化工公司费用报销管理规定.doc
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2016-2化工公司费用报销管理规定(1)4
化工公司费用报销管理规定
为规范化工公司费用报销管理,现制定如下管理规定:
一、报销流程(该限厦门地区使用,异地请遵照异地财务管理流程)
(一)报销单据处理及交接:
报销人须将发票逐一在ERP系统录入,不可合并填写,录入后进行系统提交。
系统提交之后将报销单统一交给出纳,由出纳审核后统一交由有权审批人签字,签字后出纳每周三转交财务部处理,财务部在当周处理完毕。
(二)报销款领取:
如报销单位为建发股份,请将个人银行卡交给出纳,由出纳统一去资金部将报销款打入个人银行卡。
报销单位为化工公司的,由出纳直接开具支票并去银行柜台统一办理,将现金存入报销人账户。
(三)报销签字:
由出纳将报销单据与凭证匹配,由各报销人签字后统一归还财务部。
二、报销注意事项
(一)发票规范
1、单位名称必须开具公司全称且务必完整准确,发票必须加盖发票章,单位名称开错、没有加盖发票章的发票及假发票一律不予报销;
2、手机、金银饰品等贵重物品以及奢侈品禁止报销;
3、禁止购买购物卡,大型商场金额超过1000元发票的原则上不予报销;
4、烟酒茶:尽量不要超过2000元一张,金额累计比较大建议分次报销;尽量在能开具增值税发票的商店购买,尽量避免在大型商场购买,如果在大型商场购买,报销时必须附上购物清单;
5、商场购买礼品等要开具购物清单,自留以备查;
6、高级娱乐场所发票、保健场所消费、美发、服装等发票禁止报销;
7、通过携程等网站代订机票,请在订票时选择索取报销凭据,并尽量取得电子客票行程单。
(二)贴票规范:
1、报销单上不要写明具体客户名称,客户名称在《业务招待费审批表》列
明;
2、定额发票:按金额大小排序贴,的士车票请将本地和异地分开贴;
3、发票从右往左贴在报销单上,不要贴在前一张发票上;
4、报销单大写金额禁止涂改;
5、单份报销发票金额和张数都不要过多,如果发票较多请分成几份贴;
6、发票贴的时候尽量能展开,除非很大张的发票才建议折叠;
7、每张发票须由报销人签字,发票较多时可签骑缝字;
三、本管理规定即日起执行,一切解释权归财务部所有。
厦门建发化工有限公司
2016年2月15日。