酒店档案管理制度

第一章总则第一条为加强酒店文件及档案的管理工作，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，提高酒店管理水平和运营效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店内部所有文件和档案的管理，包括但不限于行政文件、财务文件、人事文件、合同文件、项目文件、客户资料等。

第三条文件及档案管理应遵循保密性、真实性、完整性、规范性和时效性的原则。

第二章管理职责第四条酒店设立文件及档案管理部门，负责制定文件及档案管理制度，组织实施文件及档案管理工作。

第五条文件及档案管理部门负责人负责以下职责：1. 组织制定文件及档案管理制度，并监督实施；2. 指导各部门文件及档案管理工作；3. 负责文件及档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作；4. 定期对文件及档案进行清理、鉴定和统计。

第六条各部门负责人负责本部门文件及档案的管理工作，具体职责如下：1. 组织本部门人员遵守文件及档案管理制度；2. 负责本部门文件及档案的收集、整理和归档；3. 确保本部门文件及档案的安全和保密；4. 定期向文件及档案管理部门汇报本部门文件及档案管理工作情况。

第三章文件及档案的收集与整理第七条文件及档案的收集应遵循以下原则：1. 完整性：收集所有与酒店业务相关的文件及档案；2. 及时性：及时收集文件及档案，确保信息的时效性；3. 重要性：优先收集重要文件及档案，如合同、人事档案等。

1. 分类：根据文件及档案的性质、内容进行分类；2. 编号：对每份文件及档案进行编号，便于查找；3. 标题：每份文件及档案应标明清晰的标题；4. 摘要：对重要文件及档案进行摘要，便于快速了解内容。

第四章文件及档案的归档与保管第九条文件及档案的归档应遵循以下规定：1. 归档范围：包括所有应归档的文件及档案；2. 归档时间：按文件及档案的性质和重要性确定归档时间；3. 归档要求：归档文件及档案应完整、清洁、无破损。

第十条文件及档案的保管应遵循以下要求：1. 安全：确保文件及档案的安全，防止丢失、损坏和泄密；2. 环境：保持文件及档案存放环境的适宜，如温度、湿度等；3. 设备：使用合适的文件及档案保管设备，如档案柜、保险柜等。

第一章总则第一条为加强酒店档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高酒店管理水平和服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本酒店实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店所有部门和员工，是酒店档案管理的规范和依据。

第三条酒店档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，便于利用；（三）规范操作，确保安全；（四）科学管理，提高效率。

第二章档案分类与归档第四条酒店档案分为以下类别：（一）文书档案；（二）会计档案；（三）人事档案；（四）工程档案；（五）设备档案；（六）客户档案；（七）其他档案。

第五条档案归档应遵循以下要求：（一）归档文件应齐全、完整，不得随意抽撤、伪造或销毁；（二）归档文件应按照档案分类标准进行分类；（三）归档文件应按照档案编号顺序排列；（四）归档文件应进行编号、登记、分类、装订等整理工作；（五）归档文件应注明归档时间、归档人、归档部门等基本信息。

第三章档案保管与维护第六条酒店应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的安全和完好。

第七条档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应保持通风、干燥，防止档案受潮、霉变；（二）档案柜应保持清洁、整齐，档案摆放有序；（三）档案应定期进行消毒、防虫、防鼠等处理；（四）档案应定期进行检查、整理，确保档案的完整性和准确性；（五）档案应实行严格的安全保卫制度，防止档案丢失、损毁。

第八条档案维护应遵循以下要求：（一）档案应定期进行数字化处理，实现档案的电子化管理；（二）档案数字化应遵循国家相关标准和规范；（三）档案数字化应确保档案的准确性和完整性；（四）档案数字化应定期进行备份，防止数据丢失。

第四章档案利用与查询第九条酒店档案应实行开放利用制度，确保档案的利用效率。

第十条档案查询应遵循以下要求：（一）查询档案应填写查询申请，说明查询目的、范围和用途；（二）查询档案应经档案管理人员审核批准；（三）查询档案应遵守保密规定，不得泄露档案内容；（四）查询档案应确保档案的完整性和准确性。

第一章总则第一条为了加强酒店安全生产档案管理，确保安全生产档案的完整、准确、系统，充分发挥档案在安全生产管理中的作用，特制定本制度。

第二条本制度适用于本酒店所有安全生产档案的管理工作。

第三条酒店安全生产档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法依规：严格按照国家有关安全生产法律法规和标准，建立健全安全生产档案管理制度。

（二）统一管理：实行集中管理、分级负责、专人负责，确保档案安全、完整、准确。

（三）规范操作：严格按照档案管理流程和操作规程，确保档案管理的科学性、规范性和高效性。

第二章组织与管理第四条酒店设立安全生产档案管理领导小组，负责安全生产档案的全面管理工作。

第五条酒店安全生产档案管理领导小组职责：（一）制定安全生产档案管理制度，并组织实施。

（二）组织安全生产档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

（三）监督、检查安全生产档案管理工作，确保档案安全、完整、准确。

（四）组织安全生产档案的鉴定、销毁工作。

第六条酒店设立安全生产档案管理员，负责具体实施安全生产档案管理工作。

第七条安全生产档案管理员职责：（一）负责安全生产档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

（二）对安全生产档案进行分类、编号、编目，建立目录索引。

（三）定期对安全生产档案进行清理、鉴定、销毁。

（四）对安全生产档案的利用情况进行登记、统计、分析。

第三章内容与要求第八条酒店安全生产档案主要包括以下内容：（一）安全生产管理文件：包括安全生产责任制、安全生产规章制度、安全生产操作规程等。

（二）安全生产教育培训记录：包括安全生产教育培训计划、培训内容、培训效果评估等。

（三）安全生产检查记录：包括安全生产检查计划、检查内容、检查结果、整改措施等。

（四）安全生产事故记录：包括事故发生时间、地点、原因、处理措施、责任追究等。

（五）安全生产应急救援记录：包括应急预案、演练记录、救援过程等。

（六）安全生产投入记录：包括安全生产费用预算、使用情况、效益评估等。

一、总则为了加强酒店档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在酒店经营管理中的作用，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 酒店成立以来的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

2. 酒店各部门、各岗位在日常工作中形成的具有保存价值的文件、资料。

3. 酒店与其他单位、个人交往中形成的具有保存价值的文件、资料。

三、档案管理机构及职责1. 酒店设立档案管理部门，负责酒店档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等工作。

2. 档案管理部门设档案管理员，负责档案的具体管理工作。

3. 各部门、各岗位负责人对本部门、本岗位的档案管理工作负责。

四、档案收集与整理1. 档案收集：各部门、各岗位应按照档案管理范围，及时收集、整理本部门、本岗位的档案资料。

2. 档案整理：档案资料应按照档案分类标准进行分类、编号、立卷、装订。

3. 档案鉴定：对已收集的档案资料，应定期进行鉴定，剔除无保存价值的资料。

五、档案保管与安全1. 档案保管：档案资料应存放在通风、干燥、防潮、防尘、防盗、防火、防虫蛀的专用档案室。

2. 档案安全：档案管理人员应严格遵守保密制度，确保档案安全。

3. 档案修复：对破损、褪色的档案资料，应及时进行修复。

六、档案利用与借阅1. 档案利用：酒店各部门、各岗位需查阅档案时，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅。

2. 档案借阅：借阅档案时，应填写借阅单，注明借阅人、借阅目的、归还日期等。

3. 档案归还：借阅人应在规定日期内归还档案，如需续借，应提前向档案管理部门申请。

七、档案信息化管理1. 档案管理部门应积极推广档案信息化管理，实现档案资料的数字化、网络化。

2. 档案信息化系统应具备档案收集、整理、保管、查询、统计、备份等功能。

八、档案管理考核与奖惩1. 档案管理部门应定期对各部门、各岗位的档案管理工作进行检查、考核。

2. 对档案管理工作表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励；对违反档案管理规定的，给予批评教育或处分。

第一章总则第一条为加强本酒店档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本酒店实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本酒店所有部门、岗位及员工，涉及酒店运营、管理、服务、财务、人力资源等各个方面的档案资料。

第三条本制度遵循统一领导、分级管理、集中保管、规范利用的原则。

第二章档案管理机构及职责第四条酒店设立档案管理部门，负责酒店档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等工作。

第五条档案管理部门的主要职责：1. 负责制定和实施酒店档案管理制度，组织培训员工，提高档案管理水平；2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；3. 负责档案的查询、借阅、复制等工作，确保档案的及时、准确、安全利用；4. 负责档案的统计、分析、研究，为酒店决策提供依据；5. 负责档案的保密工作，确保档案信息安全。

第六条各部门应指定专人负责本部门档案管理工作，协助档案管理部门做好档案收集、整理、归档等工作。

第三章档案分类及归档范围第七条酒店档案分为以下类别：1. 重大决策类档案；2. 经营管理类档案；3. 财务类档案；4. 人力资源类档案；5. 客户服务类档案；6. 设备设施类档案；7. 法律事务类档案；8. 其他应归档的资料。

第八条归档范围：1. 酒店成立以来的重要文件、会议记录、报告、总结、计划等；2. 酒店经营、管理、服务等方面的规章制度、操作流程、管理制度等；3. 财务报表、收支凭证、税务申报等；4. 人力资源招聘、培训、考核、薪酬等；5. 客户服务投诉、表扬、评价等；6. 设备设施采购、安装、维修、验收等；7. 法律诉讼、合同、协议等；8. 其他具有保存价值的资料。

第四章档案保管与利用第九条档案保管：1. 档案应按照分类、时间、重要程度等进行整理、装订、编号，确保档案的有序存放；2. 档案保管应选择适宜的存放场所，确保档案安全、防潮、防虫、防尘、防火、防盗；3. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

一、总则为规范酒店业务档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高酒店管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本酒店实际情况，特制定本制度。

二、档案范围1. 酒店与政府、行业组织、合作伙伴、客户等之间的往来文件；2. 酒店经营、管理、服务等方面的规章制度、计划、总结、报告；3. 酒店员工培训、考核、奖惩等人事档案；4. 酒店财务、资产、采购、销售等业务档案；5. 酒店客户投诉、纠纷处理等客户服务档案；6. 酒店设施设备维护、改造、更新等工程档案；7. 酒店举办各类活动、会议的档案资料；8. 酒店其他具有保存价值的资料。

三、档案管理职责1. 酒店档案管理部门负责制定、修订和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作；2. 酒店各部门负责人对本部门业务档案的管理负总责，确保档案的完整、准确、安全；3. 酒店档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

四、档案管理要求1. 档案收集：各部门应按照档案范围，及时、准确地收集业务档案，并按时间顺序整理成册；2. 档案整理：档案管理员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、装订，确保档案的整齐、有序；3. 档案归档：档案管理员应在档案整理完成后，及时将档案归档至档案室，并填写档案归档登记表；4. 档案保管：档案管理员应定期检查档案的保管状况，确保档案的安全、完整；5. 档案利用：档案管理员应根据档案利用需求，提供档案查阅、复制等服务；6. 档案销毁：档案管理员应根据国家有关规定和酒店实际情况，对失去保存价值的档案进行销毁，并办理销毁手续。

五、档案保密1. 酒店业务档案属于内部资料，未经授权，任何人不得查阅、复制、泄露；2. 档案管理员应严格保密，不得将档案信息泄露给无关人员；3. 酒店员工应自觉遵守档案保密规定，不得利用档案信息谋取私利。

六、档案管理考核1. 酒店档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行检查，对档案管理不到位、造成档案损失的部门进行通报批评；2. 酒店档案管理员应定期接受业务培训，提高档案管理水平；3. 酒店将档案管理工作纳入年度考核，对档案管理成绩突出的个人和部门给予表彰和奖励。

酒店档案管理规定一、总则为规范酒店档案的管理工作，确保档案的完整性、准确性和保密性，提高档案利用效率，制定本规定。

二、档案管理机构1. 酒店应设立档案管理机构，负责酒店档案的管理和维护工作。

档案管理机构的组织架构和职责由酒店依据实际情况自行确定，并报酒店管理层备案。

2. 档案管理机构应配备专业的档案管理人员，具备相关的档案管理知识和技能，并定期进行培训。

三、档案的归档与整理1. 酒店的各类档案按照文件形式进行归档，按照文件目录结构进行分类。

归档的标准和方法由档案管理机构制定并实施。

2. 酒店档案应按照归档时间和文件编号等进行整理，保证档案的有序性和可检索性。

3. 档案管理机构应定期对档案进行巡检和整理，确保档案的完整性和准确性。

四、档案的保管与利用1. 酒店档案应设立专门的档案库进行保管，确保档案的安全和完好无损。

2. 档案的利用需经过授权，并严格按照档案管理规定进行操作。

档案管理机构应制定档案利用流程和操作规程，并对档案利用人员进行培训和监督。

3. 档案管理机构应制定档案利用申请和审批制度，并建立利用档案的登记和统计制度。

4. 档案的外借需要经过酒店管理层的审批，并按照规定的借阅期限和借阅范围进行操作。

五、档案的检索与索引1. 酒店档案应进行索引和编目，建立档案检索系统。

检索系统应具备高效、准确和便捷的功能。

2. 档案管理机构应制定档案检索和索引的规则和标准，并对档案管理人员进行培训。

3. 档案检索应坚持“谁档案、谁负责”的原则，确保档案的安全和完整性。

六、档案的保密与销毁1. 酒店档案的保密工作应严格按照相关法律、法规和规定执行。

2. 档案管理机构应制定档案保密制度，并对档案管理人员进行保密教育和培训。

3. 档案管理机构应制定档案销毁的规则和标准，并按照规定的程序和时间进行销毁。

销毁的档案应做好记录和备份工作。

七、档案管理的监督与评估1. 酒店管理层对档案管理工作应加强监督，确保档案管理规定的执行。

第一章总则第一条为了加强酒店安全生产管理工作，确保酒店安全生产形势稳定，保障员工、顾客的生命财产安全，根据《中华人民共和国安全生产法》及有关法律法规，结合酒店实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店所有部门、岗位和员工。

第三条本制度旨在规范酒店安全生产档案的收集、整理、保管、利用等工作，提高酒店安全生产管理水平。

第二章组织机构及职责第四条酒店成立安全生产档案管理领导小组，负责安全生产档案管理的组织、协调和监督工作。

第五条安全生产档案管理领导小组下设办公室，负责具体实施安全生产档案管理工作。

第六条各部门负责人为安全生产档案管理责任人，负责本部门安全生产档案的收集、整理、保管和上报工作。

第三章档案内容第七条安全生产档案主要包括以下内容：（一）安全生产责任制及文件：包括安全生产责任书、安全生产规章制度、操作规程、应急预案等。

（二）安全生产教育培训资料：包括培训计划、培训记录、考核结果、培训教材等。

（三）安全生产检查及隐患排查治理：包括检查记录、隐患排查治理记录、整改措施及结果等。

（四）安全生产事故及事故调查处理：包括事故报告、事故调查报告、事故处理意见、事故总结等。

（五）安全生产许可证、安全生产许可证延期、变更等相关文件。

（六）安全生产投入及使用情况：包括安全生产投入计划、资金使用情况、设备购置、改造、维修记录等。

（七）其他与安全生产相关的资料。

第四章档案管理要求第八条安全生产档案的收集应做到全面、准确、及时，确保档案的真实性、完整性和连续性。

第九条安全生产档案的整理应按照档案分类标准进行，确保档案的系统性、规范性和可查性。

第十条安全生产档案的保管应采取防火、防盗、防潮、防虫蛀、防霉变等措施，确保档案的完整和安全。

第十一条安全生产档案的利用应遵循合法、合理、保密的原则，严禁擅自复制、借阅、泄露档案内容。

第五章奖励与处罚第十二条对在安全生产档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。

第十三条对违反本制度，造成安全事故或档案管理混乱的，按有关规定追究相关责任。

# 酒店档案管理制度## 一、总则为加强酒店档案管理工作，确保档案资料的安全、完整、准确和有效利用，提高酒店管理水平和经济效益，特制定本制度。

## 二、档案管理原则1. 完整性原则：确保档案资料全面、系统地反映酒店的历史、现状和发展趋势。

2. 真实性原则：档案资料应真实、准确地记录酒店各项工作和活动。

3. 可靠性原则：档案资料应具有可查性、可考性和可追溯性。

4. 保密性原则：对涉及酒店商业秘密的档案资料，应严格保密。

5. 合法性原则：档案资料的收集、整理、保管、利用等应符合国家法律法规和行业标准。

## 三、档案管理职责1. 酒店档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。

2. 各部门负责人对本部门产生的档案资料负有管理责任，确保档案资料的安全、完整和准确。

3. 酒店员工应积极配合档案管理部门的工作，及时提供档案资料。

## 四、档案收集与整理1. 档案收集（1）收集范围：酒店各项工作、活动、合同、协议、报表、照片、录音、录像等资料。

（2）收集方式：主动收集、被动收集、网络收集、委托收集等。

2. 档案整理（1）分类：根据档案资料的性质、内容、用途等进行分类。

（2）编目：编制档案目录，包括档案名称、类别、编号、页数、形成时间、存放地点等。

（3）归档：将整理好的档案资料按照编号顺序存放。

## 五、档案保管1. 保管场所：档案资料应存放在安全、干燥、防潮、防虫、防霉、防盗的专用档案室。

2. 保管设施：配备档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等设施。

3. 保管期限：根据档案资料的性质和重要性，确定保管期限。

4. 保密措施：对涉及酒店商业秘密的档案资料，采取加密、隔离、限制查阅等措施。

## 六、档案利用1. 查阅档案（1）查阅范围：酒店内部员工和外部人员（如政府机关、司法机关等）。

（2）查阅程序：填写查阅申请，经档案管理部门审核批准后，方可查阅。

2. 档案复制（1）复制范围：根据查阅者需求，复制档案资料。

酒店档案管理制度1.制度目的2.档案管理责任（1）总经理是酒店档案管理的主要责任人，负责档案管理制度的制定和日常监督工作。

（2）每个部门应指定一名档案管理人员，负责本部门内的档案管理和文件整理工作。

（3）所有员工都应对自己所管理的档案负有责任，并清楚了解相关的管理政策和流程。

3.档案管理流程（1）档案归档阶段：-档案应按照一定的分类标准进行整理，包括酒店运营档案和酒店人事档案两大类。

-档案应按照文件类型进行编号和归档，同时建立档案目录，便于查阅。

（2）档案存储阶段：-酒店应提供安全稳定的档案存储设施，确保档案的完整性和安全性。

-档案室应制定严格的存储规范，包括档案的分类存放、防水、防火、防潮等。

（3）档案借阅与查阅：-档案管理人员认定需要借阅档案的申请，并记录借阅信息。

-档案管理人员应为借阅人提供必要的帮助，确保借阅的顺利进行。

-查阅档案时，应填写查阅登记册，并按规定时间内归还。

（4）档案销毁：-档案销毁应制定合理的销毁方案，并按照规定程序进行销毁。

-对于已经销毁的档案，应保留销毁记录，并制作销毁证明。

4.档案安全保密（1）酒店档案应设置密码保护，确保档案信息的安全性。

（2）档案应确定具有查阅权限的人员，并监督其查阅行为。

（3）酒店档案应定期进行备份，防止因意外事件导致档案丢失。

（4）档案管理人员应签署保密协议，保证不泄露档案信息。

5.档案管理培训酒店应定期开展档案管理培训，向员工传授档案管理知识和技能。

培训内容包括档案的分类存放、查阅流程、档案的保密性和安全性等方面的知识。

培训的目的在于提高员工对档案管理工作的认识和能力，确保档案管理的规范性和高效性。

总之，酒店档案管理制度是酒店内部对档案管理进行规范和管理的一套制度和流程。

通过建立健全的档案管理制度，酒店可以保障档案的安全性和完整性，提高工作效率，同时也能够遵守法律法规，确保酒店业务的合规性。

酒店档案管理制度的执行需要全员共同参与，每个部门和员工都应对档案管理负有责任，并始终遵守相关的规定。

一、目的为规范酒店前台客人档案的管理，确保客人信息的安全、准确和完整，提高服务质量，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于酒店前台所有客人档案的管理工作。

三、客人档案内容1. 基本信息：姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、职业、国籍等；2. 预订信息：预订日期、入住日期、离店日期、房型、房价、预付款项等；3. 入住信息：入住时间、入住人数、付款方式、押金金额等；4. 特殊需求：房间内设施需求、餐饮需求、特殊服务需求等；5. 联系人信息：紧急联系人姓名、联系方式、关系等；6. 客人反馈：对酒店服务的评价、投诉、建议等。

四、客人档案管理职责1. 前台接待员：负责客人档案的收集、录入、更新、查询等工作；2. 部门主管：负责监督、指导前台接待员做好客人档案管理工作；3. 信息技术部：负责客人档案系统的维护、更新和升级；4. 人力资源部：负责对前台接待员进行相关培训，提高其业务水平。

五、客人档案管理流程1. 客人预订：客人通过电话、网络或其他方式预订房间，前台接待员收集客人信息，录入系统；2. 客人入住：客人到达酒店后，前台接待员核对客人信息，办理入住手续，更新客人档案；3. 客人离店：客人离店时，前台接待员核实客人付款情况，结清账单，更新客人档案；4. 客人反馈：客人离店后，前台接待员收集客人反馈信息，更新客人档案；5. 档案查询：各部门需查询客人信息时，经部门主管批准后，前台接待员提供查询服务。

六、客人档案保密1. 严格保密客人档案，不得向无关人员泄露；2. 前台接待员对客人档案负有保密责任，不得擅自向他人透露客人信息；3. 部门主管定期检查客人档案保密情况，发现问题及时处理。

七、客人档案存档1. 客人档案应按照规定期限进行存档，确保客人信息的完整性；2. 存档客人档案应分类整理，便于查阅；3. 存档客人档案应妥善保管，防止丢失、损坏。

八、附则1. 本制度自发布之日起施行；2. 本制度由酒店前台部负责解释；3. 酒店其他部门应积极配合前台部做好客人档案管理工作。

酒店档案管理制度（一）总则1、为了加强酒店档案管理、收集和整理工作，有效地保护和利用档案，更好为酒店经营活动和提高经济效益服务，特制定本规定。

2、档案是指记述和反映本店在餐饮、客房、娱乐等各项服务、销售和经营管理中形成的对酒店具有保存价值的各种载体的历史记录。

3、档案管理采用统一领导、分级管理的原则，实行综合档案室领导下的分级管理制。

即职能部门均设兼职档案人员，统一收集本部门产生的文件资料，并负责整理、保管。

业务上接受综合档案室的统一领导。

4、全店员工都有保护档案的义务。

（二）档案管理机构和职责1、设综合档案室，归属于总经办领导，负责本店的档案管理工作。

主要任务是：1) 认真贯彻执行国家《档案法》和有关档案工作的方针政策，根据本店实际情况，制定档案管理制度和工作计划。

2) 按有关部门形成的文件材料办理分类、编目、整理、组卷、保管及鉴定、统计、销毁业务。

3) 建立必要的检索工具，编制参考资料，积极提供利用。

4) 参加工程交工验收及设备仪器的开箱验收等工作。

5) 向上级档案部门办理档案的移交。

6) 对酒店各部门的档案业务进行督促检查和指导。

7) 严格执行保密制度，不失密、不泄密。

2、各部门兼职档案员职责：1) 熟悉本部门归档范围，协助归档负责人做好本部门档案的收集、整理、立卷及保管工作。

2) 负责本部门档案材料的装册、登记、借阅工作。

3) 严格执行保密制度，认真执行各项档案管理制度。

4) 参加和办理档案管理的各项业务活动。

3、文件材料的形成与归档内容档案的形成与归档内容，主要包括以下几个方面：A.行政管理类：·酒店工作、文秘工作和企业综合性会议等形成的文件资料。

·员工在职培训等工作中形成的文件资料。

·医务室防病治病、卫生监督与管理、计划生育等工作中形成的文件资料。

·酒店对活动中形成的文件资料。

·酒店后勤服务性工作、员工福利等活动中形成的文件资料。

·酒店其他行政管理工作中形成的文件资料。

酒店档案管理制度第一章总则第一条为加强酒店档案管理，确保档案资料的完整、准确、及时和安全，提高档案利用率，根据国家档案管理法律法规和酒店实际情况，制定本制度。

第二条酒店档案是指酒店在经营活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等不同形式的历史记录。

第三条酒店档案管理实行统一领导、分级负责、分类管理、安全保密的原则。

第四条酒店档案管理部门负责酒店档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第五条酒店全体员工应严格遵守档案管理制度，维护档案的完整与安全。

第二章档案的收集与整理第六条酒店各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和归档工作。

第七条档案收集范围包括：（一）酒店经营活动中形成的合同、协议、报告、总结、计划等文件；（二）酒店内部管理制度、会议纪要、通知等文件；（三）酒店员工档案、培训、考核、奖惩等人事资料；（四）酒店财务报表、审计报告、会计凭证等财务资料；（五）酒店客户资料、投诉处理、售后服务等客户服务资料；（六）酒店工程图纸、设备资料、维修记录等工程资料；（七）酒店营销活动、宣传材料、广告文案等市场营销资料；（八）酒店其他具有保存价值的资料。

第八条档案整理应遵循以下原则：（一）分类清晰，便于检索；（二）文件齐全，内容完整；（三）顺序合理，便于查阅；（四）格式统一，便于管理。

第三章档案的归档与保管第九条酒店档案管理部门负责档案的归档工作，归档时间一般为每年12月底前。

第十条档案归档应遵循以下程序：（一）部门档案整理完成后，由部门负责人签字确认；（二）将档案移交档案管理部门；（三）档案管理部门对归档档案进行审核，确保档案齐全、完整、规范；（四）档案管理部门对审核通过的档案进行编号、登记，并按照档案分类和保管期限进行归档。

第十一条档案保管应遵循以下原则：（一）档案保管场所应安全、整洁、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗；（二）档案应按照保管期限分类存放，长期、短期、永久档案分开保管；（三）档案应按照编号顺序排列，便于查找；（四）档案应定期检查、维护，确保档案安全。

一、总则为加强酒店档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家档案法律法规和行业规定，结合酒店实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 酒店内部管理制度、政策文件、规章制度等；2. 酒店经营、管理、服务等各类合同、协议、函件等；3. 酒店财务、人事、设备、工程等各项报表、凭证、资料等；4. 酒店营销、公关、宣传、活动等各类资料；5. 酒店顾客信息、客房预订、入住登记等客史档案；6. 酒店员工培训、考核、奖惩等人事档案；7. 酒店各部门、各岗位的日常工作记录、文件资料等。

三、档案管理职责1. 酒店档案管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；2. 各部门、各岗位负责按照档案管理要求，及时、准确地收集、整理、归档本部门、本岗位的档案；3. 档案管理人员负责档案的日常管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

四、档案管理流程1. 收集：各部门、各岗位按照档案管理要求，及时、准确地收集各类档案；2. 整理：档案管理人员对收集到的档案进行分类、编目、整理，确保档案的有序；3. 归档：档案管理人员将整理好的档案按照规定时间、规定程序归档；4. 保管：档案管理人员负责档案的保管工作，确保档案的安全；5. 鉴定：档案管理人员定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案进行销毁；6. 利用：档案管理人员根据酒店实际需求，提供档案查阅、复制等服务。

五、档案安全与保密1. 档案管理人员应严格执行档案保密制度，对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，应严格保密；2. 档案库房应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全；3. 档案管理人员应定期对档案库房进行检查，发现安全隐患及时报告并采取措施。

六、档案信息化管理1. 酒店应积极推进档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化、网络化、智能化；2. 档案管理人员应熟练掌握电子档案管理系统，确保档案信息的准确、完整和安全；3. 档案管理人员应定期对电子档案进行备份，确保档案数据的长期保存。

第一章总则第一条为加强酒店旅社档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本酒店旅社实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本酒店旅社所有档案的管理工作，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、电子档案等。

第三条酒店旅社档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整、准确，不得损毁、伪造、篡改档案；2. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案丢失、损毁和泄密；3. 有效性原则：提高档案的利用率，为酒店旅社的经营管理、决策提供依据；4. 规范性原则：按照国家档案管理的相关规定，建立健全档案管理制度，规范档案管理工作。

第二章档案分类与编号第四条档案分类应遵循以下原则：1. 按档案内容分类；2. 按档案形成者分类；3. 按档案保管期限分类。

第五条档案编号应采用统一编号方法，编号应包括分类号、年度号、顺序号。

第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下原则：1. 全面性原则：收集应包括酒店旅社所有业务活动和管理的各类档案；2. 及时性原则：及时收集各类档案，确保档案的完整性和准确性；3. 真实性原则：收集的档案应真实反映酒店旅社的业务活动和管理工作。

第七条档案整理应遵循以下原则：1. 按照档案分类、编号和保管期限的要求进行整理；2. 按照时间顺序排列，确保档案的连续性和完整性；3. 对档案进行编号、编目、归档等工作。

第四章档案保管与利用第八条档案保管应遵循以下原则：1. 专用库房原则：设立专用档案库房，保持库房通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗等；2. 分级保管原则：根据档案的保管期限和重要性，实行分级保管；3. 定期检查原则：定期对档案进行检查，确保档案的安全和完整。

第九条档案利用应遵循以下原则：1. 依法利用原则：按照国家档案管理的相关规定，依法提供档案利用；2. 保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格控制利用；3. 便民原则：为利用者提供便捷的档案查询、复制等服务。

酒店档案管理制度第一部分总则为了规范和统一酒店档案管理工作，提高工作效率、保障信息安全，根据国家相关法律法规和酒店实际情况，特制定本制度。

第二部分适用范围本制度适用于酒店所有档案管理工作。

第三部分档案管理的基本要求1.档案管理工作应遵守国家有关法律、法规和政策，确保档案安全、完整、准确、及时。

2.严格执行酒店档案管理的有关规定，建立科学的档案管理制度和档案管理流程。

3.加强对档案管理人员的培训，提高档案管理人员的管理水平和服务质量。

第四部分档案管理的基本职责1.酒店档案室（以下简称档案室）是酒店的档案管理中心，负责对酒店各类档案的归档、整理、保管和利用。

2.酒店各部门的工作人员在日常工作中应依照相关规定，妥善保管和利用各类档案，确保档案安全、完整、准确、及时。

第五部分档案管理的基本制度1.档案的保管（1）档案室应制定档案保管规定，规定档案的存储场所、条件、要求和保管期限。

（2）档案室应加强对档案的保管，建立档案保管登记簿，登记档案的名称、数量、存放地点、保管责任人等信息，并根据登记情况进行定期检查。

2.档案的整理（1）档案的整理包括档案的分类、归档和清理。

（2）档案室应将各类档案依照相关规定进行分类、整理和归档，确保档案的秩序和完整。

（3）档案室应定期对档案进行清理，清除无用的档案，保留有用的档案。

3.档案的利用（1）酒店各部门要将档案利用纳入工作日常化管理之中，组织开展档案的查阅、复制和利用工作。

（2）档案室应建立档案利用登记簿，细化档案利用的各项管理要求，确保档案利用的安全和合法。

4.档案的借阅（1）档案室应制定档案借阅规定，规定档案借阅的程序、条件和要求。

（2）酒店部门需要进行档案借阅时，必须按规定的程序进行申请，经过档案室的审核和批准后方可借阅。

（3）借阅后的档案应按时归还，如有损坏或遗失，应按规定的程序进行赔偿。

第六部分档案管理的其他规定1.档案管理人员应加强对档案法律法规的学习和遵守，不得篡改、损毁、转移或丢失档案。

第一章总则第一条为规范酒店宾客档案管理，提高酒店服务质量，确保宾客信息安全和保密，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店所有部门，包括客房部、前厅部、餐饮部、康乐部等。

第三条酒店宾客档案管理应遵循以下原则：1. 客观真实：宾客档案内容应客观真实，准确无误。

2. 安全保密：严格保护宾客隐私，确保宾客档案安全。

3. 规范有序：档案管理流程规范，保持档案有序。

4. 便捷高效：提高档案查询和利用效率。

第二章档案内容第四条宾客档案应包括以下内容：1. 宾客基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、住址等。

2. 宾客入住信息：入住时间、退房时间、房间类型、消费金额等。

3. 宾客消费信息：餐饮消费、娱乐消费、购物消费等。

4. 宾客服务评价：宾客对酒店服务的满意度和意见建议。

5. 宾客投诉及处理情况：宾客投诉内容、处理过程及结果。

第三章档案收集与更新第五条宾客档案收集：1. 宾客入住时，前台接待人员负责收集宾客基本信息和入住信息。

2. 餐饮部、康乐部等消费部门在宾客消费过程中，负责收集宾客消费信息。

3. 部门经理定期汇总各部门收集的宾客档案信息。

第六条宾客档案更新：1. 宾客信息发生变更时，相关部门应及时更新宾客档案。

2. 每年至少进行一次宾客档案的全面核查，确保档案信息的准确性。

第四章档案保管与使用第七条宾客档案保管：1. 宾客档案应存放于安全、干燥、通风的档案柜中。

2. 档案柜应配备防盗、防火设施。

3. 非档案管理人员不得随意翻阅、复制档案。

第八条宾客档案使用：1. 部门管理人员需查阅宾客档案时，应填写《宾客档案查阅申请表》，经部门经理批准后方可查阅。

2. 查阅过程中，不得泄露宾客隐私。

3. 查阅完毕后，应立即将档案归位。

第五章责任与奖惩第九条宾客档案管理人员应严格遵守本制度，对违反规定的，视情节轻重给予警告、记过、降职等处分。

第十条对在宾客档案管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。

第六章附则第十一条本制度由酒店管理部负责解释。