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⽤友财务软件教程（快速⼊门）⽤友财务软件⾃学教程案例设计⽬录前⾔ (1)第⼀章基础资料部分 (2)第⼀节账务处理及学习流程 (2)第⼆节基础资料设计 (6)第⼆章业务案例设计及账务处理 (18)第⼀节资⾦管理系统部分 (18)第⼆节固定资产部分 (21)第三节采购计划部分 (22)第四节采购管理系统部分 (24)第五节应付款管理系统部分 (27)第六节库存管理系统部分 (31)第七节销售管理系统部分 (38)第⼋节应收款管理系统部分 (39)第九节存货核算系统部分 (42)第⼗节⼯资核算系统部分 (46)第⼗⼀节成本管理系统部分 (50)第⼗⼆节总账系统部分 (59)第三章UFO报表系统与报表编制 (65)后记 (70)前⾔本⼈最初了解⽤友软件是⽤友UFO8.11版，那是⼀套半破解的版本，正式使⽤是在本⼈新进⼀个公司开始的。
由于个⼈兴趣，本⼈⼀直想很好的了解和掌握整套软件的操作使⽤情况，为此，本⼈寻遍了本地的各⼤⼩书店，除了找到⼀本专门介绍总账系统使⽤的资料外，关于其他各个模块功能使⽤的书⼀直未见到，即使偶然看到也是粗略概括，没有实⽤价值。
虽然公司有配套资料，但都是最基本的操作，⼀通百通，对这些只要稍作上机练习或同事指点就明⽩了，对深⼊的了解其功能没有太多的帮助！最终，本⼈是靠⾃⼰设置业务题型，独⾃琢磨研究，现在才有了些粗浅的⼼得，当然，对整个⽤友的账务处理了还是有了⼀定的了解。
为了全⾯了解和掌握财务软件的使⽤功能及实操情况，本⼈特采⽤⽤友软件（UFO8.21版）为⼯具软件，⾃⾏设计各系统相关的案例题⽬，以达到⾃学之⽬的。
本案例的所有数据设计原则为：⼀、案例题⽬设计不能过于简单，要能充分涉及到⽤友软件的各个功能，这也是本案例教程设计⽬的之所在；⼆、案例中所设计的各项业务性题⽬不能过于复杂，虽然实际中的业务可能较复杂，但考虑到本案例是为学习⽽设计，太过复杂的业务题型会在学习中降低效率，既不利于学习，也不是本⼈设计本案例的⾸要⽬的，更可能，导⾄学习者降低学习兴趣及⾃信⼼。
用友软件总账的操作手册用友软件总账的操作及日常处置：【总账】的所有工作均是以“凭证”为核心，它要紧包括总账的基础设置（期初余额、选项）、日常业务处置（凭证处置、出纳治理、查账）、期末业务处置（转账、结账）等业务。
一、总账基础设置一、【总账】的启用【总账】的启用有两种方式，一是在账套成立完毕时，系统提示“XXX账套成立成功，您能够此刻进行系统启用设置，或以后从【企业门户】-【基础信息】进入【系统启用】功能，是不是进行系统启用设置”提示。
选择“是”进入系统启用设置界面；另一种方式是在那个地址选择“否”，以后进入“【企业门户】-【基础信息】-【大体信息】”进行设置。
【系统启用】的界面，单击【系统编码】前的复选框，然后选择系统的启历时刻即可启用对应的系统。
二、【总账】期初余额的录入【总账】启用后，即可进入【总账】进行相关的操作，在利用【总账】前，必需将启用【总账】月份月初所有会计科目的累计借方发生额、累计贷方发生额和期初余额录入【总账】系统，那个操作进程如下所示：点击【总账】-【设置】-【期初余额】即可进入期初余额的录入界面，需要进行录入的是累计借方、累计贷方和期初余额，年初余额由系统自动计算。
录期初时有三种颜色的输入区域，其中白色部份是能够直接录入的，只要双击鼠标左键然后将相应的数据录入即可。
灰色部份不用手工直接录入，在输入相关的数据后，系统会自动依照输入的数据计算出来，比如年初余额。
另外，具有下级科目的会计科目，只需将其下级科目余额录入完毕后，系统自动汇共计算出。
比如，在手工录入完毕【短时间投资】科目下面的股票、债券、基金、其他的余额后，【短时间投资】的余额由系统自动依照股票、债券、基金、其他的余额汇总填上。
黄色部份是指该科目是带有辅助核算的科目，关于这种类型的科目需要同时录入其辅助期初内容，【应收单据】。
双击黄色部份进入辅助期初余额录入界面：点击【增加】按钮，系统会在表体上增加一行。
以【应收单据】为例，每一笔期初应收单据需要录入相应的客户，业务员，借贷方向，累计借贷方发生额和金额信息。
用友财务软件操作流程手册系统管理一增加操作员1、系统管理→系统→注册→输入用户名admin→无密码→确定2、单击权限→操作员→点增加→输入编号、姓名、口令→点增加二、建新账套1、系统管理→系统→注册→输入用户名admin→无密码→确定2 单击帐套→建立→输入帐套号、帐套名称、→设置会计期间→下一步→输入单位名称→下一步→选择企业类型工业类型比商业类型多产成品入库单,和材料出库单→行业性质→选择帐套主管→在“行业性质预置科目”前面打钩则系统将预置所选行业会计科目否则不予预置→下一步→如需分类在项目前面方框内打钩→下一步→完成三、分配权限1、系统管理→系统→注册→输入用户名admin→无密码→确定2、赋权限的操作顺序：A 受限,明细权限设置权限”-→“权限”菜单→首先选择所需的账套→选操作员→点增加B 帐套主管权限设置选择所需帐套→再选操作员→在帐套主管前面直接打钩四、修改账套1、以“账套主管不是admin”身份进入“系统管理”模块进入系统服务→系统管理→注册2、单击帐套→修改五．备份打开系统管理→系统→注册 admin →帐套→备份→选择存放路径六．恢复系统管理→系统→注册→admin →帐套→恢复选择本分文件的路径 ,lst为后缀名的文件总帐系统初始化一、启用及参数设置二、设置“系统初始化”下的各项内容其中：最后设置会计科目和录入期初余额,其余各项从上向下依次设置1 会计科目设置1、指定科目系统初始化→会计科目→编辑菜单栏中的→指定科目现金总帐科目把现金选进以选科目银行总帐科目把银行存款选进已选科目2加会计科目科目复制会计科目→增加→输入科目编码按照编码原则如果该科目如需按客户进行核算,应在辅助核算中将客户往来选中如应收帐款该科目如需按部门进行考核,应将辅助核算中部门核算选中如管理费用需设置辅助核算的科目有应收帐款客户往来应付帐款供应商往来预收帐款客户往来 3、修改/删除会计科目双击需要修改的科目然后点击修改4、增加已使用会计科目的下级科目出现提示点击是然后下一步依次录入系统初始化中的凭证类别结算方式部门档案职员档案客户类别如没有设置客户分类则不需要次操作客户档案供应商类别如没有设置客户分类则不需要次操作供应商档案最后录入期初余额录入期初余额1、调整余额方向选中后单击方向借代转换2、录入期初余额1 只有一级科目末级科目白色区域的余额直接录入2 有期初余额由下级科目余额累加得出非末级科目黄色区域不用录入,由下级科目直接累加得出3 有辅助核算的科目蓝色区域双击进入,按明细逐条录入有外币核算的科目要先录入人民币值,再录入外币值3、检查：试算平衡、对账日常业务处理正向财务操作流程填制凭证填制凭证要用末级科目,有辅助核算的科目必须录入辅助项按“空格”键可改变已录金额的借贷方向按“=”键可取借贷方金额的差额在填制凭证时发现基础档案还有尚未设置的如部门、职员、客户、供应商等,可在参照选择的界面处点“编辑”按钮,即可进入档案录入画面进行补充↓审核不能用制单人来审核点击系统→重新注册换操作员进入系统审核凭证选择需审核凭证 -- 确定--审核凭证中的审核下拉菜单中成批审核凭证进行审核如无需审核过程; 总帐------设置-------选项--------凭证------√未审核凭证允许记帐记账↓记账→全选→下一步→下一步→记账→确定月末结转↓期间损益定义点放大镜——输入本年利润代码------确定点击自动结转→⊙期间损益结转→全选→确定生成结转凭证→保存凭证务忘对自动生成的结转凭证进行审核和记账报表生成进入ufo报表系统点击文件→打开→选择相应的报表打开→数据→关键字→录入关键字输入相应的单位日期→确定后出现是否重算当前表页对话框选择是出下一个月的报表时点击文件→打开→选择相应的报表打开上一个月报表→编辑→追加→表页→数据→关键字→录入关键字输入相应的单位日期→确定后出现是否重算当前表页对话框选择是↓月末结帐月末结帐打印凭证总账→凭证→打印凭证→设置中→纸张大小24201150→预览成凭证大小即可打印反向财务操作流程取消结帐进入期末→月末结帐→按 ctrl + shift + F6 →输入登录密码→点击确定取消记账1.进入期末→对帐→按 ctrl + H →出现恢复记账前状态激活→点击退出2.总账→凭证→恢复记帐前状态→恢复到月初状态→确定取消审核步骤同审核凭证进入凭证后选择取消或者成批取消审核凭证选择需审核凭证→确定→审核凭证中的审核下拉菜单中成批审核凭证修改凭证进入凭证可以直接在凭证上修改删除凭证进入要删除的凭证→点击制单→作废与恢复→在点击制单→整理凭证→选择本张凭证所在的月份→在删除下双击出现Y或者点击全选→出现是否整理凭证选择是。
用友ERP-U-总账系统核算与管理(1)用友ERP-U-总账系统核算与管理作为企业内部管理的重要工具，财务管理一直是各大企业关注的焦点。
而作为财务管理的核心，总账管理更是重中之重。
随着信息技术的不断发展和成熟，越来越多的企业开始使用用友ERP-U-总账系统来实现财务核算与管理。
一、总账系统简介总账系统是一个财务管理工具，用于记录企业在一段时间内的所有财务交易。
总账系统的主要功能包括账务处理、账务查询、账务统计和账务分析等。
总账系统是企业内部管理的中枢，能够对企业的财务活动进行跟踪、监管和管理，有利于企业资金的合理调度，提高企业的经济效益。
二、用友ERP-U-总账系统的特点1、智能核算用友ERP-U-总账系统拥有多种智能核算机制，包括自动判断账户、自动生成凭证以及自动计算折旧等功能。
这些机制不仅可以缩短财务处理时间，降低人为操作产生的错误率，而且可以提高工作效率，为企业的财务核算提供贡献。
2、多级审核为了加强企业内部财务管理的监管，用友ERP-U-总账系统提供了多级审核机制。
在账务流转过程中，总账系统会自动对数据进行审核，判断数据的真实性和合理性。
例如发票号码是否重复、日期是否符合规定、金额是否正确等，能够有效地避免人为错误导致的波动。
3、个性化管理用友ERP-U-总账系统能够实现个性化管理，能够按照企业需要设置相关的管理权限、账户权限和数据权限等。
这样能够实现不同人员的权限分离，有效地避免造成企业内部财务管理混乱。
4、集成化操作总账系统可以与其他财务管理模块互相结合，如银行存款、应付账款、应收账款、货币资金等。
在财务管理数据上，可以直接查询相关的账户，更加方便快捷。
三、总结总的来说，采用用友ERP-U-总账系统管理进行财务核算是现代企业不断提高管理效率的必经之路。
总账系统不仅能够减少人力成本、提高工作效率，而且能够实现准确的财务数据处理。
此外，总账系统具有智能化、多级审核、个性化管理和集成化操作等特点也极大地方便了企业的管理。
用友财务软件系统管理操作流程详解用友财务软件系统管理操作流程详解你知道用友财务软件系统管理如何操作吗?你对用友财务软件系统管理操作流程了解吗?下面是yjbys店铺为大家带来的用友财务软件系统管理操作流程的知识，欢迎阅读。
一、以系统管理员身份登陆系统管理【登陆步骤】1、点击电脑桌面上“系统管理”图标，运行系统管理模块。
2、点击【系统】菜单下的【注册】。
3、您在“操作员”处输入“Admin”，即可以系统管理员的身份注册进入系统管理。
【操作功能】1、设置操作员点击【权限】→操作员→增加→输入编码、姓名、口令等→点增加做下一个操作员2、建立账套点击【账套】→建立→输入账套号(001~998)→输入账套名称→选择会计启用期→点下一步→输入单位名称、单位简称等资料→下一步→选择行业性质(新会计制度或2010年新会计制度)→选择账套主管→下一步→选择存货、客户、供应商是否分类打“√”(若有外币把外币核算打“√”)→完成→“可以创建账套了么?”→是→稍等片刻→出现分类编码方案时，设置相对应的编码方案→科目编码级次：4-2-2-2-2-2客户分类编码：2-2-2-2-2部门编码：2-2-2-2供应商分类编码：2-2-2-2其他编码可保持不变，保存→退出→设置数据精度→确定3、系统启用①、建完账套后直接启用在保存完数据精度后提示“是否立即进行启用设置”→是→在系统启用界面点击选择GL总账前面的正方形方框→选择启用日期(可选择任意年度与月份，但启用日期为通常为启用月的1日)→确定→“确实要启用当前系统吗?”→是→完成系统启用→退出→完成建立账套的所有工作。
②、系统管理中启用系统管理→系统→注册→用户名为账套主管→确定→账套→启用→点击选择GL总账前面的正方形方框→选择启用日期(可选择任意年度与月份，但启用日期为通常为启用月的1日)→确定→“确实要启用当前系统吗?”→是→完成所有系统启用后→点退出4、设置操作员权限①、普通操作员权限设置点击【权限】→权限→右上角选择账套→左边选择操作员→点增加→在明细权限选择对话框中选择对应的权限即可→设置完成后点确定→以相同方式设置其他操作员的权限→所有操作员权限设置完成后退出②、账套主管权限设置点击【权限】→权限→右上角选择账套→左边选择操作员→点右上方的账套主管选项→提示“设置用户：XXX账套主管权限吗?”点“是”→退出即可注：账套主管拥有该账套所有权限5、数据备份1)、手动备份①、建立文件夹打开我的电脑(双击)D(或E、F)盘，(右击)新建文件夹，把这个新建的文件夹，改名为如用友数据手工备份。
用友财务软件使用教程第三章总账子系统工作原理(1总账子系统是财务及企业管理系统的核心模块系统，它适合于各行各业进行账务核算及管理工作。
总账子系统属于财务管理系统的一部分，而财务系统与其他系统成并行关系。
账务系统既可独立运行，也可同其他系统协同运转。
通过与应收和应付系统、固定资产系统、工资系统、成本核算系统、结算中心的接口，接收其他系统生成的凭证；通过与UFO报表系统、决策支持系统、财务分析系统的接口，提供财务数据，生成财务报表及其他财务分析表。
财务分析系统向总账系统提供预算数据，对总账系统中的填制凭证进行预算控制。
第一节总账子系统概述一、总账子系统的主要功能总账子系统是财务及企业管理系统中一个核心的子系统，它的主要功能包括基本设置、凭证管理、出纳管理、账簿管理、辅助核算管理和月末处理等。
1．基本设置由用户根据本企业的需要建立账务应用环境，将系统处理变成适合本单位实际需要的专用系统。
如设置会计科目、设置外币及汇率、期初余额的录入。
凭证类别及结算方式的定义，以及各类辅助核算项目的定义等。
2．凭证管理通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。
提供资金赤字控制、支票按制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。
完成凭证的录入、审核、记账、查询、打印，以及出纳签字、常用凭证定义等。
3．出纳管理为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。
可完成银行日记账、现金日记账，随时出最新资金日报表、余额调节表以及进行银行对账。
4，账簿管理强大的查询功能使整个系统实现总账、明细账、凭证联查，并可查询包含未记账凭证的最新数据。
可随时提供如下标准账表：（1）总账、余额表。
（2）序时账、明细账、多栏账，以及能够同时查询上级科目总账数据及末级科目明细数据的月份综合明细账。
（3）日记账、日报表。
4．辅助核算管理（1）个人往来管理。
主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。
提供个人借款明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。
（2）部门核算。
主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较，便于进行部门考核。
提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收人与费用进行部门收支分析等功能。
（3）项目管理。
用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收人、往来等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队、合同、订单等等。
提供项目总账。
明细账及项目统计表的查询。
（4）往来管理。
主要进行客户和供应商往来款项的发生。
清欠管理工作，及时掌握往来款项的最新情况。
提供往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。
6．月末处理自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。
进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。
灵活的自定义转账功能、各种取数公式可满足各类业务的转账工作。
二、总账子系统与其他系统的主要关系总账子系统与其他系统的主要关系。
1．总账系统与系统管理总账系统与系统管理共享基础数据。
也就是说，总账系统需要的基础数据既可以在系统管理中统一设置，也可以在总账系统中自行录入，最终都是由各模块共享。
2．总账系统与应收系统应收系统向总账系统传递凭证，并能够查询所生成的凭证。
对传过来的凭证，可以在总账系统中审核确认，并记账。
3．总账系统与应付系统应付系统向总账系统传递凭证，并能够查询所生成的凭证。
对传过来的凭证，可以在总账系统中审核确认，并记账。
4．总账系统与工资系统工资系统将工资分摊结果自动生成转账凭证，传递给总账系统，并可以查询凭证。
总账系统接收固定资产系统中增加资产、减少资产以及原值和累计折旧的调整、折旧计提等所产生的记账凭证，同时通过对账保持固定资产账目的平衡，并可查询凭证。
6．总账系统与成本管理系统成本管理系统将各种成本费用结转后生成的凭证，传递到总账系统，审核并记账。
7．总账系统与存货核算系统存货核算系统生成的各种单据、凭证，可用于账务处理系统生成总账。
并可查询单据、凭证。
8．总账系统和UFO报表见图3-2 和图3-3总账系统向UFO报表系统提供相关科目数据，以生成财务系统所需的各种报表。
9．总账系统与决策支持系统总账系统向决策支持系统提供财务数据，生成财务报表及其他财务分析表。
总账系统向财务分析系统提供财务数据，生成财务报表及其他财务分析表。
用友财务软件使用教程第三章总账子系统工作原理(2第二节总账子系统初始化系统初始化就是结合本企业的实际情况，将一个通用的账务核算系统改造为适合本企业核算要求的“专用账务核算系统”，即将手工会计核算体系移植到计算机，这是企业保证会计核算及各种专项辅助核算等工作顺利开展的重要环节之一。
初始化处理分两部分实现，即核算体系的建立与期初数据的整理录入。
一、核算体系的建立1．操作员设置所谓操作员设置，就是将本单位财务人员设置为系统认可的操作员，以便在计算机系统上进行操作分工及权限控制。
系统管理员和账套的会计主管通过对系统操作的分工和权限的管理，一方面可避免与业务无关人员对系统的操作；另一方面可以对系统所含的各个子系统的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。
以系统管理员身份注册，进入系统管理的具体操作详见第二章中“设置操作员及权限”部分。
2．建立核算账套当用户第一次使用系统时，首先需要建立新的核算账套，以后每个新的会计年度开始时．只需建立新年度的核算账簿即可。
新账套的建立参见第二章第一节的相关内容。
账套中的“会计主管”应该是本单位的财务人员，因此要先进行操作员设置，再建立核算账套。
如果存货（或客户、供应商）要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案，否则可以直接设置存货（或客户、供应商）档案。
账套主管可以通过【账套】下的【修改】功能，根据本单位的实际情况，对允许进行修改的内容进行修改。
3．操作员权限设置设置好操作员并建立核算账套后，应对每一个操作员赋予一定的权限。
该项操作只能由系统管理员和他所指定的账套主管来进行操作，其中，以系统管理员的身份进行操作可以放弃或指定账套主管。
操作员权限设置参见第二章第一节相关内容。
4．定义编码方案为了便于用户进行分级核算、统计和管理，可以对基础数据的编码进行分级设置。
因此，在系统初始时，应对系统将要用到的一些目录的编码级次及每级位数进行定义。
可分级设置的内容有：科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码、成本对象编码、收发类别编码和结算方式编码。
编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。
定义编码级次方案，可以在建立账套过程，通过建账向导来定义；也可以在【系统控制台】界面，通过【基础设置】中的【编码方案】来定义、修改编码方案；还可以通过修改账套参数的方法来修改编码方案。
如图3－4所示。
――――――――――――――――――――5．启用账套启用账套，就是要根据企业的业务特点，对总账系统的一些系统选项进行设置，以便总账系统配置相应的功能或执行相应的控制。
当第一次启用总账系统时，系统自动出现图3－5所示对话框，可以进行选项设置。
在启用账套或业务变更后，也可以通过该对话框查看或调整账簿的选项。
另外，在【总账系统】界面，单击【文件】菜单下的【选项…】，也可以得到选项对话框。
从图3－5可以看到，对话框共有四个页签：（1）凭证页签。
①制单控制：主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制。
③外币核算：如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式。
③凭证控制：主要设置处理凭证时，系统应对哪些操作进行控制。
④往来控制方式：主要设置企业往来核算控制方式。
（2）账簿页签。
用来调整各种账簿的输出方式及打印要求等。
当希望对查询和打印权限作进一步细化时，可选择“明细账查询权限控制到科目”选项，然后再到系统菜单【设置】下的【明细权限】中去设置明细账科目查询权限。
（3）会计日历页签。
可以查看各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。
此处仅能查看会计日历的信息，如需修改请到系统管理中进行。
修改时要注意以下限制：①总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。
②已录入汇率后不能修改总账启用日期。
③总账中已录入期初余额（包括辅助期初）则不能修改总账启用日期。
④总账中已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改总账的启用日期。
⑤第二年进入系统，不能修改总账的启用日期。
（4）其他页签。
对系统的其他选项进行设置，但账套信息的修改只能到系统管理中由账套主管进行。
6．定义外币及汇率汇率管理是专为外币核算服务的。
企业有外币业务，要进行外币及汇率的设置。
这里只能录入固定汇率与浮动汇率值，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在【账簿选项】中的【汇率方式】的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。
如果使用固定汇率，则应在每月月初录入记账汇率（即期初汇率），月末计算汇兑损益时录入调整汇率（即期末汇率）；如果使用浮动汇率，则应每人在此录入当日汇率。
7．建立会计科目建立会计科目是会计核算方法之一，财务系统一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目，明细科目的确定要根据各企业情况自行确定，确定原则如下：第一，会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据，需从系统取数的，必须设立相应科目。
第二，会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性。
不能只有下级而无上级；既要设置总账科目，又要设置明细科目，以提供总括和详细的会计核算资料。
第三，会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除；如已经使用，不能增设下一级明细科目。
一级科目名称要符合国家标准，明细科目名称要通俗易懂。
第四，设置会计科目要考虑与子系统的衔接。
在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据。
因此，要将各个于系统中的核算科目设置为末级科目。
一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，在企业原有的会计科目基础上，应对以往的一些科目结构进行优化调整，充分发挥总账系统提供的辅助核算功能，深化、强化企业的核算和管理工作。
当企业规模不大，往来业务较少时，可采用和手工方式一样的科目结构及记账方法，即将往来单位、个人、部门、项目通过设置明细科目来进行核算管理：而对于一个往来业务频繁，清欠、清理工作量大，核算要求严格的企业来说，应该采用总账系统提供的辅助核算功能进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为末级科目并设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。
一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。
