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视频会议管理规定范本一、背景简介随着现代科技的迅猛发展，视频会议已经成为商务交流和远程协作的重要工具。
为了确保视频会议的顺利进行，保证会议的高效性和安全性，特制定以下视频会议管理规定。
二、会议准备1. 提前确定会议时间和地点，并将相关信息通知参会人员。
2. 确定主持人和记录人，以确保会议的秩序和记录的准确性。
3. 根据会议议题制定会议议程，明确会议内容和时间安排。
4. 确保视频会议设备和网络连接的正常运行。
三、参会人员要求1. 参会人员应按时参加会议，如有特殊情况需要请假，应提前通知主持人或组织者。
2. 参会人员应着装得体，保持良好的仪容仪表，以展示公司形象和个人素质。
3. 参会人员在会议期间应保持专注，不得进行其他与会议无关的活动或交谈。
4. 参会人员应尊重其他与会人员的意见和观点，提倡理性交流和合作。
四、会议流程要求1. 在会议开始前，主持人应简要说明会议目的和议程，并确保各参会人员了解和同意。
2. 在会议期间，主持人应按照议程的安排依次进行讨论和决策。
3. 主持人应控制会议时间，确保会议的高效性，避免不必要的延迟和拖沓。
4. 在讨论过程中，主持人应确保每位参会人员有机会发言，并鼓励不同意见的交流和讨论。
5. 会议结束前，主持人应对会议内容和决策进行总结，并确认下一步行动计划。
五、会议记录和归档1. 会议记录人应将会议过程中的重要内容、决策和行动计划进行详细记录。
2. 会议记录应明确记录参会人员的姓名和发言内容，以保证记录的准确性和追责的便利性。
3. 会议记录应及时整理和电子归档，方便参会人员查阅和日后的回顾。
4. 会议记录的保密性和安全性应得到充分的保障，防止未授权的人员获取和篡改。
六、会议安全和保密1. 视频会议系统的登录和使用权限应受到合适的管理，防止非法入侵和恶意使用。
2. 在视频会议期间，应注意会议内容的保密，不得将会议信息泄露给未经授权的人员。
3. 针对重要议程和机密信息的涉及，可以采取额外的安全措施，如加密通信和限制会议参与人员的范围。
视频会议系统使用条例(修订后)本文档旨在规范和指导公司内部员工在使用视频会议系统时的行为和操作。
以下是修订后的使用条例。
1. 视频会议系统的使用范围2. 视频会议系统的使用准则2.1 员工使用视频会议系统时应当遵守公司的行为准则和道德规范。
2.2 员工应当保持专业和礼貌的态度，不得发表任何侮辱、歧视或攻击性的言论。
2.3 员工应当遵守会议开始时间和结束时间，不得在会议期间做与会议无关的事情或离开会议室，以确保会议的高效进行。
2.4 员工应当保护会议内容的机密性，不得将会议内容外泄给未经授权的人员。
2.6 员工在会议期间应当注意背景环境，确保环境整洁、安静，以提供良好的会议体验。
3. 视频会议系统的操作指南3.1 员工在使用视频会议系统前，应当提前测试音视频设备的工作情况，确保能够正常连接和交流。
3.2 员工在会议中应当使用适当的语言和音量进行发言，确保其他与会人员能够听清楚。
3.3 员工在发言时，应当先自我介绍并说明发言内容，以提供更好的交流和理解。
3.4 员工在会议中应当使用视频会议系统提供的功能，如屏幕共享、聊天室等，以便更好地进行演示和讨论。
3.5 员工在会议结束后，应当关闭视频会议系统并确保设备的安全性。
4. 处罚措施4.1 对于违反本条例的员工，公司有权采取适当的纪律处分措施，包括但不限于口头警告、书面警告、停职、降薪、辞退等。
4.2 对于严重违反本条例的员工，公司有权采取法律措施，如向公安机关报案，追究法律责任。
5. 效力和修订5.1 本条例自发布之日起生效。
5.2 公司保留对本条例的最终解释权和修订权，并在修订后通过适当的渠道通知员工。
以上就是视频会议系统使用条例的修订后内容，希望各位员工能够遵守并按照规定使用视频会议系统。
2023年视频会议管理规定随着互联网技术的不断发展，视频会议已经成为一种普遍被使用的商务工具。
为了更好地管理视频会议的使用，有效提高会议的效率和安全性，2023年制定了一系列的视频会议管理规定。
一、视频会议使用权限管理1. 视频会议系统要求所有用户拥有唯一身份标识，并严格进行身份验证，确保只有授权人员可以使用系统。
2. 公司会议管理员负责给予各部门和员工相应的会议使用权限，并密切监控权限的使用情况，做好定期审计。
3. 对于外部人员的视频会议请求，需要经过内部人员的申请和批准方可进入会议室。
二、视频会议会议室管理1. 公司内部视频会议会议室要进行统一编号和分类，方便用户查找和预定。
2. 会议室预定需要提前至少1小时，并在会议开始前10分钟内确认人数，以便确认会议室的合适容量。
3. 每个会议室都要安装摄像头和麦克风，并保持良好的画面和音频质量。
4. 每个会议室都要保持整洁、灯光良好，以提供良好的视频会议环境。
三、视频会议设备管理1. 视频会议设备需要定期检查和维护，确保设备的正常运行。
2. 对于重要会议，可以配备技术人员进行设备确认和技术支持。
3. 会议设备的使用需要事先申请，并在使用完毕后进行归还和登记。
4. 确保会议设备的安全性，防止泄露公司敏感信息。
四、视频会议行为规范1. 参会人员需提前准备，并按时参加会议。
2. 在会议中要保持良好的礼貌和文明，不得言语攻击或人身攻击他人。
3. 不得在会议中散播不实信息或恶意干扰会议正常进行。
4. 会议期间不得录制或传播会议内容，除非事先得到相关人员的书面授权。
五、视频会议安全管理1. 视频会议系统应具备安全加密功能，保护会议内容不被非法获取。
2. 对于参加重要机密会议的人员，要求使用双重身份认证方式进入会议室。
3. 会议内容和记录要进行备份存储，并具备防止丢失或被篡改的措施。
4. 防止恶意软件或病毒攻击，定期升级和更新视频会议系统的安全防护软件。
六、视频会议纪要和记录管理1. 每场会议结束后，由会议主持人汇总会议纪要，并将纪要发送给参会人员和相关部门。
公司视频会议管理制度一、总则1. 目的：确立视频会议的管理原则，提升会议效率，保障信息传递的准确性与时效性。
2. 范围：适用于公司所有部门及员工进行视频会议的组织、参与和管理。
3. 责任：信息技术部门负责视频会议系统的维护和技术支持，各部门负责人负责监督本部门员工的遵守情况。
二、会议准备1. 会议申请：需提前至少一天向信息技术部门提交会议申请，明确会议时间、参会人员名单、会议议题等关键信息。
2. 技术检查：信息技术部门应在会议开始前半小时完成设备检查和系统测试，确保音视频通讯畅通无阻。
3. 资料准备：主持人应提前准备好会议议程、相关资料和演示文稿，确保会议内容的丰富性和有效性。
三、会议进行1. 准时召开：所有参会人员应提前5分钟进入会议室，确保会议能够准时开始。
2. 会议纪律：参会人员应保持摄像头开启，注意仪容仪表，不得随意中断会议或离开。
3. 发言规则：遵循主持人引导，依次发言，确保会议讨论的秩序性和建设性。
4. 记录归档：指定专人负责会议记录，会后及时整理并归档，方便后续查阅和跟进。
四、会议结束1. 总结提炼：主持人应在会议结束前对讨论内容进行总结，明确下一步行动计划和责任分配。
2. 反馈机制：建立会议效果反馈机制，收集参会人员的意见和建议，不断优化视频会议流程。
五、安全管理1. 数据保护：确保会议内容的安全性，禁止无关人员获取会议资料和记录。
2. 系统更新：信息技术部门应定期对视频会议系统进行更新和维护，防止安全漏洞的产生。
六、违规处理1. 对于违反管理制度的行为，根据情节轻重，给予相应的警告或处罚。
2. 对于影响会议效率和质量的严重行为，将进行严肃处理，并在全公司范围内通报。
七、附则1. 本制度自发布之日起实施，由信息技术部门负责解释。
2. 随着公司的发展和实际需求的变化，本制度将不定期进行修订和完善。
视频会议系统管理与运行规定视频会议系统管理与运行规定为了保障视频会议系统的正常运作和数据安全，特制定以下管理与运行规定：一、系统管理员视频会议系统的管理与维护工作由系统管理员负责。
系统管理员应接受专业培训，具备相关技能和知识。
系统管理员的职责包括但不限于：1、定期维护视频会议系统硬件设备，确保其正常运作；2、定期更新软件版本并进行系统备份；3、保障视频会议系统的安全与可靠性，定期进行安全审计工作；4、指导用户操作，为用户提供技术支持；5、定期对视频会议系统的使用情况进行监督和评估。
二、用户视频会议系统的使用应遵循使用规定。
用户应严格执行以下要求：1、实名注册，确保身份真实和信息准确；2、使用正版软件，不得使用未经授权的软件及其他违规行为；3、遵守数据保密制度，不得将会议内容外泄；4、不得利用视频会议系统进行非法活动和传播有害信息；5、遵守网络道德规范，不得发布攻击性、辱骂性言论和不良信息。
三、系统安全视频会议系统的安全由系统管理员负责。
在使用视频会议系统过程中，用户应注意以下事项：1、避免通过未知来源的链接或附件安装软件，以防病毒入侵；2、定期更改用户密码，并确保密码不易被猜测；3、避免使用弱密码，密码应包含至少8个字符，包括数字、字母及特殊字符；4、不得在公共网络环境下登陆视频会议系统，应使用安全可靠的网络环境；5、不得违规使用黑客攻击或反向扫描等技术手段，不得进行非法行为。
四、管理办法为了便于有效管理视频会议系统，特制定以下管理办法：1、用户需预约会议室或视频会议时间，未经预约不得占用；2、每次会议室或视频会议的使用时间，不得超过2小时；3、用户必须按时结束会议，避免影响其他用户的使用；4、用户不得在会议中使用镜头以外的背景或图案，避免影响其他用户的体验。
五、违规处理对于违反以上规则和办法的用户，将面临组织离开会议、停用账户等处理。
对于恶意攻击视频会议系统的行为，追究其法律责任。
同时，视频会议系统的管理者将对用户所有的行为进行记录，以备追责。
视频会议系统管理制度视频会议系统管理制度
1：概述
1.1 目的
1.2 适用范围
1.3 定义和缩写
2：视频会议系统的配置
2.1 服务器配置
2.2 网络要求
2.3 安全设置
2.4 带宽和帧率的管理
2.5 设备要求
3：视频会议系统的使用
3.1 会议预定
3.2 会议通知
3.3 会议设置
3.4 参会人员管理
3.5 会议进行中的操作
3.6 会议记录与存档
3.7 会议结束
4：系统维护与升级
4.1 硬件设备维护
4.2 软件系统更新
4.3 定期巡检与维修
4.4 系统备份与恢复
5：安全保障
5.1 用户权限管理
5.2 密码安全
5.3 防火墙设置
5.4 数据加密与传输安全 5.5 安全审计与漏洞扫描6：违规行为处理
6.1 会议内容违规行为处罚
6.2 设备滥用处理
6.3 安全漏洞报告与处理7：变更管理
7.1 变更申请与审批
7.2 变更实施
7.3 变更记录与评估
8：培训与技术支持
8.1 系统培训
8.2 技术支持与故障排除 8.3 问题反馈
附件：
1：视频会议系统配置表 2：网络拓扑图
3：服务器调试记录表 4：风险评估报告
法律名词及注释：
1：信息安全法：指中华人民共和国关于维护国家安全和社会公共利益,保护公民、法人和其他组织合法权益,维护网络安全和社会秩序的基础法律规定。
2：数据加密：指将数据使用算法转化为密文，以保证数据在传输或存储过程中不易被窃取和。
3：防火墙：指一种网络安全设备，用于控制和过滤进出网络的数据流量，保护网络不受未经授权的访问和恶意攻击。
XX公司视频会议系统运行维护管理办法一、背景介绍随着信息技术的迅猛发展与企业办公方式的变革，视频会议在企业间的沟通与协作中扮演着越发重要的角色。
为了保障XX公司视频会议系统的稳定运行与高效管理，制定本《XX公司视频会议系统运行维护管理办法》。
二、系统运行要求1.系统可靠性：视频会议系统应保证高可靠性，确保系统能够稳定运行，及时响应用户需求。
2.系统安全性：视频会议系统应采取必要的安全措施，保护用户隐私，防止非法访问和信息泄露。
3.系统兼容性：视频会议系统应与其他企业办公应用相兼容，提供便捷的接口和互联操作。
4.系统易用性：视频会议系统应简单易用，用户通过简单的操作便能进行远程会议，无需复杂的设置和学习。
三、系统运维管理责任1.系统管理员：负责视频会议系统的日常维护和管理，包括系统设备的维护、软件升级、故障排查等。
2.用户支持人员：负责为用户提供系统操作指导，解答用户疑问，处理用户反馈的问题和建议。
3.安全监控人员：负责监控视频会议系统的安全状态，及时发现和应对系统安全漏洞和威胁。
四、系统运维管理流程1.系统维护：- 定期巡检设备：每月进行一次设备巡检，检查设备的运行状态和网络连接情况，并及时处理异常情况。
- 维护记录管理：记录设备维护情况，包括维护时间、维护人员、维护内容等，并建立维护档案。
- 软件升级管理：定期检查视频会议系统软件版本，及时进行相关升级和补丁安装，以支持系统的正常运行。
- 数据备份管理：每周进行一次视频会议数据的备份，确保数据的完整性和可恢复性。
2.用户支持：- 用户培训：为新入职员工提供视频会议系统操作培训，确保员工能够熟练掌握系统的使用方法。
- 问题解答：及时响应用户的问题和疑问，并提供解决方案和操作指导。
- 用户反馈：积极收集用户的反馈意见和建议，不断改进视频会议系统的功能和用户体验。
3.安全管理：- 安全策略制定：制定并执行视频会议系统的安全策略，包括访问控制、数据加密、漏洞修补等。
视频会议管理办法第一章总则第一条为加强本单位视频会议系统管理，保障系统运行，提高系统利用效率，确保系统使用效果，特制定本办法。
第二条本单位信息管理部负责视频会议系统的管理，并做好会议电子数据资源的录制、存贮、发布、归档及保密工作。
第二章视频会议程序与操作规范第三条视频会议召开前1天，由本单位组织预联调。
各参会分会场应按会议通知要求，准时、全程参加会前的预联调测试。
系统联调主要进行主会场与分会场间的联网测试，音频、视频效果调试，多媒体资料传输共享调试等项目。
第四条视频会议召开当天，各会场系统管理员应在视频会议正式召开前1个半小时到达会场，打开视频会议系统设备，主动呼叫，按联调效果做好准备。
第五条视频会议召开前1小时，进行一次会前联调，由主会场系统管理员依次呼叫各分会场，测试主、分会场的网络通讯及音视频效果，确保会议声音、图像清晰稳定；分会场单位在视频会议召开前10分钟向主会场报告到会情况（可用网络通讯方式）；主会场在会议开始前3分钟关闭背景音乐及麦克风，并向全网发出预备通知。
第六条视频会议正式开始后，各会场应严格保证按调试时确定的配置要求开会，严禁在会议过程中随意改变配置参数。
会议中应按联调计划进行镜头、屏幕、话筒切换，并根据实际情况适当调节。
要随时关注视频会议各系统运行状态，确保会议正常进行。
第七条会议期间，系统管理员必须坚守岗位，保持通信畅通。
主会场系统管理员应根据会议需要，及时切换会场画面，了解各分会场的情况；各分会场应实时监控设备运行状况，随时与主会场保持联系，及时调整镜头和麦克风，确保视频会议效果。
第八条会议中如出现系统故障，应立即向主会场报告，不得擅离会场；系统管理员按应急预案尽快排除。
如果是掉线现象,重新呼叫；如果是视频终端故障，用软终端临时代替；如果是网络设备故障，用备板配件代替；如果是线路中断无法修复，经主会场同意，就近转入其它会场。
系统管理员应详细记录故障情况及处理措施。
第九条会议结束后，由主会场统一中断会议连接。
视频会议系统管理与运行规定视频会议系统管理与运行规定一、引言随着信息技术的快速发展，视频会议系统的应用越来越广泛。
为了保证视频会议系统的正常运行和有效管理，制定本规定。
二、系统管理1. 系统管理员视频会议系统由专门的系统管理员负责管理和运维，确保系统的稳定性和安全性。
2. 系统备份定期对视频会议系统进行数据备份，确保系统数据的完整性和可恢复性。
3. 系统更新定期对视频会议系统进行更新和升级，确保系统的功能完善和性能提升。
4. 异常处理及时发现和处理系统故障，保证系统的正常运行。
对于无法及时处理的故障，要及时通知相关人员，并制定相应的应急措施。
三、系统运行1. 视频设备视频会议系统的设备应符合国家相关标准，确保设备的兼容性和稳定性。
每台设备要定期维护和保养，确保设备运行状态良好。
2. 网络环境视频会议系统要求稳定的网络环境，确保视频会议的流畅进行。
对于网络传输速度慢、不稳定的情况，要及时进行优化或更换网络设备。
3. 会议室视频会议系统的会议室要符合相关要求，包括会议室的布局、灯光、音响设备等。
会议室要定期清洁和检查设备，确保会议的顺利进行。
4. 会议预约使用视频会议系统进行会议时，要提前预约会议室和设备，并设置好相关参数，确保会议的顺利召开。
5. 会议记录每次视频会议要进行记录，包括会议时间、参会人员、会议内容等。
记录要存档，以备查阅和审计。
四、系统安全1. 用户权限管理对于视频会议系统的使用者，要根据其职责和需求给予相应的权限。
权限管理要细化，确保系统和数据的安全。
2. 安全防护加强视频会议系统的安全防护，包括防火墙、网络安全设备等。
定期进行漏洞扫描和安全评估，及时修补漏洞，保证系统的安全性。
3. 数据保护对于视频会议系统中的敏感数据，要进行加密和备份，确保数据的安全和隐私。
4. 培训和宣传定期开展视频会议系统安全培训和宣传，提高用户的安全意识，防范安全风险。
五、违规处理1. 违规行为禁止在视频会议系统中进行非法、不良的活动，包括传播违法信息、涉黄、暴力等。
西山煤矿发［2005］311号关于下发《视频会议系统管理及运行规定》的通知所属各矿、选煤厂、机关有关部门：为了搞好视频会议系统管理及运行工作，公司制定了《视频会议系统管理及运行规定》，现下发给你们，请遵照执行。
附件：视频会议系统管理及运行规定二O O五年七月十一日视频会议系统管理及运行规定第一条为了保证公司视频会议系统（电视电话会议系统）的正常运行，充分发挥该系统在会议、工业电视监控、视频信号传输中的作用，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司安装、使用视频会议系统设备的单位和部门。
第三条视频会议系统由总调度室多点控制单元（MCU）、主会场音像设备、控制设备、电源设备和各分会场会议终端、音像设备、电源设备、工业电视信号采集装置等组成，通过公司计算机信息网络设备及线路进行信号传输。
第四条公司视频会议系统由公司总调度室管理，并对使用过程进行指导。
各有关单位也应确定本单位管理机构及值机、维护人员，建立有关制度，配合总调度室，共同搞好系统的管理、使用和维护工作。
第五条总调度室负责本室及四楼东会议室的会议值机和设备维护工作，各装机单位负责本单位的会议值机和设备维护工作，公司信息中心负责计算机网络的管理、维护工作。
各自承担相应维护费用。
第六条各装机单位应选择责任心强、工作负责、具有计算机、通信、音像设备知识的人员承担值机和维护工作并保持人员相对稳定，公司应对值机和维护人员进行必要的培训，培训合格后方可上岗。
值机和维护人员应熟悉设备性能，严格按照使用说明书和有关规定进行操作。
第七条各装机单位要指定专人保管好公司配给的各种备品备件和技术资料并能及时供维修和操作使用。
第八条公司信息中心应保证计算机网络线路及交换设备的完好。
第九条欲使用视频会议系统进行开会的单位及部门应提前一天通知公司总调度室，并提供会议议程和对会场环境、音像效果的有关要求。
经有关领导同意后，总调度室应对各分会场及时下达系统调试通知，并对主会场设备和系统进行检查，做好会议准备。
公司视频会议系统管理规定试行Company number【1089WT-1898YT-1W8CB-9UUT-92108】XXXX公司视频会议系统管理办法（试行）第一条为规范我司视频会议系统的管理，保证视频会议系统的正常运行，特制定本办法。
第二条视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，各级部门和机构应积极利用视频会议系统（以下均简称“视频会议”）召开会议、面试人员、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。
第三条总公司综合管理部是全司视频会议的管理部门，也是总公司视频会议室的管理部门，总公司信息技术部是全司视频会议系统的技术保障部门。
各视频会议系统的使用机构也应明确系统的具体管理部门及其职责，并指定两名以上系统管理员。
第四条各机构使用的视频会议软件和硬件系统均由总公司统一配发。
各机构可以根据自身情况本着适用即可的原则参考《视频会议室的建设》（见附件1）来建设视频会议室。
视频会议系统的日常操作应按照《视频会议系统操作规范》（见附件2）的要求进行。
第五条以总公司名义和总公司各部门名义召开的视频会议，需要在OA系统上执行“视频会议申请流程”，并经由相关领导审批通过之后方可召开；以各分公司名义和分公司各部门名义召开的视频会议，如需使用全司视频会议系统，由各机构提前告知总公司综合管理部，并将视频会议有关信息送总公司信息技术部备案。
如与总公司视频会议冲突，应优先确保总公司视频会议。
第六条以总公司名义和总公司各部门名义召开的视频会议，须按以下程序办理：（一）对于有总经理室及以上人员参加或涉及全司大部分机构参加的重要会议，会议发起者需提前5个以上工作日在OA系统上通过“视频会议申请流程”来预订会议室，同时通过OA系统向参会机构下发会议通知，明确视频会议联调时间及有关要求。
并将有关信息告知总公司信息技术部。
（二）对于一般性的有限数量机构间会议，会议发起者需提前3个以上工作日在OA系统上通过“视频会议申请流程”来预订会议室，同时通过OA系统向参会机构下发会议通知，明确视频会议联调时间及有关要求。
并将有关信息告知总公司信息技术部。
（三）紧急情况下，会议发起者可先将视频会议有关信息告知总公司综合管理部和信息技术部。
会后在OA系统上补走“视频会议申请流程”。
第七条以各分公司名义和分公司各部门名义召开的视频会议，如需使用全司视频会议系统，须按以下程序办理：（一）会议发起者应提前3个以上工作日填报《视频会议申请表》（见附件3），打印并加盖公章后，传真至总公司综合管理部。
得到确认后，发起者应提前1个以上工作日将会议通知（包括电子版）抄送总公司信息技术部备案。
视频会议的联调工作由召开会议的机构自行负责，总公司信息技术部可提供必要的协助。
（二）如会议需使用总公司视频会议室，发起方应在申请表中加以说明，并按本办法第六条预订会议室。
第八条有三级或以下级别机构参加总公司发起的视频会议应至少有一天的联调时间。
第九条缺省情况下，总公司视频会议室的会议登录密码固定为123456。
对于重要会议，该密码需要临时修改。
总公司系统管理员会以OA留言方式将新密码下发给各下级参会机构的系统管理员，并于机构间联调之前进行修改。
本次会议结束以后，总公司系统管理员还原该密码。
第十条视频会议参加机构的组织协调工作由会议发起者（部门）负责，同时会议发起者（部门）还应督促各参会机构做好与当地视频会议管理部门及人员的协调工作。
第十一条会前联调规范：（一）各参会机构在接到会议通知后，应根据会议通知中的联调时间及有关要求，准时参加联调。
（二）联调前请先自行测试视、音频是否正常（具体操作按照《视频会议系统操作规范》的要求进行）。
（三）如果遇到无法自行解决的问题，请与上级机构的系统管理员联系解决。
（四）联调过程中如果机构较多，有时可能无法及时回应联调请求，请在会议室聊天窗口中向会议主持人发送“XX机构请求调试”的字样，等待会议管理员与您进行联调。
（五）联调中与会议管理员进行通话，确认视、音频都正常后，才算联调成功并开始值机。
（六）如召开紧急会议，各参会机构系统管理员应在接到通知后立即到达视频会议设备现场参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态，并应在联调后立即开始值机。
第十二条会议期间注意事项：（一）各参会机构应在会场的明显位置设置本机构的名称标牌（名称标牌为蓝底白字，尺寸大小以能在视频窗口中明显显示且不影响会场人员为宜），主要领导要设置桌签（桌签标准与单位名称标牌相同），重要会议还应在会场悬挂会标（会标要求根据会议通知要求制作），标牌、桌签及会标应保证图像效果清晰。
（二）如视频会议室中使用暗色桌面的，在召开视频会议时要求铺设亮色的桌布，以提高会议室的亮度。
并且尽量不要让摄像头对着室外窗户，或者使用遮光效果好的窗帘，以避免视频异常。
（三）系统管理员应随时关注摄像头位置，防止偏转、移动，甚至出现不应有的画面。
（四）不得随意播放与会议无关的音视频信息。
（五）若需要分会场进行发言，请在会前做好准备，等待发言通知。
（六）发言者不要手持麦克风说话，最好把麦克风放在固定的地方，用平常普通说话的声音讲话即可，距离麦克风左右最佳，不要背对麦克风讲话，不要把麦克风放到音箱附近，避免产生杂音。
（七）分会场不发言时应主动关闭本端麦克风，避免产生杂音，影响会议音频效果，主会场也要通过会议软件全部静音，以保证会议效果。
（八）系统管理员应坚守岗位，确保电话联络畅通，随叫随应。
（九）会议期间，除系统管理员之外，无关人员一律不得进入设备操作区，不得操作与视频会议有关的设备。
（十）参会人员应严肃认真，保持坐姿端正，同时关闭手机或把手机置于震动状态。
（十一）会场内禁止吸烟、禁止食用水果零食等。
第十三条会议期间，如分会场系统出现故障，系统管理员应立即与上级机构系统管理员联系，寻求解决办法。
系统管理员在会后应详细记录故障处理情况，并上报给上级机构的系统管理员。
第十四条会议结束后，由主会场统一中断系统连接，各分会场在确认主会场中断后，方可关闭视频会议系统。
第十五条会议的录音、录像资料应根据有关档案要求妥善保存和处理。
第十六条各机构应定期对其视频会议系统进行自检，要求至少每月开机一次。
总公司信息技术部将定期组织对全司视频会议系统进行例行检测，检测内容与联调内容相同。
第十七条各机构视频会议系统管理部门的领导和系统管理员的姓名及其联系方式（包括办公电话、移动电话、电子邮箱等信息）如发生变更，应及时通知总公司综合管理部和信息技术部。
第十八条使用注意事项：（一）不得将视频会议主机作为其它用途。
（二）严禁带电插拔任何连接线缆。
（三）严禁带电清洁和维护设备。
（四）严禁用手转动镜头。
（五）严禁震动和挤压设备，特别是镜头。
（六）设备应放置在固定位置，尽量避免移动和插拔接线。
（七）注意更换麦克风、遥控器电池，长期不用则应取出电池。
（八）严禁随意更改设备的系统设置。
第十九条本办法由总公司综合管理部负责解释，总公司信息技术部提供技术协助。
第二十条各机构可根据本办法制定实施细则。
第二十一条本办法自发布之日起施行。
附件1、视频会议室建设原则1.总体要求视频会议室既是会议召开的场所，又是视频会议设备的放置场所，因此视频会议室规划设计的合理性决定了视频会议的质量，进而影响着会议的整体效果。
科学合理的视频会议室规划设计除了给与会人员提供舒适的会议环境外，更为重要的是真实地反映会场的图像、声音以及其他各种会议要素，使与会者产生临场感受，达到视觉、语言和环境全程同步交流的良好效果。
总之，通过视频会议传送的包括人物、声音、景象、图文在内的所有会议要素和信息应当清晰可辨。
2. 视频会议室的分类按照规模和功能的不同，视频会议室可分为三类：大型视频会议室：适用于总公司，可以召开全司范围的大型会议。
会议室内设置有大型会议终端，并配备智能化会议系统。
主要包括显示系统、多信号处理系统、图像采集系统、中央控制系统、音频扩声记录系统等。
中型视频会议室：适用于分公司，既可以作为分会场参加全司会议，也可作为本机构与下属机构召开视频会议的主会场，规模比大型视频会议室小，设备配置与大型会议室基本相同。
小型（普通型）视频会议室：适用于各级机构的附属会议室或下级机构的主会议室。
一般不设置智能会议系统，只需设置一体化的会议终端和显示系统。
3. 视频会议室的会场设计视频会议室的大小主要取决于会议规模和视频会议设备。
具体可根据通常参会人数，按照人均的占用空间来计算。
此外还需考虑第一排座位到前置的监视器之间的距离(该距离为摄像的必要取景距离)。
天花板高度应不小于3m。
会议室及内部设施禁用白色和黑色等深色色调（白黑两种颜色会对人物摄像产生“反光”及“夺光”的不良效应）。
墙壁和桌椅宜采用浅色色调，如墙壁为米黄色或浅绿色，桌椅为浅咖啡色等，这样形成的视频电平近似于。
一般而言，南方宜用冷色，北方宜用暖色。
摄像背景（如被摄对象背后的墙壁等)不宜有山水字画等复杂景物，否则会增加视频的信息量，不利于提高图像质量和降低传输速度。
室内可以摆放花卉、盆景等清新淡雅的物件，使会议室显得高雅、活泼和融洽，对提高会议效果会有积极的帮助。
从视觉效果来说，监视器应放置在最前端且相对于与会者中心的位置，距地高度大约1m左右，人与监视器的距离大约为4－6倍屏幕高度，各与会者到监视器的水平视角应不大于60°。
监视器屏幕的大小应根据视频会议的数据速率、与会人数、会议室面积等因素综合而定。
对于小型视频会议室，一般采用29英寸至34英寸的监视器即可；大、中型会议室可划分多个区域后采用多台29英寸至34英寸监视器；大型视频会议室应以投影、液晶或等离子体电视为主，大小酌情选择。
监视器或电视机应置于视频会议室最前面正对与会者的适当位置。
摄像机的放置与监视器基本相同。
扬声器应置于会议室的四角，与两边墙壁之间的距离不少于1m。
. 大中型会场的设计视频会议室应严格按照规范要求，结合实际进行布局。
下图是一个大中型视频会议室的会场设计图范例。
大中型视频会议室典型的设备接线图如下：. 小型会场设计下图是一个小型视频会议室的会场设计图范例。
小型视频会议室典型的设备接线图如下：4. 室内环境室内温度应保持在18-22℃之间，湿度范围为50%-60%。
为保证室内空气新鲜，人均换气量不小于18 m3／h。
会议室的环境噪声级要求为40dB（A）。
过大的室内噪声会极大的影响音频系统的性能，使得其它会场难以听清该会场的发言。
5. 视频会议室的灯光照度灯光照度是实现视频会议的必要条件。
现代摄像机均设计有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然的色彩。
自然光(色温约为5800K)比日光灯(3500K)或三基色灯(3200K)高，如室内存在自然光和人工光源两种光线，视频图像会产生蓝色投射和红色阴影区域，质量将无法保证。
