文档管理员岗位说明书一、岗位概述文档管理员是负责组织、管理和维护公司内部文档资料的专业人员。
他们要负责建立和管理公司的文件档案管理系统，确保公司内部的各类文档资料能够高效、准确地归档和检索。
文档管理员还需要协助各部门进行文件整理与归档，确保公司文档资料的完整性和保密性，并向参与文件流转的员工提供必要的协助和培训。
二、岗位职责1. 建立文档管理系统：- 负责制定和完善公司文档管理制度和规范，并组织实施。
- 设计并建立公司文档管理系统，包括文件分类、命名规范、存储结构等。
- 确保文档管理系统的可用性和安全性，并定期进行备份和恢复测试。
2. 文档归档与检索：- 负责对公司各类文档和资料进行归档和存储，确保文件的准确性和完整性。
- 制定文档归档流程和标准，并协助各部门进行文件整理和归档工作。
- 掌握公司文档资料的存放位置与编码，能够迅速准确地检索和提供所需文档。
3. 文件保密与权限管理：- 确保公司重要文档资料的保密性，建立和执行权限控制机制。
- 根据不同岗位和部门的需求，设置合理的文档访问权限和操作权限。
- 监测和及时发现文档管理系统的潜在安全问题，并采取相应的防护措施。
4. 文件流转协调与培训：- 组织并协调公司内部文件的流转与审批，确保流程的顺畅进行。
- 向员工提供相关的文件管理培训与指导，确保各部门遵守文档管理规范。
- 能够及时协调并解决文件相关问题，并提供专业的建议和技术支持。
5. 文档管理系统改进：- 随时关注文档管理行业的新技术和新方法，并结合公司实际情况，提出改进建议。
- 参与文档管理系统的优化升级工作，提高文档管理的效率和便利性。
三、任职要求1. 学历及专业要求：- 具有本科及以上学历，信息管理、图书档案学、计算机科学等相关专业优先。
2. 技能要求：- 熟悉文档管理系统的构建及应用，掌握专业的文件管理知识与技巧。
- 熟练操作常见办公软件，具备良好的电脑操作和网络应用能力。
- 具备较好的沟通能力和协调能力，能够与各级别员工高效合作工作。
