EHS-CP-01 文件和记录管理程序

EHS文件控制程序1 目的为公司职业健康安全与环境管理相关的文件与资料的控制活动提供支撑,以正确指导各项工作的开展。

2 适用范围公司所有职业健康安全与环境管理文件与资料、外来文件与资料的管控。

3 职责3.1 EHS管理部负责编制EHS手册。

3.2 相关部门负责编制本部门的程序文件和作业指导书。

3.3 EHS管理部负责确定EHS管理文件（包括外来文件）的编号、分发范围、受控级别及文件的检查；EHS管理部对外来文件的适用性进行确认。

3.4 行政人力资源部负责管理文件（包括外来文件）的分发、回收、销毁、存档。

3.5 相关部门识别、收集，提交与EHS有关的外来文件；各部门负责本部门文件的修改、使用、管理。

4 程序内容4.1 文件的分类4.1.1 第一层文件：EHS管理体系手册（包括：EHS政策、方针等）。

4.1.2 第二层文件：程序文件。

4.1.3 第三层文件：作业指导书(如：与体系有关的管理制度、岗位操作规程等)。

4.1.4 记录为特殊文件，附在相关文件中，按《EHS记录控制程序》的要求进行控制。

4.1.5 与EHS管理有关的外来文件。

4.2 文件的编号4.2.1 文件的名称4.2.1.1 文件的名称由文件英文字符代号，数字序号和中文文件名称三部分组成。

文件英文字符代号规定a)EHS手册 EHSMb)程序文件： EHS - PD-***c)作业指导书：d)记录表格：文件编号/RC***如：EHS-PD-***/RC001(程序文件的记录)EHS-WI-***/RC001(作业指导书的记录)e)外来文件：EHS-OD-***记录序列号：如001等4.2.1.2 文件序列号分布4.2.2 文件的版本版本号，第一版用1.0表示，第二版用2.0表示，第三版3.0，依此类推。

4.3 文件的受控状态文件分为受控和非受控两大类。

凡是体系要求的文件均为受控文件。

受控文件在发放前加盖“受控”章、“分发号”章。

涉及公司机密文件（如：工艺文件、配方、物料代码对应表等）需加盖“保密”章，用于存档的文件同时加盖“存档”章。

环境、健康安全操作手册目录环境与健康安全方针一、环境1、污水处理2、垃圾处理3、采购政策4、车间环境5、其他二、健康1、招聘2、医疗急救3、疾病培训及年度体检4、食品岗位健康要求三、安全1、消防安全2、机械安全3、电气安全4、仓储及搬运安全5、防盗安全6、员工上下班安全第3页第4页第4页第4页第4页第4页第5页第5页第5页第5页第6页第6页第6页第6页第6页环境可持续发展方针：诚信经营，遵守我们业务所在国家的相关环保法规，实现集团的经营目标。

在我们所从事的新兴经济领域与公共和私人团体紧密合作，目的是在这些领域创造持续积极的社会和经济变化。

与能够提高我们业务技能和知识水平的伙伴结成同盟。

执行以国际公认标准为基础的环境管理系统。

通过指导、教育、培训和观察等方式，提高员工的环保意识。

建立可测量的可持续发展目标和指标，使其与集团的经营目标步调一致。

通过创新、减排、重复利用和回收等方式，使我们的废料对环境的影响最小化。

使每一位员工在环保方面树立爱岗敬业、高度负责的意识。

通过内部和外部审计，定期地评估环境管理系统的执行情况。

定期地评估环境和可持续发展方针，使其与集团的共同价值观、企业责任、可持续发展承诺和主要相关利益方的期望值相一致。

健康安全方针：为工作场所的健康和安全管理建立负责机制，使各级管理和业务流程呈现看得的领导力。

诚信经营，并遵守我们业务所在的国家与健康和安全相关的法规。

促进管理层、员工、承包商和利益相关方之间，在工作场所的健康和安全控制方面的沟通。

鉴别、评估和去除风险，或采取缓解风险的措施。

通过指导、教育、培训和观察等方式，执行安全管理程序，营建安全的工作系统。

建立可测量的健康安全目标和指标，创造一个精益求精的企业文化。

提高和拓展员工的素质，使其满足集团的技能要求、知识要求、行动守则和经营理念。

使每一位员工在工作场所的安全管理方面树立爱岗敬业、高度负责的意识。

通过内部和外部审计，定期地评估安全管理系统的执行情况。

封面1 目的为使各部门EHS文件格式标准化,特制定此《EHS文件控制程序》。

2 适用范围JinHaas内部所有环境职业健康安全管理手册(EHSM)、程序文件（PD)、工作指导书（WI）、记录表格（RC）。

3 职责3.1 EHS部门负责本规定的编制，各职能部门贯彻执行。

3.2 EHS体系文件负责人定期对EHS管理体系文件进行评审，确保工厂运行符合体系文件要求。

3.3 各部门负责相关EHS文件的制订。

手册由管理者代表审核，工厂厂长批准。

程序文件由EHS主管和文件制订部门负责人共同审核后报工厂厂长批准。

3.4 工作说明书由作业部门自行制定，EHS工程师审核，文件制定部门负责人批准。

3.5 记录表格文件的审批与其依附的程序文件或工作指导书相同。

3.6 需要定期回顾，更新的表格，需要在表格左上角标明表格负责人、职位、更新频率、更新日期。

4 程序内容4.1 管理体系文件的分类●环境职业健康安全一体化方针、目标。

●环境职业健康安全管理手册——依据标准对公司环境、职业健康安全管理体系的程序文件及具有可操作性的法规性等程序文件的浓缩和概括，并将相关记录表格作为文件的附录。

●程序文件——描述完成一项活动所经历的途径，该活动需要跨部门进行。

●工作指导书——根据各职能部门需要编制的详细作业文件，该活动在部门内部完成。

●记录表格——阐明活动取得的结果或提供完成活动的证据的文件。

4.2 文件编写4.2.1 文件的名称4.2.1.1文件的名称由文件英文字符代号，数字序号和中文文件名称三部分组成。

文件英文字符代号规定a)手册：JRH-EHSM-A例如：JRH-EHSM-A b)程序文件：EHS-PD-***例如：EHS-PD-512 c)工作说明书：例如：EHS-WI-210版本号环境健康安全管理体系手册代号公司代号 文件序列号：如001，002等 程序文件代号环境健康安全管理体系代号d)记录表格：EHS-RC-***例如：EHS-RC-0054.2.1.2 文件序列号部门分布 ● 每个部门预留100个文件位。

EHS文件控制程序EHS（环境、健康和安全）文件控制程序是一项重要的管理措施，旨在确保组织在环境、健康和安全方面的合规性，并有效管理相关文件。

本文将详细介绍EHS文件控制程序的重要性、目标、步骤和最佳实践。

一、重要性EHS文件控制程序的重要性不可忽视。

它有助于组织确保遵守适合的环境、健康和安全法规，减少环境污染和事故风险，保护员工和公众的健康与安全。

此外，有效的文件控制程序还有助于提高工作效率、减少错误和失误，并为组织提供合规证明。

二、目标EHS文件控制程序的主要目标是确保组织的EHS文件得到正确管理、更新和控制。

以下是具体目标：1. 确保文件的准确性和完整性：通过建立文件控制流程，确保所有EHS文件的准确性和完整性。

这包括文件的编写、审核、批准和发布等环节。

2. 确保文件的可用性和易访问性：确保所有员工能够方便地访问和使用EHS 文件，以便他们能够了解和遵守相关的环境、健康和安全要求。

3. 确保文件的更新和修订：建立文件更新和修订的流程，以确保文件能够及时反映最新的法规要求、最佳实践和组织内部的变化。

4. 管理文件的存储和归档：建立适当的存储和归档系统，确保文件的安全保存和易于检索。

三、步骤建立和实施EHS文件控制程序需要以下步骤：1. 确定文件类型和范围：首先，确定需要纳入EHS文件控制程序的文件类型和范围。

这可能包括法规文件、政策文件、程叙文件、培训材料等。

2. 制定文件编写和审批流程：制定明确的文件编写和审批流程，确保文件的准确性和合规性。

包括文件的起草、审核、批准和发布等环节。

3. 确保文件的可用性和易访问性：建立文件存储和管理系统，确保文件的可用性和易访问性。

可以使用电子文档管理系统或者云存储等技术手段。

4. 确定文件更新和修订流程：建立文件更新和修订的流程，确保文件能够及时反映最新的法规要求、最佳实践和组织内部的变化。

包括文件的修订、审核、批准和发布等环节。

5. 管理文件的存储和归档：建立适当的存储和归档系统，确保文件的安全保存和易于检索。

1 Purpose & Scope目的和范围1.1 本程序规定了和工作有关的事故的报告、调查程序. 事故包括造成人员伤亡的事故和职业病等，也包括未造成人员伤亡的未遂事故，以及火灾、爆炸、化学品泄漏、财产损伤、业务中断等意外情况1.2 本程序适用于XXXX有限公司。

2 References参考文件2.1 无3 Definitions定义3.1 事故：造成死亡、疾病、伤害、损坏或其他损失的意外情况。

3.2 潜在安全隐患/险肇安全事故：一个可能引起但尚未造成人员受伤，火灾/爆炸，化学品泄漏/释放，财产损失，业务中断，有关安全健康环保法律法规的违反的异常情况或隐患。

3.3 职业受伤/职业病事故：在工厂内由任何情况引起并造成人员受伤/职业病的事故。

3.4 简单急救事故：任何造成轻微伤害或不良健康状况，可由接受过急救培训的人员或持证专业医护人员进行治疗，并仅限于一次性治疗，以后只需要观察的事故。

3.5 可记录事故：按照3M Worldwide Guideline for Injury and IllnessRecordkeeping以及OSHA 20 CFP Part 1904 应记录的事故。

此类事故造成的伤害或不良健康状况，必须由持证专业医护人员进行治疗，并需要进行持续治疗。

3.6 事故发生工厂：发生事故的实际工厂，无论受伤员工日常工作地点是否是该工厂。

但如果事故发生在ORJ工厂外，且与工作相关，事故发生工厂就是员工日常工作的工厂。

3.7 事故发生部门：事故实际发生部门和受伤员工所属部门；若是访客或承包商受伤，则包括相应的ORJ的接待部门。

(注：在一些事故中，事故发生部门可能并没有过错。

4 Responsibility职责4.1 当发生事故时，公司员工应立即向事故发生部门的主管报告情况。

4.2 事故发生部门主管职责：4.2.1应组织人员立即消除引起或可能引起人员受伤的潜在安全隐患，隔离事故区域，抢救受伤者并保护事故现场.4.2.2通知部门经理、人力资源部和EHS工程师有关事故的情况。

XXXX公司文件名称文件和记录控制程序制/修订日期: 2012-09-27 生效日期: 212-09-30文件编号XX-GHG-QA-001版本:A/01ISO9000管理体系中的关于文件和记录管理部分同样适用于温室气体盘查的文件和记录管理。

1.温室气体相关文件、记录管理：1.1 .文件格式1.1.1. 封面格式内容包括文件类别、名称、页数、版次、制定日期及制定人。

1.1.2 .内容格式程序书各节段之名称、格式、编码，使用本厂既有之格式。

作业标准格式不拘，由制定人自行决定。

1.1.3. 窗体型式使用温室气体盘查推行小组制定或使用的文件格式。

1.2.文件识别：程序书及作业标准依本厂现有ISO9000管理体系文件与资料管制程序。

1.3文件制定、改版、作废、保存年限1.3.1程序书及作业标准由“温室气体盘查推行委员会”成员制定，交由“主任委员”审核，“温室气体盘查推行委员会”审核完毕若无意见，存盘于本厂文管系统。

修改及作废流程亦须按制定程序签核。

1.3.2温室气体盘查相关窗体，修改及作废亦须经“温室气体盘查推行小组”认可，副主任委员负责确认使用之窗体及填表说明为最新版本。

填写完毕之窗体经“主任委员”及“总经理”签核后，审核完毕若无意见，存盘于文管系统，保存年限为5年。

1.3.3温室气体盘查报告书由“温室气体盘查推行小组”负责撰写，“主任委员”得指定相关单位提供数据。

撰写完成之报告书应经外部第三者查证后才完成定稿。

定稿之报告书发行时间、频次及方式由公司最高领导人决定。

1.4记录调阅记录之调阅时，由需求单位直接至该记录保存单位直接查询。

1.5.保存文件及各式表单的原稿，均由文管中心列账保管，发行版本由各单位指定专人负责保管。

1.6.销毁从各单位回收的所有旧版、作废文件，由文件管制中心销毁.正版文件盖作废单由文管中心保管，逾期销毁，已逾保存期限的记录（年份以阳历为准）。

销毁时间依年份5年即可，不以月份为准。

安全文件（EHS）控制程序修改内容会审会签1．目的对公司的WHS健康安全文件、资料进行管理，使其处于受控状态，确保各有关场所及时得到有效文件，以保证安全生产管理体系正常运行，为安全生产作业操作提供依据。

2．适用范围本程序适用于与本公司与安全生产有关的所有文件、资料、包括电子文件的控制。

3．职责3.1人事行政部作为文件管控中心（本文中，简称“人事行政部”）负责文件的发放、回收、销毁、原稿的保存、培训记录的保存。

3.2各部门负责编写安全程序文件、作业文件及表格，负责收集、整理及保管本部门的所有文件；负责本部门所需使用法律法规文件的收集、保管。

3.3安全专员原则上负责审核所有安全文件程序、批准作业指导书等（如果是本人编写，则由另外的有最相似工作内容或责任的主管审核），并对除安全培训之外的安全生产记录保存。

3.4工厂厂长负责批准发布EHS健康安全生产管理手册、安全程序文件。

4、文件管理程序4.1本公司质量生产安全文件包括：a)安全生产管理手册。

b)安全生产程序文件。

c）公司为确保安全生产过程有效运行控制所需的安全操作文件（包括作业指导书、操作规程、以及与安全有关的图样、技术文件、制度规范、外来文件等）。

d)记录：如事故报警记录、事故调查记录、其它各种活动记录表格等4.2文件编号规则4.2.1安全生产管理手册的编号为：GZR(HOD)-EHS-2009表示公司的“安全生产管理体系手册”GZR（HOD）---广州乐百氏桶装水EHS 是环境、健康安全体系的英文简称2009是手册的发布年号4.2.2程序文件的编号为：SP - GZR- X XX程序文件广州乐百氏顺序码4.2.3.三级安全作业指导书/作业规程的编号SW - GZR- XXX 安全作业指导书/操作规程等广州乐百氏顺序码4.2.4 外来安全文件编号：SAB- XXX外来顺序码4.2.5其它通知类文件编号：XX XX - 安- XXX年号（数字表示如2009）安全事项通知通知流水号（数字表示如001）4.2.6程序文件、作业指导书/操作规程及其它文件的版本号（含修改号）版本号用大写英文字母A、B、C…...等表示，字母表示每一版的版本号（即：第1版用A 表示，第二版用B表示……）；修改号用数字表示每一版修改的次数（即：0表示该版本未被修改，1表示该版经过第一次修改，2表示该版经过第二次修改……）；比如，版本号A1，表示该文件是第一版，经过一次修改。

1.目的建立EHS管理体系内文件的编制、审核、批准、生效、修订、废除、分发、收回和销毁的管理程序，使文件管理规范化、程序化。

2.范围公司EHS管理体系内所有文件与资料、外来文件与资料的管控。

3.术语及定义职业健康安全与环境管理体系指职业健康和安全管理体系(OHS18001)和环境管理体系(ISO14001)的合称，文件及运行中使用的“EHS管理体系”即为本合称的简称。

4.职责4.1 EHS管理部负责EHS系统文件、资料及外来文件的发放、回收、控制、管理。

4.2 各部门负责将本部门收集到的外来文件及时交EHS管理部组织评估。

4.3 EHS管理部负责将评估对本公司发展有影响的外来文件及时进行更新或发布。

4.4各权责人员负责文件的审核和批准。

5.内容5.1公司EHS文件控制由EHS管理部组织实施，负责管理5.2中涉及的文件与资料。

5.2 文件和资料的种类5.2.1体系文件:A、一级文件 EHS管理体系手册；B、二级文件 EHS管理体系程序；C、三级文件支持性管理文件、操作规程、作业指导书、目标和管理方案、应急演习报告、内审资料、管理评审资料等； D、四级文件记录表单、相关图纸。

5.2.2外来文件与资料:A、法律法规；B、政府文件；C、行业标准；D、客户要求；E、相关方的信息；F、外部的监测报告；G、其他。

5.4 文件编号原则文件的编号遵照科学、简单、方便查阅及唯一性的原则，具体由EHS管理部统一编号。

5.4.1 EHS管理体系手册编号原则:EHSM-◇◇◇-◎◎版号变更的版本顺序号，从01到99，依照顺序编制手册顺序号，从001到999，依照顺序编制EHS体系手册（一级文件）如 EHSM-001-01表示EHS体系一号手册第一版。

5.4.2二级文件编号原则EHSP-◇◇◇-◎◎版号变更的版本顺序号，从01到99，依照顺序编制二级文件顺序号，从001到999，依照顺序编制EHS体系程序文件（二级文件）如 EHSP-008-03表示EHS体系二级8号文件第三版文件。