下载文档原格式
现代秘书职业的发展趋势和素质要求
现代秘书职业的发展趋势：
1. 多元化：现代秘书职业将不再只是传统的文件处理和资料整
理工作，更多的需要具备多元化的技能和能力，如计划组织、会议
安排、外联沟通、信息反馈等。
2. 专业化：随着公司业务不断扩大和国际化程度的提高，秘书
职业也将趋于专业化，需要掌握一定程度的法律、财务、营销等专
业知识。
3. 技术化：社会科技的飞速发展，秘书职业必须紧跟时代的步伐，掌握各种办公自动化工具，如邮箱管理、会议系统、ERP软件等。
现代秘书职业的素质要求：
1. 语言表达能力：秘书需要具备良好的中英文表达能力，能够
熟练运用MS Office办公软件。
2. 组织管理能力：秘书需要具备统筹规划和组织协调的能力，
对于重要会议的组织安排、日程的安排、出差的安排等均需要具备
相应的能力。
3. 沟通协调能力：秘书需要能够有效地沟通和协调，处理来自
内外部的各种提问和要求，维护企业形象和声誉。
4. 保守秘密能力：秘书是公司对外的代表，必须具备保密能力，对机密信息要有严格的保密处理。
5. 学习能力：秘书需要跟进时代的发展变化，不断学习新知识、新技术，提升自己的素质和能力，才能更好地为企业服务。
湖南工程职业技术学院浅谈秘书应具备的职业素养中文摘要：秘书是办公室的一个重要角色，服从，服务领导，服务基层，起到承上启下，协调服务的作用，秘书人员是秘书工作的主体，能否做好秘书工作的，在很大程度上取决于秘书人员所具备的较高层层次的职业素养。
秘书的职业素养是在长期的学习和工作实践以及生活磨练中逐步形成的。
本文通过对秘书人员的基本素养进行分析，提出秘书人员必须具备较高层次的职业素养，才能真正地把秘书工作做好。
关键词：秘书；职业素养；重要性引言恩格斯说过：“每一个阶级，甚至每一个行业，都各有各的素养。
”素养是一种社会意识形态，是人们调整自身及相互关系意识和行为准则，职业素养是同人们的职业相互联系，具有自身职业特征的道德准则和规范。
秘书的职业素养是指秘书工作者个人在政治、思想、知识、技能、品格、作风等方面经过锻炼、学习达到的水平、能力和境界。
一、秘书职业素养的含义与重要性1、秘书职业素养的含义秘书就是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员，直接为领导工作服务并为各方面与信息助手，而秘书职业素养是指具备与各种类型的上司和谐相处，办事细致，处事谨慎，具有的较高的自我管理能力、工作积极主动并持久，具有较强的心里承受力和保密意识。
2、秘书职业素养的重要性（1）有助于智囊和助手的发挥。
秘书辅助领导人从事各项管理工作，负有参政设谋、协调综合、督促检查、拾遗补缺等重大责任。
秘书素养的强弱直接关系到工作质量与效率的提高，因此，秘书职业素养的重要性决定秘书职业的本身意识。
（2）有助于秘书各项活动的开展。
：“人无信不立，业无信不存,国无信不兴”，诚实可靠是指赤诚无私，真心实在，说实话，办实事，秘书人员只有诚实守信，才能取得他人的信任，组织的各项活动才能落到实处。
（3）是提高秘书思想道德素质的前提，新时期对秘书思想道德提出了具体要求：在政治上过硬，要和党中央保持一致；要培养一个好的作风，要深入实际，密切联系群众；要兢兢业业，勤勤恳恳；要讲求效率，讲求质量；对自己要严格要求，在廉政问题上要以身作则，在办公室上工作要有光荣感、责任感、不能有特殊感、优越感；要不断提高业务素质，其中最重要的是要有提高的政治水平。
文秘工作应具备哪些气质本文是关于文秘工作应具备哪些气质，仅供参考，希望对您有所帮助，感谢阅读。
文秘工作应具备四种气质秘书工作就为领导服务、为各部门服务、为人民群众服务，其核心就是为领导当好参谋、搞好服务，秘书工作无小事，每一个工作环节都关系到全局的发展，所以秘书工作对秘书工作者要求特别高，要做一个合格的秘书，必须善于学习、勤于实践、敢于创新、甘于奉献，使自己具备一点即通的灵气、举重若轻的大气、与时俱进的锐气、默默无闻的“傻”气。
一、善于学习，培养一点即通的灵气当今社会已进入知识经济时代，日进千里，领导者素质越来越高，趋向于高学历、高水平，秘书工作所面临的环境也越来越复杂，要求秘书工作者必须具备一点即通的灵气，举一反三的悟性。
求木之长者，必固其根本;欲流之远者，必浚其泉源。
培养灵气必须加强学习，学习之匙能开所有问题之门。
一是端正学习态度─从零点起。
态度决定一切，要有一种为人徒的心态，谦虚谨慎，一切从零开始。
要有求饥若渴的学习欲望，学习上要不知足;要有只争朝夕的学习精神，舍得花时间，甘于流汗水。
二是丰富学习内容─破万卷书。
加强政治理论学习，加强党的方针政策学习，学会用马克思主义的方法、立场和观点来观察、分析和解决问题;加强秘书业务知识学习，熟悉工作流程，提升业务能力，提高工作效率;加强市场经济、法律和行政管理等相关知识学习，加强文学修养，拓宽知识领域，优化知识结构，熟悉新鲜事物，克服本领恐慌。
三是拓展学习方法─采众家长。
常言道：山不辞碎石方能成其高，海不辞滴水故能成其大。
只有不断地汲取他人的智慧和长处才能不断地提高自己的能力。
人伴良贤智转高，要向领导同志学;人民群众是智慧的创造者，要向群众学;三人行必有我师，要向同事学和业务骨干学;他山之石可攻玉，要借鉴其它单位的成功经验。
二、勤于实践，培养举重若轻的大气秘书工作每天都要面对许多纷繁细乱的事物，要和各种人群打交道，经常会遇到各种预料不到的事情，这就要求秘书工作者必须有一种举重若轻的大气，泰山崩于前而面不改色，要胸有成竹，具备驾轻就熟的工作方法。
现代秘书应具备的能力与素质白颢黄冈职业技术学院学报2005年9月第7卷第3期回顾过去,提起“秘书”一词绝大多数人都会想到“花瓶儿”,似乎当秘书只要“年轻漂亮”就可以了。
然而在市场经济不断完善,中国加入世界贸易组织的今天,全球经济发展对企业构成外部压力的同时,企业内部自身发展的要求也使各企业高层管理者越来越重视秘书的选拔,他们都想拥有一个具备全面的能力与素质的“全才”秘书,以辅助其更好的工作,推动企业向更好更宽的方向发展。
一、现代秘书应具备的能力(一)专业能力。
作为现代秘书必须具备较强的专业能力,如语言文字应用表达能力、外语能力、计算机操作能力及速记能力。
秘书人员工作中的一个重要任务就是从事大量的文字工作,文稿的草拟与修改都要求现代秘书具备扎实的文字功底,不仅要精通语法、修辞、格式和逻辑知识,还要掌握一定的写作规律,要做到内容与形式的统一,既要有好的表现形式,又要有充实的内容。
因此秘书一定要加强写作实践,熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧,随时注意积累资料,不断提高写作水平,注意文风的改革,培养精练的文字表达能力。
对于秘书而言,也一定不可忽略了外语的学习和掌握。
加入WTO后的中国,外贸出口已经在许多企业的贸易总额中占据了相当大的比重,对外贸易中多多少少都会用到外语,因此这也客观的要求现代秘书必须具备较强的外语能力。
计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要求,秘书要能够熟悉OFFICE办公软件的使用并熟悉计算机网络,还要对办公室常用设备的使用达到熟练程度。
速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力,领导在口头表述的时候,秘书要能够以最快的速度记录到工作笔记中或者录入到电脑中,从而大大减少工作时间,提高工作效率。
(二)上传下达能力。
作为现代秘书还需要较强的理解与沟通能力。
秘书必须很快理解管理者说话或发布命令的意思,协助管理者思考,用正确思维方式和有效解决方案为管理者出谋划策,并能简练、精确、顺畅地传递相关信息。
《传承》２００８年第２期“秘书”一词由来已久，涵义亦颇多。
此词源于拉丁文ＳｅｅｖｅｔＶｉｕｓ，其意是可靠的职员。
我国古代，“秘书”指宫廷中的藏书，班固的《汉书》曾提到“御史掌秘书”、“刘歆校秘书”，这就是指图书典籍，后来其义逐渐演化为管理宫中藏书的官吏。
欧美一些国家的高级秘书则相当于长官。
我国现阶段，“秘书”主要指在领导身边，从事直接为领导服务，承办文书、会务及其它交办事务的助理性、参谋性的工作人员。
尽管不同种类秘书的工作侧重点不同，但基本工作是相同的，秘书所具有的基本素养是一致的。
秘书是直接为领导服务的参谋和助手，秘书素质的高低、工作质量的好坏对领导的工作有着直接影响。
因此，当代合格的秘书人才必须具备以下基本素养：一、具有深厚的政治理论素养和良好的职业道德修养讲政治是秘书首先具备的基本素质。
讲政治就是坚持正确的政治方向，坚决贯彻执行党的路线、方针和政策，在思想上、行动上与党中央保持一致，自觉维护党中央和各级党委、政府的权威。
秘书具备一定的政治理论修养，才能干好工作，为领导把好关口、服好务。
否则，就会被一些肮脏腐朽的思想所腐蚀，被别有用心的人所利用，以致陷入违法乱纪的罪恶深渊。
作为秘书，应切实加强自身的政治理论学习，不断增强自身的政治理论修养。
当代秘书面临的是新世纪竞争激烈的国际大环境和改革开放深入的国内新形势，具有政治辨别力、政治敏锐性和政治观察力，以及较高的政策水平，才能从政治上把握和处理问题，才能在大是大非问题上保持清醒头脑，保证党的路线、方针、政策和上级的各项指示在本单位得到正确、全面、认真地贯彻落实。
做到政治坚定，需要正确的理论为基础，必须认真学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观。
秘书的职业道德水平对领导的工作影响很大，若不把“德”放在首位，即便有“满腹经纶”、“张良之才”，也不算是合格的秘书。
秘书经常拟稿，但自己不著名；经常组织会议，但自己不上主席台；节假日应与家人共享，但自己还要值班，等等。
秘书职业素养培养与时代要求摘要:现代秘书岗位是一项综合性工作岗位，对从事秘书工作者的素质要求愈来愈高。
要做一名合格的办公室秘书，必须具备扎实的文字功底，敏锐的政治头脑，刻苦的学习态度，较强的交际能力，熟练的协调技术，务实的工作作风。
依靠高素质水平赢得时代的认可，并能以此作为谋生的直接的、终身的手段，为秘书工作的长远发展创造一个良好的职能环境，为新时代的发展贡献新的力量。
关键词:秘书、素养、时代、要求。
一、秘书素养的解析及培养素养意为修习涵养。
每一个人在学习当中都应该努力提高自身素养，特别是在近些年来，随着形势的发展，秘书工作内容越来越丰富，工作领域越来越宽广，工作要求越来越严格。
这就需要我们不断与时俱进，开拓进取，进一步增强“讲学习、讲奉献、讲责任”的工作意识，倡导“团结、务实、创新”的工作精神和树立“精、紧、细、严”的工作作风，只有这样，秘书人员才能取得领导的信任和支持、赢得群众的认可和拥护，才能不断树立务实、创新、高效的新形象。
那么该如何提升自身的素养呢？首先必须具备以下基本素质：1、要有扎实的文字功底。
秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。
记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。
帮助领导攥写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是秘书应尽的责任。
起草文稿，是秘书工作的主要部分。
文稿的起草过程，常常是由领导和秘书合作进行的。
有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。
以及做一些收集、补充和核实；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。
这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由秘书单独负责。
特别需要指出的是，在起草文稿的时候，秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。
现代秘书工作的概述现代秘书工作的概述引言：随着社会的发展和企业的不断壮大，秘书作为企业中重要的一员，其工作也发生了很大的变化。
传统的秘书工作已经逐渐转向了现代秘书工作，要求秘书在日常工作中具备更多的技能，担负更多的职责。
本文将详细探讨现代秘书工作的概述，包括工作内容、技能要求以及职业发展方向。
一、工作内容1. 组织安排与协调：现代秘书需要为领导安排出差、会议等计划，并与相关部门进行协调，确保各项事务的顺利进行。
2. 信息管理：秘书需要负责管理和整理大量的文件、资料和数据，保证信息的安全和有效的存储。
3. 会议记录与组织：秘书需要记录会议的议程、会议纪要和相关文件，与会议相关人员进行沟通和协调，并协助领导安排会议事宜。
4. 电子邮件和文件处理：秘书需要负责处理和回复领导的电子邮件，并进行文件的整理和归档工作。
5. 客户服务与沟通：秘书需要与内外部的客户进行沟通，回答他们的问题，并处理投诉和问题。
6. 行政支持：秘书需要为领导提供综合性的行政支持，包括行程安排、会务协调、文件整理和信息搜集等工作。
二、技能要求1. 综合素质：现代秘书需要具备较强的综合素质，如沟通能力、组织能力、协调能力和解决问题的能力，以应对复杂多变的工作环境。
2. 语言能力：秘书需要具备良好的口头和书面表达能力，能够流利地使用至少一门外语，并具备良好的文字处理和报告撰写能力。
3. 信息技术能力：现代秘书需要熟练使用办公软件和业务相关的电子设备，如Word、Excel、Powerpoint和电子邮件，以提高工作效率和信息管理能力。
4. 沟通能力：秘书需要与不同层次的人员进行有效的沟通和协调，需要具备良好的人际交往能力和团队合作精神。
5. 学习能力：秘书需要不断学习新知识和掌握新技能，以适应不断变化的工作要求。
三、职业发展方向1. 行政管理岗位：在秘书工作的基础上，秘书可以进一步发展为行政助理、行政经理或高级秘书等职位，负责更大范围的行政管理工作。
现代文秘应该具备的基本素质和能力良好的基本素质是秘书人员在知识经济时代得以立足的一个重要条件，而个人的职业能力，则直接影响到工作的质量和效率。
下面是店铺给大家搜集整理的现代文秘应该具备的基本素质和能力文章内容。
现代文秘应该具备的基本素质职业道德是秘书人员从业立业之根本。
秘书相对其他职业而言，最接近决策层，领导层，甚至直接参与其中，知密多、知密早、知密深，如果一旦道德沦丧，造成的损失无法估量。
因此，秘书人员的职业道德修养尤其重要。
秘书的职业道德，体现在“忠、信、勤、廉、俭”五个方面。
(一)忠于职守。
作为文秘人员，要忠诚于职守、忠诚于集体。
现实生活中有这样的情况，有的同志仅仅对某个人忠心，处处偏重某个人，甚至无视组织原则和组织纪律，而搞得领导之间不团结。
不可否认，由于工作接触多、兴趣相投、性格相近等原因，一个秘书人员同哪位领导联系紧一点，感情深一点，这很正常。
但是在实施服务时，都要尽心尽力;在原则问题上，都要一视同仁;在协调工作中，都要按规矩和程序办事。
只有这样，才不会引起领导的不满，造成领导之间的隔阂，才不会出现所谓的“排错队”、“跟错人”，领导和组织就会诚心待你、放心用你。
(二)恪守信用。
秘书人员作为决策者和执行者间的桥梁，负责综合协调，担负着上传下达和在领导之间传递工作意见的重要使命。
因此，在传达指示、传递意见、反映情况都要重事实，做到准确无误。
否则就可能影响工作的展开，甚至导致重大决策的失误。
秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。
严守机密。
秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。
做到不该看的不看，不该打听的不打听，不该问的不问。
在一般场合避免谈论关于工作上的事情。
(三)业精于勤。
眼勤、手勤、脚勤、脑勤。
眼勤，就是善于观察，善于发现，由此及彼、由表及里，及时掌握事情真实动态，分析利弊，去伪存真，为领导决策提供真实有利的依据;手勤，就是要多动手，多做事，会做事，善成事，以一丝不苟、心细如发的工作态度，主动拾遗补缺，做到不误事、不出事、不乱事，进而成大事;脚勤，就是要多深入基层，搞调查研究，抓督查落实，了解实情，反映实际，掌握第一手资料，为领导决策提供真实可靠、实事求是的依据;脑勤，就是要勤于思考，善于思索，锤炼思维，想领导之所想，想领导之未想，为领导决策服好务、参好谋、成好事。
试论现代秘书必须具备的素质秘书工作根据其层次高低的不同，对其应具备的综合素质的要求也不同。
凡有志于作好秘书工作的人，对自身的要求应是全方位的。
素质是成事之基，是立身之要。
在新的历史条件下，领导工作对秘书人员的政治素养、专业知识、综合能力、心理素质、人际关系、思想观念等方面，都提出了新的更高的要求。
秘书应具备坚定正确的政治方向、较高的理论政策水平、实事求是的思想作风和淡泊明志、乐于奉献、踏实细致、一丝不苟的工作作风。
秘书素质的好坏是造就高素质秘书队伍，推动秘书事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。
因此，研究秘书素质问题有着重要的现实意义。
一、素质及其对秘书工作的作用素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。
它是人的一种较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响甚至决定作用。
秘书作为领导身边的参谋、助手，工作的特殊性决定了必须具有较高的素质。
首先，高素质是秘书辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证；其次，高素质是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托；第三，高素质是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。
秘书人员贴近领导，直接为领导的工作服务，必须有较高的思想水平和政策水平，过硬的专业能力，高速的办公效率，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，把“上情”与“下情”有机地结合起来，运用现代化办公手段，创造性地开展工作，做好综合服务，才能适应时代要求，充分发挥秘书职能，做好秘书工作。
二、秘书从业人员必须具备的素质(一)优良的思想政治素质1、坚定的政治立场和政治态度能否坚持正确的政治立场，对于秘书人员来说是十分重要的。
尤其是在国际形势纷繁复杂，国内改革逐步深化的今天，秘书人员必须站在党和人民的立场来想问题、办事情。
不管在任何情况下，都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致，自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。
2、较强的政治识别能力秘书工作有较强的政治性，具备较强的政治鉴别力有利于秘书人员毫不动摇地坚持党的路线、方针、政策，按党的要求做好各项工作；有利于在工作中分清是非，奉公守法和正确对待改革开放中的新情况、新问题，并正确地研究和解决。
3、较高的遵守纪律的自觉性纪律具有十分重要的意义，正是依靠铁的纪律，我们的党才能和人民群众万众一心，取得改革、发展、稳定的大好局面，取得政治、经济和社会的全面发展。
纪律是我们事业成功的重要保证。
就秘书人员而言，纪律是推动一切工作正常运转的根本。
由于秘书人员贴近领导，辅助领导工作，所以必须高度自觉的严格要求和约束自己，把自己置于组织合群中的监督之下。
(二)良好的职业道德职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范，是道德在各行各业的具体表现，充分反映了社会对各行各业的根本要求。
各行各业都有自己特定的道德规范，秘书工作也是如此：1、热爱祖国，为人忠诚这既是每个中华人民共和国公民最基本的人生准则和道德规范，也是秘书人员最基本的行为准则。
忠于职守，即使忠于党，忠于国家和人民利益的具体表现，也是要为本单位、本机关努力做好工作的要求，这两个方面从根本上是统一的，秘书人员要把他们结合起来。
2、工作积极，求真务实服务领导是秘书工作的基本职能。
市场经济瞬息万变，令人难以把握，秘书人员要强化主动服务，及时把握经济运行和社会发展变化情况。
一要认真为领导决策服好务，做到知情早、晓事快、见事深、谋事准，坚持换位思考，多角度、全方位看问题；二要认真为基层群众服务，转变作风，走出机关，深入基层，听取呼声，做到下情上达，上情下传，互相沟通；三要讲求效率，求真务实。
工作要雷厉风行、讲求时效。
3、与人为善，团结友善秘书工作头绪极多，同上下左右发生联系，涉及面广，往往需要多方面合作共同完成。
因此，秘书人员要有团结合作的精神，与各个方面人员搞好团结，相互配合，步调一致。
4、谦虚谨慎，平等待人秘书人员接触机要，接近领导，在人们心目中是领导机关和领导的代言人。
他们的言行、道德修养、工作作风往往对群众影响很大。
因此，秘书的一言一行、一举一动都要从维护领导机关的威信出发，摆正自己的位置，为领导当好参谋。
(三)扎实的业务素质业务素质是能力的标志，也是其他素质的一种反映，又是各类素质综合发挥作用的重要条件。
对于秘书人员来讲，业务素质主要包括以下几方面：1、观察力秘书的观察力是秘书智力活动的门户和源泉，秘书良好的观察力应具备以下品质：(1)观察时具有目的性观察的目的性要求根据秘书活动的需要，明确观察的对象、要点、步骤、方式和方法。
(2)观察的客观性客观性就是不受各种干扰因素的影响，从客观事物本身的实际出发，实事求是，准确反映客观事物的本来面目。
(3)观察事物时具有全面性一名称职的秘书应能站在领导者的高度，以全局的目光，对事物进行全方位、多视角、多层次和相互联系的观察，避免片面和孤立地看问题。
(4)观察一定要有敏锐性敏锐性就是能够在较短时间内捕捉到事物的特征和本质规律，善于发现容易忽略的东西，为领导提供鲜活、及时的信息。
(5)观察还要具有良好的理解性秘书的观察活动中，要有思维的积极加入，要对信息进行必要的整理、比较、分析和综合，观察才能收到良好的效果。
2、记忆力秘书作为领导者的综合辅助人员，其职责范围广，头绪多，时效性强，需要具有良好的记忆品质。
这些品质包括：(1)记忆要敏捷记忆同样的内容，有的人需要花很少的时间，有的人则能迅速记住。
这就是记忆是否敏捷的问题。
秘书活动的时间要求很强，如听取领导口授指示、交代任务、接打电话等，都需要快速记住感性材料，不允许用长时间进行记忆。
(2)记忆内容具有准确性准确性就是客观、正确地记住感性材料，追求准确无误，不可模糊含混、似是而非。
(3)记忆时间要有持久性秘书活动的特殊性，决定了其对某些材料须做持久的记忆，如基本知识、规章制度、党和国家的重要方针政策、本单位的重大情况和重要数据等。
秘书应根据工作需要，对上述材料较长时间地保持记忆。
3、思维力秘书必须具备良好的思维能力，勤思善谋，发挥参谋和智囊的作用。
4、想象力秘书只有在获取大量信息的基础上参与想象力，才能使智力腾起来，翱翔天际，“思接千载，视通万里”，从而进行创造性思维和有效的辅助活动。
5、注意力在秘书的智能活动中，注意力起着组织和维持的作用。
如果没有注意力的参加，智力活动乃至一切心理活动就难以顺利而有效地发生、发展和形成。
一个优秀的秘书必须具备良好的注意力，不断地在实践中培养和改善，否则将难以有作为。
6、表达能力秘书要传递和反馈信息，要为领导出谋献策、充当参谋，需要较强的表达能力。
表达能力主要有两种形式：(1)文字表达能力即写作能力是秘书尤其是文字秘书的基本功和“看家本领”。
现代秘书的写作范围很广，但主要是要善于撰写各种体式的公务文书和常用的应用文书。
(2)口头表达能力此即运用口头语言表达事物、事理的能力。
秘书经常向领导口头汇报工作、回答问题、提出建议，或代表组织到下级机关口头传达领导指示，或随同领导参加会议、会谈，或到基层作调查研究，或协助领导协调关系、对外接待等等，需要使用口头语言的机会很多。
这就要求秘书讲话时既要言之有物、言之成理、简练生动，又要条理分明、口齿清楚、普通话使用正确。
7、办事能力“办文、办会、办事”历来被称为秘书的三大任务。
秘书每天都要面对大量的事务工作，如文书事务、会议事务、接待事务以及电话、值班、印信等事务，还有领导交办的事务等等。
秘书必须具有较强的办事能力：首先要熟悉机关、单位各部门的职权范围，知晓办事渠道，熟悉办事程序，了解有关的业务情况；其次需要有较强的应变能力和交际能力。
只有这样，才能提高工作效率。
8、管理能力管理主要是单位各级领导者的职能。
秘书作为领导的助手和参谋，具有辅助领导进行管理的职能，必须提高自身的管理能力。
秘书的管理能力主动体现在辅助领导计划、辅助领导组织实施、辅助领导沟通和协调、辅助领导控制等方面。
9、操作能力秘书的操作能力是当代秘书高效率实现秘书活动所必须具备的能力。
随着新技术革命对社会各个领域的冲击，秘书仅靠两只手、两条腿、一支笔、一张嘴的工作方式，已难以适应时代的需要。
一个称职的秘书，必须具有对办公设备、器械和技术的熟练操作能力，以适应社会发展，跟上时代步伐，更有效地完成自己的本职工作10、分析综合能力分析综合，就是要善于透过现象看本质，从个别的事物中找出他们的内在联系和规律性。
秘书人员能否较好地发挥参谋助手的作用，很大程度上取决于分析综合能力的强弱。
因此，秘书要自觉以科学的理论来指导自己的工作，提高思维能力，善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物，尽量做到举一反三，触类旁通，随机应变能力。
秘书承担大量事物性工作，常会出现一些意想不到的情况，这就要求秘书人员要有遇事不慌、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要机动灵活。
(四)健康的心理素质秘书的心理素质是决定秘书活动和行为好坏的一个重要因素。
秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。
秘书心理素质的好坏，集中表现在秘书的角色意识上，角色意识对于秘书的工作具有指导意义。
秘书的角色意识是指秘书个体在社会实践中发展起来的，通过思维、语言为核心的心理活动，对所从事的职业的认识和评价。
秘书必须具备如下六个角色意识：1、自我意识秘书的自我意识是指秘书对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书现代意识的内容之一。
虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书又是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天, 一方面，秘书受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性；另一方面,他们多半受过较高层次的教育,更应有思考的独立性。
如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为秘书,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力 ,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。
2、信息意识当今时代是一个信息时代,增强信息意识是秘书提高工作效率的重要保证。
秘书每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,秘书应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍，把最有用的信息提供给领导。
这就要求行政秘书必须具备敏锐的洞察力，而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。
秘书丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识，而且包括对单位现状和前景的深研，对基层工作和民意的了解，这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。
3、超前意识超前意识是秘书在领导决策之前的思维活动和心理感受，它受秘书自身素质、思维方式和对情况、资料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影响。
秘书科学、准确的超前意识，可以对领导决策发挥积极的推动作用；反之，则有可能影响领导决策的正确性。
