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基本資料電子訂貨系統 (EOS) 即藉由電子傳遞方式，取代傳統人工書寫、輸入、傳送的訂貨方式，也就是將訂貨資料轉為電子資料交換 (EDI) 方式，藉由電腦與通訊傳送取代傳統商業下單/接單動作的自動化訂貨系統。

其方法是在零售業的店鋪內所發生的訂購資料，就在該發生地點自動的輸入，並透過通訊線路，連線傳送到零售業總公司、批發商或商品製造商之系統中。

傳統的訂貨工作，都在電話或單據中進行，難免會有聽錯的事情發生，因此常會有送錯貨品或送錯數量的事情發生。

在店鋪日常發生的事務處理作業中，補充訂購、進貨業務佔了很大的比重。

為了排除庫存過剩及防止斷貨的現象，管理者要在短時間內正確處理，需要有相當有經驗的人員負責，因此透過電子訂貨系統可協助零售業、總公司、配送中心達到收發訂單電子化、蒐集情報迅速化且正確化的目的。

面臨今日高消費的成熟社會，為了迎合消費者多樣化、個性化的購買趨勢，便利商店賣場必須面臨「有限陳列空間，提供消費者更多樣選擇」的經營挑戰。

最直接的方式莫過於減少單品陳列空間、降低庫存，以擴大商品線，於是少量多樣的訂購、安全庫存的抑制、縮短訂貨前置時間、簡化訂貨驗貨揀貨 (Picking) 作業等，便成為圖謀改善的重要關鍵。

經營者一方面寄望高商品週轉率來提昇銷售、降低庫存；另方面則力求避免因補貨不良，而造成缺貨的機會損失。

電子訂貨系統的觀念和訴求，恰是解決上述問題的答案。

電子訂貨系統的實現，不管對商店或供應商，確有其相輔相成的效益貢獻。

電子訂貨的作法可分為三種：(1) 訂貨人員攜帶訂貨簿及掌上型終端機巡視貨架，若發現商品缺貨則用掃描器掃描訂貨簿或貨架上的商品標籤、再輸入訂貨數量，當所有訂貨資料皆輸入完畢後，利用數據機 (Modem) 將訂貨資料傳給供應商或總公司。

(2) 利用銷售點管理系統 (POP System)收銀機在商品庫存檔裡設定安全存量，每當銷售一筆商品資料時，電腦自動扣除該商品庫存，當庫存低於安全存量時，即自動產生訂貨資料，將此訂貨資料確認後即可透過電網路傳給總公司或供應商進行下單。

(3) 透過網際網路 (Internet) 來訂貨。

一般而言，透過電腦直接連線的方式最快也最準確，而藉郵寄、電話或銷售員攜回的方式較慢。

由於訂單傳遞時間是訂貨前置時間內的一個因素，其可經由存貨水準的調整來影響客戶服務及存貨成本，因而傳遞速度快、可靠性及正確性高的訂單處理方式，不僅可大富提昇客戶服務水準，對於存貨相關的成本費用亦能有效地縮減。

庫存管理無論是製造或配銷業均有庫存管理需求，其目的在適時適量的滿足其對現有及預期庫存的需求，同時避免過多無需求庫存的產生以免資金積壓進而影響資金調度的靈活性。

基本存貨管理就是存貨的異動，這些異動包括了：出貨、進貨、退貨、轉撥等。

只要管理好存貨的數量即可，但事實上，大至一個國家的治理，小至如同人事管理一般，不可能只注意到人的流動量而已，人有許多屬性需要被記錄(如：基本資料、教育程度、所屬單位、薪資等級等)，存貨的管理亦然，它也會隨下列各項變數之複雜度高低而有變化：1. 組織業務性質(零售、製造)2. 擴編、跨組織(Local/Global)3. 會計制度(成本/利潤中心制)4. 倉庫類別(成品倉/原物料倉)5. 存貨的特性(危險物料、成品、在製品)6. 與供應商/客戶的關係(如：Supply Chain Management)7. 資訊系統模組間的連結(採購、製造、訂單)因此，存貨管理系統是一個相當複雜的系統，而愈複雜的系統，愈需有秩序的管理功能，化繁為簡。

庫存管理系統是許多企業的核心，同時也是個後勤支援、服務性的模組，為計劃生產流程的中心點。

庫存盤點由於庫存有內在成本﹐因此企業只應維持能滿足現有及近段時間客戶需求的最少貨量﹐以保持競爭優勢。

越來越多的企業需要一套軟體﹐幫助他們在保證供貨的前提下把庫存降到最少。

庫存管理模組可以幫助用戶在保持充足貨量的同時﹐提高倉庫的生產效率。

由於再完美的電腦解決方案也不能取代人工點貨﹐但如果解決方案設計得妥當﹐它可以提供相當大的幫助。

盤點存貨功能可讓個別項目擁有不同的周期﹐用戶可進行抽樣盤點。

同時﹐在盤點庫存期間庫存依然可以被動用﹐大大減少管理庫存上的問題。

庫存盤點的資料輸入﹑查詢﹑批核及記帳可提高管理效率。

同時﹐全面的差異及例外報告更有助用戶嚴謹地控制整個過程。

請購/採購管理無論是製造業或配銷業，於整體企業流程中，採購管理均為相當重要的一環，藉著良好的採購管理可達到降低採購成本、提昇採購品質以及交期控管的目的。

採購管理作業所包含的範圍如下所述：請購部門開立請購單（或稱採購需求單），採購部門接獲請購單後進行供應商評估、選擇以及詢價、議價及核價等程序後開立採購單並發出給供應商。

採購部門後續的責任為追蹤供應商的交期是否符合採購單的預定交期，採購部門也可能因為請購部門變更希望交期而變更採購單上的預定交期，進而通知廠商。

廠商交貨時，收貨部門需進行初驗，若所收料件無需檢驗，則可直接由倉管人員辦理入庫，否則需由檢驗部門檢驗，合格的料件方入庫，不合格的料件一般情況下由採購部門通知廠商取回。

當檢驗合格且已入庫的料件發給使用部門（如工廠的生產部門）後，於使用前或使用過程中發現有不良的情況，若可追溯其供應廠商，則可請採購部門和供應商協議重新補貨或辦理折讓。

除以上作業外，供應商品質管理亦為採購管理的重點之一，以製造業為例，相關部門會共同擬定供應商品質評核辦法，以計分的方式評核供應商的品質以為採購部門選擇供應商的依據。

業務/訂單管理可設定付款方式、貿易條件、包裝條件、貨運條件以及信用狀修改∕付款條件，滿足外銷管理的需求。

可設定客戶信用控制相關資料以為信用額度控管的依據。

可設定報價單資料，經客戶同意後可將其轉成銷售訂單。

執行出貨作業時，可將欲出貨的銷售訂單轉入。

再修改或補登錄出貨資料。

於企業不自行生產的情況下，可將銷售訂單轉成採購訂單向供應廠商採購以滿足客戶的需求；於企業自行生產的情況下，可無需納入主生產排程，直接將銷售訂單轉成製造命令。

物料需求規劃於製造業或配銷業的電腦化領域中，所謂料件係指納入電腦化管理作業之一切有形或無形的物件，例如製造業的原、物料、在製品、半成品及成品、設備等屬有形的料件，軟體或工程建置則屬無形料件。

無論是有形或無形料件，均可依其個別需求決定是否納入庫存管理。

為便於管理，通常依料件的類別及特性予以編碼。

實務上料件編碼人員會依據料件的層次化類別及其所屬特性予以編碼分段並制定編碼原則，當有新料件產生時，編碼人員分析該料件的類別並找到其所對應的編碼原則並據此進行料件編碼作業。

料件的品名為其層次化類別的分段說明，規格則為其特性的分段描述，品名分段說明和規格分段描述和料件編碼分段有其對應關係，於制定時需注意其和料件編號的一致性。

料件有多單位的問題，同一料件於採購、庫存、發料、生產、銷售及成本作業時所使用的單位可能不相同，這些單位可為同一類別（例如公斤和磅即屬同一類別）或不同類別（例如公斤和公尺即屬不同類別），相同類別之單位轉換直接依換算比率換算，不同類別之單位轉換則依各料件或料件類別所設定的換算比率換算之。

料件資料的設定為後續採購、庫存、銷售、產品結構、製程以及生產管理作業電腦化的基礎。

例如：於採購管理作業中，所請購的料件資料需先行設定方可建立請購單資料；於庫存管理作業中，入∕出庫以及盤點的料件資料需先行設定方可建立入口出庫單以及盤點標籤資料；於銷售管理作業中，所銷售的料件資料需先行設定方可建立銷售訂單資料；於產品結構管理作業中，父料件及子料件資料需分別先行設定方可建立產品結構；於製程管理作業中，料件資料需先行設定方可建立該料件的製程資料；於生產管理作業中，所生產的料件資料需先行設定方可建立生產時所開立的製令資料。

產能規劃根據MRP計劃及已發放之製念，產生MPS主生產排程計劃，計算不同工作中心／機台的產能與負荷；同時可利用不同類型的排程法，對已開未交及計算性訂單進行排程，計算過程可彙總負荷，可比較工作中心／機器，可用產能下已排定及已計劃的工單負荷，每段時間內過高／過低負荷與累積過高／過低負荷，以便快速調整生產排程，以掌握未來長程計劃於重要或瓶頸資源上之負荷，做為產銷協調之參考依據。

生產管理針對工廠所需之流程控制與管理模式，從可控制及管理的訂單計劃到完成的整個製程過程，因此從派工管理，發料與補料計劃，製程過程，重工與製程外包都可含括在內。

而這些功能全借助於：1.訂單計劃：生產依訂單型態分成兩種：按訂單生產及生產存量，提供最佳批量、報廢率，並對工程設計進行覆查。

2.生產排程：用有限或無限產能，進行各工作站進度排程，視需要再前後調整，根據「限制理論」找出生產途徑中對產能限制最大的特定製程，從此步驟再前後調整，另外也進行訂單模擬，以訂單交期反推至各工作站，該站產能比對，若超出產能限制，視狀況發出外包申請。

3.製程工單：列出生產工作途程，及優先次序，零件及特定工作途徑指令，無數及規格及統計程序控制(SPC)數據。

4.追蹤並收集資料：可即時查詢訂單製程狀況，並收集在現場上的生產數據，包括廢料及不良品數量與原因，用料狀況，生產數量及作業成本上所用之勞務及產量資料。

現場管理1.建立模具、工具、具等輔助性生產設備之完整資料，強化輔助工具之管理機能，避免因輔助設備上的不良及管理上之疏失，造成生產管理之困擾，進而影響到生產線之產能。

2.在系統上會協助建立編號規則，提供請購、採購、驗收管理上之機能，與應付、應收帳款相整合，也將這些設備管理資訊提供相關人員參考。

3.利用工單製程計算標準與實際之差異、人員效率及機器利用率。

4.可與薪資結合，可以工時卡輸入之資料，來計算薪資。

品質管理分為線上SPC品管系統及製程統計品管系統，所謂線上SPC品管是將生產線各點收集之不良數、不良原因，做即時統計，以SPC品管圖題示，若發現超過設定值則發出警訊，嚴重時還整個製程緊急叫停；製程統計則是將進料檢驗，線上檢驗及成品檢所收集到之品質資料，利用統計分析的方式，製成SPC品管圖，以便分析品質，改善品質。

另外也根據廠商進料及外包品質資料，提供評核等級，做為廠商管理之依據。

總帳會計收集銷售、採購、應收應付帳款、庫存……等。

所有與財務有關之交易事項，將其彙之，並提供更正與期末調整之功能，另外主要是用來編製資產負債表、損益表與預算表通常表現出目前公司的財務狀況。

1.建立會計科目，輸入該科目之期初餘額。

2.刪除子系統中前期已存在未過帳之交易。

3.將期初餘額過帳，再刪除多餘之未過帳交易。

4.列印財務報表並做檢查。

5.另外也可輸入預算資料。

應付帳款/票據與應收帳款有許多相似之外，從收料、發票至付款作業，甚至到後端進項媒體申報作業，都是所涵蓋之範圍。

另外要注意到採購行為，預付款及退貨、折讓與總帳間的相關作業，另外付款資料確定後，透過支票、匯款…等方式去實際執行支付、作廢及兌現的動作。