会议管理制度

会议管理制度第一章总则第一条目的为使研究院的会议管理规范化和有序化，提高会议的质量和效率，降低会议成本，切实跟踪落实会议提出的各项工作任务与工作要求的完成情况，从而保证会议的有效性，特制定本制度。

第二条适用范围本制度适用于研究院各项会议管理。

第三条会议召开原则（一）高效原则。

会议召开应确有必要，注重实效，主题鲜明，准备充分，严禁召开没有明确目的、缺乏实际内容的研讨会、座谈会、经验交流会等。

（二）精简原则。

大力精简会议，尽量缩短会期和控制会议规模，减少与会人员。

尽量控制大型会议召开；能合并召开的会议统筹合并召开；对可开可不开的会议坚决不开；对能会下协调解决或用其他方式解决问题的尽量不开会议。

（三）节约原则。

会议要厉行勤俭节约，严禁铺张浪费。

不允许以会议的名义进行报销工作，特殊情况需经审批后方可（如：全员参与且长时间进行的会议）。

第二章会议形式第四条会议形式会议形式分为：内部会议、外部来访会议和大型会议。

一、内部会议研究院管委会工作例会；名师培训会；研究院年终工作述职工作总结会议；各部门、各项目周例会/月度会议。

二、外部来访会议政府机关和上级领导来公司检查、指导工作的汇报会议，有合作关系的客户、潜在投资人的来访、参观等。

三、大型会议研究院周年庆典表彰大会；研究院年会讲座、论坛、发布会、研讨会、座谈会、展览会、庆功会、表彰会等。

第三章会议组织第五条会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则，会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主办部门、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣传等。

第六条会议通知一、会议按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：（一）内部会议：主办部门应提前一个工作日通过微信群/电话/公告栏等方式通知参会人员及会务服务提供部门；（二）外部来访会议：主办部门应提前三个工作日通过微信群/邮件等方式通知参会人员及会务服务提供部门；（三）重要/大型会议：主办部门应提前一个月通过邮件方式通知参会人员及会务提供部门。

二、会议通知的内容包括但不限于会议名称、会议议题、会议时间、会议地点、主办部门、参会人员、会议议程、会议须准备资料明细、参会注意事项与要求及其他等。

会议通知格式详见附件1：《会议通知格式》。

第七条会议准备一、会议准备包括以下内容：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、铅笔、会签纸、签到簿、备用桌椅、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心、投影仪、幻灯片和白板或黑板等。

根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。

二、会议主办部门应提前做好如下会议准备工作：1、每个工作环节都必须有专人负责，责任到人，并明确任务和要求。

（见附件2：《会议分工一览表》）2、应提前打印《会议签到表》（见附件3：《会议签到表》）,并由会议记录员监督参会人员签到情况，会议签到表须在会议结束后由会议主办部门负责人签字确认。

第四章会议室管理与服务第八条会议室管理部门与职责现有会议/讨论室主要为研究院内大会议室、讨论室1--讨论室7，共8个会议室。

会议室由行政部统一管理，统筹协调安排使用，负责会议安全、卫生巡查、以及对室内设备、物品、绿植更换、卫生统一清扫等日常维护和管理工作。

第九条会议室使用规定一、会议室使用申请为避免使用大会议室的时间发生冲突，研究院各部门召开会议需要使用会议室的，须提前做预约登记手续，即须提前至少一个工作日填写《会议室预约登记表》（见附件4：《会议室预约登记表》），明确时长和人数，经行政部统一安排后方可使用。

因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限，但会议主办部门或个人必须提前与研究院行政前台备案。

讨论室使用无需预约登记，但本着高效、节约的原则，需要在讨论室门口的《会议室使用情况登记表》（见附件6：《会议室使用情况登记表》）中填写使用人及使用时长，提高讨论室的使用率。

二、会议室使用原则讨论室无需预约即可使用，若出现冲突时，可根据需要自行调节或提前一个工作日向行政部提出预约申请，由行政部安排。

会议室使用原则上根据申请表进行安排，若出现冲突时，行政部遵循以下原则进行统筹协调：1、坚持局部服从整体的原则，研究院级会议优先于部门级会议，紧急会议优先于一般会议。

2、各类会议优先顺序为：研究院级会议、临时性行政/项目会议、部门内部会议。

3、因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

三、会议室使用要求讨论室使用遵循“谁使用，谁负责”的原则，由使用者负责使用过程中的管理：1、使用前按规定填写《会议室使用情况登记表》。

2、各部门应在预约的时间内使用完毕，不许超时使用。

如需延长使用时间，请及更新《会议室使用情况登记表》，如在接续的时间段内已有其他部门登记使用，超时使用的部门必须离开该会议室，终止使用。

3、如各部门临时取消使用，需在《会议室使用情况登记表》中将使用情况划掉，再需使用时需重新填写。

4、若要借用讨论室内物品，需经行政部许可。

使用完毕后，应及时归还。

如因个人原因造成设备损坏，须照价赔偿。

5、讨论室使用期间要爱护室内设施设备，严格按操作规程使用。

结束后，应在30分钟内将讨论室恢复原样，并及时关闭讨论室内电源及电器设备，若发现设备故障，及时报行政部备案。

会议室使用遵循“谁使用，谁负责”的原则，由会议主办部门负责使用过程中的管理：1、各部门应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。

超过15分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。

2、各部门应在预约的时间内使用完毕，不许超时使用。

如需延长使用时间，请及时告知行政部，如在接续的时间段内已安排给其他部门使用，超时使用的部门必须离开该会议室，终止使用。

3、如各部门临时取消使用申请，再需使用时需重新申请。

4、未经允许，任何部门或个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。

若要借用会议室内物品，需经行政部许可。

使用完毕后，应及时归还。

如因个人原因造成设备损坏，须照价赔偿。

5、会议室使用期间要爱护室内设施设备，严格按操作规程使用。

会议结束后，应在30分钟内将会议室恢复原样，并及时关闭会议室内电源及电器设备，若发现设备故障，及时报行政部备案。

第十条会务服务重要会议的会议室服务，由行政部根据实际情况安排。

其他日常及业务会议由会议组织部门安排服务。

第五章会议资料管理第十一条会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议主办部门负责，应在会议结束后2个工作日内完成，特殊情况除外。

第十二条会议纪要格式，详见附件5：《会议纪要格式》。

第十三条各类会议资料必须存档，部门内部会议、外部来访会议、研究院级会议、重要/大型会议资料由行政部分类存档。

第十四条存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。

第六章会议纪律与要求第十五条参会人员须提前15分钟入场签到，如不能到会应向会议主持人履行请假手续。

第十六条不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。

第十七条会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。

第十八条会议发言要言简意赅，按照规定时间发言。

第十九条会议务求精简高效，严肃认真，若无特殊情况，会议时间应控制在120分钟内。

第二十条会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。

第二十一条本着高效节约的原则，内部会议不允许以会议的名义进行报销工作，特殊情况需经审批后方可（如：全员参与且长时间进行的会议）。

外部来访会议或大型会议需先提交会议预算，并按预算进行报销。

参照XX标准。

第七章行政职责与处罚第二十一条违反上述规定者，第一次予以口头警告，第二次进行书面通报，第三次视情况予以50-200元经济处罚。

第八章附则第二十二条本制度由研究院行政部负责解释。

第二十三条本制度自发布之日起试行三个月，原相关制度暂停执行，若后期本制度无修改或正式发文则试行期结束后自动转为正式版执行。

中关村海华信息技术前沿研究院2019年8月附件1 会议通知格式第一部分，标题。

写在第二行中间，字略大一点。

标题有三种写法：一是只写“通知”二字；二是紧急或重要事情，可以写成“紧急通知”或“重要通知”借以引起人们重视；三是把发文单位、名称、会议的主要内容和文种也写进去。

第二部分，称呼。

写被通知者的单位名称或者姓名，称呼的写法有两种：一种写在第二行或第三行，顶格写，称呼后面加冒号（：），另一种是写在正文的下面一行第三、四格，写“此致”二字，接着另起一行顶格写被通知者的单位和姓名，“此致”后不要加标点符号。

这种通知，被通知者见通知后要在自己的名字后边写一个“知”字，重要的会议多用此种通知方法。

“此”，这，指“通知”，“致”，给与送达。

第三部分，正文。

从标题下第二行，空两格写通知的内容，这是通知的主要部分。

召开会议的通知要把开会的时间、地点、什么人参加、开什么会、会前要做好哪些准备工作等内容写清楚。

如果内容多，可分段或分条来写。

第四部分：署名和日期。

分两行写于正文右下方第三、四行处。

如果通知以公文形式下达，则要加盖公章。

附件2 会议分工一览表会议分工一览表7 / 12附件3 会议签到表附件4 会议室预约登记表会议室预约登记2019.9.2-2019.9.69 / 12附件5 会议纪要格式一、文本全部使用A4型纸。

二、文头用“某某公司某某会议纪要(可分两行排列)”的指定标题，用小一号宋体套黑字，正文部分用四号仿宋体非套黑字。

三、如需要标识秘密等级或紧急程度，以三号黑字体顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如两类标识需要同时标识，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

四、发文字号由年份和序号组成，在发文机构标识下空2行，用小四号宋体非套黑字，居中排版，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，如〔2009〕20号。

五、成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写作“○”。

六、页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，空白页不标识页码。

七、会议纪要需有“抄报”或“发”，左空两格用3号宋体字标识“抄报”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关标句号附件6 会议室使用情况登记表。