机关会议管理制度
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机关会议管理制度
一、总则
为了规范机关会议的召开与管理，提高会议效率和质量，加强信息沟通和决策的科学性与准确性，特订立本制度。
二、会议召开与组织
1. 会议计划
a. 每个部门、单位每月初需订立会议计划，包含会议名称、日期、时间、地方、议程和参会人员等；
b. 会议计划需提前一周报送给上级部门审核备案，如有特殊情况需要临时召开会议，需提前报备并获得上级部门批准。
2. 会议组织
a. 会议组织人员应提前一天进行相关准备工作，包含会议室布置、会议料子准备、设备功能检查等；
b. 会议组织人员应确保会议开始前十分钟到达会议现场，确保会议开始按时；
c. 主持人应提前熟识会议议程，确保会议顺利进行。
三、会议准备
1. 会议议程
a. 会议议程应提前发送给与会人员，确保参会人员提前做好准备工作；
b. 会议议程应包含会议主题、讨论事项、报告内容和决策事项等。
2. 会议料子
a. 对于涉及紧要议题的会议，会议料子应提前三天发送给与会人员，确保参会人员对议题有充分的了解；
b. 会议料子应设计简洁易读，文字清楚明白，并包含必需的数据和图表。
3. 会议设备
a. 会议组织人员应提前检查会议所需设备的正常运行情况，如投影仪、音响设备、电子白板等；
b. 对于特殊需要的会议设备，应提前预约，并确保设备的可用性。
四、会议进行
1. 会议守时 a. 会议组织人员应确保会议按时开始，不得因参会人员未到等原因影响会议的进行；
b. 会议守时是参会人员的基本要求，迟到者应自动向会议主持人请假，由主持人酌情处理。
2. 会议纪律
a. 参会人员应保持安静，遵守礼貌，不得擅自离开会议现场或在会议中进行个人活动；
b. 主持人应维持会议纪律，确保议程定时进行，有必需时可以设置警示提示措施。
3. 发言次序
a. 参会人员依照主持人布置的发言次序依次发言，发言时间不得超出规定时间；
b. 参会人员应保持议题的相关性，不得离题发言，遵守会议纪律。
4. 记录和归档
a. 会议组织人员应派人记录会议内容、决议和行动计划等，确保会议结果被准确记录；
b. 记录人员应将会议记录及时归档，确保相关文件的安全性和可检索性。
五、会议评估与改进
1. 会议评估
a. 每次会议结束后，会议组织人员应向参会人员发放会议评估表，收集会议质量和效果的反馈看法；
b. 会议组织人员应定期汇总和分析会议评估结果，找出问题和改进的方向。
2. 会议改进
a. 会议组织人员应建立改进措施的清单，并订立改进计划，确保会议管理工作不绝提升；
b. 上级部门应对改进计划进行审核，并供应必需的支持和引导。
六、考核标准
1. 会议准备工作：包含会议计划的编制和报备情况、会议议程和料子的准备情况、会议设备的检查和预约等；
2. 会议组织和进行情况：包含会议的守时、纪律、发言次序情况、会议记录和归档等；
3. 会议效果评估和改进：包含会议评估表的发放和分析情况、改进措施的订立和落实情况。 七、附则
1. 部门、单位应依据本制度，订立相应的实施细则，并定期进行修订；
2. 对于违反本制度的行为，将依照相应的纪律和奖惩规定进行处理；
3. 本制度自颁布之日起施行。
以上制度已经审定并于2022年1月1日生效。
