会议纪要整理之“要”
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会议纪要整理之“要”
要把会议纪要整理得相对得体，合乎规范，使会议纪要具有条理性、约束性、
指导性和可操作性等特点要求，就必须在记录整理时注意把握以下几个问题。
一、做好事前准备。通常情况下，举办或召开一次会议，都会涉及到会议的
组织筹备事宜，包括会议主题的确定、议程的安排及相关背景材料的准备等等。
有时候则有专门人员分工。但无论是何种情况，记录者都要尽可能地在事前了解
掌握相关情况，根据会议确定的议题，掌握会议将要研究的主要问题，以便记录
整理时心中有数、查找方便。
二、忠于会议原意。记录是纪要之基，是起草纪要的蓝本和依据，因此完整、
准确、清晰是基本要求。首先都必须忠实地记下会议的整个原貌，包括时间、地
点、参加对象、会议议题和议程、与会者的讲话内容要点、会议总结或议定的事
项等等；尤其是要认真领会并忠实记录好主要领导的讲话原意。对一些不明事项，
则应在会后即予以核实，以免产生贻误或遗漏。
三、把握会议要点。会议纪要的精髓在于“要”，准确把握会议的要点是整
理会议纪要的关键。要掌握会议的要点，关键在于能抓住与会人员达成的共识和
议定的事项，也就是要特别注意围绕主题，从与会者的发言中提炼出会议的观点、
主张和结论。整理会议纪要绝不是把会议记录简单地再抄一遍，而是对会议记录
进行综合归纳的再加工、细化和提炼的过程，必须集中精力，趁热打铁，精雕细
刻；既不能把会议涉及的全部情况都事无巨细地全写上，又不能断章取义或以偏
概全，只写某个人的意见，而必须围绕会议宗旨及主要成果来整理、加工、概括。
具体要做到“四善于”：一是善于区分出讨论意见和表态性、结论性意见的差别；
二是善于抓住主管领导、重点部门或某些权威人士发言的实质性；三是善于领会
把握会议主持人的总结性发言；四是善于统合大多数与会者形成共识的意见。可
以说，把握了以上四点，就等于把握了会议纪要的基本框架。
四、加工处理文字。在详尽做好会议记录的基础上，一般可采取以下文字加
工处理办法。一是归纳。根据讲话内容划分不同的部分，让读者看后能够明确会
议纪要的主旨和内容。二是综合。口头语言与书面的最大差别在于前者表达灵活
随意而直白，后者必须严谨规范、缜密准确、逻辑分明。因此整理时必须在对记
录稿的大幅度“修改”上下功夫。三是补删。会议纪要的补删工作既很重要，也
很经常，同时必须坚持原则。从“补”这方面来讲，一是补缺，二是延伸。补缺，
就是对应讲而未讲、有必要补充的问题，整理时要予以补上去，也可以说是一种
“补充回忆”；延伸，就是对讲得不够透彻、容易使人产生误解的问题，整理时
要顺着讲话者的原意作适当补充和深化，使之更为合理、充实和完善。从“删”
的方面来讲，除了注意删除前后重复的内容和与议定主题关系不大的内容外，更
重要的是要注意删除那些政治敏感性比较高、不宜大范围知晓的内容，也可以说是删去那些多余的话和不可操作性的内容。
五、用好规范语言。会议纪要十分讲究表述层次，先写什么，后写什么要非
常明确，语言要十分规范，要少用修饰词，不讲含糊不清、模棱两可的话。要站
在会议的高度，综合全局的意见，而不能突出个人的意志。通常这种层次是用一
些约定俗成的专用语言来表达的，如常用的规范语言有“会议听取了”、“会议认
为”、“会议指出”、“会议要求”、“会议强调”、“会议议定”等。
工程例会纪要的整理
工程例会是参建各方沟通情况、交流信息、协调处理、解决合同履行存在问
题的主要方式。例会纪要是记载和传达会议情况和议定事项使用的一种行政公
文，而会议议定事项则是参建单位开展工作的重要依据。会议纪要通常情况只印
发给到会单位，视情况抄送其它有关单位。为便于上级领导了解工作开展情况，
也可以抄报上级主管部门。由此看来，会议纪要在工程项目建设中起着很重要的
作用。
会议纪要是根据会议情况整理的，要如实的反映会议内容，不能擅自增加或
删减会议的内容。纪要应紧紧围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括，做
到重点突出，条理清晰，文字简练。需要起草人员具备一定的分析、综合能力和
表达能力。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意向，一般采用第三人称写法，
通常以“会议”作为表述主体。会议纪要只记要点，属于行政文体；会议记录是
讨论发言的实录，属于事务文书。这是会议纪要与会议记录的重要区别。会议纪
要一般由首部、正文和尾部三部分组成。下面，简单谈一下会议纪要的结构、内
容和写法。
（一）首部，这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间
等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的，如《珠海发电厂
3、4号机组扩建工程会议纪要》等。成文时间即会议通过的时间或领导人签发
的时间，一般在标题下居中位置用括号注明年、月、日，或者把成文时间写在尾
部的署名下面。
（二）正文，这部分主要由前言、主体和结尾三部分组成。
1、前言：这一项概括交代会议名称、地点、时间、主持人、主要议程及与
会人员。与会人员姓名、单位和职务（或职称）必须在会议签到表填写清楚。然
后，用“会议纪要内容如下”或“现将会议主要内容纪要如下”转入下文主体。
这项内容主要说明会议的基本情况，文字要十分简练。
2、主体：这一项是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。
如果工程例会制定了合理的会议议程，纪要起草就会容易许多。电力工程项目建
设例会议程一般为：检查上次例会议定事项的落实情况，分析未完成事项的原因；
检查分析工程项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及其落实措施；检查分析工程项目质量情况，针对存在问题提出改进措施；检查工程量核定及工程
款支付情况；施工单位提出协调事项；设计院提出图纸设计问题；业主提出管理
意见；其它有关事宜；重要问题明确责任单位和完成时间。按照会议议程，纪要
起草时紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，
准确地表达清楚。必要时，议定事项需要明确责任单位和完成时限。例会上意见
不一致的重大问题，应将各方的主要观点，特别是相互对立的意见写入“其它事
项”中。
在具体写法上，不同类型的会议纪要，写法也有所不同：决议型纪要，主要
根据中心议题，着重把会议形成决定、决议的具体内容表达清楚；综合性纪要，
主要内容则侧重于突击会议的指导思想，全面介绍会议的基本情况。
3、结尾：这一项是选择性项目，一般是向受文单位提出希望和要求；有的
则没有这部分，主体内容写完，纪要即告结束。
（三）尾部，这部分主要包括署名和成文时间两项内容。署名只用于办公会
议纪要，写明召开会议的机关单位名称。一般会议纪要则不需要署名，不加盖公
章。至于起草时间，如果在首部已注明，就不再写。
工程例会是参建各方沟通、协调的主要会议，会议纪要如实反映了现场施工
（安全、质量、投资、进度等）问题、图纸交付问题、设备到货问题、招投标问
题及合同履行问题。作为“小业主、大监理” 管理模式，监理主持召开的工程
例会，有必要对执行纪要各方进行督促、推动，确保责任单位在限定时间内完成
议定事项。
