行政人员素质测评

行政人员素质测评

第一节行政人员素质测评指标和测评方法

一、行政人员基本素质构成

（一）生理素质

从生理素质方面来说，行政人员除了应具备良好的体质和旺盛的精力之外，还应在年龄、身高、视力、听力等个人身体条件方面达到一定的要求。

（二）心理素质

1．个人能力

行政人员的个人能力是影响其工作效率的基本心理素质，具体体现在以下两个方面。

(1) –般能力倾向

行政人员应具备较好的行政职业能力，包括数量关系能力、常识判断能力、判断推理能力、言语理解与表达能力、资料分析能力等。

(2)特殊能力倾向

首先，文书能力倾向即知觉速度与准确性是行政人员的必备能力之一。其次，创新能力对行政人员工作效能的提高也很重要。

2．人格特征

行政人员的人格特征主要体现在职业道德、职业兴趣、个性倾向三个方面。

(1)职业道德

行政人员应忠于职守、恪守信用、严守秘密、善于合作、文明礼貌，并能够实事求是。

(2)职业兴趣

职业兴趣倾向也会影响行政人员的工作效率。以霍兰德职兴趣为例，行政人员的职业兴应倾向于常规型，顺从、谨慎、稳重、关注细节，喜欢从事稳定、系统、有秩序、有条理的工作。

(3)个性倾向

行政人员的性格倾向应是内外向相结合，既活泼开朗又沉着冷静、既敏锐大胆又谨慎细心、既自信热情又自制勤奋。

（三）知识素质

1．专业知识

行政人员应掌握的专业知识包括行政管理知识、秘书学知识、公文写作知识、文书档案知识、会务及人际关系知识等，还应包括行政人员所在部门的具体岗位方面的专业知识。

2．相关辅助知识

行政人员应对政治、哲学、语文、外语、数学、管理、统计、法律等各学科的知识都有一定程度的了解，甚至还包括历史、地理、艺术修养类知识。

3．专业技能知识

行政人员还应具备熟练的专业技能才能胜任工作岗位，具体包括速记、打字、写作、文档编辑、归档、统计、办公自动，化等技能，有的高级行政人员还需具备驾驶技能。

二、确定行政人员素质测评要素

根据行政人员的基本素质构成，可以分析如表9-1所列的测评要素。

表9-1 行政人员素质测评通用要素一览表

三、选择行政人员素质测评方法

行政人员素质测评方法可以分别从生理、心理、知识素质三个角度来考虑。表9-2列出了行政人员素质测评通用的方法。

第二节行政人员素质测评

行政人员一般包括行政秘书、前台文秘、文员、档案管理员等相关人员，主要从事一些文书、服务、协调及监督类的工作。不同的行政岗位，其具体的岗位职责不同，要求行政人员应具备的素质水平也不同。

一、行政人员工作分析

（一）分析行政人员的工作职责

1．行政秘书工作职责

政秘书的主要职责是协助管理人员的工作，保证企业业务的良好运转；负责协助企业形象维护与公关活动；负责企业文化建设；负责出差管理和印章管理。其主要工作内容如表9-3所示。

前台文秘主要负责来客接待、企业总机管理、资料库管理等相关工作，其具体工作内容如表9-4所示。

表9-4 前台接待人员工作职责一览表

3．行政文员工作职责

行政文员负责处理办公室内的一些日常例行工作，如档案资料的整理与保管、传真文

件的收发与登记、文件复印与打印管理、打字记录、校对核对、装订函件、通知联络等相关

工作。表9-5列出了行政文员的主要工作内容。

表9-5 行政文员工作职责一览表

（二）分析行政人员的任职资格

1．行政秘书的任职资格

根据行政秘书的主要工作职责，表9-6列出了行政秘书主要的任职资格。

表9-6 行政秘书任职资格一览表

2．前台文秘的任职资格

根据前台文秘的工作职责，其任职资格如表9-7所示。

表9-7 前台文秘的任职资格一览表

3．行政文员的任职资格

根据行政文员的基本工作职责，其基本素质和技能应达到如下六项要求。

第一，工作主动、细致、热情，具有优质服务的观念和强烈的工作责任感。

第二，具有一定的协调能力。

第三，工作中具备较强的保密意识。

第四，具有较宽的知识面，具备较强的学习能力和表达能力，能从事基本的文书工作。

第五，了解公司产品的基本知识及部门具体业务所要求的基本技术知识。

第六，熟悉通用办公设备的使用及简单维护，精通常用办公软件的使用和基本的电脑操作与维护。中英文打字不少于80字／分钟。

（三）行政人员测评要素的构成

根据对行政人员基本素质构成及任职资格的分析，可得出各类行政人员的测评要素，如表9-8所示。

表9-8 行政人员测评要素一览表

二、基于招聘目的的行政秘书素质测评方案

XX公司营销部方经理的行政秘书赵小姐升任总经理的行政助理，因此营销部经理的行政秘书职位就出现了空缺，需要招聘一位新的行政秘书接替赵小姐的工作。公司人力资源部王经理通过各种渠道刊登了招聘广告，很快收到了18份简历。

王经理通过分析每份简历，挑选了合适的12人进行电话访谈。访谈是用英语进行的，淘汰了五位英语能力较差的应聘者，另有两人已获得其他公司的聘用，这样，只剩下五人获得了进一步的甄选资格。

从这五人的简历和前次电话访谈来看，她们的能力比较相当。王经理该如何从她们当中选一人呢？

一、组建素质测评工作小组

王经理的首要工作就是组建此次素质测评的工作小组。经过挑选，王经理选择营销部方经理、晋升的赵小姐、人力资源部招聘主管费先生三人与自己组成测评小组，负责确定素质要素、评估打分、实施素质测评、撰写测评报告等具体事项。

二、建立行政秘书测评指标体系

（一）初步确定行政秘书的胜任素质

首先，通过分析行政秘书的工作职责和任职资格，制定“秘书人员行为事件访谈表”（表9-9），对公司在职秘书进行访谈，以收集行政秘书人员的胜任素质。