(档案管理)档案学

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一．档案概论

☺ (名解)档案：档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

【形成者：国家机构、社会组织或个人。来源：各种社会活动。形成方式：直接形成。要求：有价值，即并非所有的历史记录都是档案，只有有价值的那部分才会被作为档案来保存。形式多样： 。实质：是一种历史记录】

☺ 档案的实存形态：各种形式的历史记录，如文件、文稿、唱片、磁带、光盘、照片、观测记录、实验数据等。

☺ （判断）档案的性质：档案的本质属性—原始记录性。档案的一般属性—知识性和信息性

☺ 对档案真实可靠性的理解：档案的真实可靠性是与其他信息相比较而言的，档案不等于历史事实。档案的内容若没有失实、歪曲、作伪之处，那么在对于同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实、最可靠的（直接的原始记录）。档案若有失实、歪曲、作伪之处，那么失实、歪曲、作伪这一客观事实也是由档案这一实存形态来予以记录。“档案无真假”说：档案只要其自身存在就没有“假”的，都是“真”的。

☺ 档案与其他任何事物的根本区别——档案的本质特性，即原始记录性。

☺ 档案与资料的联系：资料是现实中最接近档案、与档案关系最为密切的概念。联系：档案可被人们作为资料看待并使用，但资料不可作为档案看待并使用。区别：1，本质不同：只有档案才有原始记录性。 2，资料是一个相对性、动态性极强的概念，外延（即包含的内容）极为宽泛，文书、档案、图书、报刊、录音录像等均可称为资料。

☺ 档案的分类：档案的分类可以从三个层面来进行：1，概念分类，即对档案的认识性分类，逻辑层面。2，实体分类，档案实体的管理性分类。3，信息分类，档案内容信息的管理性分类。

☺ （判断）按形成领域的公、私属性分：公务档案：人们在公务活动中形成的档案，其形成主体是公务机关或其他社会组织。如法律、法规、行政公文等。 私人档案：人们在私人活动中形成的档案，其形成主体主要为个人。如日记、文稿、票据、笔记、信函等。 注意与“公有档案”、“私有档案”相区别

☺ 档案的 价值和作用：价值：有用性。档案的价值：1档案对国家、社会组织或个人的有用性。2是主体需要和客体属性的统一体。

作用：有用性的具体体现。档案的作用：档案价值关系在社会活动中的具体体现，即档案的使用价值。 ☺ 档案价值形态：档案价值的具体表现形式。

从不同的角度划分，档案价值具有不同的表现形式。 1.据档案价值实现领域和效果的不同可分为：a凭证价值（基于原始记录性） b情报价值（基于信息性和知识性）

2. 据档案价值实现时间的不同可分为：现实价值，长远价值 3.据价值主体的不同可分为：对形成者的价值（第一价值），对社会的价值（第二价值）

☺ （判断）实现档案价值的条件 ：（1）社会环境（2）社会档案意识（3）档案管理水平

二． 档案事业

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档案工作“八大环节” ：收集，整理，鉴定，保管，统计（档案实体管理），编研，检索，利用（档案信息资源开发利用）

☺ （3句话）档案工作的基本原则：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

内容：（一）全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则 ——核心（二）维护档案的完整与安全— —条件 （三）便于社会各方面的利用— —目的

☺ （3句话）统一领导、分级管理的原则：第一，国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理；第二，对党政档案和党政档案工作实行统一管理。第三，全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政机构统一、分级、分专业管理；

☺ 档案事业管理体制（分散，集中）：是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理机构和档案实体管理机构的设置及其隶属关系、管理权限划分、运行规则等的法律制度规定。

档案行政管理机构：各级国家档案局。 档案实体管理机构：档案馆、档案室。

世界各国的档案事业管理体制，按照中央和地方的关系可分为：1.分散式：地方档案机构不接受中央档案机构的领导、指导和监督。联邦制国家多采用分散式。如美国、英国。 2.集中式：地方档案机构接受中央档案机构的领导、指导和监督。如中国、法国。

☺ （3句话）我国档案事业管理体制的内容：1．“统一领导、分级管理” 2．专业和科技档案工作“条块结合”管理 3．局馆合一管理

☺ 档案机构与人员：档案机构：管理各种档案活动的组织。一、档案行政机构 二、档案管理机构 三、档案教育培训机构四、档案宣传出版机构五、档案科学研究机构六、档案咨询机构七、社会档案服务机构

档案人员的职业素养：1、政治素质2、知识素质3、职业道德(a忠于职守，爱岗敬业b遵纪守法，严守机密c博学求进，公正服务) 2

☺ 档案行政机构与其他档案机构（如档案馆、档案室）的关系：1.上级档案行政机构对下级档案行政机构具有业务指导和监督的关系；2.档案行政机构对同级档案馆和档案室等业务机构具有业务指导和监督的关系；3.机关档案室和档案馆之间具有档案交接关系；4.各级各类档案馆（或档案室）之间均无隶属关系，但有一定的协作关系。

☺ 文件中心特征：（1）是一种实体性管理机构；（2）社会化、集约化、专业化程度高；（3）对文件只有保管权，没有所有权；（4）是介于文件形成者和档案馆之间的中间性机构、过渡性机构；（5）可承担文件管理咨询和培训职能。

☺ 档案工作的效益: 效益：档案工作投入与收益的比较关系

档案工作效益的特点：1.社会性(公益性) 2.隐蔽性

3.滞后性

三． 档案实体管理

☺ 档案实体管理的原则: 一、来源原则 二、全宗原则 三、有机联系原则四、便于保管和利用的原则

☺ 档案实体管理的方法: 一、历史方法与逻辑方法的不同:1.历史方法：客观或自然的方法。按事物的实存状态来进行管理。2.逻辑方法：概念和抽象的管理方法。

二、历史的方法是由档案本质特性决定的

三、历史的方法多用于实体管理中，逻辑的方法多用于档案内容信息开发利用

四，档案价值的鉴定

☺ （名解）什么是档案价值的鉴定？档案馆(室)按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。判定档案价值、决定档案存毁。目的：正确确定需要保存的档案，提高保存档案的质量。

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档案价值鉴定工作的基本内容：1.制定鉴定档案的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等； 2具体判定档案材料的价值，确定其保管期限；3剔除本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理。

☺ （重要）档案价值鉴定工作的意义(4个+解释）：(一)便于发挥档案的作用(二)便于档案的安全保管(三)便于应付突然事变(四)是决定档案存亡命运的基本手段

档案的价值：档案对国家、社会组织或个人的有用性。

档案价值的特点：1.多维性2.潜在性（隐蔽性）3相对性 ☺ (重要论述必考)鉴定档案价值的标准：（一）档案属性标准：从档案方面分析，文件来源（基本依据），内容（最重要最本质的因素），时间与时效及形式特征可作为鉴定档案价值的 标准。 1.档案的来源标准：a.分析文件的价值，应站在本机关的角度分析文件价值；b.应看立档单位在社会上的地位和作用；c.在本机关制发的文件中，具体的撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。 2.档案的内容标准：a看文件内容的重要性，b独特性，c真实性，d信息内容的综合性或集中性。 3.档案形成的时间与时效标准：a一般来说，产生时间越久远，档案越珍贵,b产生于重要历史时期的档案有特殊的保存价值 4.档案的形式特征标准：辅助标准，文件的名称、文本、责任者、载体形态、记录方式等 （二）社会需求标准（鉴定核心）: 1.社会需求方向,指利用者需要哪些内容、哪些类型档案的趋向性; 2社会需求面,指需要利用某件文件的人或机关的广泛性 3.社会需求时间:指需要利用某件档案的长久性,兼顾近期利用需求和长远利用需求

（三）相对价值标准 : 相对价值指被鉴定档案与其他档案相比较而存在的价值。 意义：优化馆藏 。 1.相关档案的保存状况：a档案的完整程度 b档案是否重复 c.文件的可靠程度 d档案内容的可替代程度 2.保管条件和费用（效益因素）

☺ 鉴定档案价值的原则与方法：原则(6个，选择题)：（一）从国家和人民的整体利益出发（二）分清主体和主体本身的需要（三）全面的观点（四）历史的观点（五）发展的观点（六）效益的观点

方法：(一)定性分析与综合的方法是判定档案价值的重要方法(二)定性分析与综合法同定量分析相结合是档案价值鉴定方法发展的必然趋势（比例鉴定法，选样鉴定法，系统优化法，模糊综合评价法）(三)直接鉴定法是鉴定档案价值的操作方法

五．档案的收集

☺ （名解）档案收集工作:

是指接收与征集档案及有关文献的活动。具体而言，按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、有计划地分别集中到各有关档案馆（室），实现档案的统一领导和分级管理。

☺ 档案收集工作的特点: （一）预见性与计划性。预见性：当前和长远的利用需求（二）针对性与及时性。针对性：本单位收集范围（三）系统性与完整性。系统性：横向：档案种类、内容齐全完整；纵向：反映地区、部门、单位的历史脉络

☺ 优化馆（室）藏的指导思想：(一)反映和维护一定范围内的历史真实面貌 (二)适应利用需求 (三)力求质量和数量的统一 3

☺ 归档制度的内容：（一）归档范围 （二）归档时间 （三）归档案卷的质量要求 （四）归档手续

六． 档案的整理

☺ （名解）档案整理工作：是按照一定的原则和方法，把处于相对零散状态的档案系统起来，以便于保管和利用的工作。 基本任务：建立档案实体的管理秩序。整理是档案实体管理的核心

☺ 档案整理工作的原则：（一）充分利用原有的整理基础（提高对原有整理工作的认识，不要轻易打乱档案）（二）保持档案文件之间的历史联系（来源、时间、内容、形式）辩证的看待和处理：既要保持联系，又不能离开实际（三）便于保管和利用

☺ （名解）全宗：是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

全宗的基本含义：(一)全宗是有机联系的整体(二)全宗是在一定的历史活动中形成的(三)全宗是以一定的社会单位为基础构成的

☺ 立档单位（全宗构成者）的构成条件（组织/个人）：(一)组织全宗的构成条件：（组织全宗的构成者——立档单位） 条件：1，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；2，设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；3，设有管理人事的机构或人员，并有一是的人事任免权。 （二）个人全宗的构成条件：从理论上说，凡具有社会独立性的个人，其档案都可以构成一个全宗。 社会性因素：（1）只有名人的档案才可能成为个人全宗。（2）并不是所有的名人案都可以构成个人全宗。主要以个人名义从事社会活动的名人（3）留存状况，能否较全面地记录反映其社会活动的基本情况与过程，实际管理状况