《外审注意事项》

外审时的注意事项一. 公司认证目的：搞认证，不是简单为拿到一张证书，而是做到真正运行质量体系，提高企业管理绩效，增强市场竞争力，使市场认同，达到顾客满意，为公司带来效益。

二、接受认证审核时，每一位员工必须要做到：1. 知道应做什么事；2. 知道如何做事；3. 知道做事的依据；4. 用记录证实所做的事；5. 任何事都应形成循环（即PDCA模式：计划、实施、检查、改进）。

三. 接受审核时应有的正常心态：1. 不怕出现不合格，发挥出最佳水平；2. 尽可能减少不合格；3. 尽快纠正不合格，审核老师提出不合格应当即纠正，在审核老师离开之前完成纠正和改进措施。

四. 受审核人员在审核中的角色：1. 20%听问题，听懂了才能回答对，没听懂就问审核老师，审核老师一般会换一个角度询问，一定搞清楚所问的问题；2. 80%回答问题，回答时要谨慎。

五.接受审核时回答问题的基本原则是：1. 以公司质量体系文件为基础回答问题；2.以工作的实际情况回答问题，以质量记录为依据来证明；3. 紧紧围绕提问的问题，不要扯太远，语言简单明了；4. 不要假设审核员不懂技术问题，审核员的视点是整个质量管理体系。

六. 回答问题时注意技巧：1. 只说自己的事，不说别人的事；2. 只说该说的事；3. 用证据说明问题；4. 自信而又不失谦虚，多解释，不争论；5. 有误解时把解释权让给更明白的人（最好是上司）。

七. 回答问题时应避免出现：1. 不懂装懂；2. 说别人的事；3. 所说的不符合事实，拿不出证据证明事实；4.谋求帮助；5.对其他部门或人员进行底毁；6.争论不休不礼貌，可能会导致不好的结果。

八. 在正式审核到来之前，怎样做一下突击改善：1. 对现场进行卫生整顿等清理工作；2. 保证现场使用的文件为有效版本；3. 每个部门进行自查自改；4. 每位员工对照文件，熟悉工作职责；5. 给每位员工适当减压，使员工有轻松的心情迎接审核，才能发挥出最佳水平。

九对审核前的准备工作应如何开展：1. 全体员工清醒地、主动地、轻松自如的迎接审核；2. 从各个方面体现一种与ISO9000族国际标准精神一致的管理水平（包括后勤安排）；3. 努力体现一种真诚追求提高管理水平，不单纯为了取证的思想境界；4. 使全体员工都注意体现谦虚认真的工作作风；5. 应坚决防止在审核中推卸责任、转移责任和不礼貌行为；6. 使全体员工轻松自如时入审核，不要施加太大压力。

十. 对文件进行清理和准备：1. 各部门管理和使用的文件应该整理，收起全部作废、不使用或与质量体系无关的文件或记录；2. 使所有执行的文件和保存的记录按程序文件要求放到应到的位置；3. 为审核组准备两套质量手册和程序文件；4. 各部门管理和使用的文件相对集中在各部门；5. 质量记录相对集中在责任管理部门或人员处；6. 进行中的记录按正常程序运作。

十一. 在审核进行过程中如何采取纠正行动：1. 力争在审核组离开前纠正不合格；2. 当天提出，尽可能当天纠正；3. 自己提方案，自己纠正；4. 经审核员确认可以接受。

十二. 在审核前对部门领导的要求：1. 了解质量方针、质量目标；2. 熟悉本部门的质量职责和相关的质量文件；3. 熟悉本部门与相关部门的工作接口；4. 熟悉对下属的工作要求和安排；5. 熟悉本部门的质量工作情况。

十三. 在审核前对文件管理人员的要求：1. 熟悉所管理的文件的范围；2. 熟悉文件管理程序；3. 熟悉文件修改情况；4. 熟悉文件的归档；5. 随时拿出所需的文件。

十四. 在审核前对重要岗位，关键工序的工作人员的基本要求：1. 熟悉本岗岗位职责；2. 熟悉依据的规范、程序等；3. 熟悉使用的工具、设备等；4. 熟悉使用的统计方法；5. 经过培训，持证上岗。

十五. 在审核前对一般工作人员的基本要求：1. 熟悉本岗岗位职责；2. 熟悉规范、程序等从事工作所依据的文件；3. 熟悉工作中需要作的质量记录；4. 熟悉工作接口；5. 熟悉本组织的质量方针和目标；6. 熟悉实施ISO国际标准的目的及ISO9000标准的基本知识。

十六. 每一位员工回答问题时的心态：1.自信，相信所做的绝大部分是正确的；2.谦虚，承认个别情形会存在某些问题；3.不推卸责任。

十七.正式审核时审核员经常询问的问题：1.开始正式审核前，一般情况会让您先介绍部门的职责（注：此时已经开始正式审核，只是以另外方式探路）2. 提问过程中一般情况很少用"是否"字眼提问，通常以开放式提问问题：如您是如何……；请问当产生不合格品时您如何处理？或请问您何时填写顾客投诉处理单？或请问您何时开展管理评审？等等，即遵循5W（谁Who何时When何地Where为什么Why要做什么事What）1H（如何做How）,方便其搜集证据3. 审核过程中审核员不会告诉您做的效果如何即不会做任何评价。

在找资料时，审核员要什么，就找什么给他，不要一下把一整本文件都给他，这样会让审核员发现很多的问题,正确的方法是要什么就拿什么，然后先递给本公司陪同人员看，陪同人员发现问题应要求找另外一份给审核员看。

当时如找不到资料应把审核员的注意力引到其它有准备的方面，另一方面要积极寻找相关资料，在审核员结束当天审核之前应将资料交给审核员；十八. 回答审核员时的基本点：1.以文件为基础；2.以质量记录为依据；3.以实际情况来证明。

以下可供参考1.1工原简介1.2营业执照1.3公司组织架构图1.4厂房平面图1.5生产工序流程图2.1 ISO9001证书及最近一次外审报告2.2 质量手册2.3 程序文件2.4 质量计划2.5 文件更改收发记录2.6 员工培训计划2.7 员工质量培训记录2.8 内部审核计划、记录2.9 订单评审和客户关注程序及记录2.10 客户投诉处理记录2.11 纠正与预防措施记录2.12 设备维护计划和记录2.13 CE/EMC/相关的产品测试化验报告2.14 基它相应有效的安全书3.1 开发设计控制程序3.2 设计计划或任务书及审核记录3.3 验证和确认记录3.4 设计产品检测报告3.5 设计输出（技术文件，物料单，包装、使用说明）3.6 设计变更记录4.1 供应商评审程序及记录4.2供应商清单/合格供应商清单4.3采购单、采购合同5.1 来料中免检产品的质量何证书5.2 来料验货标准及规格书5.3 来料检查、测试报告5.4 来料收发记录5.5 不良品退货、让步接收记录6.1 作业指导书6.2 巡拉记录6.3 IPQC检验测试标准、记录6.4 不良品处理记录6.5 组装工具利器（刀片，断针等）收发控制记录6.6 金属探测记录7.1 终检检验测试标准、记录7.2 终检不良品处理记录7.3 包装工段工具利器（刀片，断针等）收发控制记录7.4终检金属探测记录7.5 发货记录几个值得注意的问题1.并不是审核员提出的问题都必须回答，员工只需要回答自己职责范围内的问题。

接受审核时，每个人就在本岗位上正常工作。

见面笑脸相迎。

当审核员提出问题，应礼貌而又切合实际地回答。

但只回答自己所做的，或者自己负责范围内的问题。

其他问题，礼貌地告诉他。

“这不是我负责的”。

如果再问，婉言相告，“请问我的上司”，或由陪同人员帮助解决。

2.建设议公司领导不要给员工施加任何压力。

不要制定一些和个人利益有关的政策。

譬如，谁吃到一个不符合报告，会如何如何，甚至加以惩罚。

实践证明，每当员工遇到这样的压力，往往会掩盖不符合项。

只要不不符合客观存在，将来一定会出问题，结果可能引起重大损失。

应认识到，员工工作没做好，大多原因不在个，而是系统。

包括由于当事人的能力、或者疏忽大意引起的质量事帮，主要原因还在系统，不在个人。

至少，没有把合适的人放在合适的岗位上，是公值得改进的地方。

3.不应当做专门的特殊安排除。

如果您已经建立和有效执行了质量管理体系的话，任何人来检查，除联同人员和相应满足对方要求外，其他不需要做什么特殊的“应急”准备。

譬如，不要专门布置大扫除因为，您平时就这样很干净、整洁；不需要张贴什么标语，正说明没有什么特殊安排。

让认证方相信，这就是他们要看到的体系运行的真实情况。

4.迎接前不久发现体系有不符合问题如何办？公司的体系应当有渠道，例如，在《纠正措施程序》中能让员工提出问题，或者提出合理化建议的程序等。

或者，公司可以安排一些有重点的内审，针对不符合问题开出不符合报告，按照标准要求采取纠正措施，编制计划，按照计划执行。

外审时，只要计划如期执行，外审不应当开不符合报告了。

针对不符合问题，不要布置下属采取不正当手法来应付处审，更不提倡弄虚作假。

领导这样做，暗示下属，也可以对您这样做，结果往往自己害自己。

5.如果发现准备不充分怎么办？把一个不成熟的体系展示给别人看了以后，要花十倍精力也难以挽回不良的印象。

如有可能，请求延期进行审核。

6.对不符合有不同看法如何办？首先要认定客观事实。

考虑是否能进一步提供客观证据。

如果事实符合实际，只是对是否不符合看法再不统一，尊重对方，可以先在审核员的不符合报告上签名，不要争辩。

事后可以抽认证机构提出意见，甚至可以投诉要求他们重新判定。