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建设项目档案工作交底探讨摘要：项目档案是项目建设全过程形成的文字、图表、音像、实物等形式的历史记录。
做好建设项目档案交底工作对提高建设项目档案质量有着非常重要的作用。
本文列举了建设项目档案常见问题，分析了影响项目档案质量的主要因素，明确了建设项目档案交底的内容、方法及注意事项。
通过项目档案交底，加强项目档案工作的前端控制，从而促进项目档案工作的有序开展和全过程管控，实现项目档案工作与项目建设同步，有效地提升项目档案的完整性、准确性、系统性、有效性、规范性和安全性。
关键词：建设项目档案交底探讨建设项目档案质量直接影响项目竣工验收、工程创优以及竣工投产后生产运行、设备维护等各项工作对档案的利用需求，然而项目建设过程中，由于种种因素的影响导致项目档案在形成、整理、归档过程中产生各种问题。
在建设项目开工前、单项、单位工程开工前、档案移交归档前等不同阶段，有针对性地制定项目档案工作方案，对参建单位进行项目档案管理、项目文件形成、项目档案整理和归档交底，可以将项目档案质量管控的关口前移，加强前端控制，避免和减少各种问题的出现，提高项目档案工作的效率和质量。
建设项目档案工作交底，由建设单位组织，各参建单位项目负责人、档案员、专业技术人员参加，对项目档案管理职责、执行的标准规范和制度、项目文件的形成、项目档案整理和归档质量要求，以及档案工作中的注意事项等进行讲解，使各参建单位充分了解项目档案工作的特点、内容、要求以及注意事项，有效地减少和避免档案形成和整理归档工作中的通病。
促进建设单位和各参建单位真正做到目标一致、任务明确，专业技术人员与档案人员之间、各工作环节之间配合默契，有序、高效、高质量地开展工作。
1.建设项目档案管理常见问题（一）项目文件方面1.项目文件的齐全完整及准确性欠缺，应该形成的文件未形成，已经形成的文件内容不完整，文件的签章手续不完备等。
2.应以原件归档的项目文件，用复印件代替原件归档。
3.项目文件字迹不清楚，图样、图表不够清晰、整洁，项目文件的字迹及载体不符合耐久性要求。
中电投石家庄供热有限公司工程项目竣工档案资料移交说明及要求（暂行）1、案卷质量要求1.1归档的工程文件材料，依照合同的约定向业主方进行移交。
1.2 竣工归档中的工程项目名称、参建单位名称的全称和简称必须规范和统一,案卷题名为中电投石家庄供热有限公司+单位工程名称（管线标段名称）+卷内文件主要内容 +文种（竣工文件、图纸等）。
1.3 单位工程文件材料较多，厚度超过 30m（图纸不超过50mm时，应根据文件材料的类别分开组卷。
每卷都必须有单独的档号（可空项）、页号和案卷题名。
1.4 案卷内工程文件材料必须采用标准格式，填写必须规范，字迹清楚。
必须是激光打印件，一切签字必须是手写、齐全，并标明完整日期。
1.5 案卷内文件材料必须准确记录和反映工程管理和施工活动的实际过程，采集的数据真实可靠，使用的计量单位必须是法定单位。
1.6 案卷内文件材料必须齐全、完整，与卷内目录所登录的内容相对应。
1.7 案卷内工程文件材料的手工书写材料，必须是有利于长期保存的碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性材料，不能使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写材料。
1.8 表格中的空格和没有填满内容的栏目，从该格的左下角到右上角用斜线杠除。
2、案卷和案卷内工程文件材料的内容和排列顺序2.1 需归档的工程文件包括前期文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、设备文件和全套竣工图等。
2.2 工程竣工档案组卷时应遵循工程文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的互相联系，有序排列。
一个单位工程分开组卷时，应保证同一类文件材料相对集中于一卷，以有利于保管和利用查阅。
2.3 施工文件的案卷顺序按照专业排列（不涉及的专业不入卷）：2.3.1 土建专业2.3.2 管道安装2.3.3 保温和油漆2.3.4 电气专业2.3.5 热控专业2.3.6 焊接和热处理2.3.7 无损探伤和金相理化检验2.3.8 其他零星工程2.4 案卷内文件材料的排列顺序及内容(内容包括但不仅限于)2.4.1 土建、管道专业(1)内封面(2)签字页表式见附表 1—工程名称：填写项目和单位工程的名称。
新老物业交接要移交的资料（附移交表格）目录1、财务类2、档案类3、合同协议类4、图纸斐料类5、配套设施设备类6、公共部位人财物类7、其他物资财产类8、注意事项9、附件、表格第一章财务类交接1.1水电抄表记录及费用代收代缴明细表1.2维修资金的收取、使用和结存明细表13物业服务费收缴明细表1.4停车费收缴明细表1.5其他有偿服务费用的收取和支出明细表1.6已收取的各类押金统计表1.7欠收款项统计表1.8待付费用统计表1.9债务统计表1.10维修资金使用审批资料及记录1.11其他需移交的各类财务表格或清单1.12对小区公共部位水、电、气表进行抄表，进行费用核算1.13对收取的其他费用仔细核算,提前代收的应退还业主备注：财务交接重中之重，经常碰到追讨前物业水电押金的事情。
故、财务交接要非常慎重。
第二章档案类1.1小区固定资产清单1.2业主入住资料：包括入住通知书、入住登记表、身份证复印件、相片13房屋装修资料：包括装修申请表、装修验收表、装修图纸、消防审批、验收报告、违章记录等1.4业主档案（包括文档和电子档），对文档的内容根据目录进行仔细核对，与电子档的业主信息做到准确无误（包括业主成员、面积、联系方式、车位等）1.5物管公司在管理过程中产生的重要质量记录1.6其他需要移交的档案资料1.7各类值班记录、设备维修记录、水质化验报告等各类服务质量的原始记录第三章合同协议类1.8自来水接入工程施工合同1.9永久性用电工程的施工合同及附属资料13变配电设备运行维护协议1.10体民用客户燃气工程实施合同及附属资料1.11防工程施工合同及附属资料1.12防联动报警工程施工合同1.13合布线工程施工合同1.14线电视工程的施工合同1.15线电视质量检测报告1.16大门施工合同1.17单元门施工合同1.18总平绿化区施工合同1.19电信局、广电网络公司等单位入场协议或文件1.20其他业务合同或协议1.21机械车库保养协议1.22消防保养协议1.23空调保养协议第四章图纸或资料类D产权资料1.24目批准文件1.25地批准文件1.26筑执照1.27迁安置资料2）技术资料2.1竣工图，包括总平面、建筑、结构、设备、附属工程及隐蔽管线的全套图纸2.2地质勘察报告2.3工程合同及开、竣工报告2.4工程预、决算2.5图纸会审记录2.6工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）2.7隐蔽工程验收签证2.8沉降观察记录2.9竣工验收证明书2.10钢材、水泥等主要材料的质量保证书2.11新材料、构配件的鉴定合格证书2.12水、电、采暖、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书2.13砂浆、混凝土试块、试压报告2.14供水、供暖的试压报告3）综合资料3.1项目土地使用合同、红线图、立项文件、工程申报批建文件及计划批准文件（永久）。
附件1施工文件的整理与归档施工文件是施工单位在工程施工过程中形成的全部记录，是构成项目档案的主体，在项目档案中占有重要地位。
施工文件是反映建设项目工程实体质量、工程施工及设备安装、调试活动的核心内容，因此，对于项目档案管理来说，施工单位收集、整理与归档工作的质量，将直接影响项目档案的整体质量。
一、标准关于施工文件归档的规定标准根据施工单位的管理职能，按照建设阶段、文件来源及按专业、系统划分的单项、单位工程编制了主要文件的整理与归档范围。
根据施工程序、文件特点和形成规律，分专业设臵了施工文件归档的类目。
根据档案业务工作程序，在结合实际的基础上，将施工文件的收集、整理与归档作为制定标准条款的重点内容，提出了规范要求。
为了提高标准的操作性，下面以《火电标准》为主，不分标准章节，将有关施工调试文件收集、整理与归档的条文集中列出，以便于标准的贯彻实施。
1.关于施工文件归档职责的规定⑴应按合同约定，收集、整理各自承建范围内形成的施工、调试项目文件，经监理审核后向建设单位移交。
⑵凡有工程分包时，应对分包单位形成的项目文件进行审核确认，履行签章手续，并对移交的项目文件质量负责。
⑶施工文件应以单位工程为单元，对过程形成的文件实施质量管理。
⑷应负责收集、整理施工中已实施的设计更改及闭环文件和质量验收不符合项及整改闭环文件，经监理单位审查后，移交建设单位。
2.关于施工及调试文件收集的规定⑴各参建单位应以项目建设中形成的所有文字、图表以及音像等各种载体形式的文件为收集对象，将具有保存价值的文件纳入归档范围。
⑵项目文件应与项目建设同步收集。
⑶施工、调试单位形成的各专业项目文件，责任单位应在单位工程竣工后及时收集关于归档施工文件质量的规定。
⑷项目文件应齐全、完整、准确、系统，签章手续完备；其内容真实、可靠，与工程实际相符合。
⑸项目文件应为原件，因故无原件归档的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位应在复制件上加盖公章。
工程档案移交实施细则1总则1.1为了确保xxx建筑工程档案管理，统一竣工文件的编制和整理，实现工程档案管理达标移交，特制定本细则。
1.2本细则适用于xxxx区域建筑工程项目部的档案资料管理、竣工文件的编制、整理和验收，参建各方均应按照本细则执行。
1.3本细则的编制依据文件1.3.1业主竣工文件移交实施细则1.3.2业主档案管理制度1.3.3 项目部施工组织设计1.3.4 《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/T241-2012。
1.3.5 GB/T 10609.3-2009《技术复制图的折叠方法》1.3.6 GB/T11821-2002《照片档案管理规范》1.3.7 DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》1.3.8DL-T 5229-2005 《电力工程竣工图文件编制规定》1.3.9《科学技术档案构成的一般要求》GB/T11822-20081.3.10《电子文件归档与整理规范》GB/T11894-20021.3.11《火电工程达标投产验收规程》DL/5277-20121.3.12国家档案局、国家发展和改革委员会关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知档发[2006]2号1.3.13中国电力优质工程奖评选办法1.4管理原则1.4.1依据《档案法》的规定，贯彻统一领导、分级管理，确保工程档案的完整、准确、系统、规范整理、安全保管和有效利用的原则。
1.4.2为了加强项目建设过程中档案管理工作，成立档案管理小组。
负责竣工档案管理工作，组织检查档案资料管理情况，参加竣工档案预审及竣工档案移交工作。
1.4.3施工期间冷却塔区域项目部档案管理小组统一管理各个档案负责人竣工档案的职能机构，负责制定《档管管理实施细则》，开展档案专业知识培训；负责对各档案负责人档案资料整理工作进行业务指导、监督、检查和验收;负责统一组织、指导竣工文件的编制整理，同时定期对各档案负责人进行业务指导及例行检查，以便及时发现问题。
石油化工建设工程项目中交注意事项（系统空车联动试运行之前）一、施工单位应完成的工作：1、完成设计图纸及合同内所有工程内容；2、三查四定工作已完成；（会议记录、整改反馈）3、管道系统吹扫、试压及设备单机试运行已完成；（查看记录）4、工程已办理完中间交接；（存档）5、工程资料收集基本齐全。
二、检测单位应完成的工作：出具《检测质量综合报告》：（存档）1、说明是否按照设计、规范或合同要求完成检测工作2、说明共检测多少，返修多少，返修是否全部返修合格，3、说明是否同意试运行。
4、报告上必须有负责人签字，单位盖章。
三、监理单位应完成的工作：1、完成所承担的建设项目监理合同范围内的所有工程监理任务；2、出具《工程质量初验意见》。
（存档）四、建设单位应完成的工作：1、防雷接地单项验收已通过；（存档）2、锅炉、压力容器、压力管道单项验收已通过；（存档）3、消防验收单项验收已通过；（存档）4、试运行方案已上报审批。
（安监部门）石油化工建设工程项目竣工验收注意事项一、施工单位应完成的工作：1、完成设计图纸及合同内所有工程内容；2、生产试运行完成（记录齐全）；3、试运行查出的所有问题整改完毕：（1）质监站提出的问题、（2）建设单位和监理单位提出的问题、（3）施工单位自查出的问题。
4、施工单位竣工报告完成（监督C表8，一式两份）5、工程已办理完工程交接；（单位工程评定表，交工证书一式两份）6、工程资料收集整理、装订完成，档案移交完成。
二、建设单位应完成的工作：1、消防验收、锅炉、压力容器、压力管道单项验收、防雷接地单项验收已通过；2、勘察单位检查意见（监督C表9；一式两份）；3、设计单位检查意见（监督C表10；一式两份）；4、试运行正常达到设计要求（生产部门试运行报告）。
5、建设单位完成竣工验收报告（监督B表2、3均一式两份）三、监理单位应完成的工作：1、出具《工程质量评估报告》（监督C表11；一式两份）；2、按要求准备齐全备案资料（施工单位、监理单位、检测单位基本情况登记表，监督C表1、2、3；一式两份）。
国电阳宗海发电有限公司技术改造及工程建设项目通用档案管理办法二○一五年五月日目录1．前言2．规范性引用文件3．术语和定义4．职责5．管理内容与方法6．各参建单位移交档案资料的要求7．检查与考核附录A 设计更改执行情况登记表(规范性附录)附录B ( )单位工程设计更改及材料代用通知单登记表(规范性附录)附录C ( )单位工程设备、材料出厂试验报告及质量证明文件登记表(规范性附录)附录D ( )单位工程所用计量器具登记表(规范性附录) 附录E 竣工文件审查签字页(规范性附录)附录FF.1卷内目录F.2案卷封面F.3卷内备考表F.4案卷目录F.5册内照片目录F.6册内备考表F.7全引目录附录GG.1电子文件登记表（首页）G.2电子文件登记表（续页）G.3归档电子文件移交、接收检验登记表附录HH.1火电建设项目档案交接签证表（首页）H.2火电建设项目档案交接签证表（第二页）H.3火电建设项目档案交接签证表（第三页）附录I 案卷移交目录(规范性附录)附录J 建设项目档案验收申请表(规范性附录)附录K 竣工图章内容、尺寸(资料性附录)附录L 档号章(资料性附录)附录M 施工总结封面格式(规范性附录)附录N 案卷质量审核表(规范性附录)附录O 竣工图质量审核表(规范性附录)附录P 技术改造及工程建设项目文件归档范、保管期限、责任单位一览表(资料性附录) 附录Q 建设单位项目档案6 -9类分类表国电阳宗海发电有限公司技术改造及工程建设项目通用档案管理办法1．前言国电阳宗海发电有限公司技术改造及工程建设项目通用档案管理办法是在参考《中国国电集团公司火电企业烟气脱硫特许经营档案管理办法（试行）》的基础上，依据符合企业标准体系的国标（GB/T15496—15498）、GB/T1.1《标准化工作导则第一部分：标准的结构和编写规则》、DL/T800—2001《电力企业标准编制规则》、DL/T600—2001《电力行业标准编写基本规定》、DL/T241—2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》以及《中国国电集团公司建设项目档案验收管理办法》等相关编制原则和要求编制而成。
工程项目档案交接签证表
项目（工程）名称
移交单位（章）
接收单位（章）
交接日期
档案归档情况说明
案卷移交目录
竣工档案审核验收签证
编制人签字及日期：
审核人签字及日期：
负责人签字及日期：
施工单位：（盖章）
竣工档案审核签证
竣工档案审核的问题清单
卷内目录（小二黑体，宋体）
卷内备考表（小二黑体，宋体）
检查提出问题整改记录
关于竣工档案需报请监理、业主验收审核的意见
各施工单位、西北监理公司、设计院、调试单位等形成的竣工档案均需报请监理、业主审核验收（西北监理公司形成的竣工档案只报请业主审核验收），为保证审核验收工作的顺利进行，现将有关事项通知如下：
1、本审核验收所用的表格，共分五种，其格式如下，如审核一次通过可只用附表1-3
一是审核验收签证封面（格式见附表1）
二是审核验收签证（格式见附表2）
三是竣工档案审核的卷册目录清单（格式见附表3）
四是竣工档案审核的问题清单（格式见附表4）
五是竣工档案审核后的整改签证（格式用“检查提出问题整改记录”，见附表5）
2、审核时必须按“2006年版达标投产管理办法”的标准和国优、鲁班奖的标准进行审核，各专业审核的主要内容的要点可作如下建议（仅提供参考，在不同的工程应作不同的调整）
2.1土建专业
（1）地基处理与地基审查记录。
（2）施工测量记录。
（3）沉降观测记录（试生产期间由业主提供）。
（4）钢筋跟踪、水泥跟踪记录。
（5）砼强度试块汇总表及所在册次，砼试块试验报告。
（6）管道水压试验记录。
（7）常规与特殊消防竣工资料
（8）单位工程数及单位工程优良率汇总表。
（9）电器设施、设备的安全接地记录。
（10）各单位工程观感质量记录、质量控制资料核查记录、安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录、施工现场质量管理检查记录、工程质量竣工验收记录。
（11）现浇水磨石地面平整度记录。
（12）屋面坡度记录。
（13）沟道盖板封闭检查记录。
（14）高强螺栓紧固记录。
（15）烟囱避雷接地记录。
（16）直埋螺栓超差量记录。
（17）P3进度计划。
（18）隐蔽工程记录。
（19）大体积砼测温记录及温控措施。
（20）钢筋接头记录。
如“闪光对焊”要有模拟、批量、现场抽检。
模拟—以每位焊工每种钢筋规格为单位取样，应用全过程。
批量—在钢筋碰焊机前以连接的头数为单位批量取样（300）
抽检—以结构部位为单位，绑扎现场取样。
（21）强制性条文实施记录
（22）总平面布置及地下管线竣工图
（23）验评表格按“2005年版（土建）电力建设施工质量及评定规程“规定的要求填写。
（24）上级及电厂质监站检查记录
（25）其它
2.2安装工程
（1）设备安装记录和有关签证。
（2）电气、热工校验记录。
（3）电缆敷设、安装记录、仪表管安装记录。
（4）弹簧支吊架高度安装记录。
（5）主蒸汽、再热蒸汽及主给水管道有关注明焊口、支吊架位置等的单线立体图。
（6）分部试运的方案、措施、签证与记录。
（7）分部试运前的各级检查、验收与签证。
（8）合金钢零部件和紧固件光谱分析和硬度分析记录。
（9）设备缺陷记录。
（10）安装质量总评及单位工程优良率汇总表。
（11）水压等主要“质量阶段”一次成功记录。
（12）安装观感质量记录。
（13）各类严密性检查记录。
（14）运行记录。
（15）轴承振动记录。
（16）汽机转子安装记录。
（17）吹管记录。
（18）管道坡度及安装记录。
（19）支吊架安装记录。
（20）排装阀门垂直度或水平误差记录。
（21）电气接地记录（含变压器）。
（22）控制柜安装记录。
（23）网络进度计划表。
（24）油质化验、特殊试验报告。
（25）压力容器、起吊设施检验报告。
（26）上级及电厂质监站检查记录。
（27）其它。
2.3焊接工程
（1）焊接工程一览表。
（2）焊条、焊剂出厂证件及保管情况记录。
（3）焊工资质证。
（4）受监焊口的焊接与热处理记录及图表、检测及抽样报告。
（5）主、再热蒸汽、汽机导汽管、主给水系统等有关管道焊接及热处理记录及图表、探伤底片、检
验报告。
（6）锅炉受热面管子和锅炉一次门内本体、管道的焊接及热处理的检验记录图、探伤底片、检验报告。
（7）焊接工艺评定书。
（8）焊接技术总结。
（9）其它。
2.4设备
（1）设备商检记录、索赔文件。
（2）设备开箱记录、设备资料交接台账、设备台账、备品、备件、专用工具的交接清单。
（3）从开箱至移交生产各阶段所有设备的消缺、修补与更换记录，设备消缺率的统计。
（4）压力容器、起吊设施检验报告、运营证。
（5）重要电动机检测报告。
（6）其它。
2.5调整试运
（1）设备代保管签证。
（2）单机试运签证与记录。
（3）分部试运签证与记录、分部试运前检查签证。
（4）试运指挥部名单及职责分工。
（5）整套启动前检查签证及启委会认可手续、质检机构确认手续、总指挥认可手续、安全及消防认可手续、“送出工程”认可手续。
（6）整套启动试运方案、措施。
（7）空负荷与带负荷试验有无未完成试验项目。
（8）试运记录。
（9）168期间满负荷记录。
（10）首次吹管至完成168小时耗油记录。
（11）所有调试报告、性能试验报告、试运验评。
（12）考核期各类统计指标（共23项）。
（13）性能指标统计（共19项）。
（14）吹管记录。
（15）其它
2.6工程综合（有些资料可达标前形成）：
（1）单机竣工决算。
（2）造价汇总资料。
（3）厂区占地、主厂房可比容积、电厂定员、设计变更费计算汇总表。
（4）监理资质认证书。
（5）监理的“四控制、二管、一协调”合同。
（6）监理单位的贯标。
（7）总监的资质证书。
（8）监理报表与监理日志的齐全性。
（9）强制性标准的贯彻情况。
（10）总开工、竣工报告。
（11）五制的自查情况。
（12）贯彻招投标情况记录。
（13）合同制贯彻记录。
（14）施工单位各项目经理上岗证。
（15）施工图设计文件经上级有关部门的审查证据。
（16）业主与各主体施工单位P3的应用。
（17）业主与各主体施工单位的计算机联网。
（18）移交时未完项目的上级批准文件。
（19）移交生产时的消缺率统计。
（20）21个合法性文件。
2.8并网安全性评价资料（一般资料）
2.9并网安全性评价资料（厂家资料）
3、各施工单位、西北监理公司、设计院、调试单位等形成的竣工档案报请监理、业主审核验收（西北监理公司形成的竣工档案只报请业主审核验收）通过后，可直接向业主档案部门移交竣工档案，其档案移交格式与明细表格式按“岱海工程格式”执行。
