电子文档管理

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XXX 1. 目的

随着公司办公自动化、无纸化的普及，公司内外部文件交流逐渐使用电子文档形式，为促进和规范公司办公自动化、商务电子化的进程，确保所使用的电子文档的充分性、适用性和有效性，并对电子文档进行有效控制，特制订电子文档管理办法。

2. 适用范围

适用于公司服务器上部门共享的电子文档、办公自动化系统中的电子文档以及个人计算机上的电子文档。

3. 相关文件

《文件控制程序》

《记录控制程序》

4. 职责

4.1 信息工程部负责公司个人计算机、服务器、办公自动化系统及网络系统使用的技术支持及维护。

4.2 各部门负责本部门内的电子文档管理。

4.3 质量管理部负责质量手册、程序文件等质量管理体系电子版文件的管理。

5. 名词解释

办公自动化系统：公司所使用的NOTES系统及其包含电子审批系统、eMIS系统、K3系统等办公自动化系统。

6. 工作程序

6.1 各部门在公司服务器上共享文件的管理。

6.1.1 部门在公司服务器上共享文件的存放地址为：“//Bird_domino/部门名称/文件夹名称”

6.1.2 各部门可根据需要向信息工程部申请在服务器上建立部门共享文件夹，信息工程部给申请部门分配一个服务器的登录用户名和密码，并设置文件夹权限，确保只有使用该用户名登陆服务器，才可拥有对该申请部门的共享文件夹具有完全控制权限。

6.1.3 各部门对本部门的服务器用户名及密码进行管理，防止其外泄和广泛知晓，并确保知晓本部门用户名及密码的人员是有限的并经过许可XXX

XXX 的。

6.1.3 服务器上共享文件的类型由各部门自行规定，通常包括：“质量体系文件”、“公司或部门规章制度”、“工艺文件”等需要使较大范围内员工了解的文件。

6.1.4 文件共享前应由所在部门经理批准后方可共享，电子文档可以NOTES

的方式批准发布，然后由文件制定者用NOTES的方式通知所要发放的

人员。

NOTES系统上电子文档的管理

电子文档管理系统

电子文档管理系统是指利用计算机及相关技术，对各种电子文档进行分类、存储、检索、共享、备份、安全控制等一系列操作的系统，旨在提高企事业单位的管理效率、便捷性、安全性和规范性。

电子文档管理系统的组成

电子文档管理系统由文件存储、文件检索、文件共享、备份与恢复、安全控制等五个方面构成。

1. 文件存储

文件存储是电子文档管理系统最为基本的功能之一。在文件存储方面，系统应该能够对各种类型的文档进行区分，如图片、文本、视频、音频等，并能够将它们按照用户定义的目录进行存储。

2. 文件检索

文件检索是电子文档管理系统的重要功能之一。因为一旦文档存储到系统中，根据实际需要，可能需要进行检索。文件检索功能应当提供快速检索、高效检索等多种检索方式。可以通过关键字、文件类型、文件时间等方式进行检索。同时用户还可以建立索引以加快文档检索速度。

3. 文件共享

文件共享是一项非常重要的功能，它可以让多个人可以使用同一份文档。通过文件共享，可以有效减少公司内部的重复劳动，提高工作效率。文件共享的时候，必须对文件的权限进行设定，方便管理员对文件的查阅、修改等操作。

4. 备份与恢复

备份功能是为了避免丢失重要文档而设立的功能，它能够在文件丢失时进行备份，保证文档的安全性。恢复功能则是在文件备份完毕之后，可以随时进行文档的恢复操作。备份与恢复功能可以在系统中设定备份的时间周期，以备份一个时间段内的文档。

5. 安全控制

安全控制是为了保证文件安全而设置的功能，可以对文档的浏览、修改、删除等操作进行限制。通过用户名、角色、权限等方式，对用户的操作权限进行设定，以保证文件的安全。

电子文档管理系统的优点

1. 提高工作效率

电子文档管理系统能有效地存储、检索、共享、备份和恢复电子文档，因此，可以减少员工的工作量，提高工作效率，使重复劳动得到明显缩小。

2. 增强文档可靠性

通过电子文档管理系统的备份和恢复功能可以让用户随时恢复之前备份的文档，保证数据安全，提高文档可靠性。

电子文档管理制度

电子文档管理制度

一、概述

电子文档管理制度是为了规范和管理公司内部电子文档的创建、存储、归档、备份、传输和销毁等各个环节的制度。它的目的是确保电子文档的完整性、可靠性、可访问性和安全性，提高工作效率，保护公司的信息资产和知识产权。

二、文档创建与命名规范

1. 所有的电子文档应当使用统一的格式，如.docx、.xlsx等，并且必须使用公司的标准模板。

2. 对于新创建的电子文档，应当使用规定的命名规范，包括项目名称、文档名称、版本号和作者等信息。命名应简洁明了，便于管理和查找。

三、文档存储与归档

1. 所有的电子文档必须存储在公司指定的共享文件夹或云存储平台中。个人电脑上的文档应及时复制到共享文件夹中，以免丢失或遗漏。

2. 归档的文档应按照分类建立文件夹，每个文件夹应设有说明文档或索引界面，便于查找和使用。

3. 已归档的文档应当定期备份，并进行相关信息的记录和管理。

四、文档的传输与共享

1. 对于需要传输的电子文档，应使用加密传输通道，如HTTPS或SFTP等，以确保数据的安全性。 2. 临时共享的电子文档，应通过加密压缩包或密码保护的方式进行共享，并设置有效期，过期后自动删除或禁用。

五、文档的销毁与保护

1. 对于不再需要的电子文档，应根据公司的文档保留期限进行销毁，确保数据的安全性和隐私保护。

2. 删除电子文档时应使用可靠的数据擦除工具，以防止数据被恢复。

3. 需要特殊保护的电子文档，如商业机密、合同文件等，应设有访问权限限制，并进行定期的安全审计和风险评估。

六、文档管理的培训与监督

1. 公司应对员工进行电子文档管理的培训，确保每个员工都了解管理制度的具体要求和操作流程。

2. 监督部门应对电子文档管理的执行情况进行定期检查，发现问题及时纠正并提出改进意见。

七、文档管理的责任与义务

1. 各部门负责人应对本部门的电子文档管理负责，并确保全体员工严格遵守相关制度。

1 1、目的：规范公司电子文档的管理，确保电子文档的安全性、有效性。

2、适用范围：本标准规定了在公司生产经营管理活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。适用于公司网络上所有计算机。

3、定义:电子文档：无需打印出来完全通过计算机网络进行发布和传达室递的文件。

4、职责：

4.1本管理标准由综合办归口管理、负责，电子文档编号、发布等指导和电子档案的保管。

4.2各职能部门负责本部门文件的收集、归档和保管。

4.3计算机使用者对本机电子文档的机密性、有效性、安全性负责：部门负责人对本部门所有计算机上的电子文档的机密性、有效性、安全性负责；属于质量体系的电子文档由质管部归口管理。

5、工作程序：

5.1、文件的编写：文件编者按写完成后通过“通达OA系统”报主管领导审核，主管领导审核完成后将审核意见记入本机的文件审核清单中，并通过“通达OA系统”通知文件编写者。文件的编号方法见《文件编制导则》。

5.2、文件发布：文件经审批后通过“通达OA系统”通知相关人员在网上进行发布（共享）。但不得进行更改。有不同意见直接同归口部门负责人联系。

5.3、文件的更改：文件的更改经批准后由归口部门在网上重新发布，更改内容用红色字体表示（含备份文件）。

5.4、文件的换版：文件换版经批准后由归口部门在网上发布新文件,并删除无效文件（含备份文件）。

5.5、产品部图纸、财务帐目等机密文件须加密。

5.6、所有文件应由归口部门每半年制作备份载体（光盘、移动硬盘），防止因计算机出现问题而丢失文件、数据。

5.7、质管部每季度对电子文档的使用情况进行一次综合检查，清理无效文件，防止误用。

6、电子文件的归档

应定期把符合归档条件的电子文件信息向档案部门移交，并按《文件标识号DZ-0801

第 1 页 共 3 页 执行日期:2008/06/16

版本：02

2 和资料控制程序》、《记录控制程序》的格式存储到可长期保存的载体上(光盘、移动硬盘以下简称载体)。