XX公司
商务接待手册
行政人事部
X年X月X日
一、总则
1、为了进一步规范公司商务接待管理工作，加强商务接待费用控制，特制订本手册。
2、本手册适用于公司本部，各分、子公司可参照执行。
二、范围
本手册适用于公司各种接待工作和相关部门。
三、商务接待工作原则
1、为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。
2、行政人事部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，须报行政人事部，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政人事部协调的重要接待应提前两天告知。
3、公司内商务接待本着统一标准、预算管理、严格控制的原则。
按照公司商务接待标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由行政人事部根据核定的预算严格控制使用。
四、接待职责分配
1、商务接待工作是公司的窗口工作，对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标，具
有十分重要的意义。
各相关部门及工作人员必须高度重视及规范个人行为。
2、各部门在接到相关接待信息时，需按《接待任务申请表》填写基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。
在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，根据接待标准向行政人事部提交《接待任务申请表》。
3、行政人事部根据申请部门所提交的《接待任务申请表》落实相关工作，如入住酒店、宴请餐厅、车辆安排等相关预定工作。
如需提供礼品和酒水等，需申请部门当事人按制度到行政人事部办理手续领取。
4、各接待部门对接待工作负有全面责任。
五、计划与准备
1、相关接待部门在接到公司领导通知或对方公司来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。
在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。
2、相关接待部门根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所，并向行政人事部提供《接待任务申请表》。
3、行政人事部根据《接待任务申请表》提前按接待标准预定宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。
4、相关接待部门根据情况计划安排客户用餐酒店、游览路线、购物商场、娱乐项目。
5、因会议需求须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并安排现场摄影摄像等，需提前一天告知行政人事部。
6、行政人事部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，接送人员负责协作行政人事部接待人员协调安排，统一调度。
7、如有需要行政人事部应根据情况提前为客户购买车票及机票。
六、接待标准
一级接待标准：
陪同人员：总经理、副总经理、相关部门负责人、接待任务申请人
1、迎接：总经理、副总经理、相关部门负责人、接待任务申请人在机场、车站、公司门口迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序（遵守介绍时的先后次序。
正规的做法，是要先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。
在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时，要先介绍主人一方，后介绍来宾一方。
不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。
来访时主人先伸手表示欢迎。
告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。
握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3秒内。
介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。
）
2、参观：总经理、副总经理、相关部门负责人陪同，由相关部门负责人介绍公司基本情况以及到达集团后详细介绍总装厂相关信息。
3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于接待室。
根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。
4、用餐标准：申请部门根据公司接待标准预定酒店用餐，需高层领导陪同时应提前与领导做好沟通工作。
5、下榻宾馆标准：申请部门根据公司接待标准预定酒店。
6、车辆标准：公司高级商务车或租用高级商务车
7、计划外安排：接待任务申请人可根据实际情况，来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线，如需车辆、人员支持需提前告知行政人事部。
8、礼品申请：申请部门根据公司礼品库存申请符合来访人员标准的礼品。
二级标准：
陪同人员：副总经理、相关部门负责人、接待任务申请人
1、迎接：由相关部门负责人、接待任务申请人到公司门口迎接，引导来宾。
2、参观：副总经理、相关部门负责人、接待任务申请人陪同，由相关部门负责人介绍公司基本情况以及到达集团后详细介绍总装厂相关信息。
3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于接待室。
4、用餐标准：申请部门根据公司接待标准预定酒店用餐，需相关领导陪同时应提前与领导做好沟通工作。
5、下榻宾馆标准：申请部门根据公司接待标准预定酒店。
6、车辆标准：公司内部车辆、商务车或出租车
7、礼品申请：申请部门根据公司礼品库存申请适当的礼品。
三级标准：
陪同人员：相关部门负责人、接待任务申请人
1、参观：相关部门负责人、接待任务申请人陪同，由接待任务申请人介绍公司基本情况，如需到集团参观，应提前做好相关接待准备工作。
2、座谈：公司人员确保公司环境、室内清洁，将公司简历或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。
3、用餐标准：申请部门根据公司接待标准预定酒店。
4、车辆标准：公司内商务车或出租车
七、接待礼仪：
1、仪表：面容清洁，衣着得体。
2、举止：稳重端庄，从容大方。
3、言语：语气温和、礼貌文雅。
4、态度：诚恳热情，不卑不亢。
5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。
6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。
7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。
8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。
9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。
10、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。
八、注意事项
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。
九、信息反馈
接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。
