外贸公司公文写作技巧培训(陈馨贤).pptx

公文写作培训-公文写作与处理讲稿第一章公文写作培训-公文写作与处理培训课程之公文概述一、公文常识公文又称公务文书，是国家机关、党派团体和企事业单位在公务活动中形成并固定使用的一种具有特定体式的书面语言工具。

公文形成的目的是为了满足各类社会组织记载事物、表达意志、交流信息、联系工作、处理各种事务的需要。

国家行政机关公文特指行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效率和规范体式的公务文书。

公文处理，具体包括公文的拟写、制作、处理、传递、保管、提供利用以及对公文处理的监督控制和组织管理。

二、公文特点⒈突出政治性。

⒉恪守法定性。

⒊保持权威性。

⒋注重保密性。

⒌讲究规范性。

⒍围绕事物性。

三、公文文体公文具有应用文的基本属性（即直接应用性、全面真实性、结构格式规范性），是一种特殊的应用文，表现在被强制性规定采用白话文形式，兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式。

四、公文格式公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。

公文格式具有较强的规范性。

公文用纸一般采用国际标准A4型，左侧装订。

根据《国家行政机关公文处理办法》，公文一般由保密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印制机关和印刷日期等部分组成。

（一）文件开头部分。

文头部分位于首页上部，一般占1/3至1/5左右，包括：⒈秘密等级根据公文实际的涉密程度，用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注，并后加“★”，必要时还应注明保密期限（如机密★5年）。

位于公文首页图文区左上角，一般用3号或4号黑体字印刷。

⒉缓急程度紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

⒊文件名称由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字构成。

这种形式称版头、文头，采用大号黑变体或宋体字在公文首页上端套红标识。

⒋发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

外贸公司公文写作技巧培训外贸公司公文写作技巧培训一、前言随着全球化进程的加速，外贸公司在国际交流中发挥着十分重要的作用。

而公文是外贸公司与国内外客户、供应商之间交流的一种重要形式，它直接关系到公司形象和沟通效果的好坏。

因此，提升公文写作技巧，是提高外贸公司竞争力的重要一环。

二、正确使用语言1.简洁明了公文的语言应该力求简洁明了，避免冗长和繁琐。

要用简单易懂的词汇，句式要简明扼要，控制字数，提高阅读效率。

2.准确规范公文需要使用规范的语法和标点符号，避免错误和误解的发生。

同时，也应注意使用专业术语，确保语言的准确性。

3.客观中立公文的语言应该客观中立，不加主观情感色彩。

在描述问题和解决方案时，要客观客观陈述事实，避免夸大其词或隐瞒真相。

三、结构布局1.标题公文的标题应具有明确、简洁和有吸引力的特点，能够准确概括文本内容，引起接收者的阅读兴趣。

2.信头信头应包含公司的名称、地址、电话、传真等基本信息。

这些信息将有助于接收者了解发信人的身份和联系方式，并为进一步沟通打下基础。

3.主体公文的主体部分应明确具体的内容，通常包括引言、正文和结尾。

其中，引言部分通常介绍公文的目的和背景；正文部分详细阐述问题或提出建议；结尾部分总结或强调主要内容，以及期望的行动。

四、技巧要点1.正式用语公文使用的语言应尽量正式，避免使用非正规或口语化的表达方式。

同时，注意行文中的敬语和尊称，以表现对客户或合作伙伴的尊重。

2.易读易懂公文的内容应尽量简单明了，避免使用过于专业化的词汇或复杂的语法结构，使接收者能够轻松理解。

3.逻辑清晰公文的内容要有合理的组织结构和清晰的逻辑关系，确保信息的连贯性和完整性。

正文部分要用合理的分段和标题，确保思路清晰。

4.谨慎措辞公文的措辞要选择得当，避免使用过于强硬或敏感的词语。

特别是在处理投诉或争议时，需要保持冷静和客观，以维护公司形象和良好的交流氛围。

五、常见公文写作类型1.询盘信询盘信是外贸公司与潜在客户之间建立联系的重要工具，其内容应包括公司介绍、产品信息、价格和交货方式等。

公文写作培训教学PPT课件•公文写作基本概念与原则•公文格式与排版技巧•公文内容组织与表达方法•各类公文写作要点与范例分析目•公文审核、修改和完善策略•提高公文写作水平途径探讨录01公文写作基本概念与原则公文定义及分类公文定义公文是党政机关、企事业单位、社会团体等组织在处理公务过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书。

公文分类根据行文关系、文件去向及内容属性，公文可分为上行文、下行文、平行文以及特殊类型公文。

公文写作目的与意义通过公文传达党和国家的方针政策，确保政令畅通。

向上级机关汇报工作进展、成绩和问题，为领导决策提供依据。

与平级或不相隶属机关商洽工作、协调关系，促进合作。

针对下级机关或群众的询问，给予明确、及时的答复。

传达方针政策汇报工作情况商洽协调工作答复询问事项规范性原则公文格式应当规范、统一，符合公文处理的标准和要求。

公文应当及时撰写、传递和处理，确保信息的及时性和有效性。

准确性原则公文内容必须真实、准确，反映实际情况，不得虚构或夸大事实。

政治性原则公文内容必须符合党和国家的路线、方针、政策，维护国家利益和人民利益。

法定性原则公文必须依法行文，符合相关法律法规和规章制度的规定。

遵循原则与规范要求02公文格式与排版技巧居中排列，使用黑体或加粗字体，简明扼要地概括公文主题。

标题正文结尾首行缩进两个字符，段落间空一行，使用仿宋或楷体等易读字体。

包括发文机关署名、成文日期、印章等要素，排列在正文右下方。

030201标题、正文、结尾等格式要素一般使用仿宋、楷体等易读字体，标题可使用黑体或加粗字体。

字体根据公文类型和重要性选择适当字号，一般正文使用三号或四号字。

字号一般采用1.5倍或2倍行距，使公文更加易读。

行距字体、字号、行距等排版要求格式错误字体混乱行距过密错别字和标点错误常见错误及避免方法01020304包括标题、正文、结尾等格式要素排列不当，需仔细检查并调整。

同一份公文中使用多种字体，影响美观和易读性，应统一字体。

外贸公司公文写作技巧培训教材外贸公司公文写作技巧培训教材一、引言公文是外贸公司日常业务中不可或缺的一部分，它是公司与客户、合作伙伴之间传递信息和交流的重要工具。

因此，编写一份清晰、准确、规范的公文是外贸人员必备的基本技能。

本教材将介绍一些外贸公司公文写作的基本技巧，帮助大家在工作中更加高效地编写公文。

二、公文的基本结构一个完整的公文通常包括以下几个部分：1. 标题：简洁明了地概括公文的主题。

2. 发文单位：写明发文公司的名称或标识。

3. 发文日期：标明公文起草完成的日期。

4. 收件单位：准确地写明接收公文的公司名称或个人姓名。

5. 正文：公文的主体部分，包括起草目的、详细内容和建议等。

6. 结尾：用礼貌的措辞表示感谢，并署上发文人员的姓名和职务。

7. 附件：如有需要，附上相关的文件、资料等。

三、公文写作技巧1. 清晰明了：公文应简洁明了，避免使用过多的术语和复杂的句子结构，让读者能够迅速理解公文的主要内容。

2. 准确细致：公文中涉及的数字、日期、姓名等信息必须准确无误，以免给接收人造成困惑或误解。

3. 结构严谨：公文的结构应按照一定的逻辑顺序排列，以使读者能够清晰地理解公文的内容。

注意使用分段和标题，突出重点和层次。

4. 词句得体：公文写作应使用得体的词汇和语言，避免使用太过庄重或夸张的修辞手法。

使用简洁、准确的措辞表达自己的观点和意见。

5. 语法规范：公文写作要注意语法的规范性，避免使用错误的词语、语法结构或标点符号。

可以通过多次修改和校对来确保公文的语法准确性和流畅性。

四、常见公文类型及写作要点1. 询价信- 以礼貌和清晰的语言向对方公司表达询价意图。

- 简要介绍自己的公司和需求，包括产品名称、数量、规格和交付要求等。

- 请求对方公司提供报价信息，并明确回复日期。

2. 报价函- 简洁明了地回复对方公司的询价，附上报价单和详细的产品规格。

- 提供价格、数量、交货时间等相关信息，并说明是否有优惠和供应期限等。

外贸公司公文写作技巧培训外贸公司公文写作技巧培训尊敬的全体员工：大家好！为提升我们外贸公司的公文写作水平，增强公司形象和内外部合作的效率，我们特举行外贸公司公文写作技巧培训。

以下是培训的内容和要点，请大家认真学习。

一、公文写作的目标和原则目标：明确、简洁、准确、规范。

原则：1. 内容准确：公文不仅是公司对外的形象展示，也是沟通内部的工具，必须内容准确、言之有据。

2. 结构严谨：公文必须有明确的开头、中间和结尾，并合理使用分段和标点，使读者易于理解。

3. 语言简洁：用简练、明白的语言，突出重点，避免冗长的句子和繁复的词汇。

4. 规范性：公文必须符合公司的规范，遵循统一的文体、格式和排版。

二、公文常用句型和词汇1. 开头常用词汇：根据公文类型不同，可以使用“尊敬的”，“敬启者”，“申请书”等开头语。

2. 表达感谢：谢谢，感谢，欣然同意，衷心感谢等。

3. 请求、建议和邀请：我们恳请您，尽快处理，我们希望，我们邀请您，我们建议等。

4. 描述情况：根据具体情况选择描述句型，如“我们公司是一家专注于……的企业”、“经调查，发现……”等。

5. 重点强调：毫无疑问，必须强调，最重要的是，非常重要等。

三、公文写作常见问题及解决方法1. 语言过于冗长：避免使用过长的句子、复杂的词汇和繁琐的修饰语。

解决方法：尝试用简洁的语言表达，去除多余的修饰语。

例如：“请注意”可以简化为“请注意”。

2. 缺乏重点突出：公文需要在内容清晰的基础上，突出重点和要求。

解决方法：通过使用段落和标题的方法，将重点内容分段，并用加粗、变大字体等方式突出。

3. 句式单一：使用句式单一会让文章显得枯燥乏味。

解决方法：尝试使用不同类型的句式，如并列句、复合句和疑问句等，使文章更加丰富多样。

4. 没有明确的开头和结尾：公文需要有明确的开头和结尾，以便读者快速理解。

解决方法：在开头引入主题，说明目的和背景；结尾要简洁明确地概括文章内容和表达期望。

四、公文排版和格式注意事项1. 标题和副标题：使用清晰、简洁的字体，居中或居左对齐；标题和副标题使用加粗、变大字体，以凸显重要性。