文件受控管理规定

企业受控文件管理制度一、总则为了规范企业文件管理工作，确保文件受控管理有效运行，提高企业文件管理工作效率，保证文件管理的合法性、规范性和安全性，特制定本制度。

二、文件管理的范围本制度适用于企业内所有的文件管理工作，包括文件的生成、存储、传递、利用、保管、销毁等全过程。

三、文件管理的原则1. 文件管理应当依法依规，合理安排工作流程，确保文件工作的顺利进行。

2. 文件管理要严格按照规定流程和程序进行，杜绝违规操作。

3. 文件管理要注重保密性，保护企业的商业秘密和个人隐私。

4. 文件管理要强调全员参与，建立起文件管理的全员责任制度。

5. 文件管理要不断提高效率，提高工作质量，提升企业形象和竞争力。

四、文件管理的主体责任1. 领导责任：企业领导要关注文件管理工作，加强对文件管理工作的指导和督促。

2. 部门责任：各部门要合理分工，做好本部门的文件管理工作。

3. 个人责任：每个员工都要认真履行自己的文件管理义务，杜绝疏漏和错误。

五、文件管理的流程1. 文件的制定和登记：文件的制定应当遵循程序，登记并编号，确保文件的完整性和真实性。

2. 文件的存储和保管：文件应当按照分类存放，有序保管，确保文件的安全和方便查找。

3. 文件的传递和利用：文件传递应当严格按照规定流程进行，利用文件要保证信息的准确性和安全性。

4. 文件的审批和归档：文件的审批要有规范程序，归档要按照分类要求，确保文件的可追溯性和可审计性。

5. 文件的销毁和报废：文件的销毁应当按照规定程序进行，避免信息泄露和数据损失。

六、文件管理的监督和检查1. 部门领导要加强对文件管理工作的监督和检查，及时发现问题并解决。

2. 定期对文件管理工作进行检查，发现问题要及时整改。

3. 提倡员工互相监督，建立起文件管理的内部检查机制。

七、文件管理的培训和考核1. 对新员工进行文件管理培训，使其了解文件管理的制度和流程。

2. 定期对员工进行文件管理知识考核，确保员工掌握文件管理的必备知识和技能。

公司受控文件管理制度一、总则公司文件是公司日常运营中产生的各类书面资料和电子文档，是公司重要的管理和经营工具。

为了规范公司文件的管理和运用，提高工作效率和信息安全性，制定本文件管理制度。

二、文件管理职责1. 公司领导层负责制订文件管理工作目标和计划，并对文件管理工作的开展负有最终责任。

2. 各部门负责本部门文件的管理，包括文件的编制、归档、检索和销毁。

3. 公司文件管理部门负责公司文件管理系统的建设和维护，监督各部门文件管理工作的执行情况。

三、文件管理原则1. 完整性原则：确保文件的完整性，不得私自篡改、删除或销毁文件。

2. 效率原则：提高文件管理的效率，加快文件的查询和检索速度。

3. 安全性原则：加强文件的保密性和安全性，防止文件泄露和丢失。

4. 便捷性原则：使文件的管理和使用更加方便快捷，提高工作效率。

四、文件管理流程1. 文件编制：各部门根据工作需要编制文件，并在文件上注明文件编号、标题、编制日期、审核人和生效日期等信息。

2. 文件归档：完成文件编制后，按照文件管理部门规定的归档要求和流程进行归档。

3. 文件检索：需要查询文件时，可以通过文件管理系统进行检索，找到需要的文件并获取相关信息。

4. 文件销毁：对于已经过时或无需保留的文件，按照文件管理部门规定的文件销毁程序进行销毁。

五、文件管理系统公司文件管理系统是公司文件管理的核心工具，它包括文件存储、检索、备份和灾难恢复等功能。

1. 文件存储：公司文件管理系统应提供足够的存储空间，确保文件能够按时、按要求进行归档。

2. 文件检索：公司文件管理系统应具备便捷、快速的检索功能，使用户能够方便地查找到需要的文件。

3. 备份和灾难恢复：公司文件管理系统应定期进行备份，确保文件数据的安全性，同时可以进行灾难恢复操作。

六、文件管理制度的执行与监督1. 文件管理部门应定期对各部门的文件管理工作进行检查和审核，发现问题及时提出整改意见并跟踪整改情况。

2. 公司领导层应加强对文件管理工作的监督，提供必要的支持和资源，确保文件管理制度的有效执行。

人力资源部文件受控发行管理规定编制：审核：批准：发布日期：实施日期：1 目的1.1 为了有效地控制公司质量环境管理体系文件,确保文件的正确使用,保证文件的有效性、适宜性、充分性，避免资料错误造成损失,特制定此制度。

2 适用范围2.1 适用于公司体系运行所有文件。

3 职责3.1 人力资源部负责对体系运行的文件进行编号、受控。

3.2 与体系相关的部门负责文件制作、修改及签呈工作，完毕后交企划部确认受控发行。

4 工作程序4.1 受控文件对象4.1.1 公司体系运行的所有文件。

4.2 非受控文件对象4.2.1 公司外来文件及其他文件。

4.3 文件受控发行内容4.3.1 相关部门依据《文件格式管理办法》拟制好相应文件，经企划部确认格式及标准无误后，由体系人员对文件进行受控，依照各部门所需文件的份数进行发行，并做好受控发行相关台账。

所有受控发行相关记录于《管理文件发放、回收登记表》或《技术文件发放、回收登记表》。

4.3.2 人力资源部随时复查该部门文件是否为最新版本,文件是否为受控发行状态, 针对丢失资料严重的部门，将严格按照《文件发放、回收、报废及修改管理规定》处理。

4.3.3 生产现场使用的作业标准(如作业指导书,标准规范等)发放的份数不够用时，使用部门应及时向企划部提出申请，申请时需详细填写申请原因(如:①原发放份数不够用,应在申请单上写明发放份数,现需增加份数；②如果是丢失的资料,应在《文件补发申请单》上注明责任人及遗失原因方可申请,若发现申请部门填写的数据与人力资源部实发数据不符，则取消补发文件。

4.3.4 各部门应指派专门负责人保管受控文件,凡是因负责人离职而交接不清丢失的文件,企划部将按《文件发放、回收、报废及修改管理规定》进行处理。

4.3.4 由人力资源部受控发行的文件各部门不得随意复印，必须使用盖章受控版本，若发现有使用复印件代替的，按照《文件发放、回收、报废及修改管理规定》进行处理。

4.3.5 所有管理文件内容由各拟制部门确定，由企划部统一标准化，文件的拟制、审核、批准由各拟制部门完成，文件发行工作由企划部体系人员负责。

受控文件的管理制度一、总则为规范受控文件的管理，提高文件管理的效率和质量，保障文件的安全和准确性，制定本受控文件管理制度。

二、适用范围本受控文件管理制度适用于本单位所有的受控文件的管理，包括编制、审批、发布、变更、废止等一系列流程。

三、受控文件的定义受控文件是指对于单位工作具有指导意义、约束力、负有执行要求或监督追责义务的文件，包括文件、规章制度、通知通告、备忘录等。

四、受控文件的编制1. 受控文件的编制应当遵循合法、科学、严谨的原则，内容应当真实、准确、完整。

2. 受控文件的编制应当明确文件的分类、编号、名称、起草单位、起草人、起草时间、审批单位、审批人、审批时间等内容。

3. 受控行政性法规、规章和政策文件的编制，应当按照法律法规的规定，相关文件需经相应程序的审批，并抄送相关单位。

五、受控文件的审批1. 受控文件的审批由单位主管领导或有权机构进行，应当严格按照程序进行审批。

2. 在受控文件的审批过程中，应当确保审批的合法性、适当性，审批人应当具备相应的资质和权限。

3. 审批过程中如有异议需协商解决，如无法协商解决需报请主管领导或有权机构决定。

4. 审批完成后，应当及时通知相关人员，并将审批结果记录在审批表中。

六、受控文件的发布1. 受控文件的发布应当及时传达到相关人员，可以通过文件夹、邮件、通知等形式进行。

2. 发布后应当对已发布的受控文件进行归档管理，并定期进行检查和更新。

3. 对于重要的受控文件，应当督促相关人员及时阅读并掌握内容。

七、受控文件的变更1. 受控文件在使用过程中如需进行变更，应当经过合法程序进行审批。

2. 变更要求应当明确具体，变更内容应当清晰明了，变更原因应当充分合理。

3. 变更后的受控文件应当及时通知相关人员，并对旧版本进行废弃处理。

八、受控文件的废止1. 受控文件在使用过程中如因废止、废弃、撤销等原因而不再适用，应当及时处置。

2. 废止的受控文件应当做到明确、确凿，废止原因应当清晰明了。

受控文件管理制度_受控文件管理制度规范受控文件管理制度_受控文件管理制度规范为加强受控文件的管理，提高工作效率，应制定规范的受控文件管理制度。

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受控文件管理制度篇1一、文件范围：1、设计文件(包括图纸表格)、2、工艺文件(包括作业指导书、工艺定额明细表、通用工艺和操作规程);3、质检文件(包括企业标准、检验规范);4、管理文件(包括质量手册、程序文件、管理流程、管理制度)。

二、文件发放登记与保管：受控技术类文件在交付文控中心审核后电子存档，然后打印并会签齐全(编制、审核、标准化、批准)，按需发份数复印，在封面或图表角加盖“受控”章，并保留一份同时加盖“受控”和“存档”章放置资料室存档;文件发放时必须填写《文件发放回收登记卡》，同时，核查与该文件相同或涵盖文件发放过的文件，按原登记信息将一一收回，缺少者按下述处罚条款执行，发完后可将其发放信息作电脑记录;收件人在收文时作“接收人”签名，同时，必须立即填写《文件归档登记卡》;各部门必须对上述和类文件妥善保管，每月不少于二次对相应文件核对，对遗缺文件及时查找，对无法找到的及时申请补发;离职或工作调动必须将文件保管与登记作为工作移交内容之一。

三：文件的回收与销毁：凡发放改版文件或有过时失效文件时必须对原文件立即回收并销毁，发放与接收部门在各自原填写的《登记卡》中相应栏签署回收信息及相互签名;过时与失效文件由持有部门填写《文件销毁申请单》，经批准后销毁，销毁文件各页打上“报废”章或废纸处理销毁，含有重要或机密信息的当场撕毁，《文件销毁申请单》夹放于原登记文件夹中。

四、处罚条例：对未按上述条款发放、登记、回收、销毁文件的，将对部门长和直接责任人处以10元一次处罚;对遗失文件的将对部门长和直接责任人给予一页5元但一次不少于10元不高于30元处罚，对补发文件给予一页1元处罚不高于10元处罚。

本规定由文控中心制定与修改，经主管副总批准发放之日起执行。

1OF3次页1.目的：为了适应公司发展，对与质量体系有关的文件和资料进行有效控制，防止作废文件的非预期使用，确保各相关场所及时得到并使用文件的现行有效版本，使受控文件的管理规范化、程序化，特制定此规定。

，2.适用范围：适用于深圳市格瑞普电池技术研发有限公司所有质量体系之受控文件及外来文件的管理。

3.定义：3.1 受控文件是“非受控文件”的对称。

它是按照ISO9001标准4.2.3 （或GB/T19001及其它体系）要求予以控制的文件。

3.2 凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。

受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。

如：电芯工艺、设备参数等。

3.3 受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。

受控文件未经文件管理部门批准不得复制，文件封面一般加盖受控印章。

4．职责4.1 总经理负责批准发布质量环境管理手册和质量环境程序文件。

4.2 管理者代表负责审核质量环境管理手册及质量环境程序文件。

4.3研发部、品质部、客服部、设备部等部门负责组织编制电芯工艺、技术文件和各类作业指导书，并经管理者代表审核。

4.4 文控中心负责文件格式的审核、编制《受控文件目录清单》，并及时更新，负责各类体系文件的归口复制、发放、回收、销毁和归档管理。

4.5各部门负责人负责属本部门适用文件的签收和贯彻实施，编制本部门适用的《受控文件目录清单》。

5．程序5.1文件分类5.1.1质量环境管理手册；5.1.2质量环境程序文件；5.1.3作业指导书；5.1.4 技术文件：QC工程图、检验标准、工艺标准、BOM清单；5.1.5 管理规定、管理规范；5.1.6外来文件或资料（如国家或地方法律、法规和其它要求等）6.2 文件的编制与批准6.2.1文件应按其使用范围和性质，由其相应的管理者审批后生效。

审批人应就文件的充分性和适宜性进行评价，如文件的功能、便于使用、所需资源、方针和目标、与管理知识相关的当前和未来的要求、文件体系的水平纵向对比、公司与顾客、供方和它相关方的接口等等。

受控文件管理制度第一部分：总则为了规范和规范组织内文件管理工作，提高文件管理工作效率，保证文件的完整性、安全性、可靠性，制定本制度。

第二部分：适用范围本制度适用于组织内所有部门的文件管理工作。

第三部分：文件管理原则1. 文件管理应遵循便于查找、便于使用、便于保管、便于送交、便于销毁的原则。

2. 文件管理应遵循安全、完整、保密、可靠、便捷的原则。

3. 文件管理应遵循便于追溯、便于追踪、便于监控、便于管理的原则。

第四部分：文件管理责任1. 文件管理工作由文件管理部门负责组织协调，各部门负责具体实施。

2. 文件管理部门负责制定和完善文件管理制度，并对全体员工进行文件管理培训。

3. 各部门负责具体文件的起草、编制、审批和归档工作。

4. 各部门应当设置专门的文件管理岗位，负责文件的整理、保管、送交和销毁工作。

第五部分：文件的保存和归档1. 所有文件应当进行分类和编号，并保存到电子文档管理系统中。

2. 对于重要文件，应当进行备份，留存至少两个备份副本，并分别存放在不同地点。

3. 对于纸质文件，应当按照规定的分类和编号进行归档，同时建立档案室进行保管。

4. 归档的文件应当建立档案目录，方便查找和查询。

第六部分：文件的送交和借阅1. 文件的送交应当有明确的程序和规定，送交应当在文件登记簿上进行记录。

2. 文件的借阅应当有授权人员进行，借阅应当在文件登记簿上进行记录。

3. 对于涉及机密信息的文件，借阅应当经过审批，有严格的控制和监督。

第七部分：文件的销毁和处置1. 对于已过期的文件，应当按照规定的程序和要求进行销毁。

2. 文件销毁应当进行登记，并有专门的人员进行监督和执行。

3. 对于机密信息的文件，应当进行专门的处理并进行记录。

第八部分：文件管理的监督和考核1. 文件管理部门应当定期对各部门的文件管理工作进行检查和评估。

2. 各部门应当根据评估结果进行整改和改进，同时加强文件管理工作的培训和提高。

第九部分：附则本制度自发布之日起生效。

第一章总则第一条为了规范机械厂文件管理，确保文件的质量和安全性，提高工作效率，保障生产安全，根据国家有关法律法规，结合我厂实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我厂所有受控文件的管理，包括设计文件、工艺文件、操作规程、技术标准、合同、报告、资料等。

第三条文件管理应遵循以下原则：（一）集中管理原则：文件实行集中统一管理，明确责任，确保文件的真实性、完整性和有效性。

（二）分类管理原则：根据文件的性质、用途和重要性进行分类，实施分级管理。

（三）动态管理原则：根据生产、技术和管理需要，对文件进行动态调整。

（四）保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和知识产权的文件，实行保密管理。

第二章文件分类与分级第四条文件分类：（一）按性质分类：分为设计文件、工艺文件、操作规程、技术标准、合同、报告、资料等。

（二）按用途分类：分为生产文件、管理文件、技术文件、行政文件等。

第五条文件分级：（一）按重要性分类：分为一级文件、二级文件、三级文件。

（二）按密级分类：分为绝密、机密、秘密、内部资料。

第三章文件管理职责第六条文件管理部门负责文件的管理工作，其主要职责如下：（一）制定文件管理制度，组织实施；（二）建立健全文件档案；（三）负责文件的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作；（四）负责文件的保密工作；（五）负责文件的更新、修订和废止工作。

第七条各部门负责人对本部门文件管理负直接责任，其主要职责如下：（一）组织制定本部门文件管理制度；（二）对本部门文件进行分类、分级；（三）对本部门文件进行审核、审批；（四）对本部门文件进行借阅、归还管理；（五）对本部门文件进行保密管理。

第八条员工对文件管理负间接责任，其主要职责如下：（一）遵守文件管理制度；（二）正确使用文件；（三）妥善保管文件；（四）及时报告文件损坏、丢失等情况。

第四章文件管理流程第九条文件收集与整理：（一）各部门应将新产生的文件及时收集并整理；（二）文件管理部门对收集的文件进行分类、分级，并建立档案。

文件受控的规章制度怎么写第一章总则第一条为了规范文件管理，加强文件受控，保障文件的安全性、完整性和可追溯性，提高文件管理效率，制定本规章。

第二条本规章适用于所有单位和个人，包括机构内部、外部的文件管理。

第三条文件受控是指对文件的生成、审批、分发、使用、归档和销毁等过程进行监控和管理，确保文件的有效性和合规性。

第四条文件受控的目标是建立健全的文件管理制度，防止文件遗失、篡改和泄露，确保文件的可靠性和安全性。

第五条文件受控的原则是依法依规、科学管理、全面控制、持续改进。

第六条文件受控的方式包括文件分类、归档、检索、备份、跟踪、监控等。

第七条文件受控的责任主体是文件管理部门，其他部门和个人应当配合文件管理部门做好文件受控工作。

第八条文件受控的措施包括建立文件档案库、制定文件管理规程、设置文件权限、加强数据备份等。

第九条文件受控的监督机制是内部审查、外部审核、随机抽查、定期报告等。

第二章文件受控的具体措施第十条文件受控的制度建设包括以下内容：（一）建立文件分类标准，明确文件的种类和档案编号。

（二）制定文件管理办法，规范文件的生成、审批、签发、分发和使用流程。

（三）设置文件权限，明确文件的保密级别和查阅范围。

（四）建立文件归档制度，规范文件的存放、整理、检索和销毁程序。

（五）加强数据备份，确保文件的安全性和可恢复性。

（六）建立文件监控系统，实时监测文件的流转和使用情况。

第十一条文件受控的文件分类标准包括以下内容：（一）按照文件的形式划分为纸质文件和电子文件。

（二）按照文件的内容划分为内部文件和外部文件。

（三）依据文件的重要性划分为重要文件和一般文件。

（四）根据文件的分类划分为机密文件和非机密文件。

第十二条文件受控的文件管理办法包括以下内容：（一）文件的生成：制定文件管理规程，规范文件的起草、审批、签发和分发程序。

（二）文件的审批：设立文件审核人员，确保文件内容合规、真实、准确。

（三）文件的签发：明确文件签发人员，保证文件的权威性和有效性。

文件制度受控管理制度第一章总则第一条为规范和完善公司内部管理制度，提高公司管理水平和效率，保证公司的正常运转，特制定本制度。

第二条本制度所称“制度受控管理”是指公司依法设立、合法经营的基本要求，包括公司制度的建立、执行和监督等。

第三条公司所有制度必须符合国家法律法规、规章制度和公司有关规定的要求。

第四条公司全体员工必须遵守和执行公司的制度，不得违背制度规定进行行为，一经查实，将依据公司规定予以相应处理。

第五条公司制度的变更和修订，必须经公司正式程序审批。

第六条公司制度由公司管理部门负责制定和执行。

第七条公司制度受控管理制度由公司监事会执行监督。

第八条公司本着依法合规、诚实守信、互惠互利、与时俱进的原则，建设一个健康、和谐、发展的工作环境。

第二章制度制定与执行第九条公司制度的制定，应当遵循科学、合理、民主、公开、公平、公正的原则，保障公司所有员工权益。

第十条公司制度的执行，必须严格按照制度规定进行，不得存在违规行为。

第十一条公司制度执行人员必须熟悉并遵守公司的各项制度，确保公司的正常运转。

第十二条公司制度的执行人员，应当按照公司规定，及时报告和处理制度执行过程中的问题和困难。

第十三条公司制度的执行人员，不得利用职权谋取私利，一经发现，公司将予以处罚。

第十四条公司制度的执行人员，应当根据实际情况，及时调整和修改制度，以适应公司的发展需要。

第十五条公司制度的执行人员，应当认真落实公司上级的指示和要求，并按照规定履行职责。

第十六条公司制度的执行人员，应当保护公司的商业秘密，不得泄露给外部人员。

第三章监督与评价第十七条公司监督制度，主要由公司内部监察机构和公司监事会共同执行。

第十八条公司内部监察机构主要负责对公司内部各项制度的实施情况进行监督和检查。

第十九条公司监事会负责对公司内部和外部的监察和评价，对公司制度的执行情况进行定期检查。

第二十条公司监督制度，应当建立健全完善的监督机制，确保公司制度的执行和规范。