管理中的有效沟通
北京华恒智信人力资源顾问有限公司杨丽娟
管理的过程是一个通过发挥各种管理功能,充分调动人的积极性,提高机构的效能,实现企业共同目标的过程。而组织管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起,以实现共同目标的手段”。可见,管理与沟通关系是实现共同目标的过程与手段的关系,管理离不开沟通,沟通渗透于管理的各个方面。沟通从一定意义上讲,就是管理的本质。沟通之于企业实现目标的重要性有多种表现,比较突出的作用有以下几点:
1、良好的沟通有助于提高企业决策质量。企业管理者在进行决策时,无时不刻需要及时地掌握企业内外部的各种信息与情报,以便依据准确的信息作出正确的判断。俗话说“群策群力”管理者就需要从广泛的企业内部的沟通中获取大量的信息情报进行决策以迅速解决问题。沟良好的企业,企业管理者能够多层次、多角度、多方位地得到丰富的信息作为决策的依据与参考,使得决策过程更加透明,更加公正,减少的少数人独断决策所带来的不确定风险,提高决企业决策质量。
2、良好沟通促使企业员工高效工作。企业的组织结构与制度流程共同作用,形成了企业各个部门与各个岗位之间的相互配合、相互协调、相互依存的关系。但是, 我们应该看到，组织与制度是死的，而企业的主体一一员工，却是活生生的具有高度智慧与情感的人。人的主观能动性与差异性决定了不同的员工对于同样的制度与同样的工作任务会有不同的理解与认识,也就会产生不同的执行效果。而良好沟通正是弥合员工认知差异的有效方法,良好的沟通使得员工能够正确领会与理解上级领导的意图,能够正确反馈工作中存在的问题,能够有效协调各部门与各岗位的协调关系。从而将各种潜在的问题在沟通的过程中曝露于反复沟通的过程当中,最终实现良好的工作效果。
3、沟通有利于领导者激励下属。马斯洛的需求层次理论告诉我们,人在实现生理与安全需求,会追求自我价值的实现等精神需求。建立良好的人际关系和组织氛围,提高员工的士气。除了技术性和协调性的信息外,企业员工还需要鼓励性的信息, 以
体现自身对于企业的价值。良好的沟通可以使领导者能够正确地评价员工的工作能力与工作表现。领导的表扬、认可或者满意能够通过各种渠道及时传递给员工,形成对员工的工作激励。同时,企业内部良好的人际关系更离不开沟通。
然而,如果沟通的渠道长期堵塞,信息不交流,感情不融洽,关系不协调,就会影响工作,甚至使企业每况愈下。在现代企业当中,我们会随时看到沟通障碍的存在。例如,制度与原则形同虚设,有令不行、有禁不止,就是在制度的传达与宣贯中出现了沟通障碍。又比如,有的管理人员主观武断,一个人说了算,听不得下级的意见.更听不得对自己的错误的批评,刚愎自用,唯我独尊。不与上下级经常沟通,各方面的意见和建议受到忽视、冷漠,挫伤了员工的积极性和对企业的责任感。在企业遇到危急关头时, 员工就会以无动于衷,冷漠与消极回应上级领导。所以,现代企业要不断完善企业内部的沟通渠道,逐逐步建立起- 套成熟完善的沟通系统,及时将企业信息上传下达,设身处地为员工着想,及时与员工交流感情,让所有员工清楚知道公司的方针、政策和所处的形势,坦诚待人,才能凝聚人心,共渡时艰。
沟通不畅的原因归纳起来主要有两种。
组织与制度原因:
1、组织机构过于庞大,中间层次太多,信息传递过程中容易产生信息的失真,而且还
会浪费大量时间,影响信息的及时性。
2、组织机构臃肿,机构设置不合理,各部门之间职责不清,分工不明,形成多
头领导,
就会给沟通双方造成一定的心理压力,影响沟通的进行。
3、运营流程设计机械呆板,缺乏沟通与反馈机制,影响沟通的效果。
个体差异原因:
1、个性因素所引起的障碍。信息沟通在很大程度上受个人心理因素的制约。个体的性
质、气质、态度、情绪、见解等的差别,都会成为信息沟通的障碍。
2、知识、经验水平的差距所导致的障碍。在信息沟通中,如果双方经验水平和知识水
平差距过大,就会产生沟通障碍。
3、利益观念所导致的障碍。在团体中,不同的成员对信息有不同的看法,所选择的侧
重点也不相同。这也成了信息沟通的障碍。
4、缺乏信任基础所产生的障碍。有效的信息沟通要以相互信任为前提,缺乏信任基础,
使得真实的信息被隐瞒、过滤。
5、沟通者的畏惧感以及个人心理品质也会造成沟通障碍。但在很多情况下,沟通往往
会因下属的恐惧心理以及沟通双方的个人心理品质而形成障碍。
因此,在企业管理实践当中,也必须从组织与个体两个层面提高沟通效果,最终提高决策与管理的质量,实现企业的目标。
组织与制度层面
1、根据企业的发展战略与业务特点,设计合理的组织结构,减少组织中的中间环节,
为决策指令的上传下达建立高效的沟通管道。
2、在合理设置组织机构的基础上,明确部门、岗位的职责,理顺汇报与沟通关系,
减
少沟通过程中的推诿与扯皮。
3、根据企业实现业务特点,设计合理的运营流程,形成良好的反馈机制,使得信息的
流动形成闭环效果,有利于跟踪运营效果。
个体差异层面
1、完善沟通渠道:根据个体差异,建立与完善多种沟通渠道,利用多种沟通渠道的不
同个体适应性,降低个体差异对沟通效果的影响。
2、根据不同的对象采取不同的沟通方法,因此,要注意信息传递的目标,确保信息的
效用。要研究不同对象的不同需要,追踪信息接受者的视线所向,保证信息传递的质量,减少无效劳动。
3、要控制使用直接传递渠道。所谓直接传递就是越级传递,撇开管理信息系统, 使沟
通双方直接对话。在管理中,不能过多采用这种方式,以降低中间沟通层级的不满,同时降低员工对于高层领导的畏惧感。
4、高效利用非正式沟通汇道。非正式沟通的优点是,沟通形式不拘,直接明了,速度
很快,容易及时了解到正式沟通难以提供的“内幕新闻”。非正式沟通能够发挥作用的基础,是团体中良好的人际关系。利用各种场合,通过各种方式,排除各种干扰,来保持他们之间经常不断的信息交流,从而在一个团体、一个企业中形成一个巨大的、不拘形式的、开放的信息沟通系统。
