文书、计算材料、图纸、图表以及照片、声像等形式与载体的档案资料的总称。

第四条 本办法适用于总行、各分支行及直属企事业单位(以下统称：各单位)。

第二章 基建档案的归档范围与保管期限

第五条 新建、改建、扩建项目和大型维修项目档案资料的归档范围主要按照国家档案局、国家计委制定的《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》的相关规定执行，包括：

第一章 总则

第一条 为加强基建类档案管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于我单位所有基建类档案的管理工作。

第三条 基建类档案是指在我单位基建过程中形成的各类文件、图纸、照片、录音、录像等具有保存价值的资料。

第四条 基建类档案管理应遵循以下原则：

（一）集中统一管理原则；

（二）分级负责原则；

（三）依法管理原则；

（四）方便利用原则。

第二章 档案收集与整理

第五条 基建类档案的收集应遵循以下要求：

（一）及时性：在基建过程中，各部门应按规定及时收集档案资料；

（二）完整性：收集的档案资料应包括基建项目的立项、设计、施工、验收等全过程；

（三）准确性：收集的档案资料应真实、准确、完整；

（四）系统性：收集的档案资料应分类有序，便于查阅。

第六条 基建类档案的整理应遵循以下要求：

（一）按照档案分类方案进行分类；

（二）对档案资料进行编号、编制目录；

（三）对档案资料进行装订、归档；

（四）对档案资料进行数字化处理。

第三章 档案保管与维护 第七条 基建类档案的保管应遵循以下要求：

（一）按照档案保管要求，设置档案库房，配备档案保管设施；

（二）实行档案柜（架）化管理，确保档案存放有序；

（三）定期对档案进行清洁、消毒，防止档案损坏；

（四）对档案进行防火、防盗、防潮、防虫、防霉等措施。

第八条 基建类档案的维护应遵循以下要求：

（一）定期对档案进行检查、整理，及时修复损坏的档案；

（二）对档案进行数字化备份，确保档案安全；

（三）对档案进行定期鉴定，淘汰无保存价值的档案。

第四章 档案利用与查阅

第九条 基建类档案的利用应遵循以下要求：

（一）档案利用应遵循国家有关法律法规和档案保密规定；

（二）档案利用应按照档案保管期限和档案利用权限进行；

（三）档案利用应确保档案安全，不得擅自复制、借阅、翻拍档案；