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税务档案管理现状分析在当今社会，税务工作对于国家的财政收入和经济运行起着至关重要的作用，而税务档案管理作为税务工作的重要组成部分，其管理水平的高低直接影响着税务工作的效率和质量。
本文将对税务档案管理的现状进行分析，旨在揭示当前存在的问题，并提出相应的改进建议。
一、税务档案管理的重要性税务档案是税务机关在税收征管过程中形成的各种文件、凭证、报表等资料的集合，它记录了纳税人的纳税情况、税务机关的征管活动以及税收政策的执行情况。
税务档案具有重要的凭证价值、参考价值和历史价值。
首先，税务档案是税收征管的重要凭证。
它可以证明纳税人的纳税义务是否履行，税务机关的征管行为是否合法合规。
在税收争议和税务稽查中，税务档案是解决纠纷、查处违法行为的重要依据。
其次，税务档案为税收政策的制定和调整提供参考。
通过对历史税务档案的分析，可以了解税收政策的实施效果，发现存在的问题和不足，为制定更加科学合理的税收政策提供数据支持。
最后，税务档案具有历史价值。
它反映了一个时期的税收制度、经济发展状况和社会税收意识，对于研究税收历史和经济发展具有重要意义。
二、税务档案管理的现状（一）管理手段逐渐信息化随着信息技术的不断发展，税务档案管理的手段也在逐步实现信息化。
许多税务机关建立了电子税务档案管理系统，实现了档案的数字化存储和检索，提高了档案管理的效率和准确性。
（二）管理制度不断完善为了规范税务档案管理工作，国家和各级税务机关出台了一系列的管理制度和办法，对税务档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节进行了明确的规定，使得税务档案管理工作有章可循。
（三）人员素质有所提高税务机关越来越重视档案管理人员的素质培养，通过培训和引进专业人才，提高了档案管理人员的业务水平和综合素质。
然而，在取得一定成绩的同时，税务档案管理工作仍然存在一些问题。
三、税务档案管理存在的问题（一）重视程度不够部分税务机关对税务档案管理工作的重要性认识不足，将工作重点放在税收征管和纳税服务上，对档案管理工作投入的人力、物力和财力有限，导致档案管理工作相对滞后。
税收征管档案管理存在的问题及对策李亮迟勇税收征管档案是税务机关掌握纳税人涉税活动的主要凭证，同时又是征纳双方在涉税争议及诉讼中界定双方权利和责任的重要依据。
随着各级税务机关深入推进中办、国办《关于进一步深化税收征管改革的意见》落实，各项改革措施持续落地实施，在优化服务和强化监管的同时，对税收征管档案管理工作提出了新的更高要求。
税收征管档案作为记录改革历程和成效的载体，科学规范地管理税务档案，充分发挥档案的利用价值对各级税务机关有着十分重要的意义。
一、税务征管档案管理存在的问题（一）档案管理的体制机制不健全按照《中华人民共和国档案法》第九条规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
而纵观全省税务系统，由于对税收征管档案管理的重要性缺乏足够认识，多数税务机关未确定专门档案管理部门或管理人员，缺少系统、规范的税收档案管理体制和机制，税收档案分散保管在办公室、人事、税政、征管、法规、稽查等各业务部门，没有形成完整的税收档案管理体系，存在严重的流程、损毁和泄密风险。
（二）缺少专业性管理人才档案管理是一门独立学科，且具有专门的法律体系。
据不完全统计，全国有30多所高校，按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全。
目前虽没有机关、团体、企业事业单位档案室建设的国家标准，但参照国家档案局《档案馆建设标准》（2008），档案室的建设至少应符合防水、防潮、防火、防尘、防污染、防有害生物、防盗、承重和保温、隔热等基本要求。
税务机关档案室多以办公室改建为主，在承重、防尘、防污染、防有害生物等方面难以完全达标，不利于实物档案的长期保存。
（三）档案电子化水平低2021年新《档案法》的实施，明确了电子档案的法律地位，而随着现代信息技术手段在税收管理中的应用，税务机关征管档案也逐步由纸质档案向电子档案过渡。
省局电子档案管理系统的应用，为我省税务系统征管档案向电子档案发展奠定了基础。
建立高效的税务工作档案管理系统高效的税务工作档案管理系统的建立一、引言高效的税务工作档案管理系统是保障税务工作顺利进行的重要环节。
为了提高税务工作效率，降低管理成本，建立一套高效的税务工作档案管理系统必不可少。
本文将重点讨论如何建立高效的税务工作档案管理系统。
二、建立税务工作档案管理系统的必要性1. 保障税收数据的安全性和完整性。
税收数据是税务工作的核心，建立档案管理系统有助于保护税收数据的安全性，防止数据丢失或被篡改。
2. 提高税务工作的效率。
合理的档案管理系统能够使档案的检索和查阅更加高效，提高了税务工作的操作速度和效率。
3. 便于税务工作的监督和管理。
建立档案管理系统有助于税务工作的监督与管理，便于领导层对税务工作的了解和决策。
三、建立高效税务工作档案管理系统的关键要素1. 合理的档案分类和编目。
根据税务工作的特点和需要，制定完善的档案分类和编目规则，使档案的存放和检索更加方便快捷。
2. 规范的档案存储和归档流程。
建立档案存储和归档的规范流程，明确每个步骤的责任人和时间节点，确保档案的及时归档和存储。
3. 完善的档案检索和查阅机制。
建立档案检索和查阅的标准和机制，使档案的查阅过程更加高效和准确。
4. 安全可靠的档案存储设备和设施。
选择合适的存储设备和设施，保证档案的安全性和完整性，防止档案被损坏或遗失。
5. 健全的档案管理制度和规范。
制定完善的档案管理制度和规范，加强对档案管理人员的培训和监督，确保档案管理的规范化和规范化。
四、建立高效税务工作档案管理系统的步骤1. 制定档案分类和编目规则。
根据税务工作的特点和需要，制定档案分类和编目规则，明确档案的分类标准和编目要素。
2. 建立档案存储和归档流程。
制定档案存储和归档的规范流程，明确每个步骤的责任人和时间节点，确保档案的及时归档和存储。
3. 开展档案数字化处理。
对档案进行数字化处理，使档案可以电子化存储和管理，提高档案的可检索性和可利用性。
关于印发《税收征管档案管理办法（试行）》的通知各股、室、所、稽查局：为了进一步加强税收征管数据管理，规范税收征管工作，明确数据管理的职责，保证征管数据的真实和有效性，根据《中华人民共和国税收征收管理法》及其实施细则、《税务稽查工作规程》，结合我县征管工作实际，经县地税局、县档案局研究，制定了《税收征管档案管理办法（试行）》，现印发给你们，请认真遵照执行。
二〇〇八年九月二十二日税收征管档案管理办法（试行）第一章总则第一条为了进一步加强税收征管数据管理，规范税收征管工作，明确数据管理的职责，保证征管数据的真实和有效性，根据《中华人民共和国税收征收管理法》及其实施细则、《税务稽查工作规程》，结合我县征管工作实际，制定本办法。
第二条税收征管档案是指税务机关在税收征收管理活动中所形成的与税收征管有关的各种有利用和保存价值的文件、凭证、报表、帐册、文书、案卷、资料等不同形式或载体的历史记录，包括电子档案和纸质档案。
第三条征管档案的采集由各业务股（所）根据业务分工负责；税收征管档案采集内容：税收征管业务表、证、单、书目录所列的有关资料；采集方式为人工采集（纸质文件）和计算机采集。
第四条税收征管档案按分户和分项保管。
分户保管即以一户一档的方式保管，适用于：税务登记、申报、核税、减免税、退税、委托代征、发票、检查等资料的保管。
分项保管即根据录入人或录入微机日期的顺序，以发生量的大小按日、月、年的发生量装订成册进行保管。
适用于：欠税、延期申报、外出经营管理证明、注销登记等资料的保管。
第二章档案的归集与管理第五条各业务股（所）对已办理完毕的税收征管文书，必须在下年度的1季度内将上年度各类税收征管资料档案整理归档完毕。
第六条在整理装订税收征管资料档案时，应按案卷封面、卷内目录、卷内税务文书、备考表、封底顺序整理装订。
（一）案卷封面包括目录号、档案卷号、分册号、纳税人名称、保管期限、形成年度、形成单位。
在归档时应逐项按规定填写清楚。
第三节税收征管档案管理第三节税收征管档案管理税收征管档案，是指税务机关在税收征收管理活动中形成的与税收征管有关的各种有利用和保存价值的文件、凭证、报表、账册、文书、案卷、资料等不同形式或载体的历史记录。
一、税收征管档案种类税收征管档案的种类按照载体的不同，分为文字和计算机软盘、光盘等；按照纳税户经济类型的不同，分为企业纳税户征管档案和个体纳税户征管档案；按照纳税户情况的不同，可分为一般纳税人征管档案和小规模纳税人征管档案；按照征管的功能和用途不同，可分为税务登记、认定管理、纳税申报、票证管理、税务稽查、其他法律文书类等。
实际工作中最常见的分类是按照税收征管的征纳双方划分，分为纳税户征管档案和税务机关内部征管档案两大类。
（一）纳税人分户税收征管档案的构成1、企业纳税户征管档案的构成企业纳税户征管档案具体包括以下十种：①纳税申报表：有增值税纳税申报表、消费税纳税申报表、企业所得税纳税申报表。
②财务会计报表：有资产负债表（年报）、损益表（年报）、现金流量表（年报）③法律文书：指按照国家税务总局《关于印发全国统一税务文书式样的通知》（国税发［1993］109号）规定使用的27种法律文书。
④税务登记表。
⑤增值税一般纳税人申请认定表、年检表。
⑥发票领用存月报表、增值税发票使用明细表、增值税抵扣明细表。
⑦增值税一般纳税人期初存货已征税审定表。
⑧减免退税审批表。
⑨复议决定书。
⑩税务机关对企业做出的特殊规定及有关批复。
2、个体工商业户税收征管档案的构成个体工商户征管档案具体包括以下六种：①税务登记表。
②纳税申报表（“双定户”可不需纳税申报表，只需核定税款通知书，但如果其实际营业额超过税务机关核定营业额30％的，则应填报纳税申报表）。
③核定税款通知书。
④歇业申请审批表。
⑤法律文书：指按照国家税务总局［1993］109号文件规定使用的27种法律文书。
⑥税务机关对纳税户做出的特殊规定及有关批复。
（二）税务机关内部税收征管档案的构成税务机关内部税收征管档案具体包括下列若干种：（1）停业登记表。
数字经济对税收征管方式的挑战及对策研究1. 引言1.1 数字经济的快速发展数字经济的快速发展是当今世界经济发展的一个重要趋势。
随着互联网、大数据、人工智能等技术的广泛应用，数字经济正在深刻改变着各行各业的商业模式和生产方式。
在数字经济时代，信息化、网络化和智能化已经成为企业发展的重要标志，也成为国民经济发展的新动力。
数字经济的快速发展带来了诸多新机遇和挑战。
一方面，数字化技术的发展为企业创新和提高效率提供了新的可能性。
数字经济的发展也带来了一些新的问题，比如网络安全、数据隐私、数字鸿沟等。
在数字经济时代，许多传统行业正面临着重大转型的压力。
数字经济不仅改变了企业的生产方式和商业模式，也对税收征管方式提出了新的挑战。
税收征管机构面临着数字化技术快速变革带来的数据管理、信息披露和风险防范等方面的挑战。
只有适应数字经济的发展要求，灵活应对税收征管方式的挑战，才能更好地维护税收征管的效率和公平性。
1.2 税收征管方式的挑战数字经济的快速发展带来了许多挑战，其中之一便是对税收征管方式的挑战。
随着数字经济的蓬勃发展，新兴的商业模式和跨境交易的增加，传统的税收征管方式已经面临较大的压力和挑战。
数字经济的特点包括跨境性、无形性、高速性和网络性等，这些特点为税收征管带来了诸多困难。
数字经济的跨境性使得征税难度增加。
跨境电商、互联网广告等业务的主体在国际间频繁变动，税收征管难以跟踪和监测。
数字经济的无形性导致了征税难度增加。
很多数字产品和服务的价值并非通过实物流通，而是通过数据传递和虚拟流通，税收征管部门难以准确定义和征收。
数字经济的高速性和网络性也给税收征管带来了新的挑战，传统的税收征管方式已经无法适应数字经济的快速变化和复杂网络结构。
数字经济对税收征管方式的挑战是一个亟待解决的问题，需要税收征管部门加强技术应用和数据共享，制定相关政策和法规来应对这些挑战。
只有在持续创新并与时俱进的基础上，才能更好地适应数字经济发展的需要，确保税收征管的有效性和公平性。
大胆创新，深化再造，实现税务档案电子化管理档案的保管和利用是档案的两大基本职能。
如何更好地加以保管，更好地挖掘利用，成为税收档案工作研究的重要课题。
淮安市国税系统实施流程再造后，流程化运转模式，信息化传输机制使得档案工作面临的环境和条件发生了巨大的变化。
面对新形势，洪泽县局大胆创新，锐意进取，积极创新档案管理模式，实施电子化管理，大幅度提升了管理效能，为税收信息的进一步加工利用奠定了基础。
一、正视困难，客观分析税收业务档案管理现状综观目前税收业务档案管理领域，信息化应用存在大量空白和浅层次的问题。
目前，税务系统中税收业务档案则依然实行按户归集、手工管理的办法，妨碍了信息的及时共享，不便于加工利用，成为制约信息化进一步拓展应用空间和深度的瓶颈。
（一）税收业务档案管理主要存在的问题1、档案管理完全依靠手工，效率难以提高。
习惯上我们从开业登记开始，到税种认定、申报、发票购领直至注销，所有涉及的资料完全按户归集存档。
全部依靠手工操作，而且要逐月进行，年度整理装订，耗费较多人力，工作量较大。
计算机主要被用来编制档案目录、打印卷脊，在档案的整理、运转、共享利用上没有引入信息化。
2、档案检索定位困难，查找不方便。
档案按照编号进行存放，查找时必须先查阅目录，再按照目录所示的卷号在档案室中进行检索，十分不便。
同时由于按户归集，缺少一个按照事件类别进行归档的办法，导致只能反映出每户的情况，对整体情况无法全面掌握。
3、档案收集归档繁琐。
由于全部依托纸质资料，而且同一户资料要在不同分局、科室之间进行流转，造成涂改、短缺、丢失现象十分普遍，归集过程被复杂化。
不但需要花费大量的人力物力，而且难以保证档案的完整性和真实性。
4、档案增值利用不够。
实际工作中，查阅纳税档案的人少之又少，除在检查或者核日常征管中用到以外，最大的用途就是迎接上级考核，最可能的重要作用就是应对纳税人提起的听政、行政复议或者诉讼。
大量的数据沉淀在档案资料中，档案价值极度降低，没有得到有效利用。
税务档案管理制度建设方案税务档案是税务工作的重要记录和凭证，对于税务管理、监督和决策具有重要意义。
为了加强税务档案管理，提高档案管理的规范化、科学化水平，特制定本税务档案管理制度建设方案。
一、税务档案管理的目标和原则（一）目标1、确保税务档案的完整性、准确性和安全性，为税务工作提供可靠的信息支持。
2、提高税务档案的利用效率，方便税务人员查阅和使用档案。
3、符合相关法律法规和税务部门的要求，规范档案管理流程。
（二）原则1、依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和税务部门的规定。
2、集中统一原则：税务档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责。
3、分类管理原则：按照税务业务的不同类型和特点，对档案进行分类整理和保管。
4、真实性原则：保证档案内容的真实、可靠，不得篡改、伪造档案。
二、税务档案的分类和范围（一）分类1、税收征管档案：包括纳税人的税务登记、纳税申报、税款征收、税务检查等方面的档案。
2、税收政策法规档案：有关税收政策、法规、规章及解释性文件的档案。
3、税务行政管理档案：税务机关内部行政管理方面的文件、资料等档案。
（二）范围1、纸质档案：各类税务文件、报表、凭证、合同等纸质材料。
2、电子档案：通过电子设备生成、存储和传输的税务数据和文件。
三、税务档案的收集和整理（一）收集1、各税务部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时收集。
2、收集的档案应包括税务工作中产生的各种原始文件和资料。
（二）整理1、按照分类标准对收集的档案进行分类整理，编制档案目录。
2、对整理好的档案进行装订或装盒，确保档案的整齐有序。
四、税务档案的存储和保管（一）存储设施1、设立专门的档案库房，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。
2、配置合适的档案柜、架，便于档案的存放和查阅。
（二）保管要求1、严格限制非档案管理人员进入档案库房。
2、定期对档案进行检查，发现问题及时处理。
五、税务档案的利用和查阅（一）利用流程1、税务人员因工作需要查阅档案时，应填写查阅申请表。
税务档案管理办法税务档案管理办法第一章：总则第一条：为了规范税务档案的管理，保护纳税人的合法权益，根据《税收征管法》等相关法律法规，制定本办法。
第二条：税务档案是指纳税人资料、纳税申报资料、税务审计资料等与税收征管相关的文件、资料的集合。
第三条：税务档案管理应坚持便民、高效、规范的原则，确保档案的真实、准确、完整。
第四条：税务档案管理部门负责税务档案的收集、整理、存储、利用、销毁等工作。
第二章：档案的分类和归档第五条：税务档案应按照档案分类规则进行分类，确保分类的科学性和规范性。
第六条：税务档案主要分为以下几个类别：（一）纳税人基本资料档案；（二）纳税申报资料档案；（三）税务审计资料档案；（四）税务稽查资料档案；（五）税务执法资料档案；（六）税务行政复议资料档案；（七）税务行政处罚资料档案；（八）税务行政听证资料档案。
第三章：档案的收集和整理第七条：税务档案的收集应及时、完整，确保信息的完整性和准确性。
第八条：收集档案应采取电子化管理，确保档案的安全性和可检索性。
第九条：档案整理要求按照时间顺序排列，确保档案的连续性和便于查阅。
第四章：档案的存储和利用第十条：档案存储应采用安全、稳定的电子存储方式，防止丢失和损毁。
第十一条：档案利用应符合法律法规的规定，确保信息的保密性和及时性。
第五章：档案的销毁第十二条：档案的销毁应按照法律法规的规定进行，确保信息的安全和合规性。
第十三条：档案销毁应编制相应的销毁清单，确保记录的准确性和完整性。
第六章：附件附件1：纳税人基本资料登记表附件3：税务审计资料收集表法律名词及注释：1、税收征管法：是指中华人民共和国税收征管方面的法律法规的统称，包括《中华人民共和国税收征管法》等相关法律法规。
一、我国税收征管信息化的现状2015年国家税务总局根据《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》（国发〔2015〕40号）印发了《“互联网+税务”行动计划》，顺应了互联网发展趋势，满足了纳税人和税收管理对互联网应用的需求，推动了税收现代化建设。
在《行动计划》的引领下各地进行了积极探索，在创新方法、科技成果、纳税人遵从度等方面取得了一系列成效：（一）各地“互联网+税务”创新方法有良好成效1、河北省“1+2+N”联动机制，提高征管质效。
“1+2+N”联动机制指的是“一个联合办税前台，国地税两个合作主体，多个综合治税成员单位”。
“1+2+N”联动机制利用互联网技术实现大数据的整合，有利于优化资源配置、统筹税收业务信息。
同时对大数据的分析结果可以应用到税务管理决策当中，提高决策管理的准确性和针对性，以调高税务机关征管质量和效率。
2、甘肃省税务局“套餐式”服务，压缩办税时间。
“套餐式”服务指的是新办纳税人法定义务事项一并办理，建立集中处理涉税事项的服务模式。
以“陇税通”app为媒介，新办纳税人可完成注册电子税务局账号、电子税务局实名注册等9项涉税事件并且可以实时追踪完成进度，增值税税控系统专用设备初始发行、发票领用2项在办税服务厅办理。
“套餐式”服务减少了纳税人在办税时的等候，避免了繁琐的办税流程，同时提高了税务局的工作效率，极大压缩了办税时间。
3、江苏省建立发票区域配送中心免费运送发票，降低交易成本。
免费运送发票指的是纳税人在国税办税网上或手机app上申领到发票，国税部门通过快递免费把发票送上门。
建立发票区域配送中心使纳税人到税务窗口排队申领发票成为历史，这个模式使办理涉税事务更加便捷。
纳税人将减少办税领票的往返次数，降低了纳税人的交易成本。
（二）相关企业积极参与，科技成果显著。
表1典型企业在税收征管过程中的经验做法管理服务方面公司航天金穗电子有限公司科技成果增值税发票管理新系统说明企业可通过此系统，开具增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票。
税收征管电子档案【税收征管资料档案电子化管理的探索】税收档案是税收征收管理过程中形成的以纸张为载体的文字、图形材料，是征、纳双方依法办税的法律文书，其记载着最原始的税收征管信息，可以作为追溯的凭证。
征管资料的保管、存放、流转及有效应用一直是税收征管工作中的一个难点。
传统的征管资料档案管理，耗费了大量的人力物力，但却不能收到与之相对应的成效。
但是，多年来传统的档案管理一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，致使目前征管资料的管理中存在着收集标准不统一、内容不齐全、受人为因素控制、查阅不方便、保管条件差等问题，保管、查找、使用要专人，十分不便，利用率低，不适应信息时代发展的要求。
单纯使用传统纸质征管档案收集方式，不能满足现今行政效能建设和信息化时代的需要，制约了税收管理水平的进一步提高，影响税收事业的健康发展。
对此，我们认为结合总局提出的“一户式”档案管理要求，实现税收征管资料的档案电子化管理是税收规范化管理的重要实践探索。
一、实现税收征管档案电子化管理的可行性税收征管资料是形成于税收征纳活动的第一手材料，它反映了纳税人生产经营的重要信息和税务机关税收征管工作的基本过程。
要减轻档案管理的压力，尽量避免查询成千上万的纸质文档存档和频繁传递纸质文档使广大税务人员从这种繁琐的事务性工作种解脱出来，把更多的时间和精力投入到税收征管巡查巡访中去，可以考虑采用影像信息技术对大量的纸张文档进行现代化管理。
将征管资料档案电子化管理纳入重要的内容，最大限度地利用信息科技手段提高征管资料的利用效率，通过推行征管资料电子化，实现信息资源共享，实现同城通办，方便纳税人，提高工作效率。
(一)取材容易，采录便捷。
对于税收征管档案电子化管理来说，需要的是将纸质资料转换成电子数据，目前日常税收征管中有许多资料已经是在计算机中操作，如Word文档和excel表格可以直接使用，其它纸质资料可通过扫描仪扫描进入计算机，只需要设计出实用的税务征管资料档案管理软件将它们组合、分类、存储起来，再配以适当的查询应用系统便可顺利运行。
(二)投资不大，技术不难。
税收征管资料档案电子化管理的难点是软件的编写，虽然一般单位缺乏熟练的程序员，但通过“借脑”的办法，结合本身税收征管档案工作的要求，借助外部技术先进人员的力量，在现有各县级局组建的局域网服务器升级为大容量服务器的基础上，加上高清晰数字成像扫描技术、条码识别技术和图像文本转化技术的应用，可以成功地解决了这个难题。
(三)容易普及，实用性强。
软件的前台应用要十分简洁，通俗易懂，先用扫描仪将纸质资料的扫描进机保存，再用档案管理软件将已保存的电子资料进行整理归档，然后便可按使用者的需求检索资料，使用方法十分简单，同时，网络版的征管档案管理软件，通过授权可以实现系统内网中的任何一台计算机都可以方便地检索和查阅征管档案资料，而不论你是在县局、基层税务所还是在市局，实现真正的资源共享，根本不需要再到指定的档案室去，十分实用而又容易普及。
其中工作量最大的是初期资料的扫描录入，但使用高速扫描仪可解决这一问题。
二、实现征管资料档案电子化管理的优点（一）提高效率，节省成本。
一是通过使用高速文档扫描仪，将纸质的地税档案转化为电子影像文档，实现无纸化办公，提高文档调阅速度。
二是影像系统投入使用后，各县市局、直属机构的业务人员不再需要调阅纸质档案，可更加方便、快捷、准确地实现本单位所有涉及征管资料的网上查询，大大提高档案利用效率。
三是有助于档案专业化、规范化管理，最大程度避免以往由于纸质文件存放不当导致的信息丢失。
四是信息单点采集并高度共享，避免资料重复。
采用条码识别或 OCR技术使影像文档同征管业务相关联。
实施影像系统的经济目标主要是降低成本，提高成本收益率，这表现在：可实现纸质档案的集中存储，全县（市）建一个存储中心，纸质征管档案用抽真空的方式压缩存放，节省存储空间，降低纸质档案管理的成本。
(二)标准统一，要求规范。
将征管资料档案的范围、分类、收集、立卷、归档、使用等要求以软件的形式编制在税收征管档案电子管理系统中，不按规定流程整理便无法归档，从而使征管资料档案化管理标准统一，要求规范。
解决了目前纸质征管档案资料管理中的标准不统一、内容不齐全，整理质量不高，整理的规格不统一等问题。
也符合国家档案达标规范化管理的纸质档案与电子档案并行的标准化要求。
(三)即时采集，随时归档。
实行电子档案管理可以在纳税人涉税事宜办结后立即扫描录入计算机，解决了有些单位平时不注意征管资料的收集整理，造成资料散失遗漏的问题。
同时，电子档案不需要装订，因此可随时编号归档，解决了纸质资料平时无法归档，必须等到年底才能整理归档的问题，保证了征管档案的归档率、采集正确率、完整率和与实际情况的相符性。
如纳税人的证件、房产、土地、车船等在一定时期内相对不变的证件可以一次性地复印审核后扫描到档案计算机中进行保管，有了变动后及时地申请变更信息，确保了征（免）税依据数据的真实和准确性，减少人为录入征管系统中的错误发生机率和多头采集同一指标的数据不一致现象。
(四)易于管理，查阅方便。
电子档案是以电子数据的形式存储纸质档案资料，几百甚至几千本纸质资料用一张光盘便可轻而易举地容纳下，而无需固定的库房、档案架、防霉防虫等设施，节约了人力和财力，管理起来十分方便。
联机后凡是在经过授权的计算机上，都可以方便、快捷地查阅自己想要的各类征管资料，彻底改变了以前一些单位档案资料“拿出来一大摊，翻起来一大片，查起来很犯难”现象，提升了税务机关的征管基础管理水平，解决了多年来一直处于封闭式的传统档案管理局面，提高了征管资料档案利用价值。
(五)监控前移，方便考核。
由于采用的彩色高清晰度扫描，纳税人的签名、章印、审核人意见、文书中的法律条款等，每一个细节你都看得清清楚楚，在计算机中审核涉税资料，可以方便地找出哪些申报表未审核签字，哪些报表审核不认真，哪些税务登记表填写不全等，将纳税监控工作前移到受理录入环节，有效地提高了各项基础征管工作的质量。
同时为内部考评提供了新的途径和依据，想查基层征管书面资料情况直接在计算机上就可实现，无需再到基层税务所实地检查和翻阅实物档案资料。
三、征管资料档案电子化管理系统的特点(一)“一户式”与“分类式”相结合。
对于档案来说，不论是“一户式”管理还是“分类式”管理，其原始资料本身都是一致的，不一致的只是排列组合的方法不同而已。
纸质资料一旦按某种分类方法归档装订后，就很难再改变，而运用数据编程技术却可任意地对电子档案进行排序、组合和检索。
目前使用的电子档案管理系统，就是充分利用此项技术，按照总局“一户式”管理要求及以往“分类式”管理的特点，编写出相应的档案软件，轻而易举地实现“一户式”与“分类式”档案管理模式的结合。
(二)项目内容与省局征管信息系统相结合。
软件设置内容应该以四川省地税征管信息系统中各模块功能项目为基础，结合工作实际，将一户纳税人的各类涉税资料在电子档案管理系统中也分为税务登记、税源管理、文书管理、发票管理、申报征收、评估稽核、保全强制、行政处罚等类别划分目录，与四川省地税系统征管软件模块一一对应，易于相互进行资料比对，查找不足。
同时进入档案电子管理系统的使用人代码、密码以及纳税人计算机代码等都取数于征管信息系统。
确保每一名税务干部在系统中只有一个身份，一个纳税人在计算机中只有一个识别号。
弥补了税收征管信息系统的部分不足：省局的征管信息系统记录反映的是征管情况的一系列数据，而这些数据所对应的原始纸质资料的真实性却无法反映。
例如：如果人为想提高申报率，将某户未申报的企业录入零申报，通过征管信息系统是无从查证的，但通过档案电子管理系统，查看该单位有无零申报表，损益表中有无销售收入等相关资料，一查便知道零申报是否属实。
概括为两句话“想查征管数据用省局的征管信息系统，想查征管信息系统中数据所对应的原始书面资料用档案电子管理系统”，真正实现了互补作用，为征管信息化建设铺平了道路。
(三)档案资料格式与税务文书规定相结合。
进入系统的文书档案格式是严格按照总局的57种执法文书格式和省局规范化《表、证、单、书》中的资料的式样进行，确保整体文书资料的规范统一。
(四)档案质量与档案规范化管理相结合。
借用国家档案规范化管理的标准实施征管资料档案规范化管理，每一件事都确保做在档案中看到：事前有目标，事中有记录，事后有考核评价，电子档案与纸质档案一一对应。
(五)纸质资料与电子目录相结合。
在档案电子管理系统中查询出的资料，如果想进一步查看实际的纸质资料，可通过电子档案目录后面的档案类目号，直接查找书面档案即可。
解决了在纸质档案登记目录中花半天出找不到想要的资料的问题，提高了档案服务于征管的价值。
四、征管资料档案电子化管理的关键问题(一)数据录入前的资料审核必须加强。
资料整理是档案电子化工作中的一个基础环节，准备不充分会造成数据录入内容与名称不对应或资料残缺不全等现象。
这要求在档案录入或扫描前，必须加强审核，对错误或模糊不清的书面档案资料（如未签字的申报表、填写不全的税务登记表等）必须及时改正后才能扫描进入计算机。
(二)录入过程中应注意按顺序操作。
税收档案在向电子化管理方向推进的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，分清轻重缓急，将那些利用价值较高的档案进行优先加工整理，循序渐进录入数据，可以取得“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
(三)应注意录入后的电子资料保管。
电子档案资料虽然不怕虫蛀、霉烂，但也有其自己的缺点，其是存储在计算机中的一系列数据，一旦发生中毒、计算机硬盘损坏等，将会造成数据的丢失，因此要加强对已录入电子征管档案系统的数据的保存和备份，在加强对计算机安全管理的同时，可定期对数据进行备份，确保数据不丢失；还要加强数据的保密处理，根据纳税人涉税信息保密制度为纳税人保密，在查询系统中设置查询人的权限、设置电子文档为只读格式和安装防火墙防止人为破坏数据库。
(四)应加强对档案资料的利用。
档案管理的一个重要目的就是要使档案能为征管所用，而电子化就是为了提高档案的利用率，更好地服务于征管，强化征管基础建设工作，因此要加强对电子档案系统的宣传，让人人都了解并会查询档案，以实现档案电子化的真正目的。
从先进省市的税收征管资料档案电子化应用的实践证明，将“一户式”管理和征管资料的科学归档作了有机的融合，并借助现代化手段，对于税务档案的分类和利用必将开创一个崭新的未来，为提升税收征管质量和效率必将带来更大的经济效益。
