受控文件管理制度1

受控文件指按照发放范围登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文件。

它主要是由文控中心和认证办共同管控。

这是一种标准性、责任制的文件，必要修改时需要进行申请，并登记ECN文件，审核批准，同时ECN也必须受控。

文件封面一般加盖受控图章。

受控文件是“非受控文件”的对称，凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件，也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。

受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。

受控文件可以复制阅读参考，但复制的文件不生效。

许多公司还将受控文件拍成照片，上传到内部局域网，以供有需要或争议时直接在网络上查看，这样可以避免原件的丢失和损坏。

一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件，如：成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准成本、预算等。

受控文件作废时，应从所有使用场合及时收回，以防止其误用。

扩展资料受控文件或资料丢失后，一般要重新填写《文件备案发放申请表》，并写明原因，报有关部门审批备案。

文控中心在补发文件时，在《文件备案发放申请表》上取消遗失文件的受控号，编新的受控号，并通知相关部门，声明作废，防止误用。

一般情况下，受控文件是不可以带出工作场所（或规定的场所）的。

并且，所有的受控文件应该妥善保存。

将受控文件丢失，就是违反了公司的规章制度，应该按内部相关制度对你进行处罚。

至于处罚标准，由公司相关管理制度而定。

对于重要的文件当然要有备份，比如说正本放在档案室里，一旦副本丢失可以马上补回来。

如果文件有保密性质，那每次使用只能是其中一部分文件，另外要加强责任制，两个人中必须有一个人对其负责或者每天用完必须交回。

受控库管理制度第一部分：总则一、为规范受控库的管理，提高对受控物品的的保管和使用效率，保证受控物品的安全和完整性，根据国家相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

二、受控库是指专门用于存放受控物品的保密、安全的仓库，包括文件柜、金库、成品库等。

三、本制度适用于所有进入受控库的人员，包括但不限于保管人员、使用人员等。

第二部分：受控库的管理机构和人员一、受控库的管理机构为本单位的保密部门，负责受控库的日常管理和监督。

二、受控库管理人员应当经过严格的保密培训，并持有效的保密资格证书。

三、受控库管理人员的职责包括但不限于：制定受控库管理制度；对受控库的出入库进行严格监控；定期对受控库的安全设施和设备进行检查和维护；定期对受控库进行清点，确保受控物品的完整性和安全性。

四、受控库的使用人员应当经过严格的保密培训，并遵守受控库管理制度的各项规定。

第三部分：受控库的管理规定一、受控库管理实行“谁申请、谁负责”的原则，如有人违反本制度，应承担相应的法律责任。

二、受控物品的进出必须经过严格的审批程序，未经审批不得进出受控库。

三、受控库内的受控物品应当进行分类、编号，并建立档案，便于管理和查询。

四、受控库的进出人员必须佩戴有效的身份证件，且必须登记并留下指纹或拍摄人脸照片。

五、受控库内的监控设备应当常态化运行，保证受控库内的安全状况。

六、对受控库内的受控物品的使用需经过严格的申请程序，申请人必须提供详细的使用理由，并且经过管理部门的批准后方可取用。

七、受控库内的受控物品不得擅自外借，如有需要外借，需经过严格审批程序，并由受控库管理人员陪同出库。

第四部分：受控库安全管理一、受控库应当配备有效的安全设备，包括但不限于监控摄像头、防盗报警器等，确保受控物品的安全。

二、受控库应当配备专职保安人员，24小时全天候值班，确保受控库的安全。

三、受控库的安防设施和设备应当定期进行检查和维护，发现问题及时处理。

四、受控库的储物柜、文件柜应当坚固耐用，以保证受控物品的安全。

公司部门文件管理制度怎么写一、制度目的与适用范围本文件管理制度旨在明确公司内部文件的创建、审批、发布、存档及销毁等流程，确保文件管理的有序性和安全性。

适用于公司所有部门及员工，在处理各类正式文件时必须遵守本制度。

二、文件分类与编号公司文件应根据内容性质分为不同类别，如行政文件、财务文件、合同文件等，并由专人负责分类编号。

编号应遵循统一的规则，便于检索和管理。

三、文件起草与审批文件的起草应由相关部门负责人或指定人员完成。

起草后，需按照公司规定的审批流程进行审批。

审批过程中，各级审批人员应认真审核文件内容，确保信息的准确无误。

四、文件发布与传达经审批通过的文件，由文控中心负责正式发布。

发布的文件应及时传达至相关人员，并确保接收者签字确认，以便跟踪文件的传达情况。

五、文件存档与保密所有文件在流转结束后，应由专人负责归档保存。

根据文件的重要性和保密等级，采取相应的保密措施。

对于涉密文件，应严格限制访问权限，防止信息泄露。

六、文件更新与作废文件在使用过程中如有变更需求，应及时进行更新。

更新后的文件需重新经过审批流程。

作废的文件应当及时从所有流通环节中撤回，并按照保密规定进行处理。

七、责任与监督各部门及员工应严格遵守本文件管理制度，对于违反规定的行为，将视情节轻重进行处理。

同时，公司应设立监督机制，定期检查文件管理的执行情况，确保制度的有效性。

八、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释。

如有调整，将及时修订并通知全体员工。

总结：。

文件管理制度样式第一章总则第一条为了规范企业文件管理工作，提高文件管理效率，保障文件的安全性和完整性，根据国家相关法律法规和企业管理实际，制定本制度。

第二条文件管理是指对企业各类文件的全过程管理，包括文件的收集、整理、存储、利用、销毁等全部环节。

第三条本制度适用于企业内部所有部门和单位的文件管理工作。

第四条企业所有文件均应按照本制度进行管理。

未尽事宜由企业文件管理部门统一解释。

第五条员工应遵守本制度和相关管理规定，认真履行文件管理职责。

第六条文件管理部门是企业文件管理的专门承办机构，负责文件的归档、管理、检索、销毁等工作。

第七条企业领导应加强对文件管理工作的领导和督导，确保管理制度的贯彻执行。

第二章文件的收集第八条公司各部门的文件应该按照文件分类标准进行归档。

第九条文件的收集应当及时进行，不得迟缓。

第十条文件的收集应当注意保证文件的完整性和真实性。

第十一条文件的收集应当按照文件管理部门的规定进行。

第三章文件的整理第十二条已经收集到的文件，应当按照规定的标准进行整理。

第十三条对于不再需要的文件，应当及时进行整理处理，及时清理不必要的文件。

第十四条文件的整理应当进行分类，确保文件的清晰性和易用性。

第十五条已经整理好的文件应当进行标注，并且在文件管理系统中进行记录。

第四章文件的存储第十六条文件的存储应当符合国家相关规定的规范要求。

第十七条文件的存储应当有相应的防火、防水、防潮等措施。

第十八条文件的存储应当有相应的安全措施。

第十九条重要文件应当进行备份，并且能够随时取用。

第二十条文件的存储应当符合规定的时间要求。

第五章文件的利用第二十一条文件的利用应当符合国家相关规定的规范要求。

第二十二条文件的利用应当具备必要的安全保障措施。

第二十三条对于需要借用的文件，应当经过相应的审批程序。

第六章文件的销毁第二十四条不再需要的文件，应当按照规定的程序进行销毁。

第二十五条文件的销毁应当有相应的记录，确保文件的安全销毁。

档收发文管理制度第一章总则第一条为规范和加强单位内部文件的收发管理工作，提高文件的质量和效率，根据《中华人民共和国政府文件管理办法》及相关法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于所有单位的文件收发管理工作。

第三条单位应当设立文件收发管理部门，负责文件的收发工作，并按照本制度的要求进行管理。

第四条文件包括内部文件和外部文件。

内部文件是指单位内部的文件，如会议记录、工作计划等。

外部文件是指单位与外部机构或个人之间的文件，如来文、发文等。

第五条文件的收发管理应当遵循便捷、准确、及时、规范的原则，确保文件能够顺利传达、及时办理。

第二章收文管理第六条单位应当设立专门的收文岗位，负责接收、登记、分发单位收到的文件。

第七条收文岗位应当定期清理收文箱，保持文件的及时处理。

第八条收文岗位应当及时把收到的文件登记在册，并登记文件的相关信息，如来文单位、文件标题、文件编号、收文日期等。

第九条收文岗位应当根据文件的紧急程度和重要性进行分类、印章和登记。

第十条收文岗位应当根据文件的内容和要求将文件分发给相应的部门或人员，并及时通知相关人员。

第十一条收文岗位应当定期向领导汇报文件的收发情况，并及时反馈意见和建议。

第十二条收文岗位应当做好文件的保密工作，妥善保管收到的文件，并按照相关要求做好文件的转交和销毁工作。

第三章发文管理第十三条单位应当设立专门的发文岗位，负责起草、审核、印发单位发出的文件。

第十四条发文岗位应当根据领导的指示起草文件，并征得相关人员的意见和建议。

第十五条发文岗位应当对起草的文件进行审核，确保文件的合法性、规范性和准确性。

第十六条发文岗位应当按照文件的紧急程度和重要性进行分类、印章和编号。

第十七条发文岗位应当及时将文件印发给相关部门或人员，并告知相关人员文件的内容和要求。

第十八条发文岗位应当定期向领导汇报文件的起草和审查情况，并及时反馈意见和建议。

第十九条发文岗位应当做好文件的保密工作，妥善保管发送的文件，并按照相关要求做好文件的归档和销毁工作。

受控文件第一版程序文件GB/T19001-2016 idt ISO9001∶2015XXXX有限公司发布日期：2020-10-01实施日期：2020-10-01程序文件目录批准人：2020年10月01日1.目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。

2 范围适用于与质量管理体系有关的文件控制。

记录是一种特殊类型的文件，依据《标准》4.2.4要求进行控制。

注：外来文件：本公司制定，但确保策划和运作质量管理体系所必须的外来文件，如国家标准、行业标准、法律法规、顾客的图纸或文件等。

4 工作程序4.1 文件分类及保管4.1.1 质量手册、程序文件，由办公室备案保存。

4.1.2 公司第三级质量管理文件分为两类：a) 部门工作手册。

作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度）；工作标准（岗位责任制和任职要求）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）；部门质量记录文件等由办公室门统一控制，并分发。

质量记录由各部门自行存档管理。

b) 其他质量文件：可以是针对特定产品、项目和合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式，由各相应的部门保存、使用。

4.1.3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括有关的政策、法规文件等，由办公室归档保存。

4.2 文件的编号4.2.1 质量管理体系文件的编号a) 质量手册公司名称代号—QM—序号，手册中各章以章节号区分。

例如：RT—QM—1，表示公司质量手册。

b) 程序文件：公司代号—QM-编写序号c)质量记录：主要使用部门代号—记录编号d) 各部门工作手册：部门代号—文件顺序号—年号注：以上体系文件的版本号：以大写英文字母A、B、C......为版本号，即A版，B版，C版等；每一版本应按0，1，2，3顺序号标出更改状态。

即A/0,A/1,A/2,A/3,B/0，B/1……以此类推。

医院规章制度受控格式模板第一章总则第一条为了规范医院管理，维护医院秩序，保障医疗质量，制定本规章制度。

第二条本规章制度适用于医院内所有职工和来院就诊的患者。

第三条医院规章制度遵循依法治院、团结协作、服务至上、质量第一的原则。

第四条医院规章制度内容包括医院管理制度、医疗质量管理制度、安全保障制度等。

第五条医院规章制度由医院管理部门负责起草和更新，经医院领导审批后施行。

第六条医院规章制度的解释权归医院管理部门。

第二章医院管理制度第七条医院对各部门负责人实行绩效考核制度，根据工作成绩、服务质量等因素确定考核结果。

第八条医院实行上下级交流制度，各级领导定期到下属部门进行交流和指导。

第九条医院领导班子要加强团队建设，形成协作和谐的工作氛围。

第十条医院实行奖惩并重制度，对工作突出的人员进行表扬奖励，对违纪违规的行为进行惩罚处理。

第十一条医院加强内部沟通和协调，建立健全沟通渠道，解决工作中出现的问题。

第三章医疗质量管理制度第十二条医院要积极推行规范化管理，加强医疗质量控制，提高服务水平。

第十三条医院严格执行医疗操作规程，规范诊疗流程，确保医疗安全。

第十四条医院建立医院感染控制委员会，负责制定和监督医院感染控制制度。

第十五条医院加强医师和护士的职业道德建设，提高医疗服务水平。

第十六条医院要建立完善的医疗数据管理系统，做好医疗记录的保存和管理工作。

第四章安全保障制度第十七条医院要加强安全防范意识教育，做好突发事件的应急处理工作。

第十八条医院建立安全生产责任制，明确各岗位职责，确保医院安全生产。

第十九条医院要做好医疗器械和药品的管理，加强检查和监督，杜绝假冒伪劣产品的使用。

第二十条医院要定期组织安全培训，提高职工的安全意识和应急处理能力。

第二十一条医院要保障患者的安全、隐私和权益，保护患者的合法权益不受侵犯。

第五章违规处理制度第二十二条医院对违纪违规行为严格按规定处理，违规行为包括但不限于：擅自调离岗位、私自接受礼金等行为。

公司常用的文件管理制度我们需要明确文件管理制度的目标。

制度的设计应致力于实现文件资料的规范化存储、快速检索和安全保密。

为此，公司应制定一套完整的文件分类体系，包括但不限于行政文件、财务文件、人事文件、业务文件等，每类文件应有明确的归档标准和保管期限。

文件的创建与审批流程也是制度设计中的重点。

每份文件从创建到最终归档，应经过严格的审批流程。

例如，文件的初稿由相关部门负责人起草，随后提交给上级领导进行审阅和修改，最后由授权人签字确认后方可正式发布。

这一过程不仅保证了文件内容的准确性，也确保了信息的适当层级传递。

电子文档的管理同样重要。

随着信息技术的发展，电子文档的使用越来越普遍。

公司应建立电子文档管理系统，确保所有电子文件都有备份，并且定期更新防病毒软件，防止数据丢失或被恶意软件侵害。

同时，对于敏感或重要的电子文件，应实行访问权限控制，仅允许授权人员访问。

文件的存储与保管也是不可忽视的环节。

实体文件应存放在指定的文件柜中，并有专人负责管理。

对于需要长期保存的文件，应考虑使用防潮、防火的材料进行包装，并定期检查其完整性和安全性。

电子文件则应存储在公司服务器或云端，确保有足够的存储空间和数据保护措施。

在文件的检索与使用方面，公司应提供便捷的检索系统，使员工能够快速找到所需文件。

这可能涉及到文件命名的规范性、关键词标注的准确性以及检索系统的用户友好性。

同时，鼓励员工在使用文件时保持原文件不变，如需修改则应创建副本进行操作，以维护文件的原始性和完整性。

文件的销毁与更新也应纳入制度之中。

对于过期或不再具有保存价值的文件，应及时进行清理和销毁。

销毁过程应遵循相关法律法规，并有记录可查。

同时，对于仍在使用中的文件，应根据实际变化及时更新内容，确保信息的时效性和准确性。

受控文件管理制度在现代企业管理中，文件管理是一项至关重要的工作。

随着企业规模的扩大和信息化程度的提高，合理的文件管理已经成为保障企业运营效率和信息安全的重要手段之一。

为了有效管理文件，确保其完整性、可追溯性和安全性，许多企业采用了受控文件管理制度。

受控文件管理制度是一套规范的管理流程，涵盖了文件的录入、审批、存储、变更和销毁等各个环节。

本文将对受控文件管理制度进行详细的介绍。

一、文件的录入在受控文件管理制度中，文件的录入是一个重要的环节。

企业的各个部门会产生大量的文件，包括合同、报告、备忘录等。

这些文件需要按照一定的规则进行录入，以确保其被正确归档和管理。

在录入文件时，应该确保文件的完整性和准确性，记录文件的基本属性，如文件名称、编码、版本号、生效日期等。

同时，应该制定明确的规定，明确文件的归属部门和责任人。

二、文件的审批在受控文件管理制度中，文件的审批是一个必不可少的步骤。

文件的审批主要是确保文件的合法性和准确性。

在文件的审批过程中，需要明确审批的流程和责任人，确保每一份文件都经过了相应的审批程序。

审批人员应该具备相应的职权和知识，能够对文件进行审查和判断，确保文件符合相关规定和标准。

三、文件的存储在受控文件管理制度中，文件的存储是一个关键环节。

企业的文件需要妥善保存，以便后续的查阅和使用。

文件的存储应该符合相应的规定，包括存储介质、存储条件和存储位置等。

同时，应该建立相应的档案管理制度，确保文件的有序存档和快速检索。

为了提高文件管理效率，可以利用现代信息技术手段，建立电子文档管理系统。

四、文件的变更在受控文件管理制度中，文件的变更是一个不可避免的过程。

随着企业的业务变化和需求变化，文件可能需要进行更新和修改。

在文件的变更过程中，应该进行相应的控制，确保文件的合规性和连贯性。

变更的文件应该经过相应的审批，并进行版本管理，以便追踪和控制文件的变更历史。

五、文件的销毁在受控文件管理制度中，文件的销毁是一个不可或缺的环节。

公司文件管理制度1 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。

结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2 适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案3 定义3.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

3.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。

随时保持最新有效版本的文件。

3.3 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

3.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。

4 职责4.1 公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

4.2 各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

4.3 文件编制、审批、发布的权责注：各部门(牧场或业务)代号a 程序文件产生的记录 JL-CX-XX/XX程序文件代号 记录代号b 公司管理文件产生的记录JL-GL-XX/XX公司管理文件代号程序文件顺序号/记录顺序号 管理文件顺序号/记录顺序号记录代号c 作业文件产生的记录 JL-ZY/B-XX/XX作业文件代号/部门（单位或业务）代号 记录代号（6）外来文件由接口部门自行制定编号规则。

（7）公司采购、销售合同编号依《合同管理制度》的规定执行。

6.2 文件的标识与控制文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识；如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件， 不作标识；长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本；一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。