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如何做好董秘工作三篇篇一：如何做好董秘工作我是如何做好董秘工作的董秘在公司中的影响力是由正式影响力和非正式影响力构成，前者是上级授与的，后者是自然形成的。
非正式影响力又称自然性影响力，包括学习能力、沟通能力和职业操守，以内驱力的形式发挥作用，对于董秘这种非权力型专业职务来讲，尤为重要。
一、努力学习是董秘职业必须具备的素质董秘是上市公司连接资本市场的纽带，处在公司与外界的交汇点。
我认为，向投资者提供“一站式”服务是对董秘的职业要求，要做到这一点，既要对公司业务相当熟悉，又要具备复合型的知识素质。
为此，我在完善知识结构的基础上，深入一线，确保对公司所处行业状况、公司发展战略、生产与运作以及公司的业务流程深度把握。
在工作中，介入注册会计师审计过程，了解主要会计科目和异常科目的核算过程，做到心中有数。
自公司上市以来，我独立接待过二百多人次投资者（分析师）的现场调研，尽量给了他们以比较满意的答复。
微软从摩尔定律引申出一个重要理念：“你永远不能休息，否则你将永远休息！”我认为，工作学习化、学习工作化，应该是上市公司董秘应对资本市场层出不穷的金融创新的有效手段；持续学习，是提升个人知识资本、提高业务水平的主要途径。
在过去的三年里，我利用不多的业余时间自修完注册会计师考试的主要课程。
20XX年2月，一位投资者来到公司，指出公司20XX年报存在重大问题：提前确认利润分配，虚假调高收益率。
对此，我耐心地进行了解释：20XX年1月30日公司董事会审议通过20XX年度现金分红方案，该方案尚待提交3月份召开的股东大会批准，更未实施。
公司相应会计核算是遵循财会字[19XX]14号《企业会计准则-资产负债表日后事项》进行的，该准则规定，“资产负债表日后董事会制定的利润分配方案中与财务报告所属期间有关的利润分配，也应当作为调整事项。
”“据此对资产负债表日所反映的收入、费用、资产、负债以及所有者权益进行调整。
”（注：20XX年4月财政部重新修订了该项准则，自20XX年7月1日起有关资产负债表日后利润分配事项的会计核算方法发生变化）。
董事长秘书工作总结(通用3篇)第一篇：作为董事长秘书，我从业已有数年之久，承担了公司日常管理和高层决策相关工作的大部分责任。
今天，我想总结一下我的工作经历，分享一些我在角色中学到的经验和领悟。
首先，作为董事长秘书，最重要的职责之一是日常沟通。
作为CEO 的代言人，我需要交流和处理来自公司不同层次、不同部门的各种问题和事宜。
因此，我必须保持清晰、标准的语言风格和和蔼的态度。
其次，作为董事长秘书，我必须对公司的业务领域进行深入了解，特别是对公司的愿景、战略和目标有更深入的理解。
我必须时刻了解当前市场形势和竞争动态，以便反馈给公司高管理层，支持公司做出正确的业务决策。
最后，作为董事长秘书，我还需要能够及时帮助和指导下属的员工，支持他们的日常工作和成长，特别是需要确保他们在工作中不会涉及公司的潜在法律风险。
总之，我的工作需要细致入微，需要不断的改进和学习，才能在不断变化的市场环境中把握先机，支持公司保持竞争优势。
第二篇：董事长秘书是公司高级管理层的重要成员，其职责复杂，繁琐。
个人感觉，董事长秘书的职责包括管理工作，日常事务的处理，公司秘书服务支持以及一些其他技能。
下面，我将简要总结下我的工作经历及一些心得：1.管理工作：管理是董事长秘书工作的重要组成部分。
此角色需要处理公司各个部门的日程安排，确保管理层的工作得以顺利推动。
在这里，第一时间反映公司态度可以帮助公司领导了解公司的现状，并更加合理地做出决策。
2.日常事务处理：董事长秘书的事务处理和安排各种会议工作，特别是需要向管理层提供各种研究和分析报告。
这需要董事长秘书具有高度的责任心和精细的眼力。
我发现，在改进日常处理流程中不断探索和学习，提高工作效率是非常重要的。
3.公司秘书服务支持：董事长秘书在许多方面也需要为公司提供支持。
这涵盖了安排会议、制定计划和财务支持等方面。
这些工作可以提高公司各个部门的交流和合作，进一步提高企业绩效和竞争优势。
最后，我认为董事长秘书需要高度专业化和自律，始终与管理层保持一致，并与公司其他部门不断探索合作，以便进一步实现工作的目标。
董事长秘书岗位职责董事长秘书顾名思义是董事长的秘书，也就是董事长的日常工作助手，最重要的职责就是为董事长服务，从这个意义上来说工作也比较单纯，因为只有一个工作核心和重心，那就是围着董事长转。
一、董事长秘书岗位主要职责：1、负责董事长的办公服务工作。
2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料;负责组织起草董事长会议材料。
3、负责公司文秘业务指导。
4、负责公司办公会的有关事宜，并办理会议议定事项。
5、负责督促、检查、催办上级批件，公司领导批件及董事长办公会议定事项的办理工作。
6、负责办理人大代表建议、批评、意见或政协代表提案的办复。
7、协助主任做好年度工作会议的文字材料起草和会务工作，参与组织接待工作，以及综合会议的会务工作。
8、负责纪录、整理董事长办公会____。
记好大事记。
9、负责文书收发、运转、检查、指导有文档工作的业务管理，负责保密工作。
10、负责群众来信、来访的接待、办复工作。
11、完成领导交办的其他工作。
二、董事长秘书工作内容：1.负责起草公司年度工作总结报告及董事长讲话稿。
2.负责起草公司股东人和董事会的会议材料。
3.负责公司其它重要会议记录及____的整理。
4.负责公司文件的起草、打印、登记和存档工作。
5.负责公司印章及董事长签章的刻制和使用管理。
6.董事长秘书岗位职责也要求秘书定期编辑《公司通讯》。
7.协助办公室主任做好公司来宾的接待工作。
8.完成董事长和办公室主任交办的其他工作。
以上详细的列举了作为一名董事长的秘书日常的工作职责和董事长秘书工作内容。
董事长秘书岗位职责（二）董事长秘书是企业中非常重要的职位，主要负责协助董事长履行日常工作和各项职责。
其职责主要包括：1. 安排和协调董事长的日常工作安排，包括会议、行程、出差等，确保董事长的时间安排合理和高效。
2. 负责起草和处理董事长的公文、文件和信函，如筹备会议文件、报告、备忘录等，并确保其准确性和及时性。
3. 管理和维护董事长办公室的文件和资料，建立和维护董事长的档案系统，以便董事长能够快速和准确地找到需要的信息。
董事长秘书岗位职责1、负责协助董事长完成日常工作，协助调查研究、了解公司经营管理情况，提出处理意见或建议供董事长决策，为董事长提供必要的信息服务。
2、负责及时传达董事长的各项指示安排，并跟进具体实施情况。
3、负责董事长相关的业务资料、各类重要文件进行整理归档。
4、负责协助组织筹备董事长办公会议、专题研讨会议等公司会议，安排会议议程，准备会议文件，主动掌握有关决议的执行情况。
5、负责董事长交办的信函、发言稿、报告、文件等各类文件的起草。
6、负责公司各类单据上呈董事长审批及发放管理。
7、负责董事长的日程安排，为董事长接见或预约访客做好预约和安排工作。
8、负责董事长交代的其他事宜。
董事长秘书岗位职责（二）董事长秘书顾名思义是董事长的秘书，也就是董事长的日常工作助手，最重要的职责就是为董事长服务，从这个意义上来说工作也比较单纯，因为只有一个工作核心和重心，那就是围着董事长转。
一、董事长秘书岗位主要职责：1、负责董事长的办公服务工作。
2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料;负责组织起草董事长会议材料。
3、负责公司文秘业务指导。
4、负责公司办公会的有关事宜，并办理会议议定事项。
5、负责督促、检查、催办上级批件，公司领导批件及董事长办公会议定事项的办理工作。
6、负责办理人大代表建议、批评、意见或政协代表提案的办复。
7、协助主任做好年度工作会议的文字材料起草和会务工作，参与组织接待工作，以及综合会议的会务工作。
8、负责纪录、整理董事长办公会____。
记好大事记。
9、负责文书收发、运转、检查、指导有文档工作的业务管理，负责保密工作。
10、负责群众来信、来访的接待、办复工作。
11、完成领导交办的其他工作。
二、董事长秘书工作内容：1.负责起草公司年度工作总结报告及董事长讲话稿。
2.负责起草公司股东人和董事会的会议材料。
3.负责公司其它重要会议记录及____的整理。
4.负责公司文件的起草、打印、登记和存档工作。
董事长秘书职责范文董事长秘书是一个关键的职位，负责协助董事长开展工作，承担着诸多重要的职责。
下面，我们将详细介绍董事长秘书的职责，并对每一项职责进行详细描述。
首先，董事长秘书必须具备出色的沟通能力。
他需要与董事长保持密切联系，并负责处理日常来往函电以及其他相关文件的撰写。
他还需要与各部门的负责人保持沟通，协调各项工作，并及时汇报工作进展情况，以便董事长及时做出决策。
其次，董事长秘书需要具备出色的组织能力。
他需要安排和组织董事会会议、高管会议以及其他重要的会议。
他需要在会议前做好准备工作，包括准备会议议程、整理相关材料以及邀请相关人员参会。
在会议期间，他需要负责记录会议内容，并及时向相关人员发送会议纪要。
此外，董事长秘书还需要负责安排董事长的日程安排，确保董事长的工作计划顺利进行。
另外，董事长秘书需要具备较高的机密性和保密能力。
他需要处理各种机密信息，包括企业财务报表、商业机密以及高管层的个人隐私等。
他需要严格遵守公司的保密规定，并确保公司的机密信息不被外泄。
同时，董事长秘书还需要具备较强的决策能力和抗压能力。
他需要能够在董事长不在时代表董事长做出部分决策，并且需要在高压的工作环境下保持良好的心理素质。
总体而言，董事长秘书的工作职责涵盖了多个方面，需要具备较为全面的能力和素质。
他需要与各级领导保持良好的沟通，协调各项工作，并根据董事长的指示和要求，做好安排和组织工作。
董事长秘书需要具备出色的沟通能力、组织能力、保密能力以及决策能力和抗压能力，以完成各项工作任务。
最后，董事长秘书在日常工作中也需要自我学习和提升。
他需要不断学习新知识，提高自己的综合素质，以更好地胜任自己的职责。
只有通过不断学习和提升，才能不断适应和应对工作中的变化和挑战。
综上所述，董事长秘书是一个非常重要的职位，他承担着诸多重要的职责。
他需要具备较为全面的能力和素质，包括沟通能力、组织能力、保密能力、决策能力和抗压能力等。
只有具备这些能力和素质，才能更好地完成自己的工作，并为董事长提供有效的支持和帮助。
董事长秘书工作计划9篇第1篇示例：董事长秘书工作计划一、前言作为董事长秘书，工作的重要性不言而喻。
董事长秘书是公司高层管理人员的得力助手，其工作计划的制定对于公司的整体运营和高层决策起着至关重要的作用。
下面将针对董事长秘书的工作计划进行详细的制定。
二、工作任务分析1. 协助董事长处理日常工作董事长作为公司的核心领导人，其日常工作包括各种重要会议的安排、会议文件的准备、重要文件的审阅和签署等等。
董事长秘书需要高效地协助解决这些问题，确保公司高层决策的高效进行。
2. 组织和协调公司内外部活动董事长所在的公司通常会有许多重要的内外部活动，例如重要客户的招待、行业交流会议等。
董事长秘书需要对这些活动进行组织和协调，确保活动的顺利进行。
3. 维护董事长形象秘书的工作还包括维护董事长形象的一部分工作，例如对外联络、形象塑造等。
必须确保董事长的形象和声誉在内外部的维护工作正常进行。
董事长秘书还需要负责部分员工的日常事务处理工作，如出差安排、会议预约等。
三、工作计划制定根据以上工作任务的分析，董事长秘书的工作计划主要分为以下几个方面：董事长的日常工作计划是其工作的核心部分。
在此计划中，需要包括日常会议安排、文件处理安排、重要事件的提醒等。
保持董事长的形象是董事长秘书的一项重要工作内容。
需要及时了解和处理董事长形象相关的一些事务。
在这一方面，董事长秘书需要妥善处理员工的日常事务，确保公司内部的事务有条不紊地进行。
四、工作计划的执行在制定了工作计划之后，董事长秘书需要严格执行这一计划。
具有以下几点要求：1. 保证工作时效性董事长秘书需要保证所制定的工作计划的时效性。
在此要求下，需要具有高度的工作效率。
董事长秘书需要严格遵守公司的工作，确保工作的高质量高水准。
3. 保持工作秩序董事长秘书需要在工作中保持良好的工作秩序，建立规范的工作流程。
五、工作计划的完善与调整在日常工作中，董事长秘书需要根据实际情况对工作计划进行不断地完善和调整。
董事长秘书岗位职责范例一、承担日常的秘书工作1. 安排董事长的日程安排，包括会议安排、出差安排等；2. 组织召开董事会议，负责会议的筹备工作，准备会议文件和材料，记录会议纪要，并按要求进行归档；3. 协助董事长处理日常邮件、传真的收发，保持董事长办公室的沟通畅通；4. 负责接待来访客户、供应商等重要人士，提供必要的接待服务；5. 组织董事长考察和参观活动的具体安排，包括行程的规划、酒店预订、车辆安排等；6. 负责董事长办公室的文件收发、归档和管理，确保文件的机密性和安全性；7. 协助董事长处理日常事务，如安排会议、处理来访事宜等；8. 维护董事长办公室的设备和设施的正常运行，及时向相关部门反馈问题并协调解决；9. 协助董事长处理来自各部门的报告、汇报等文件，提供必要的支持。
二、协助董事长开展战略规划和决策1. 收集、整理并分析与公司业务相关的市场信息、竞争对手信息，为董事长提供决策参考；2. 协助董事长进行战略规划和业务发展的策划，参与制定公司的长期发展目标和中期计划，并监督执行情况；3. 跟踪国内外经济形势，及时向董事长报告情况，并提出应对措施；4. 协助董事长进行对外沟通和协调工作，包括与股东、合作伙伴等的联络、对接等；5. 向董事长提供相应的调研报告、决策分析报告等，为董事长的决策提供必要的支持。
三、协助董事长维护公司形象与关系1. 维护与股东、合作伙伴等关键利益相关方的良好关系，及时处理并解决相关问题；2. 协助董事长进行公共关系管理，参与组织公司的公关活动，提升公司的知名度和形象；3. 积极参与相关行业的活动和交流，扩大公司的业务合作渠道；4. 协助董事长处理与政府及相关部门的业务往来，保持良好的合作关系；5. 协助董事长处理与媒体的沟通和协调，及时回应公众关注的问题。
四、保密和机密事务的处理1. 维护董事长办公室和公司的商业机密，严格遵守公司的保密制度；2. 负责对涉及董事长办公室的文件、会议等进行保密管理，确保信息的安全；3. 协助董事长处理涉及商业秘密的合同和文件，确保合同的合法性和安全性；4. 树立保密意识，定期向董事长汇报工作进展和可能存在的风险。
董事长秘书工作计划5篇第1篇示例：董事长秘书工作计划一、工作背景和意义作为董事长的秘书，是整个企业中非常重要的一个岗位。
董事长是企业的领导者，他的日常工作安排和重要事务安排都需要秘书来协助完成，才能确保工作的顺利进行。
秘书的工作不仅是对董事长的服务，更是对整个企业的服务。
制定一份合理的工作计划，对于董事长秘书的工作效率和工作质量都至关重要。
二、工作职责和要求1. 协助董事长安排日常工作，包括会议安排、行程安排等；2. 负责董事长日程的管理和协调，确保时间安排合理；3. 拟定和整理重要文件、报告或会议资料，确保安排顺利进行；4. 签收并处理董事长的文件、来访人员或电话，及时转达董事长意见和决定；5. 协助董事长处理紧急事务，及时向董事长报告并求同意；6. 维护董事长的形象和声誉，做好外部沟通和协调工作；7. 协助董事长处理日常生活琐事，确保董事长精力集中在工作上。
三、工作计划安排四、个人素质和要求1. 具备良好的沟通和协调能力，能够快速、准确地了解董事长的需求，并及时有效地解决问题；2. 具备较强的组织和计划能力，能够合理有效地安排工作内容，确保工作顺利进行；3. 具备高度的责任心和敬业精神，能够随时为董事长服务，确保董事长的工作顺利进行；4. 具备较强的应变能力和抗压能力，能够应对紧急事件并迅速采取措施解决问题；5. 具备一定的外语能力和信息技术能力，能够更好地为董事长服务。
五、工作总结和展望作为董事长秘书，本着高效、精准、有序的原则，不断提升自身素质和能力，不断完善工作计划，以更好地为董事长服务，为企业发展贡献自己的力量。
要做好团队合作，与其他部门密切配合，共同推动企业的发展，实现企业目标和董事长的愿景。
【2000字】免责声明：本文是根据您的需求生成的虚拟内容，仅供参考。
如有雷同，纯属巧合。
第2篇示例：董事长秘书工作计划作为董事长的秘书，担负着沟通、协调、安排等多项重要工作职责。
为了更好地履行工作，提高工作效率和质量，制定一份详细的工作计划至关重要。
如何成为一名优秀的董事长秘书2023年，随着经济全球化的深入和企业竞争的加剧，越来越多的企业开始重视董事长秘书的作用。
作为一名董事长秘书，需要具备一定的专业素养及相关能力和技能。
本文从以下几个方面为您介绍如何成为一名优秀的董事长秘书。
一、积极学习，不断提升自我素质成为一名优秀的董事长秘书，首先需要具备良好的专业素养及各种必备技能。
秘书需要承担丰富多彩的工作内容，如在董事长日常工作中协调会议安排、对接商务往来等。
因此，秘书需要具备一定的信息组织和文书处理能力，包括会议组织能力、人际交往能力、项目管理能力等，同时还要掌握一定的商务礼仪和礼节知识，提高自身的综合素质。
而在现代信息化时代，秘书还需要掌握一些IT技能。
如熟练运用办公软件、基本网络技能以及使用新媒体工具，可以提高工作效率和质量，也方便与企业的客户和合作伙伴之间沟通。
二、准确理解董事长意图，迅速反应处理事务成为一名优秀的董事长秘书，还需要具备较高的思维逻辑能力和沟通能力。
一些重要文件、信息的审批和处理，常常需要秘书拥有出色的分析推理能力、快速解决问题的能力、善于协调解决问题的能力以及敏锐的筛查和判断能力。
在工作中，秘书需深度理解董事长工作意图，了解其需求和偏好，并根据实际情况正确分析和推断其思想和意图，以此为基础为董事长提供辅助工作，及时处理相关事务。
三、注重细节，高效执行工作作为一名董事长秘书，必须注重细节、保持高效率。
管理时间是一项细致的工作，需灵活使用日历和预约工具进行时间安排与预订。
秘书需要保证高效利用时间、有组织地安排好每项工作，做到时间利用充分并控制得当。
在日常工作中，秘书还需要注重安排董事长行程、会议安排等，配合现代化会议技术，在保持会议秩序的同时提高工作效率。
四、遵守职业道德，保护机密信息的安全性董事长秘书工作通常涉及到众多商业机密和重大商业机密，如商业合同、股东会信息、财务信息等领域的机密。
因此，秘书需具备很高的机密保护意识，保证机密信息不外泄。
董事长秘书工作总结【3篇】篇一：作为一名董事长秘书，我认为我的主要工作是为董事长提供周到细致的服务，让他能够专注于重要的决策和事务上。
一个成功的董事长秘书应该具备良好的沟通技巧，高效的组织能力和出色的人际关系。
在过去的一年里，我认为我尽了最大的努力，为公司的发展尽职尽责。
我的日常工作包括：负责董事会和管理层会议的组织和安排；协调公司内部不同部门和管理层的联络和沟通；代表董事长参加各种业务活动和社交活动；协助处理董事长的邮件、电话、行程安排等工作。
在这些工作中，我学习到了很多能力和技巧。
例如，我学会了如何高效地组织重要会议，并提供了优质的会务服务。
我还学会了如何处理各种问题和紧急事件，以及如何与不同类型的人进行沟通和交流。
通过不断学习和拓展我的职业领域知识，我相信我会变得更加成熟和高效，以更好地服务公司和董事长。
透过这一年的工作，我意识到，作为一名董事长秘书，我们不仅需要把自己的工作做好，还需要虚心接受别人的意见和建议，提升自己的能力和素质，以适应不断变化的商业环境和公司内部的发展需求。
正如公司的旗帜所寄托的品质一样，为人处世的良好态度和优秀的专业技能对于一个秘书的成功以及公司的发展都至关重要。
篇二：作为一名董事长秘书，我有责任保持高效和周到的服务质量，为公司内部以及外部的人力资源和资金资源提供更好的整合。
我每天协调各个部门之间的通讯和信息流动，并负责处理公司的内部信函、办公室设备和保安等事务。
我还需要了解公司的长期战略和快速适应市场变化、工作变化。
我每天管理董事长的日程，确保他能够在时间上保持一致性和协调性。
最重要的是，我需要为董事长提供全面的高质量服务。
在现代商业中，董事长的角色和职责变得越来越复杂，同时，他们也需要一个更为高效和有经验的团队，来更好地应对日益不断的变化。
作为董事长办公室的负责人，我全面负责办公室的各种工作，使董事长可以更好地工作，并且获得更好的公司外面和内部沟通和交流。
在过去的一年里，我逐渐适应了公司的业务，并克服了许多挑战，学习了很多东西并成长了。
目录秘书的工作内容 2 名片的档案管理 3 档案管理的原则及常用方式 4 档案管理的方法 5 指令的接受与汇报 6 如何准备会议7 上司出差前的准备工作9 上司出差当中的工作处理: 11 上司出差回来后的工作处理12 陪上司出差应担负的职责12秘书的工作内容秘书的工作非常烦杂琐碎，公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及，所以秘书需要非常细致和耐心。
大致来说，秘书的工作包括以下几个方面：A辅助决策当上司面对多个选择而犹豫不决时，秘书要为上司收集相关资料，帮助上司分析情况。
B调查研究当上司接到一个新任务时，秘书应协助上司进行调查研究，掌握具体的第一手资料。
C收集信息当今的社会已进入信息时代，秘书必须具备信息处理能力，及时、准确地收集所需要的信息。
此外，还要善于运用网络收集信息。
D文书处理5文书处理包括整理资料、撰写报告等等。
一位优秀的秘书应该善于处理文书。
E会务准备所谓会务准备既包括公司内部的会议准备，也包括对外的会议沟通，准备工作主要是进行业务汇报F公关工作公关工作包括沟通、社交、商务等方面，有时也要代表公司进行发言，或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道，与他们建立良好的沟通渠道G档案管理在高科技迅速发展的今天，我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式，而是采用电脑来管理档案，所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。
H工作日程安排上司每天的工作日程一般都由秘书安排，秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排，如上司今天到南京出差，明天在北京参加某个会议，秘书要把握好时间，留出往返的时间空档，保证上司能及时参加。
I查办工作查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实，或者对一些须要重视的传言进行证实。
J接待工作当有客人或来访者的时候，秘书有责任做好接待工作，让来宾感受到自己受到礼遇，产生宾至如归的感觉。
K行政事务行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理，以及下对上、上对下的沟通与协调。
L保密工作秘书要具备保密意识，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事询问，也不能随便透露名片的档案管理名片虽然小，却是人们拓展人际关系的桥梁，所以要认真地收集好名片，作为秘书，还要替上司管理好名片，在上司需要的时候，能随时为他找到所需的名片1．管理名片的工具我们常常看到有些人把名片用橡皮圈圈起来，随意放在抽屉里，这样做容易造成名片的破损或丢失，我们应该利用专门的工具来存放名片。
当名片的数量较少时，可以使用最常见的名片簿，当名片的数量较多时，可以使用名片箱，此外，还可以使用便携式的电子记事簿，把名片资料输入，随时可以查找。
2．名片的分类方法对名片进行分类，可以有效地管理、查找名片。
3．名片的整理方法对名片进行适当的整理，可以便于保存和查找名片。
A对于超大型的名片，应该将其仔细修剪成正常尺寸，或者用计算机另外打一张，也可缩小影印后再建档B收到名片后，应在空白处记下见面日期、地点、谈话主题和重点、对方特征、业务项目，便于以后回想C对于长期中止联络的人的名片，可以将其过滤出来，放在固定的地方，或者丢弃，否则日积月累，名片会泛滥成灾。
D如果客户变更了地址、电话，秘书应主动向客户要张新名片，将旧名片更换掉，或者在名片上进行更正、补充。
档案管理的原则及常用方式档案管理在现代社会扮演着越来越重要的角色，因为公司的资料越来越多，只有把这些资料进行整理、分类，在需要的时候才能随时找到相应的资料，而不至于翻箱倒柜，将大量时间浪费在查找资料上面档案管理的基本原则档案管理包括收集整理、分类、建立检索三个步骤。
收集整理是指快速且大量的收集整理相关资料；分类是指区分建档，避免累积档案；建立检索是指建立检索表，通过检索表可以迅速缩小检索范围，方便查找档案。
常用的档案管理方式1．抽屉式直立档案所谓抽屉式就是立在地面上的分层的抽屉，这种方式能够将种类繁多的档案详细地分类，而且可以上锁，易于保密，并且使得档案不容易毁损。
抽屉式的档案管理检索起来比较简便，因为抽屉里一般都有垂直的隔板，资料层层放进去，每部分资料上面都有一个突出的标志，对这些档案进行简要说明，图书馆里见到的检索书目就是典型的抽屉式直立档案。
2．开放式横向档案管理所谓开放式就是我们在医院里常见到的档案管理方式，可能用木板，也可能用铁柜，把所有的资料一摞一摞的排列整齐，采用这种方式的基本条件是资料比较统一，如果有的资料夹很高，有的资料夹很矮，就会造成高的两边倒，矮的被挤到中间，寻找资料的时候如果用力不当，就会损坏资料。
开放式的档案管理常常使用颜色管理，所谓颜色管理就是把公司各部门的档案用不同的颜色来表示，如红色的柜子属于会计部，蓝色的属于销售部等等。
医院、户籍单位最常采用这种区分方法。
3．穿孔式活页夹穿孔式的活页夹最大的优点就是易于保存资料，不必担心资料次序错乱或遗失。
其缺点是必须先对文件资料进行打孔作业，有孔资料需要改孔，有些档案、样品格式会被夹住，或被穿孔破坏，无法展现完整内容。
这种方式一般用来保存重要的参考目录等。
4．档案盒档案盒的一般规格是，宽315mm，高220mm，深100mm，这个标准现在全世界通用。
这种档案盒的特点是能实现数据单元化、分类分盒放好，适合用来存放新产品开发企划书、资料影印文件、图片、惯用表格、常用记事本等资料。
5．金属文件夹金属文件夹里面有一个弹簧片，可以很方便地拉起来，再扣下去，夹住资料。
金属文件夹适合于开会的时候或者批阅资料的时候使用，可以随时取放资料，其缺点是不能存放太多的资料，而且容易脱落。
6．透明资料袋透明资料袋一般被用来暂时保存文件资料，使得资料不会被弄湿、弄脏或弄丢，它的好处是方便拿取，因为透明，人们一眼就知道里面放的是什么资料。
如果不是很重要的资料，都可以暂时用透明资料袋来保存。
档案管理的方法档案管理要有具体的管制方法。
有些档案一旦被借出，如果不能进行有效的管理，到最后就会无从查找，不了了之，造成档案的遗失或损坏，所以要设计完善的借出卡，在借出卡上详细地记录档案的借出日期、档名、借阅人姓名及归还日期等信息，将每个档案都落实到某个具体的人负责。
1．运用颜色管理运用颜色来区分不同的档案是一种直接有效的方法，通过这种方法可以一目了然地找到所需要的资料。
在运用颜色管理的时候，有如下几个方面要注意：A使用颜色区分时，颜色种类不宜太多，一般以红、蓝、黄、褐、绿五色为佳，中间色及粉嫩色容易造成混淆，要尽量少用。
B档案夹本身要用同一色系，一般不采用档案夹的颜色来区分档案，颜色太多，会使人眼花缭乱，不能区分。
C应该避免同时使用过于接近的颜色，比如青色、蓝色、紫蓝色等，颜色太过接近，不容易一眼就区分开来。
D颜色如果不够用，可以增加卷标，如贴二个红色卷标或粘贴一个红色一个蓝色表示不同的档案，5种颜色互相配合，可得出若干种不同组合，应用的范围就更广了。
此外，还可以考虑颜色和数字的组合，比如红1、黄2等等，使得档案区域无限的延伸。
2．尺寸要统一要想进行高效率的档案管理，应该使资料具有统一的规格和尺寸，这样才能便于辨认和管理。
3．档案堆放的技巧档案应该竖起来摆放，整齐的排列，这样相关人员寻找资料的时候就可以一目了然，而且可以很方便地取出来。
如果一层层地叠放资料，上面的资料压着下面的资料，要想拿下面的资料就比较困难，需要费力的抽出而且不容易找到相关资料4．档案的分类方式A按对象划分根据资料来自何人，与哪些企业有关进行划分B按主题划分根据不同的主题进行划分，比如把资料分成技术开发领域的资料和销售领域的资料，或者按照产品名称区分资料C按形式划分根据形式的不同进行划分，如适用于会议记录的资料，或者规定格式的文档等D按项目划分项目也叫专案，可以针对某个具体的项目划分档案，比如要做情人节的专案，可以把历年来情人节的专案资料进行归类、分析。
E按时间划分按时间划分是比较常用的分类方法，比如可将2002年的资料都收集在一个资料夹里，将2003年的资料收集在另一个资料夹里。
指令的接受与汇报1．接受直接上司的指令A清晰地响应，并即刻前往听到上司的招唤，应该清晰地响应，并即刻前往，但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档，则应该先把这些文档收拾好，放进抽屉或保险柜，以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。
B向主管询问应办事项在进入主管办公室之前应先敲门，得到回应后，才可进去接受指令，同时要面带笑容，诚恳地向主管询问：“请问您有什么事情要办吗？”C逐条记录应办事项对于主管交代的事情，秘书应逐条记录下来。
当主管交待完毕后，如果仍有疑惑应马上请示，不可一知半解地离去，否则工作就无法顺利开展。
此外还应询问上司是否还有其他指示，并且表明：“我会马上去办您交待的工作，请放心。
2．接受其他部门主管的指令一个公司里有很多部门，一个部门有可能有几位主管，有的主管可能会跨部门指派工作，如果不是自己的直接上司下指令，一般来说，秘书最好先向自己的直接上司请示，如果本部门暂时没有事情要办，上司同意秘书去帮忙的话就可以去，如果自己部门的事务非常繁忙，则尽量不要接跨部门的工作，以免影响到自己的分内工作，如果碍于情面勉强应允，却又不能如期完成，会让人怀疑你的工作能力和诚信。
指令的汇报秘书在接受上司的指令之后，不仅要及时的落实工作，还要定期向上司汇报工作的进展和成果，不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。
A汇报的时间何时进行汇报,隔多长时间进行汇报一次？这要根据上司的习惯来决定，如果上司喜欢了解工作过程，秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展；如果上司只重视最后结果，秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。
B汇报的方式如果工作比较简单，秘书可以采用口头汇报的方式，直接向上司汇报工作的结果。
如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大，则应进行书面汇报，把工作成果写成报告，供上司批阅，并存档以便今后查阅。
有时候，还要召开专门的汇报会议，这时必须事先准备好充分的辅助工具，如制作投影片、幻灯片或海报等等。
如何准备会议1．明确会议的目的在准备会议之前，首先要明确会议的目的是什么？是要传达上层决策者的精神、策略，还是为了解决某个具体的问题或危机？不管具体的目标如何，召开会议的基本目的都是传达并贯彻所要执行的经营方针，使各个部门的经营策略与公司目标协调一致，群策群力，找到解决问题的最佳方案2．准备会议的6Ｗ原则在每次准备会议的时候，专业秘书可以用6Ｗ来问自己，检查自己是否已经了解了6Ｗ所提出的问题，并且一一解决了这六个问题：WHY：为什么要开会。
WHAT：会议的议程如何。
WHERE：在哪里开会。
WHEN：何时开会。
WHO：参加会议的人是谁。
HOW：开会的方式是什么3．准备会议的注意事项在准备会议的时候，要注意以下事项：A考虑周全要成功地举办一次会议，尤其是大型会议，须要考虑很多方面的问题，比如开会的时间是否能保证大家都能参加，会不会遇到外宾来访或者公司出货；不能出席的人是否有替代人选，怎样联络；会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的安排是否妥当；会议需要什么辅助器材，由谁负责；会议进行的时间预计有多久等等。
