采购管理-控制矩阵

采购控制管理程序-2016-12

采购控制管理程序

1 目的

对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求。

2 适用范围

（1） 适用于对生产所需要的原材料采购、外协加工及供方提供服务的控制；

（2） 对供方进行选择、评价和控制。

3职责

3.1采购部

（1） 负责按本公司的要求组织对供方进行评价，编制《合格供方名录》，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立合格供方档案；

（2） 负责制定采购计划，执行采购作业。

（3） 负责制定《采购物资分类明细表》以指导采购和仓库备料

3.2品质部

负责对采购物资的进货验证，负责建立供货商的质量档案，并且参与供货商的评定工作。

3.3生产部

负责把批量生产物料需求计划的制订；批量生产项目物料的申购并把作业能力情况一起传递给采购部。

3.4研发部

负责采购物资技术标准的制订和样品的认可工作，制定采购物资分类明细表，提供采购产品的清单和技术要求、标准技术图纸及相关的资料、编制检验规程；参与合格供应商评定工作。

4定义

无

5工作程序

5.1采购物资分类

采购部负责制定《采购物资分类明细表》以指导采购和仓库备料，根据其对随后的实现过程及其输出的影响，将采购物资分为三类：

（1） 重要物资：构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资；

（2） 一般物资：构成最终产品的非关键部位的批量物资，它一般不影响最终产品的质量或者即使略有影响但可采取措施予以纠正的物资；

（3） 辅助物资：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如一般包装材料等。

5.2对供方的选择和评定

5.2.1供方的选择

（1） 采购人员应根据采购产品的名称、规格型号，调查了解该类产品的市场供应情况以及生产或销售该类产品的单位或组织，并结合研发部门提出的供方的选点意见，提出可以作为预选对象的供方名单，并填写《供方基本情况调查表》。

（2） 研发部和生产部（外包加工）在选择新供方时，在经过对其产品样品试用评价、设备、人员资格、质量保证能力评价合格后，提出《外购、外协物资合格供方评定申请表》，经项目主管或生产部经理审核采购控制管理程序-2016-12

1 材料采购的管理与控制

陆建德 许苟度 陆熙民

江苏恒基路桥总公司

材料采购管理是整个施工项目管理的重要组成部分，也是耗用资金最多的一个环节，同时也是目前建筑项目成本管理中容易失控的环节，也是参与人员损公利己易于产生腐败的环节。材料采购管理的优与劣关系到了整个项目成本管理的成与败，它已成为施工企业在整个施工项目管理中的重控领域。怎样做好材料采购管理，成为我们需要正视并急需解决的重要问题。

做好采购管理，我认为应从两个层面着手，一是从定位系统、操作等方面建立材料采购的具体流程与规定，并不断从这两方面持续改进，最终一定会收到良好的效果，二是从技术层面提高在质量控制上的执行能力。

俗话说“无规矩不成方圆”，采购工作如果无章可依，那么一方面会导致管理混乱，另一方面会成为滋生腐败的温床。规范采购行为就是要将采购工作的各个环节的操作程序化、正规化。采购工作具体包括采购计划、询价、合同签订、验收、结算这几个环节，那么我就围绕这几大环节逐一论述。

1、 采购计划

编制材料需求计划。材料的需求计划内一般由项目的技术人员负责编制，其主要依据是施工图纸和施工方案。编制好的材料需求计划是物资采购部门确定经济采购量和编制材料采购计划的主要依据，然后采购者依据采购计划进行采购，确定供应商等。

确定经济采购量。经济采购量就是项目一定期间材料存货相关总成本达到最低的一批采购数量。确定经济采购量的目的，就是使用与材料有关的订货成本、购买成本、储存成本和缺货成本总和达到最低。根据项目施工的一般情况，由于订货成本和储存成本相对较小，重点考虑购买成本和缺货成本之和的最小化，最终得出一定期间的经济采购量。当然在考虑材料耗用总量时，要在保证质量的前提下，尽量采用经济的级配取得更大的效益。

编制采购计划。采购计划的编制必依据材料的需求计划、经济采购量的分析结果以及将要选择的合同类型，并对采购过程进行如何管理进行阐述。根据项目施工需要，采购管理计划可以是正式的、详细的，也可以是非正式的、概括的，但必须要有，关键要确保其正确性、及时性和可执行性。

采购管理控制程序 编号：Q/HWM2C008

1 适用范围

本管理控制程序适用于本公司采购部管理工作，由办公室配合采购部共同编制。

2 目的

规范采购流程，保证正常生产运营，努力实现采购成本最低化。

3 工作职责

3.1 采购部经理

3.1.1 工作职责

负责分配好采购部各个采购人员的采购工作，对各个采购员的采购工作进行抽查和监督；协调好采购与生产之间的工作联系；组织指导所有供应商，每年定期组织公司有关部门对各个供应商进行评定；负责组织大宗物料供应商的招标工作；负责新供应商的开发工作。

3.1.2 工作权限

对部门下属的采购行为具有直接调查权；对部门下属的采购任务具有分配权；采购金额在2000元以下的原辅材料具有直接决定权。

3.2 采购员

负责按照物控部《申购单》的数量要求从合格供方名录中采购各类原辅材料。

3.3 品管部

负责编制采购物料的进货检验规定并进行进货检验和不定期的送检。 3.4 设计部

负责编制采购物料的材质要求、品质要求等技术参数。

4 工作流程

4.1申购物料

4.1.1 申购单位：物控部

4.1.2 申购流程

4.1.2.1 物控部收到生产订单后，根据生产图纸核对物料清单；

4.1.2.2 根据仓库库存信息表反馈的库存量及仓库实际库存量，填写《申购单》并下达给采购部；

4.1.2.3 申购物料时，需注意几个事项：①保证常规物料的安全库存量；②保证非常现物料的合理数量的申购；③要求仓库对物料采取“先进先出”的原则发料。

4.2 供应商管理

4.2.1 供应商开发

4.2.1.1 由采购部负责供应商开发主导工作；由企划部负责供应商样品确认工作；由品管部负责供应商样品品质检验评估工作；由以上部门及生产部对供应商完成调查评核。

4.2.1.2 当要求有新供应商开发任务，采购部每位采购员通过各种渠道必须积极联系并提供1~2家候选供应商，并分别填写《供应商基本资料表》递交给部门经理；

1.1原油采购业务控制矩阵

123456

1. 物资供应职责界定

1.1经营风险：制度不健全

或监控考核不力,导致违

纪违规问题发生。1.1物资装备部负责制定股份公司物资

供应管理规章制度，对各分（子）公

司物资采购供应实施监管。物资装备

部21.9.11

1.9.9

1.3经营风险：分散采购，

不能形成整体和批量采

购优势。

国内外采购割裂，导致

采购性能价格比不合理

。1.2物资装备部（国际事业公司）按照

总部集中采购物资目录，负责在全球

范围内搜寻资源，实施总部集中采购

。总部直接集中采购物资由物资装备

部（国际事业公司）实施采购。总部

组织集中采购由物资装备部（国际事

业公司）牵头组织优选确定供应商短

名单、采购价格及浮动幅度，与供应

商签订框架协议；分（子）公司采取

合同方式执行框架协议，国产物资由

分（子）公司实施采购操作，进口物

资由国际事业公司实施采购操作。物资装备

部（国际

事业公

司）

分（子）

公司2集中采购

目录

采购框架

协议或合

同1.9.9;

1.9.8;

2.9.2;

2.9.1;

1.9.1

1.4经营风险：未履行年度

供应协议，影响生产经

营。1.3总部直接集中采购物资，物资装备

部（国际事业公司）与分（子）公司

签订年度供应协议。物资装备部（国

际事业公司）供应各分公司上述物

资，以总部集中采购物资调拨单来履

行年度供应协议。物资装备

部（国际

事业公

司）

分（子）

公司3年度供应

协议

物资调拨

单1.9.9;

2.9.1

1.1经营风险：分散对外采

购，不能形成整体和批

量采购优势。1.4分（子）公司授权一个物资供应部

门对物资计划、供应商、价格、质量

、储备等实行归口管理，对未列入总

部集中采购物资目录的生产建设物资

实施集中采购，实行供应与管理结合

。分（子）公司自行采购物资原产地

在国外、且需动用外汇或价值50万美

元以上的，由国际事业公司实施采购

操作。【ERP】各分（子）公司相关部

门依据总部集中采购物资目录，正确

配臵工业标准描述字段。国际事业

公司

分（子）

公司2集中采购

目录

物资供应