04.信函寄(发)记录表

文书档案管理制度在很多企业尤其是中小公司看来会议文书档案的管理制度可有可无影响不大其实不然即使一个再小的公司如果对这些看似琐碎的方方面面失于管理就会使公司的运作陷入一种无序的状态长此以往公司的管理势必陷入混乱因此要想避免这种后果必须掌握以下几个方面一.文印室管理规定第一条为了加强公司的文件管理特制定本规定第二条公司的文件有打印必要时方予打印内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件一般不予打印第三条公司发文需由起草人定稿抄正经有批准发文权的领导签字同意后方准打印一般文件的打印复印传真须经所在部门负责人签字同意后才予办理部门经理不在时可经总裁办公室主任同意后办理第四条私人资料不得在公司打印复印或用公司传真机传送以免影响公司的正常工作第五条文印室工作人员应认真做好本职工作按时完成任务对收到的文件资料应及时给有关部门人员送发或及时通知有关人员到文印室取回不得延误第六条文印室人员应树立严格的保密观念不得随意将打印复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人不得载留任何文件第七条文印室对送来打印复印传真的文件资料应做好登记并在月终作统计核算属业务部门的由各部门承担费用属行政管理部门的统一列行政开支第八条文印室工作人员初次违反上述规定的给予批评或处元以下罚款屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失处元以上罚款直至辞退第九条本规定自年月日起执行行文表发文号二.文件收发规定第一条公司的文件由办公室负责起草和审核公司总经理签发公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核总经理签发第二条文件签发后送办公室统一安排打字打印后送回起草部门校对校对无误方能复印盖章第三条文件和原稿由办公室分类归档保存备查第四条属于秘密的文件核稿人应该注明秘密字样并确定报送范围秘密文件按保密规定由专人印制报送第五条文件统一由办公室负责发送送件人应将文件内容报送日期部门接件人等事项登记清楚并向文件签发人报告报送结果秘密文件由专人按核定的范围报送第六条外来的文件由办公室专人负责签收并分类登记由办公室主任提出处理意见后签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门不得积压迟误属急件的应在接件后即时报送第七条传阅文件由办公室专人负责收回对领导指示的文件办公室应及时组织传达和落实往来信函记录表客户或单位:三.公司报刊邮件函电收发制度第一条全公司公私报刊外来邮件外发公启函电等由公司收发室负责收发第二条外发函电要求1、各部门因公需外发函电经办人员应于每天下午点以前将函件电报底稿送到收发室另填写挂号平信电报外发登记表2、每天下午点以前公司收发室应将当日外发函电清点累计送交邮局寄发信函寄发记录表□业务类□公共关系□采购类□总务类第三条外来邮件管理1、外来邮件一律公司收发室签收分发2、凡挂号纸包包裹单货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收3、一般公启函电和公司内职工私人信件由收发室开具清单分放到各单位信报箱内4、私人不明平信一律放到信架信袋内由个人自取5、不论公私邮件收发室应随到随清及时分发不得丢失损坏搁置延误对国外来函应检查封口邮戳如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收并向邮局反映查明原由6、凡挂号信汇款单包裹单货运单等的收件人在收发室通知发出后应随即到收发室领取邮单并及时去邮局取款取件超期罚款收发室概不负责第四条报刊订购与收发1、报刊订购1订购时间：上半年下半年2订购手续：不论单位和个人均需先到收发室查阅报刊目录再将需要订购的报刊代号名称出版日期单价订购份数期数填写清楚交收发员核对算价确认无误后当面缴款开票公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外还须填写报刊分发清单详细写明各种报刊分发到哪些单位或个人2、报刊收发1收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点发现有差错应及时登记并要求补缺退任2收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发不得耽搁延误收发员清点分发报刊时间为小时任何人不得进入收发室四.公司文件管理规定一总则第一条为减少发文数量提高办文速度和发文质量充分发挥文件在各项工作中的指导作用特制订本制度第二条文件管理内容主要包括上级函电来文同级函电来文本厂上报下发的各种文件资料第三条按照党政分工的原则全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办以下简称两办归口管理送发公文登记簿表格档案处理工作一览表二收文的管理第四条公文的签收1、凡来厂公启文件除厂领导订启的外均由厂收发员登记签收由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外后分别交两办机要秘书拆封在签收和拆封时收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳对开口和邮票撕毁函件应查明原因对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收2、对上级机要部门发来的文件要进行信封文件文号机要编号的四对口核定如果其中一项不对口应立即报告上级机要部门并登记差错文件的文号第五条公文的编号保管1、两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单并分类登记编号保管须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件厂领导启封后也应分别交两办办理正常手续2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管不得个人保存第六条公文的阅批与分转1、凡正式文件均需分别由两办主任或副主任根据文件内容和性质阅签后由机要秘书分送承办部门阅办重要文件应呈送厂领导或分管领导亲自阅批后分送承办部门阅办为避免文件积压误事一般应在当天阅签完紧急文件要月即办2、一般函电单据等分别由两办机要秘书直接分转处理如涉及几个单位会办的文件应同主办单位联系后再分转处理3、为加速文件运转机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门如关系到两个以上业务部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过天特殊情况例外第七条文件的传阅与催办1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定不得将有密级的文件带回家宿舍或公共场所也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容2、阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交机要室阅批文件一般不得超过天阅后应签名以示负责如有领导批示拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜3、阅文时不得抄录全文不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密4、文件阅完后应送交两办机要秘书切忌横传5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任承办部门接到文件函电应立即指定专人办理不得将文件压放分散如需备查应按照有关保密规定并征得两办同意后予以复印或摘抄原件应及时归档周转6、按照阅文范围离退休干部一般由有关部门定期组织学习有关文件或由两办机要室通知到机要室阅文三发文的管理第八条发文的规定1、全厂上报下发正式文件的权力集中于厂部各群众团体和部门一律不得自行向上向下发送正式文件2、各群众团体部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向厂部提出发文申请并将文件底稿交厂办审核厂部同意发文则由厂办按机构设置与业务分工统一归口以厂字发文3、对全厂影响较大涉及两个以上厂领导分管范围的文件须由厂长批准签发其余文件均由分管厂领导批准签发第九条发文的范围1、凡是以厂部名义发出的文件通告决定决议请示报告编写的会议纪要和会议简报均属发文范围2、厂部下发文件主要用于1公布全厂规章制度2转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件3公布工厂体制机构变动或干部任免事项4公布全厂性的重大生产技术经营管理政治工作生活福利等工作的决定5发布有关奖惩决定和通报6其他有关全厂的重大事项3、上行文外发文主要用于1对上级机关呈报工作计划请示报告处理决定2同兄弟单位联系有关工厂重大生产技术人事劳资物资供应科研基建经营管理等事宜4、在工厂日常生产技术经营管理中有关图纸技术文件工艺修改审批工作安排部署传达上级指示等事项应按有关制度办理经分管厂领导批准后由主管业务科室书面或口头通知执行一般不用厂部文件发布5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定一般都不应发文不备查考可以科室名义用工作简讯发会议纪要6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系可用各科室的名义对外发函应各自编号备查不用厂部名义发文四发文程序与要求第十条发文程序规定1、各单位需要发文应事先向厂部提出申请2、厂部同意发文时主办单位应以国家法令上级指示或工作实际需要草拟文件初稿表格管理登记表3、草拟文稿必须从全厂角度出发做到情况确实观点鲜明条理清楚层次分明文字简练标点符号正确书写工整严禁使用铅笔圆珠笔红墨水和彩笔书写4、文稿拟就后拟稿人应填附发文稿纸首页详细写明文件标题发送范围印刷份数拟稿单位与拟稿人并签名盖章标定日期和密级5、厂办应根据厂部的要求和上级有关指示精神有关文件规定对文稿进行审查和修改对涂改不清文字错漏严重内容不妥格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿6、经厂办审查修改后的文稿送部门主管领导核稿对文稿内容质量负责7、对审核时修改较多有碍打印和存档的文稿应由拟稿部门重新誊写清楚8、需经会签的文稿应在交付打印前送会签部门会签文稿审核会签后按批准权限的规定呈送厂部领导审定批准签发9、经领导批准签发后的文稿交厂办机要秘书统一编号送打字室打印10、文件打印清样应由拟稿人校对校对人员应在发文稿上签名11、文件打字后由厂办派专人按数印刷再由两办机要秘书分发并检查落实情况对印刷质量不好的文件机要秘书应拒绝盖印分发五文件的借阅和清退第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件需经本部门负责人签写便条对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续就地阅看按时归还任何人不得将文件带走或全文抄录不允许拆卷和在文件上勾画等第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件进行收缴清退工作一般为月底一小清季末一中清年终一总清如发现文件丢失必须及时查明原因和责任者并如实向领导报告第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交保管保密催办检查工作六文件的立卷与归档第十五条文件的归档范围1、凡下列文件统一分别由两办负责归档1上级机关来文包括上级对工厂报告申请的批复2厂部发出的报告指示决定决议通报纪要重要通知工作总结领导发言和生产经营工作的各类计划统计季度年度报表等3厂长办公室厂务会工厂管理委员会中层干部会以及各种专业例会记录4厂一级组织召开的代表大会所形成的报告总结决议发言简报会议记录等5有保存价值的人民来信来访记录及处理结果6参加上级召开的各种会议带回的文件资料及本厂在会上汇报发言材料等7上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告指示记录以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料8反映本厂生产经营活动先进人物事迹及厂领导工作等的音像摄制品9工厂日志和大事记10工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料2、业务科室各群众团体日常工作中形成的活动资料由各业务科室群众团体负责立卷归档第十六条立卷要求1、文件立卷应按照内容名称作者时间顺序分门别类地进行整理归档2、立卷时要求把文件的批复正本底稿主件附件收集齐全保持文件材料的完整性3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则重要工作重要会议形成的文件材料要及时立卷归档4、上年度形成的文件材料要求在下年度月份以前整理完月份正式向档案馆室移交清单一式两份接交单位各留存一份备查七文件的销毁第十七条对于多余重复过时和无保存价值的文件厂办机要室应定期清理造册并按上级有关规定办理申请销毁手续第十八条经审核同意销毁的文件应派专车分别由厂办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁五.公司文书管理制度一总则第一条为确保文书事务正常顺利进行促进与提高组织管理工作的效率特制定本制度第二条所谓文书是指业务工作上往来公文报告会议决议规定合同书专利许可证书电报各种账簿图表参考书等一切业务用书与公文第三条全部文书归公司所有并收藏任何个人不得私自占有第四条必须严格保守文书的机密第五条文书按下列要点处置或办理凡重要事宜的指示请示汇报报告传达答复等等一律以文书的形式进行所有文书的处置都必须以准确与迅速为原则必须明确责任即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项事后也必须以文书形式记录下来第六条文书的管理原则规定如下:1.文书的收发领取与寄送原则上由总公司总务部负责2.分公司或分支机构的文书管理另有文书管理细则做出规定二文书的收发第七条到达文书全部由文书主管部门接收并按下列要点处置1、一般文书予以启封分送各部门2、私人文书不必开启直接送收信人3、分送各部门的文书若有差错必须立即退回总务部三文书的处理第八条文书按机密程度可分为以下几类:1.绝密指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书2.秘密指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书表表格登记单3、机密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书4、普通：指非机密文书如果附有其他调查问卷之类的重要东西则另当别论5、传阅：指在本公司内部传阅或传达的文书第九条普通文书的处理原则如下1、由部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅回答批办以及其他必要的处理或者由其指定下属对文书进行具体处理2、如果遇到重要或异常事项必须及时与上一级主管取得联系按上级指示办理3、各种有关联的事项必须与各部门商议后方能予以处置第十条机密文书的处理原则如下1、机密文书原则上由责任者或当事者自行处理2、指名或亲启文书原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名并由发文者封缄3、到达的指名或亲启文书原则上由信封上所指名的人开启其他人不得擅自启封如果某主管在职务上有权替代来件所指名者不受本条规定的约束第十一条文书的阅览原则如下1、某文书被阅览后阅览者必须签字表示已经阅览完毕如有必要可在文书的空白处填写阅览后的意见并转给或交还文书的主管2、有必要在各部门传阅的文书必须附上传阅登记簿按传阅登记簿规定栏目填写并最终交还文书主管第十二条与各部门有关的文书在处理意见上如果存在分歧则由文书的主管部门出面进行协商如果不能协商一致上报或请示上级领导由上级裁决四请示审批第十三条请示审批是公司经营的一项重要程序凡公司经营重要事项都必须经请示获得董事会总裁和常务董事审查裁决和公文批复之后方能实行第十四条须请示审批事项如下1、职务及重要人事安排2、各种制度性规定的变更3、重要契约的缔结解除与变更4、诉讼行为5、与政府机构有关的各种重要的请示回执申请等等6、土地建筑物以及事务所权利的购买与转让7、大额馈赠谢礼以及宣传广告费用的开支8、分支机构的增减与升降9、预算与决算事宜10、借款与贷款以及借贷银行的开设与变更11、重要或高额物品的采购不急用或不需要物品的转让或廉价出售12、定期或不定期刊物发刊修改与废除以及费用开支的修订13、有关公司经营的重要计划与企划14、其他上述未涉及的重要事项第十五条请示审批者为分公司经理以及以此为标准确定的主管第十六条对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌以便能顺利实施第十七条请示审批的事项必须以提案文书的方式经主管呈交总部如果事情紧急允许直接以非文书形式请示但事后必须尽快撰写请示提案文书上报第十八条请示提案文书的内容包括标题正文理由说明和附录提案文书应一式多份分送有关部门如业务部门出版部门总务部门和财务部门等等第十九条请示提案文书必须编号注明起草者或请示者所属分支机构及部门并签名盖章第二十条请示审批内容一旦被上级认可并做出决定则以请示提案书副本替代批复返回并请示部门予以执行第二十一条请示提案原本由总务部保管五文书的制作第二十二条文书制度要领如下1、文书必须简明扼要一事一议语言措辞力求准确规范2、起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程加以证明必须做出交代必要时附上相关资料与文件3、必须明确起草文书的责任者并署上请示审批提案者姓名对请示提案文书进行修改时修改者必须认真审阅原件修改后必须署名第二十三条文书的起草必须征得主管同意并且在主管有了明确的决定之后进行文书起草只是一个文书化的过程与结果文书的草案必须予以保存第二十四条重要文书必须经过公证并且在正式文书形成前掌握并附上具有价值的证据或证明文件第二十五条文书的署名按下列规定进行1、公司内文书如果是一般往来文书只需主管署名如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书只需部门署名如果是重要文书按责任范围由总裁副总裁常务董事署名或者署有关部门的主管姓名与职务2、对外文书如合同书责任状政府许可申请书回执公告等重要文书一律署总裁职务与姓名如果是总裁委托事项可由指名责任者署名上列规定以外的文书也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名第二十六条文书的盖章按下列要点进行1、在正本上必须加盖文书署名者的印章副本可以加盖署名者或所在部门印章2、如果文书署名者不在可加盖职务或代理者印章并加盖具体执行者印章替代但在这种情况下文书存档前必须加盖署名者印章3、以部门或公司名义起草的文书在旁侧加盖有关责任者印章第二十七条总裁与公司印章按下列原则使用1、在有必要加盖总裁公司印章时必须填写委托申请书经所属部门主管认可并且加盖印章之后向总务部门提出2、总务部主管经审核签名盖章批准申请如有必要则需请示总裁3、在需要总裁签字的情况下手续同前4、经总务部批准后去印章保管员处加盖公司印章5、一些带有公司字样或总裁职务字样的印章须经主管同意直接向印章保管员申请加盖六文书的发送第二十八条一些需要邮寄或专人递交的文书按下列要点进行发送必要时还须给文秘室以回复或回执调查报告不受本条规定限制1、文书封面必须明确写清发送或接收单位单位地址以及收件人姓名并且注明快递邮寄面呈或转交等字样2、公司内部文书原则上不作封缄第二十九条各部门的邮寄文书必须于发送前在发信登记本与邮资明细账上做好登记并填写表格请印申请单第一联请印单位存第二联存采购单位第三联存总务部门七文书的整理与保存第三十条文书按内容进行整理后分为两类保管一类是尚未完结的文书另一类是可以归档的文书第三十一条全部完结的文书分别按所属部门文件机密程度整理编号和保存年限进行整理与编辑并在文书保存簿上做好登记归档保存第三十二条制度规定不动产权利书合同书往来公文与特许专利等特别重要的文书由总务部填写重要文书目录后予以保存第三十三条分公司或分支机构的文书分为两类一类是特别重要的文书直接归主管保存另一类是一般的文书留存各部门保管第三十四条文书的保存年限如下。

实用标准文案办公软件应用(中级)试题汇编(第 1 套)第 1 单元1．启动资源管理器。

2．在 C 盘下新建文件夹，文件夹名为 4000001 ”。

“3．将 C 盘下“DATA 1”文件夹内的文 TF1-7.doc 、TF3-14.doc 、TF4-20.doc 、TF5-8.doc 、TF6-6.xls 、件TF7-18.xls 、TF8-4.doc 一次性复制到 C 盘下4000001 文件夹中，并分别重命名为 A1.doc 、A3.doc 、 A4.doc 、A5.doc 、A6.xls 、A7.xls 、A8.doc 。

4．添加新字体“细明 新细明体”，该字体文件为 C 盘下的 JDFK 文件。

5体．添加输入法：添加“中文(简体) -双拼输入法”。

第 2 单元【操作要求】1．新建文件：在字表处理软件中新建一个文档，文件名 A2.DOC ，保存至考生文件夹。

为2．录入文本与符号：按照【样 2-4A 】，录入文字、字母、标点符号及特殊符号等。

文3．复制粘贴： C:\ATA_MSO\TESTING\175350-FE3\WORD\B04\TF2-4B.DOC 中所有文字复制并粘贴到考 将生录入文档之后。

4．查找替换：将文档中所有“航空站”替换为“空间站 ，结果如【样文 2-4B 】所示。

”【样文 2-4A 】航空站是人类在太空进行各项科学研究活动的重要场所。

1971 年，前苏联发射了第一座航空站〖礼炮 1 号〗，由【联盟号】飞船负责运送宇航工作人员和物资。

1986 年 8 月，最后一座航空站〖礼炮 7 号〗停止 载人飞行。

1973 年 5 月 14 日，美国发射了航空站〖天空实验室〗，由【阿波罗】号飞船运送宇航工作人员 和物资。

4【样文 2-4B 】空间站是人类在太空进行各项科学研究活动的重要场所。

1971 年，前苏联发射了第一座空间站〖礼炮 1 号〗，由【联盟号】飞船负责运送宇航工作人员和物资。

信函邮寄规范招商工作中，需有大量信函、少量包裹邮寄，针对各类信函，包裹的不同作用制定以下邮寄规范：1、邮寄平信（小信封、大信封）由平台业务助理依照《抄写信封的规范》将邮件邮编、收信地址、收信人、用黑色钢笔（中性笔）字迹工整准确无误的填写好，经平台经理在《发函登记本》上签名同意后，交信息组发函专人统一邮寄；2、遇重点客户或紧急事务，需抢时间邮寄，挂号信，特快专递包裹，特种函件除经平台经理签字外，必须经数控中心经理终审方可邮寄；3、原则上各平台不分省单寄邮政函件，如确因工作需要、平台费用充足，可由业务助理拟定申请，由平台经理签字后，交商务总监审批确认方可邮寄。

三、客户信息报告1、商务助理处理一、二次来电、函信息后；2、一次来电、来函信息分省输入各省份信息分录表，抄信封并及时寄出相应资料；3、二次来电、来信信息及时转交对应各商务代表并详细登记到重点信息登记表上；5、将电话记录表及一次来信分日期装订成册存档备查；6、填写信息统计日报表、全国信息累计表、媒体反馈信息累计表及每月底做媒体反馈分析报表；7、上述报表渠道管理部存档备查；四、谈判前期准备1、客户背景资料准备A、客户姓名B、客户职业、工作经历、C、客户资金状况D、前期沟通状况E、参与谈判者随行人员状况2、本方资料准备A、合同四份、相关资料、样品；B、经销商登记表；C、法人或委托人签名盖章；D、定金收据；附件五谈判后期工作处理1、达成协议1、各部门对经销商进行追款；2、经销商打款并传真电汇回执单至公司，对应商务代务在传真件下方注明所属平台、地域、经销商姓名，并复印三份交渠道管理部行政助理；3、渠道管理部行政助理传真复印件交至财务一份通知查款，一份交至数控中心统计在途款项，余下一份自行留底。

（行政助理每日上午11点，下午4点到财务部查询当日到款情况，如有到款，通知相应平台助理；4、财务通知到款后由行政助理填写一式六份《到款通知单》交对应部门；5、商务助理接《到款通知单》，请示平台经理批准后，填写《要货申请表》（注明广告片类别、数量，随货发出），同时办理《经销商委托书》及相关证照复印件（盖公章）以挂号信寄出；6、商务代表、数控部经理、总经理在《要货申请表》上签字确认；7、《要货申请表》经数控部经理复核，签字并传真给厂部申请办理发货；8、厂部收到《要货申请表》后，经杨总审核确认发货；9、厂部将货发出后，以电话方式告知数控部货物已发，数控中心通知相应商务助理；10、商务助理电话问询经销商货物是否如期抵达（一周内），如货物未及时到达经销商处，应立即通知数控中心查询货物发送情况。

2014电大《外贸英语函电》期末复习题及答案外贸英语函电期末复习题I. Translate the following into English:1. 经过仔细考虑后，我们认为3%的补贴将有助于你们对非洲的贸易。

After consider it carefully, we feel that a 3% allowance will help you expand trade the African countries.2. 通过双方信函往来，现已达成交易。

Through the exchange of letters between us, we have now come to terms.3. 请按下列意见修改852号信用证：一. 佣金应该是3%，不是5%；二. 有效期展至8月30号；三. 允许转船。

Please amend your L/C No.852 as follows.4. 兹随函寄去支票一张，计6400美圆，用以最终并全部了结此索赔案。

We enclose our Check for US $6,400 in full and final settlement of your claim. II. Translate the following into Chinese:1. The company in the question is an importer and wholesaler here of Electronic Products, having a business background of some thirty years.该公司是电器和电子产品进口商和批发商，开业已30来年。

2. Referring to Order No.567, we are sorry to inform you that our client Mr. Smith has been arrested by the authorities due to some incident. We have no idea when he will be released. We are, therefore, compelled to ask to you consider the order as cancelled.关于第567号定单，现遗憾的奉告没，我方客户司密斯先生由于某事件已被当局逮捕，不知何时能释放，因此被迫请你方考虑撤消该定单。

1.文件目录清单文件标题、类别 □规范类□规格类 页次□标准类文件号 文件名称版本页数日期备注1 2 3 4 5 6 7 8 9 101112 132.收 (发 )文编号登记表收文 发文 收文字号 收文 发文 收文字号 经办 日期日期发文字号经办者日期发文字号者日期3.收 (发 )信登记簿月日发送单位编号数量密(速)级发往单位签收4.信函寄 (发 )记录表 □业务类 □采购类 □总务类 □公共关系发函 发函 文别 寄发回函 回函 日期单位 内容日期内容单位5.文件传递单年月日收文编号送文编号文件名称发文签收备注注本单一式三联：第一联送件部门存查；第二联收件部门存查；第三联收件部门签收后返寄送件部门。

6.交办事项登记簿交办交交经完成逾处月日编办办办预定实际期其他事理号项主部原项内容月日月日结目管门因及编号果7.呈签单签发呈签单年月日会签 (一)经办部门经办人会签 (二)内容8.内部联络单年月日填单人受单人希望完成期限联络事项结果□已完成。

年月日□不能完成原因：9.内部业务便笺发出部门接收部门□指示□通知□协调□请求□报告□治办日期年月日□请回复□请归档标题内容抄送：共 页 第 页10.复印文件登记表□复印 □打印原数使 序 日 文件 份使用 稿备 号 期 名称页合 部门用 B5注A3 A4 B4计人数11.公文拟稿用纸样本公文标题发〔〕号密级印数主送机关抄送机关主办单位领导签发拟稿人打印人校对人备注12.发文稿纸样本发文机关收文机关草拟日期发文日期发文文号本文字号拟稿人董事长签发总经理经理批示厂部主管主任标题文件正文寄发年月日标印年月日13.发文呈批单签发会签秘书会办室核稿核稿主办主办单位核稿拟稿人标题附件主报送抄报送密级速级文号第〔〕号印发份数份年月日14.签呈事务备查表年月日No.编签呈签呈部内容厂长呈报经理总经理卷门签呈号日期摘要批示日期批示批示号人。

信件收发管理办法前言本规定是有限公司管理体系文件之一。

本程序由总经理工作部提出并归口。

本程序由总经理工作部负责起草。

1、目的：规范公司报纸、期刊、信件收发操作，提高信息传递、处理效率，确保信件安全。

2、适用范围：所有来往报纸、期刊、信件（包括快递等）。

3、后勤保卫室门卫负责每日报纸、期刊、信件的接收，由总经理工作部统一发放。

4、接受与发放程序4.1所有公司来往信件、报纸和期刊，均由门卫负责接收。

4.2邮递员送来的信件,门卫要检查有无开封、损坏的函件,如有开封、损坏函件,必须让函件接收部门（或本人）派人查收。

函件接收部门（或本人）不派人或不收函件按信件退回处理。

4.3节假日及下班后的损坏函件，门卫负责与函件接收部门负责人联系，部门指派人员来公司查收，部门不派人或不收的函件按退回处理。

4.4需到邮局领取的函件，由部门负责到邮局领取，后勤保卫室协助、配合。

4.5总经理工作部收到报纸、期刊和信件后，先分类登记（来函来信记录表）后分发，属于公务信函/物件的，必须由函件接受部门或人员签收；属私人信函/物件的，直接分发到接受人（财务部另有约定统一接收，按约定执行。

函件本人不在的由部门人员代收）。

公务信函/物件的范围包括：以公司董事长、总经理、某部门等为收信人的；发函人为单位的，收信人为公司名称加收信人名字的；其他需要由领导处理或向领导汇报的应及时汇报请示。

4.6报纸保存期限为一个月，具有重大保存价值的送交档案室存档。

一个月后及时清理，保持整洁。

4.7非信件接受人来领取信函/物件时总经理工作部应仔细核对、通过电话等方式确认授权委托是否真实，并做好记录。

5、收到信件、报刊后须及时分发，不得积压，不得造成信件延误或遗失。

6、本办法自公布日起实行，之前规定若与本办法冲突，则适用本办法；本办法未涉及之处遵从公司相关规定。

目录1、公司前访客登记表 (2)2、前台接待记录表 (3)3、车辆出入登记表 (4)4、前台接待日志表 (5)5、外出员工登记表 (6)6、信函与快件签收登记表 (7)7、办公用品领用表 (8)8、办公设备登记表 (9)9．印章使用审批表 (10)10．印章使用登记表 (11)11、文书档案借阅审批表 (12)12、应聘人员登记表 (13)13、面试评估表 (14)14、员工入职登记表 (15)15、员工转正评估审批表 (16)16、工作移交清单 (17)17、离职面谈表 (19)18、离职通知书 (20)19、培训效果调查表 (20)20、员工通用项目考核表 (21)21、请休假申请单 (22)22、加班申请单 (23)23、临时工人员雇用资料表 (24)24、差旅费报销清单 (25)25．公司会议记录表 (26)26、员工奖惩记录表 (27)27、员工违纪处理表 (28)28．车辆使用申请表 (29)29、值班登记日志表 (30)30、卫生状况检查表 (32)31、月度考勤统计表 (33)年月日年月日3、车辆出入登记表日期：年月日4、前台接待日志表5、外出员工登记表年月日6、信函与快件签收登记表信函与快件寄送登记表7、办公用品领用表年月日领用人：主管：保管员：8、办公设备登记表年月日9．印章使用审批表10．印章使用登记表11、文书档案借阅审批表12、应聘人员登记表应聘部门及职位：填表日期: 年月日请保证所填写资料真实性，否则后果自负。

13、面试评估表部门：岗位：登记日期：14、员工入职登记表声明本人保证：上述所填写的各项资料内容全部属实，并无掩饰任何不利申请此职位之资料，并同意按公司的要求提供其它有关的个人资料。

我允许：我的工作经历、学历证书及其它相关材料的真实性，并愿在这些调查中予以合作。

我明白，在这张表格或其它材料中如有欺骗或虚假内容，会被立即开除。

本人自愿承担因隐瞒事实而带来的一切后果。