谈电子时代的文档一体化管理

２０１３．Ｏ１　西部大开发・中旬　管理科学　

谈电子信息化时代下会计档案管理的发展与举措　林春敏　（福建省电力勘测设计院。福建福州３５０００３）　摘要：当今是科技与信息化的时代，随着电子信息技术的广泛应用，会计档案管３ＥＡ．快速地向会计信息化方向靠拢，而传统的会计档　案管理已不能满足现代企业管理的要求。本文就新形势下会计档案管理发展过程中存在的新特点、新问题及其新举措进行探讨。　关键词：电子信息化；会计档案：发展举措　中图分类号：Ｆ２３２　文献标识码：Ａ　文章编号：１００９—８６３１（２０１３）０１—００５１—０１　随着现代科学信息技术的快速发展，信息化建设的不断推进，各　行各业已逐步进入一个办公自动化的网络时代。就会计行业而言，　由原来的手工纸质记账，转变为以计算机为依托的电子格式文档记　账。如何通过现代电子信息技术这个平台将会计各项信息进行流　转、归档、存储等进行有效管理与有机结合．是会计档案＿Ｔ作当前最　迫切需要解决的问题．．　一、电子信息时代下会计档案管理的定义与特点　会计档案是记录和反映单位经济业务的重要历史数据，日常工　作中的会计档案主要是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核　算专业材料。【　哙计凭证是用来记录经济业务，明确经济责任、作为　记账依据的书面证明。会计账簿是以会计凭证为依据，连续、系统、　全面地记录经济业务的薄籍。财务报告则是根据日常会计核算材料　定期编的，综合反映一定时期资产、负债和所有者权益状况，以及某　一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。　根据现有的财政部国家档案局【发布文号】（９８）财会字第３２号　关于《会计档案管理办法》中，其中第十二条规定“采用电子计算机　进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用　磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国　务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。”显然　此规定已远远不能满足电子信息化时代下会计档案管理的要求。因　此，以现代信息化为载体的会计档案管理具有如下新特点：　（一）档案储存内容加大。较非信息化条件下的会计档案管理，信　息化的档案管理，可以通过计算机硬盘或其他磁性介质及刻录光盘　等将会计数据储存在其中，其储存的容量是非信息化条件下会计档　案管理的好几倍。　（二）可大大加快查阅档案的速度．．以往查阅档案，先要翻查纸质　登记的档案编号。然后再根据对应的编号查找相关的资料，这给查　阅工作带来极大的不便。而现代化的会计档案管理就克服了以上问　题，在查阅档案时，通计现代的会计档案管理信息系统，对需要查阅　的资料，只要在档案信息管理系统中输入相关资料的名称或编码，　即可显示该资料的全部相关信息及相关扫描附件，这就大大节约了　去档案室调取资料的时间．同时也提高了工作效率。　（三）通过网络技术．使得会计档案管理更加的便捷。对于单位重　要的会计档案资料，根据各单位制定的档案管理要求及相关规定，　应由各级领导批准签字后．才可查阅。对于急需查阅相关档案资料　的时候，恰好遇上领导出差在外，无法现场签字，这就给工作带来极　大的不便，甚至造成重大的经济损失。而利用网络技术，通过登录系　统、输入电子签名密码、远程授权批准的方式进行确认，使得会计档　案管理工作变得更加方便快捷。　二、信息化时代下会计档案管理存在的新问题　（一）电算化会计档案管理制度不够健全。随着企业规模的不断　扩大，会计档案的内容也不断地增多，对外部环境的要求也在提高。　可很多企业却没有意识到这方面的重要性，认为电算化的会计档案　管理系统只是数据处理的工具．对电算化会计档案管理的编辑、收　录、查阅以及销毁全过程仍采用手工系统制度　这样一来，并没有完　全发挥电算化会计档案管理应有的信息化作用。　（二）会计档案管理人员在信息化档案管理方面的专业素质不高．．　在推行信息化会计以后，会计档案管理对会计人员的要求也随之提　高。但是，大多企业的会计人员，只熟悉自己本专业的知识，对计算机　网络环境下的信息化处理了解不多，甚至全然不知，这就产生了对信　息化环境下的会计档案管理胜任不佳或无法胜任的问题，也无形中使　得财务会计工作与会计档案工作相脱节，严重影响了会计档案管理的　工作效率。　（三）企业领导层对会计档案管理重视程度不高。许多企业领导　层对会计档案管理工作的理解仅限于会计档案的归类、存放、查档及　作者简介：林春敏，现供职于福建省电力勘测设计院。　到期销毁，在企业财务部门没有专门设有会计档案归档岗位，认为会　计档案归档是档案部门的事，会计人员只要负责记好账就好．并没有　意识到通过科学有效的会计档案管理可以折射出企业有用的会计信　息，可作为企业领导层作出经济决策的重要依据。同时，会计档案有　别于其他文书类档案，具有法律凭证的性质，是企业整个经济活动的　全部真实记录。日因此．会计档案的完整　尤为重要．有些企业采用的　会计资料是传真纸或圆珠笔之类的纸质和笔迹，它们会随着时间的　推移，逐渐地淡化，这样所保存的数据信息就不完整了。　（四）在信息化环境下的会计档案资料易复制、易更改、易泄密　电子介质之间复制更改简单、快捷，并且不易被人发现。不留痕迹　ｌ引　而纸质的会计档案数据，字迹容易鉴定，有直观可视性．这就决定了　信息化会计档案管理这方面的要求远比　质会计档案要提升许多　同时，随着计算机网络技术的不断更新与进步，计算机网络病毒的　攻击力也越来越强，使得会计信息的重要数据容易被破坏．甚至被　非法窃取，这就严重阻碍了企业的顺利发展。　三、针对信息化会计档案管理存在的问题所采取的有效　措施　（一）完善信息化会计档案管理的各项制度。首先对会计档案资　料实行电子文件与纸质文件“平行两条线”制度．将两者进行同步归　档．既对纸质文件照常整理归档，又对电子文件中的相应的会计信　息数据录入存档，使其起到资源共享，共同互补的作用。其次，建立　信息化会计档案网络安全管理制度。网络安全是会计档案的生命　线，也是对其提出的最基本的要求　建立一套安全有效的会计档案　管理制度，可以通过多层权限管理、加设多层密码、加强密码设置的　安全性、安装正版防毒工具等有效措施，使企业系统内部的机密重　要数据得到安全保护，不被非法访问、窃取、冒用。最后，建立严格的　会计档案使用权限管理制度，既要防止内部人员对外泄密，也要防　止外部人员向内窃取　（二）从源头抓起，做好做细日常会计档案管理工作。首先，对　电子设备程序应时时进行更新与维护，由于计算机的更新换代的　速度快，从而导致了会计档案所依赖的电子信息技术都变成了过　时的技术，因此，只有不断对电子档案信息进行更新与升级。才不　会被新技术所淘汰；其次，定期对会计电子档案进行备份。建议采　用ＡＢ备份法对数据进行双重备份，并存放在不同的地点．以防止　意外灾害给整个信息化系统造成无法挽回的后果。再有．注意电子　档案的存放方式。由于会计电子档案对周嗣环境要求苛刻，采用磁　性介质保存的会计档案要防水、防火、防尘、防磁，这就体现的电子　档案管理的脆弱性。　如果存放不当，就有可能造成会计档案信息　的销磁或者数据的丢失，所以应将这些电子档案资料远离磁场、远　离不利之处。　（三）注重综合型人才的培养。作为一名优秀的复合型人才．应将　相关技能集于一身，既要精通会计的专业知识，也要熟练掌握一定　的档案管理技能，同时还要具备计算机方面的信息处理技术。因此，　企业应加大力度加大成本地对这类型人才进行培训．不仅如此．还　应随着相关技能的不断更新改革，做好相应的继续教育培训，为企　业建立高效良好的会计档案信息系统创造条件。　参考文献：　［１】郝嫩月．目前电算化会计档案管理中存在的问题及对策…．商　场现代化．２００７（０８ｚ）：３５８—３５９．　ｆ２】侯宝萍．浅谈会计档案管理中存在的问题及采取的措，￣ｌ－Ｊ１．黑　龙江史志，２０１１（１　８）．　【３】王颢．信息化环境下会计档案管理初议Ⅲ．会计之友，２０１２（９）：　８】－８２　【４】王颢　信息化环境下会计档案管理初议ｆＪ１．会计之友，２０１２（９）　８１—８２．　

●　胡　杰　文书与档案　

一　电子时代文档一体化警理的必■性　２Ｏ世纪３Ｏ年代兴起的“行政效率运动”所提倡的旨在将文书处理与　档案管理合为一体的“文书档案连锁法”，可以说是文档一体化的起　源。随着电子信息时代的到来，文档一体化的趋势越来越明显。这既是　保障电子文件法律证据价值的篇｝要，也是保障电子文件信息安全的需　要。①只有对电子文件实行文档一体化管理，才能使文件的整个处理过　程形成一个无缝管理系统。　１．实践中文档一体化管理系统日趋完善　文件、档案一体化管理系统的发展分为两个阶段：一是依存于纸质　能孤立地看待立卷改革这一问题，还必须　力职业技术学院学报，２００３，（３）　考虑与其他工作环节的改革配套问题。如　③黄存勋．企业还是立卷好一一实施　果忽略了这一点，所有的争论都将变得没　《归档文件整理规则》后的思考［Ｊ】．北京档　有意义也没有必要。因而笔者认为，目前　案，２００４，（６）　在推行《规则》或推行其他归档文件整理　④郭建平．立卷改革思路的重新梳理　改革方案的同时，还应同时着手解决移　一一从《归档文件整理规则》的问题谈起　交、检索、利用、统计等环节的配套协调　［Ｊ】．档案学通讯，２００４，（３）　问题，尽早出台相应的配套改革方案，这　⑤⑥⑦⑧王健．关于立卷改革思路的改　样才可能将文书立卷改革真正进行下去。　革一一《归档文件整理规则》的应用与反　注释。　思［Ｊ】．档案学研究，２００２，（３）　①傅荣校．文书立卷改革问题争议的终　⑨北京市档案学会：立卷改革势在必　结一一谈《归档文件整理规则》的实施［Ｊ］．　行一一档案立卷改革论坛综述［Ｊ】．北方档　浙江档案，２００１，（５）　案。２００Ｉ，（９）　②陈雪文，洗辉．加快《归档文件整理　规则》实施，促进文书立卷改革［Ｊ】＿江西电　（作者单位：江苏连云港淮海工学院）　４３　二　《秘书之友》２００６年第２期　时　揩一　

疆　维普资讯 文件的计算机辅助管理系统阶段，二是脱　离纸质文件的独立的电子文件管理系统阶　段。前者是模拟纸质文档的手工操作，通　过计算机输入生成机读目录，实现档案的　“一次输入，多次输出”，并在此基础上　进行简单的检索、打印等操作。从严格意　义上说，计算机辅助管理系统只实现了半　自动化管理。而电子文件管理系统完全产　生于电子网络环境，电子文件从生成、采　集到最终销毁的一系列工作环节都是在电　子环境中完成的，从而实现了真正的全自　动化管理。目前大多数单位的文档管理处　于从辅助管理向电子文件管理过渡的阶　段。可见文档一体化管理系统正在日趋完　善。　２．理论上电子文档管理思想日趋成　熟　在电子文档管理方面，业内人士已逐　步形成了一些比较成熟的管理思想，如前　端控制思想、文件连续体理论、后保管模　式以及以新来源原则为核心的电子文件管　理理论等。这些理论正是在电子时代背景　下提出的，它进一步证明了实行文档一体　化管理不仅是可行的而且是必须的。它体　现的不仅是对档案学基础理论的继承和高　效工作方式和流程管理在文档领域的应　用，而且可以弥补传统文档管理中的某些　不足。　＝　文档Ｉ体化管理软件的发展与分　析　几十年来，文件、档案管理方面的软　件的开发和利用为我国文件、档案工作迈　向现代化起到了积极的推动作用，这些软　件在一定程度上实现了文件、档案一体化　管理的部分功能。　１．早期计算机辅助管理软件　早期的计算机管理软件主要是指档案　４４　计算机数据管理子系统、档案计算机检索　编目子系统、档案计算机统计子系统及档　案计算机借阅利用子系统等方面的软件，　它一般有档案录入、查询检索、统计分　析、打印输出、系统维护等功能。　档案计算机辅助管理系统具有良好的　用户界面，操作方便，录入、查询、检索　简单明了，在一定意义上实现了档案的自　动编目、自动存储与多样化检索、辅助立　卷等功能，不仅减轻了档案管理人员的工　作量、提高了工作效率，也为社会档案信　息的开发及国家信息化工程建设奠定了基　础。　２．电子文件管理软件　电子文件管理系统的通用模式是文档　一体化管理系统，它主要包括文件管理、　归卷管理、档案管理、维护四个子系　统②，一般具有收文处理、发文处理、公　文管理、归档组卷、档案管理等功能⑧。　目前，以北京超星软件公司和广东珠　海泰坦软件公司为代表的国内电子文件管　理系统软件的开发可谓百花齐放，这为日　常电子文件的管理提供了有效的帮助。　３．文档一体化管理软件分析　随着信息化水平的提升，文档一体化　管理软件也从模拟手工操作的计算机辅助　管理软件发展为电子文件管理软件，由于　运用了自动化集成技术，系统界面层次结　构合理、一目了然，极大地方便了用户　群。但是，有的管理软件还存在以下缺　陷：　（１）一体化趋于形式。笔者认为，人　为地将文档一体化管理软件划分为几大子　系统不符合文件运动规律和档案管理要　求。从表面上看，系统可以通过归卷管理　环节把文件阶段和档案阶段连接起来，但　实际上归档对于电子文件已经失去了原有　《秘书之友》２００６年第２｛ｃＩｊ

纸质档案管理与电子档案管理的融合

【摘要】

纸质档案管理与电子档案管理的融合正日益成为组织管理中的重要趋势。本文首先介绍了纸质档案管理与电子档案管理的定义和融合意义。接着探讨了融合的方式、优势、挑战，并给出了实践案例和技术支撑。结论部分展望了纸质档案与电子档案融合的未来发展方向，总结了其重要价值。通过融合实现了信息管理的高效化和便捷化，提升了工作效率和数据安全性。纸质档案管理与电子档案管理的融合不仅可以节约空间和成本，也为组织带来更多创新和灵活性。这种融合趋势将持续发展，并对未来的信息管理和工作方式产生深远影响。

【关键词】

纸质档案管理、电子档案管理、融合、方式、优势、挑战、实践案例、技术支撑、未来发展方向、总结、价值

1. 引言

1.1 什么是纸质档案管理与电子档案管理的融合

纸质档案管理和电子档案管理的融合是指将传统的纸质档案管理方式与现代的电子化管理方式相结合，从而实现更高效、更便捷地管理和利用档案信息的过程。纸质档案管理主要是指通过文书、文件等纸质载体记录和保存信息，而电子档案管理则是指利用数字技术将文件转化为电子形式，实现信息的数字化存储和管理。在这个信息化快速发展的时代，传统的纸质档案管理方式已经无法满足大规模信息存储和管理的需求，而电子档案管理虽然提高了信息的存储和检索效率，但也存在着安全性和稳定性等方面的挑战。将纸质档案管理和电子档案管理融合起来，充分发挥各自的优势，可以更好地解决信息管理中的瓶颈和问题，提高信息管理的效率和质量。通过融合纸质档案管理和电子档案管理，可以实现信息的多元化存储和管理，更好地满足信息化时代对档案管理的需求，并推动档案管理工作向数字化、智能化方向发展。

1.2 纸质档案管理与电子档案管理的融合意义

纸质档案管理与电子档案管理的融合意义在于提高工作效率、节约空间、保障信息安全、促进信息共享和协作等方面具有重要意义。通过融合纸质档案管理和电子档案管理，可以实现纸质档案数字化，使得文件检索更加便捷快速，大大提高了工作效率。数字化的档案可以节约大量空间，减少纸张消耗，降低了管理成本。电子档案管理能够更好地保障信息安全，实现权限控制和数据备份，避免档案丢失或泄露的风险。融合还可以促进信息共享和协作，实现部门间信息的互通互联，提高工作协同效率。纸质档案管理与电子档案管理的融合意义不仅体现在提高工作效率和节约资源上，更重要的是推动组织信息化建设，提升管理水平，适应信息化时代的发展趋势。

档案“一体化”制度

背景

在当今数字化时代，各类组织和机构面临着大量不断增长的文件和档案管理挑战。传统的纸质档案管理方式逐渐无法满足现代社会对便捷和高效的需求。因此，建立一个高效的档案管理制度成为了一个紧迫的任务。

目标

“档案一体化”制度的目标在于将各种形式的档案整合到一个统一的系统中进行管理，以提高文件管理的效率和可靠性。

关键原则

- 统一标准和规范：确立统一的档案管理标准和规范，以确保档案的一致性和可比性。统一标准和规范：确立统一的档案管理标准和规范，以确保档案的一致性和可比性。 - 数字化存储和管理：将纸质档案数字化存储，通过电子文档管理系统进行全面管理和检索。数字化存储和管理：将纸质档案数字化存储，通过电子文档管理系统进行全面管理和检索。

- 权限控制和安全性：建立严格的权限控制机制，确保只有授权人员能够访问和修改档案信息，以保证档案安全性和保密性。权限控制和安全性：建立严格的权限控制机制，确保只有授权人员能够访问和修改档案信息，以保证档案安全性和保密性。

- 数据备份和恢复：定期进行档案数据备份，以防止数据丢失或损坏，并确保数据的可恢复性。数据备份和恢复：定期进行档案数据备份，以防止数据丢失或损坏，并确保数据的可恢复性。

实施步骤

1. 需求分析：对组织的档案管理需求进行深入了解和分析，包括档案种类、数量、存储方式等方面。需求分析：对组织的档案管理需求进行深入了解和分析，包括档案种类、数量、存储方式等方面。

2. 系统选型：根据组织的需求和预算，在市场上选择适合的电子文档管理系统进行统一档案管理。系统选型：根据组织的需求和预算，在市场上选择适合的电子文档管理系统进行统一档案管理。 3. 数据库设计：根据档案种类和结构，设计合适的数据库结构，以方便信息的存储和检索。数据库设计：根据档案种类和结构，设计合适的数据库结构，以方便信息的存储和检索。

4. 数据迁移：将纸质档案逐步数字化，并导入到电子文档管理系统中，保证数据的完整性和准确性。数据迁移：将纸质档案逐步数字化，并导入到电子文档管理系统中，保证数据的完整性和准确性。